Opis poslova Office Manager: Uzorak

Direktor ureda vrši potpunu kontrolu, prijem i brojanje cjelokupnog volumena dokumentacije, kao i osobne izjave upućene direktoru tvrtke. Nakon pregleda i prebrojavanja svih primjeraka, ovaj zaposlenik trebao bi ih uzeti na potpis.

Dokumentacija odjela

1. Stavljanje pečata s grbom na sve ugovore i narudžbe.
2. Provedba rada s raznom dokumentacijom koja se sastoji u pripremi, odobravanju projekta. Voditelj ureda ne bi trebao sudjelovati samo u dizajniranju i dovršavanju dokumentacije, već je i upozoriti zaposlenike na njegov sadržaj, dešifrirati nejasne detalje i biti u stanju objasniti sve aspekte o kojima ljudi mogu imati pitanja. Također, ponekad ovaj zaposlenik mora pratiti uspješnost i učinkovitost različitih inovacija, ako to zahtijeva uprava.
3. Potpuna registracija sve dolazne korespondencije. Ured menadžera komunicira s pismima, porukama i obavijestima. On je dužan cijelu informaciju prihvatiti i registrirati, a potom je prenijeti adresi. Ako je potrebno, on dodaje informaciju izvještajnoj dokumentaciji, a u nekim slučajevima ih prikuplja i pohranjuje, a odgovoran je i za povjerljivost i sigurnost svih pristiglih dokumentacija.

Dodatne odgovornosti

1. Slanje i jamstvo primitka dokumentacije putem elektroničkih i poštanskih adresa, kao i narudžba i nadzor kurirske dostave.
2. Sudjelovanje na sastancima radi snimanja ili snimanja svih događaja koji se na njima odvijaju, kao i evidentiranje primljenih podataka na najbolji mogući način, njihov prijenos službenicima.
3. Izdavanje punomoći prema prethodnom nalogu za službenike koji im dopuštaju primanje određene korespondencije ili obavljanje drugih radnji.
4. Izvođenje kopiranja i umnožavanja dokumentacije u tisku, kao i praćenje sigurnosti i pravilne distribucije svih primjeraka.
5. Priprema projekata i obrazaca pisama, ako se zaprimi naredba generalnog direktora. Također, dužnosti voditelja ureda uključuju formiranje i slanje različitih zahtjeva, ako je potrebno i značajno utječu na aktivnosti tvrtke.
6. Tisak uredskog materijala, kao i formiranje baze podataka, njezina distribucija i proširenje novih pododjeljka.

Odgovornosti slične tajnici

1. Stalno boravite na radnom mjestu kako biste na vrijeme primali pozive, bilježili sve primljene podatke ili prebacili poziv na telefone zaposlenika kojima je namijenjen.
2. Evidentiranje podataka koji su osobno poslani generalnom direktoru, njihovo spremanje u cijelosti, naknadno pohranjivanje i prijenos.
3. Priprema događanja unutar tvrtke u ime izvršnog direktora. Ovo se odnosi na informiranje zaposlenika i organiziranje prostorija, kupnju potrebnih predmeta za cjeloviti sastanak ili druge slične događaje, što je određeno opisom radnog mjesta voditelja prodaje ureda.

Važni i hitni zadaci

1. Organizacijske aktivnosti na projektima posvećenim sastancima kupaca, gostiju ili posjetitelja tvrtke.
2. Rezerviranje karata za putovanja zaposlenika, rezervacija hotelskih soba, praćenje tijeka poslovnih putovanja, pravodobno reagiranje na izvještaje o neugodnostima na putu ili nastajanju komplikacija, popravljanje problema i, ako je potrebno, prijavljivanje problema drugim zaposlenicima ili izvršnom direktoru.

Unutarnje uredske aktivnosti

1. Pravovremeno naručivanje vode radi mogućnosti njene upotrebe od strane svih zaposlenika u bilo kojoj količini.
2. Svaka četvrt mora izvršavati narudžbu ureda. Da bi to učinio, voditelj ureda provodi anketu o zaposlenima i inspekciju poslova kako bi utvrdio nedostatke u određenim stvarima, a nakon toga nabavlja sve detalje. Ovo uključuje opise poslova upravitelja ureda.
3. Pretplata na poslovne ili znanstvene publikacije koje su potrebne za razvoj tvrtke ili za određene zaposlenike koji žele primati dopisu na radnom mjestu.
4. Prihvaćanje i izvršenje zahtjeva za plaćanje računa na najamnim prostorijama, kao i svih dokumenata o plaćanju koji se odnose na plaćanje komunalnih računa, a što je utvrđeno opisom posla upravitelja ureda sa računovodstvene funkcije.
5. Organiziranje sigurnosnih mjera koje se odnose kako na rad zaposlenika, tako i na odgovarajuću opremu na radnom mjestu, praćenje njihove usklađenosti.

