Kakav je dokument opis posla? Dostupna u svakoj instituciji, ona određuje funkcije, prava i mjeru odgovornosti zaposlenika koji zauzima određeno mjesto. Uputa je potrebna za ispravnu raspodjelu dužnosti, pravodobno izvršavanje radnog zadatka, definiranje radnih kontakata zaposlenika i njihovih odnosa, organizaciju ujednačenog opterećenja.
Odakle dolaze upute
Pri razvoju ovog dokumenta oslanjaju se na postojeću strukturu organizacije, vodič za klasifikaciju i standarde upravljanja.
Razmotrimo primjer profesije voditelja ureda, kako se opisuje posao tajnika. Uzorak toga (u pravilu tipičnog) ima nekoliko odjeljaka.
Prva su opće odredbe. Prvi odjeljak daje podatke o osobi koja je angažirana: tko se točno može prijaviti za to radno mjesto, kome se podnosi tajnik i čime će se rukovoditi u radu, opisuje njegova znanja i vještine i tko će ga zamijeniti za vrijeme njegove odsutnosti. Drugi dio govori o funkcionalnim odgovornostima. Što opis rada zahtijeva od tajnice?
On kontrolira izvršavanje naredbi i naredbi voditelja od strane drugih zaposlenika, organizira sastanke i sastanke, telefonske pozive neposrednog šefa, prima posjetitelje, registrira prepisku.
To su uobičajene funkcije - obavlja ih bilo koji tajnik. Mogu se proširiti ovisno o specifičnostima poduzeća, o čemu ćemo raspravljati u nastavku.
Ostali predmeti i odjeljci
Odjeljak "Odgovornosti" detaljno opisuje sve detalje aktivnosti. Njegov sadržaj slijedi iz prethodnog.
U odlomku "Prava" u opisu radnog mjesta tajnika objašnjava se na što se može prijaviti. To su: optimizacija procesa rada, sposobnost korištenja potrebnih dokumenata ili informacija za rad, podizanje profesionalne razine.
Posljednji odlomak "Odgovornost" opisuje što je tajnica odgovorna poslodavcu. Ovaj je odjeljak, poput prethodnog, uobičajeno za većinu ovih uputa.
I još više?
Što točno ovaj zaposlenik radi? Razmotrite koja funkcionalnost sadrži tipičan opis posla tajnika voditelja.
Organizira i osigurava s tehničkog stajališta upravljačke aktivnosti voditelja. Prihvaća dolaznu korespondenciju, prebacuje određenim zaposlenicima ili strukturalnim jedinicama.
Obavlja papirologiju, obavlja razne operacije na računalu za prikupljanje i obradu informacija potrebnih za donošenje odluka.
Opis posla tajnika preuzima brojne odgovornosti. Prihvaća prijave i priprema dokumente za potpis voditelju, bira materijale potrebne za taj rad. Kontrolira ispravnost izvršenja i uređuje nacrte dokumenata, organizira telefonske pozive šefa, utvrđuje podatke u njegovoj odsutnosti, šalje ih i prima faksom, kopira dokumente na fotokopir uređaju, prima i šalje telefonske poruke.
Opis posla tajnika podrazumijeva status stručnog i kompetentnog pomoćnika koji u ime voditelja priprema zahtjeve i pisma, sastavlja odgovore na njih.
I to nije sve ...
Tajnik također planira i organizira sastanke i sastanke koje vlasti održavaju, za koje prikuplja potrebne materijale, obavještava sudionike o dnevnom redu događaja, njegovom datumu, a također sastavlja zapisnike.
Nadgleda izvršavanje naloga i naloga zaposlenika precizno i na vrijeme, te vodi evidenciju registracijske kartice. Opis posla tajnika, između ostalog, obvezuje se voditelju radnog mjesta osigurati uredsku opremu i pribor.
Ispisuje uredski materijal, održava bazu podataka aktualnih podataka. Upravlja prijemom posjetitelja, pomaže u operativnom razmatranju zahtjeva i ostalih pitanja. Izvodi slučajeve, predaje u arhivu, kontrolira njihovu sigurnost.
