Što sve treba učiniti bilo koja organizacija, neovisno o specifičnostima i linijama aktivnosti? Naravno - vodite evidenciju. Protok dokumenata je ono što postoji u svakoj instituciji, stoga je jasno odakle dolazi i zašto je važna takva profesija kao činovnik.
Važan položaj
Mnogi kažu da nema smisla angažirati službenicu ako osoblje već ima sekretara ili čak nekoliko tajnika. Ovaj je pristup apsolutno pogrešan, jer dužnosti ove dvije potpuno različite profesije uključuju obavljanje različitih zadataka: tajnica bi trebala pomoći upravitelju da slijedi raspored, odgovarati na pozive, donijeti kavu, obavljati male zadatke, a dužnosti službenika uključuju kontrolu nad cjelokupnom dokumentacijom organizacije.
Složena dokumentarna kontrola
Odgovorni činovnik ne mora samo kontrolirati cirkulaciju dokumenata u organizaciji, on je i glavni nadzornik arhive. Dužnosti službenika uključuju sljedeće funkcije:
- upravljanje poslovna korespondencija veza za upravljanje;
- formiranje strukturirane dokumentacijske baze;
- praćenje provedbe odredaba navedenih u određenom dokumentu.
Računovodstvo korespondencije (i dolazne i odlazne) također vodi dužnostima službenika.
Razlika odgovornosti u malim i velikim tvrtkama
Kao što praksa pokazuje, što je organizacija veća, to će biti više službenika. U malim organizacijama, gdje jednostavno nema načina zaposliti službenika, ali bez njegovih službi ne možete, oni privlače osobu koja će zauzeti mjesto tajnika. Odgovornosti Tajnika kao što je već jasno, ovo je mješavina dužnosti ova dva radna mjesta. Jedna se osoba uspijeva nositi sa svime, jer tijek rada u malim poduzećima nije toliko bogat i raznolik kao u megakompanijama.
Specifični zahtjevi koji se mogu predstaviti potencijalnom zaposleniku
Odgovornosti službenika ovise o specifičnostima organizacije. Na primjer, međunarodne organizacije ili tvrtke koje imaju strane partnere mogu zahtijevati od svojih službenika da prevode korespondenciju, na primjer, s engleskog jezika i obrnuto.
Osoba s radnim iskustvom češće se dovodi u takav položaj, jer ovdje trebate imati visoku razinu upornosti i biti zaista budna osoba, koja radi već nekoliko godina. Mladi ljudi koji su upravo diplomirali na obrazovnim institucijama na ovom polju i koji nemaju iskustva trebali bi pokušati impresionirati potencijalnog budućeg poslodavca željom za radom, tada, možda, postoji šansa da se zaposli u takvoj poziciji čak i u velikoj, obećavajućoj organizaciji.
Morate razumjeti specifičnosti tvrtke, s dokumentacijom o kojoj morate raditi. Dovoljno duboko poznavanje pravnog okvira koji vodi poduzeće također je veliki plus za potencijalnog zaposlenika.
Morate biti spremni na činjenicu da ćete morati proučavati ne samo strukturu tvrtke, već i postati pravi specijalist na području pravila i standarda zaštite na radu, a također ne zaboravite na poslovni etiket komunikacija.
Ono što organizacije ne mogu bez činovnika
Pozicija službenika uvijek postoji u školama i vrtićima velikih gradova.To je zbog činjenice da bez osobe koja je u stanju pratiti svu dokumentaciju i, ako je potrebno, odmah dostaviti bilo koji od pohranjenih dokumenata, ne možete učiniti.
Dužnosti činovnika u školi malo se razlikuju od dužnosti činovnika, na primjer, u trgovačkoj organizaciji. Ovdje će se raditi s dokumentima svakog učenika. Na kraju izvještajnog razdoblja bit će potrebno pružiti podatke o obavljenom radu. Bolje je da osoba koja radi u takvim organizacijama lako pronađe zajednički jezik i s djecom i sa njihovim roditeljima, jer su problemi u upravljanju dokumentima, prisutnost nedosljednosti koje je potrebno razjasniti, prilično česta pojava.
Svaki veliki vrtić također ima svog činovnika. Ovdje su odgovornosti za posao slične onima koje imaju zaposlenici ovog profila u školama. To je zbog jedinstvenog fokusa aktivnosti takvih javnih ili privatnih organizacija. Takve institucije također žele da s njima radi odgovoran i kvalificiran službenik. Odgovornosti ovog stručnjaka u vrtiću ostaju iste: rad s bazom dokumenata i arhivom.
Neke osobne osobine koje bi dobar službenik trebao imati
- Osoba koja želi postati vrhunski činovnik mora imati jako dobro pamćenje. Emocionalnost je neprijatelj protiv koga se treba boriti i ne smije mu se dopustiti tako da promjene raspoloženja mogu nekako utjecati na produktivnost rada.
- Tolerancija je pravo blago koje bi službenik trebao imati. Njegove dužnosti na poslu nadopunjuju se funkcijom objašnjavanja mnogim ljudima „na prste“ značenje mnogih dokumenata i važnosti svakog pojedinog „lista“, bez kojeg bi bilo nerealno ostvariti bilo kakvu želju.
- Samokontrola je jednako važna koliko i tolerancija. Na ovom se području vrlo često događaju situacije koje nepripremljenu osobu mogu izvesti iz sebe. Trebate se stalno kontrolirati.
- Vještine poslovne komunikacije pomoći će vam da brzo riješite probleme s ljudima koji rade u istoj organizaciji ili su povezani poslovnim kontaktima s tvrtkom.
- Organizacija na maničnoj razini. Doista, dobar službenik nikada ne odlaže stvari i dokumente za kasnije, jer razumije da to može dovesti do grešaka ili potpunog kaosa, što nikada ne smije dopustiti da radi s dokumentima.