Ured menadžera nadgleda rad nekih zaposlenika

Dužnosti voditelja ureda uključuju praćenje aktivnosti takvih zaposlenika:

1. Vozač. U interakciji s ovim zaposlenikom, voditelj ureda mora prihvatiti i voditi evidenciju svih aplikacija koje određuju potrebu za korištenjem stroja, kao i oblikovati raspored i brzinu usluge isporuke.
2. Kuriri.
3. Dame za čišćenje.

Odgovornosti upravitelja ureda kao člana radnog tima

1. Da u dobroj vjeri izvršava dužnosti namijenjene njemu, a ne da odstupa od unutarnje rutine tima, zakona o radu i moralnih i etičkih načela. Ovo se određuje opisom posla voditelja ureda.
2. Pridržavajte se radne discipline i svih zahtjeva koje postavlja rukovodstvo i izražava.
3. Pravovremeno i strogo poštivati ​​sve pristigle naredbe uprave i voditelja, koji stalno sastavlja i donosi direktoru ureda popis svojih dužnosti i potrebnih radnji za svaki dan, što je predviđeno opisom posla voditelja ureda odjel prodaje.
4. Koristite svo vrijeme izdvojeno za rad za savjestan rad, bez odstupanja od svojih dužnosti.
5. Sve zadatke izvršavajte na vrijeme i odgovarajuće kvalitete. Često, pored obavljanja radnih aktivnosti, voditelj ureda prisiljen je i sastaviti izvještajne dokumente, stoga je uvijek potrebno pratiti izvršene zadatke i evidentirati ih na propisani način, što je propisano opisom poslova voditelja ureda s funkcijama službenika za osoblje.

Važne odgovornosti

1. Bavim se čišćenjem kako bi sačuvali svoje radno mjesto na čistom i urednom. Također, voditelj ureda nadgleda pravovremeno čišćenje uredskog prostora. Prisiljen je pratiti poštivanje postupka pohrane izvještajne i projektne dokumentacije, ako je potrebno, sistematizirati sve materijale na svoje vlastite. Ovo se određuje opisom posla voditelja ureda.
2. Pažljivo i učinkovito primijenite isporučenu uredsku opremu, računala ili bilo koje druge uređaje. usmjeravajući svoj rad samo prema ciljevima tvrtke, a ne obavljanje osobnih poslova putem opreme koju tvrtka pruža. Propisuje to Opis posla tajnika uredski menadžer.
3. Ekonomično je i korisno trošiti dobivene materijale i druge resurse, koristiti ih samo u korist tvrtke i postizati visoke rezultate iz vlastitog rada i rada ostalih zaposlenika poduzeća. Opis posla voditelja ureda, čiji uzorak pokazuje sve zahtjeve za rad ovog zaposlenika, potvrđuje da on ne treba samo raditi, već i donijeti maksimalnu korist za tvrtku.
4. Promatrajte i pratite provedbu standarda i propisa o zaštiti na radu, osiguravajući sigurnost na radnom mjestu za svakog zaposlenika, što se utvrđuje opisom radnog mjesta voditelja ureda s funkcijama tajnika.
5. Ne koristiti za provedbu novinarskih ili znanstvenih publikacija, govora, informacija dobivenih službenim položajem ili pregledavanja dokumenata u vlasništvu tvrtke. Zabranjena je upotreba podataka, čije otkrivanje može dovesti do materijalne štete za tvrtku ili štete njenom ugledu. Ovo uključuje opise poslova upravitelja ureda.

prava

1. Za primanje informacija, kao i povjerljivih podataka za potrebne radnje u okviru službenih ovlasti i uz vodstvo vlasti.
2. Zahtijevati od raznih zaposlenika da finaliziraju ili izmijene dokumente koji su sastavljeni s greškama sadrže netočne podatke.
3. Provesti kontrolu i potvrđivanje dokumenata u okviru vlastite nadležnosti i ovlasti koje imenuju rukovoditelji.
4. Podnijeti vlastima zahtjeve za poboljšanjem uvjeta za samostalan rad, kao i radnu aktivnost ostalih zaposlenika. Voditelj ureda može dati prijedloge ne samo o aktivnostima određenog zaposlenika ili odjela, već i o radu čitave tvrtke.
5. Zahtijeva pružanje odgovarajućih uvjeta kako bi se osigurala sigurnost svih dokumenata i sposobnost zajamčila povjerljivost informacija i poduzetih radnji ako ih je potrebno sakriti od konkurencije.
6. Donosite odluke o aktivnostima određenih ljudi u tvrtki u okviru svoje nadležnosti i vjerodajnice.
7. Podijelite financijske poticaje ili poticaje za posao, kao i primijenite kazne na one zaposlenike koji se prijave uredu. Za provedbu ovih aktivnosti potrebno je prethodno odobrenje od strane izvršnog direktora.

Direktor ureda dužan je jasno i korektno izvršavati svoje dužnosti, obavljati aktivnosti u korist tvrtke. Čitav posao radi kako bi sistematizirao i pojednostavio aktivnosti ostalih zaposlenika, kao i kako bi uputio generalnom direktoru ili njegovim zamjenicima uspjehe ili pogreške u radu ostalih zaposlenika.