Način rada je uspostavljen u skladu s pravilima radnog rasporeda organizacije. Opis posla tajnika voditelja tereti ga za službene dužnosti i poslovna putovanja u slučaju industrijskih potreba.
Razgovarajte o pravima i odgovornostima
Prava tajnika u organizaciji podrazumijevaju mogućnost traženja normalnih radnih uvjeta od uprave, pomoć u obavljanju službenih dužnosti, informatičku podršku - može zatražiti sve dokumente koji su mu potrebni u svom radu.
On ima pravo poboljšati vlastite kvalifikacije, znati predstojeće odluke menadžmenta u vezi sa svojim aktivnostima, iznijeti prijedloge i postavljati pitanja.
Tajniku je dodijeljeno pravo potpisivanja referentnih i informativnih dokumenata iz njegove nadležnosti.
Kao i svaki zaposlenik, odgovoran je za vlastito neispunjavanje radnih obaveza prema Kodeksu rada Ruske Federacije, za prekršaje počinjene tijekom razdoblja aktivnosti, za nanošenje materijalne štete.
Ako su mjere prava i odgovornosti poduzete za to radno mjesto u različitim institucijama vrlo slične, tada će funkcioniranje tajnika, kao što je već spomenuto, značajno varirati. Razmotrite ove razlike kao primjer odgovornosti drugih predstavnika posta.
Opis posla tajnika jedinice za obuku
Taj se specijalist smatra tehničkim izvođačem. Za imenovanje na radno mjesto potrebna mu je viša stručna ili srednja stručna sprema. Što bi točno trebao raditi tajnik odjela za trening?
Kao i svaki tajnik, i on je dužan kompetentno voditi papirologiju, biti upoznat s rukovodstvom svih odjela ustanove, moći koristiti diktafone, uređaje za prijem i komunikaciju, magnetofone. Pridržavati se standarda sustava poslovne dokumentacije i propisa o radu, kao i zaštite na radu i zaštite na radu.
Odgovornosti tajnika dio za trening
Opis posla tajnice u obrazovnoj ustanovi ima svoje specifičnosti. Vodi zapisnike sa sastanaka izborne komisije, sastavlja osobne dosjee učenika (učenika). Izdaje i unosi potrebne podatke u osobne iskaznice i akademske zapise, popunjava knjige o izdavanju diploma i njihove kopije, potvrde, studentske evidencije po abecednom redu.
Uzima u obzir sate nastave i pohađanje učenika, priprema dnevnike za obuku, narudžbe za kretanje kontingenta. Dobija računovodstvenu i izvještajnu dokumentaciju o aplikacijama, obrađuje osobne dosjee učenika i predaje ih u arhivu.
Njegove se aktivnosti odvijaju u uskom kontaktu s voditeljima odjela, nastavnicima i računovodstvenim odjelima obrazovne ustanove.
A što radi tajnik škole?
U opisu radnog mjesta tajnika škole stoji da ovog zaposlenika ravnatelj prihvaća i otpušta, a obrazovanje mora imati srednju stručnu ili opću stručnu spremu s posebnom obukom za potreban program.
U svojoj se aktivnosti vodi normativnim dokumentima o papirologiji, radnim zakonodavstvom, uputama za vođenje knjiga rada, standardima zaštite na radu, poveljom škole i vlastitim uputama.
Govori kompetentan pisani govor, zna kako raditi uredsku opremu.
Glavni smjerovi rada
Opis poslova tajnika-službenika škole navodi ih dovoljno detaljno. Služi za aktivnosti direktora i zamjenika škole, vodi papirologiju, prikuplja informacije o školskim radnicima i učenicima. Organizira telefonske pozive za ravnatelja, prima i šalje faksove, telefonske poruke, snima poruke u odsutnosti ravnatelja.
Tajnica organizira sastanke školskog vijeća, opće sastanke osoblja, starateljstva i pedagoška vijeća koja provodi ravnatelj sastanaka. Da bi to učinio, prikuplja i priprema potrebne materijale, obavještava pozive o događaju, registrira sudionike. Sastavlja konačne protokole.
Dodatni zadaci
Kao i svaki tajnik, i on osigurava direktoru uredski pribor i uredsku opremu, stvara uvjete da šef bude učinkovit. Prenosi i prima informacije, ispisuje dokumente i materijale.
Formira slučajeve prema odobrenoj nomenklaturi, podnosi se u arhivu pravodobno. Prihvaća korespondenciju, sistematizira na način usvojen u školi, prebacuje od ravnatelja do imenovanih izvođača, prati provedbu, šalje dopisnicu.
Prihvaća prijave i dokumente zaposlenika, učenika, roditelja. Organizira prijam, optimalan slijed zahtjeva i prijedloga.
Opis poslova tajnika-službenika u školi u pravilu pretpostavlja nepravilan raspored rada, vezan uz raspored rada, ali izlazi iz radnog tjedna od 40 sati. U tom procesu komunicira s administrativnim, nastavnim i uslužnim osobljem.
Opis posla dvorskog službenika
Ona također ima svoje specifičnosti. Sudski službenik u svom radu polazi od zadatka osiguranja nesmetanog funkcioniranja pravosudnog aparata. On mora obaviti veliku količinu potrebnih rutinskih poslova vezanih za primanje građana, pripremu pisama, upita, izvoda i poziva, pozivanje svjedoka i sudionika u procesu.
Sastavlja i stavlja na uvid popise predmeta koji će se razmatrati na sastanku, provjerava obavijest o obavijesti, daje kopije zaključaka, provjerava prisustvo osoba pozvanih na sastanak, bilježi vrijeme njihove nazočnosti na sudu u sudnicama.
Osim toga, tajnica sastavlja dokumente pozvanim žrtvama i svjedocima da plaćaju putovanje, na zahtjev sudionika donosi sadržaj pravosudne evidencije, sastavlja predmete na kraju pregleda (administrativne, kaznene i građanske), vodi evidenciju.
Teška profesija
Njegova je dužnost također pripremiti preslike sudskih dokumenata, izvršiti i prenijeti ovrhe, druge materijale u vezi s izvršenjem kazne, kao i u posebnom sudskom nalogu.
Opis poslova službenika suda zahtijeva dovoljnu razinu kvalifikacije za obavljanje dužnosti. On se mora pridržavati određenih zabrana i ograničenja specifičnih za državnu službu, normi službenog ponašanja zaposlenika.
Koje znanje i vještine zahtijeva sudski službenik?
Prije svega, pravni. Službeni opis posla sudskog službenika iznosi zahtjev da se zna puno zakona, od Ustava i zakona o radu do činovničkih uputa odobrenih u njegovom sastavnom entitetu Ruske Federacije.
Većina njih odnosi se na sudske postupke i aktivnosti vlasti.Pored njih, morate znati osnove interakcije s upravljačkim strukturama i različitim organizacijama, papirologiju, gramatičke standarde ruskog jezika, tankoće poslovnog stila u pisanom i govornom jeziku, pravila lekture i lektire.
To uključuje i osnovnu razinu kvalifikacijskih zahtjeva u području informacijske tehnologije, poznavanje tijeka rada i pitanja informacijske sigurnosti.
I puno, puno više ...
Tajnica treba vještine u planiranju radnog dana, analiziranju i sistematizaciji dolaznih informacija, pripremi analitičkih materijala i vođenju konstruktivnog dijaloga.
U svojoj djelatnosti mora biti u mogućnosti raditi s perifernim računalnim uređajima i Internetom, koristiti e-poštu, proračunske tablice i uređivače teksta, pripremati prezentacije itd.
Kao što vidimo, opis posla tajnice-mašinice tijekom posljednjih desetljeća pretrpio je radikalne promjene i danas uključuje mnoge nove tehničke i informacijske zahtjeve. Suvremeni tajnik mora biti ne samo pažljiv i izvrstan zaposlenik, već i ukorak s godinama, koristeći najnovija dostignuća u svom profesionalnom području.
