Ured menadžera je jedan od najpotrebnijih kadrova u radu bilo koje moderne tvrtke. Širok raspon odgovornosti uključuje funkcije stručnjaka za organizaciju i nadzor. Istodobno kombinira do tri opunomoćenika: tajnika, upravitelja, administratora. Dužnosti voditelja ureda podrazumijevaju uglavnom veliku odgovornost i veliku marljivost.
Specijalistički zahtjevi
Upute za voditelja ureda za posao uključuju potrebne zahtjeve za zapošljavanje i njegovu primjenu u budućnosti. Prvo što kandidat za ovo mjesto treba imati je odgovarajuća naobrazba i profesionalne vještine. Zaposlenik mora imati diplomu o završenom srednjem stručnom, nepotpunom visokom ili visokom obrazovanju.
Vještine trebaju imati znanje o strukturi ureda i značajkama njegovog rada. Zoniranje prostorije važan je čimbenik funkcionalnosti. Ako je voditelj ureda upoznat s načelima organiziranja aktivnosti, lako će mu kontrolirati pojedinačne radne pozicije. Osoblje treba rasporediti prema svojim dužnostima kako drugi posao ne bi bio ometan. Voditelj ureda mora znati opseg posla i stupanj odgovornosti svakog stručnjaka.
Odgovornosti administratora ureda
Upravitelj je dužan organizirati optimalno ugodnu proizvodnju u poslovnoj zgradi. Uz zoniranje, menadžer treba upravljati zaposlenicima tako da sve funkcije svakog okvira budu stabilno izvedene. Osnove ureda utvrđuje administrator na sljedećim stavkama:
- Odabir i raspoređivanje stručnjaka.
- Planiranje strategija i taktika na djelu.
- Izgradnja organizacijske strukture ureda.
Za stabilno radno stanje u uredu potrebno je osigurati da svaki hitac uspije u svojim aktivnostima. Pozitivni rezultati rada ostvaruju se metodama motivacije i upravljanja njegovom strategijom. Razvoj i primjena inovativnih pristupa poboljšanju kvalitete i povećanju produktivnosti dužnosti su voditelja ureda.
Poslovna komunikacija u radnom timu temelji se na moralu i profesionalnoj etici. Ured voditelja je primjer učtivog tona i poštovanja prema zaposlenicima.
Interna kontrola
Sve donesene odluke mora kontrolirati administrator. Kontrola se provodi u sljedećim profesionalnim područjima:
- Uvođenje i održavanje internog rasporeda rada.
- Usklađenost sa specifičnim komunikacijskim standardima tvrtke.
- Kontrola nad kulturom govora pri komunikaciji s kupcima i poslovnim partnerima.
- Dress code je važna točka u radu tvrtke. Zaposlenici moraju nositi odgovarajuće uniforme koje su utvrđene standardima. poslovno okruženje i statutima tvrtke.
Rukovodilac ureda, čija poslovna nadležnost uključuje upravljanje osobljem i kontrolu aktivnosti, trebao bi razviti vlastitu organizacijsku metodologiju i strukturu za ocjenu kvalitete rada. Svaki zaposlenik podliježe stegovnoj odgovornosti u slučaju kršenja radnog rasporeda i radne etike. Sam menadžer snosi takvu odgovornost. Sustav mjera za sprečavanje kršenja zakona, metode rješavanja sukoba s upravom i ostalim zaposlenicima i metode moralnih poticaja razvija administrator.
Obveze rukovoditelja
Funkcije menadžera može obavljati i voditelj ureda. U ovom slučaju treba osigurati osoblje i prostorije potrebnim potrepštinama. Svaki zaposlenik mora imati značku i posjetnice kako bi se njegova osobnost, ime, položaj, podaci za kontakt uvijek mogli saznati i pravilno rukovati. Lice specijalista je lice ureda i tvrtke.
Uredski materijal se isporučuje redovito i odgovoran je za voditelja ureda. Za isporuku robe izrađuju se ekonomski planovi, uzimajući u obzir količinu proizvoda isporučenih u tvrtku, troškove skupnih kupovina i sustava popusta. Stalne isporuke uredskog materijala, uključujući papir i potrošne proizvode za opremu, obavljaju se zaključivanjem transakcija s dobavljačima i uslužnim tvrtkama uz izravno sudjelovanje uredskog voditelja. Primanje robe kontrolira se evidencija o plaćanju i knjigovodstvu. Pitanje pribora i materijala za osoblje vrši se imenovanjem odgovornih osoba i raspoloživim shemama i postupcima za raspodjelu ekonomskih vrijednosti.
Svu opremu kontrolira voditelj opskrbe, u ovom slučaju voditelj ureda. Odgovornosti uključuju praćenje stanja tehničke opreme, komunikacija. U slučaju kvara uređaja i strojeva, poziva se servisno poduzeće ili servisni tehničar i provjeravaju se rezultati njegovog rada. Takva se kontrola događa i kada se nova oprema dostavi u ured.
Popis opreme i potrepština provodi upravitelj ureda povremenim usklađivanjem dostupnosti i tehničkog stanja gospodarske imovine s računovodstvenim podacima.
Pod njegovom odgovornošću, voditelj ekonomske podrške upravlja sredstvima dodijeljenim uredu za kupovinu dobara potrebnih za poduzeće i za tehničke potrebe prostorija. Voditelj opskrbe organizira materijalnu i tehničku opskrbu raspravnim događajima, konferencijama, pregovorima.
Tajnik i njegove dužnosti
Svi gore navedeni ključni procesi u radu rukovoditelja i njegovih odluka trebaju biti službeno utvrđeni, te stoga odgovornost rukovoditelja ureda, tajnice u jednoj osobi uključuje dokumentacijsku potporu za organizacijske aktivnosti. Svaki dokument, ovisno o namjeni, ima svoj oblik i strukturu sastavljanja. Tek tada će odluka ili plan imati pravnu osnovu i zahtijevati strogu provedbu svih točaka. Tako se gradi jasna i koherentna aktivnost tvrtke.
Suradnja i integracija
Tajnik-voditelj organizira sastanak i prijem gostiju. Delegacije i povjerenstva, partneri, kupci važni su posjetitelji tvrtke. Djelatnost poduzeća i njegov razvoj izravno ovise o njima. Komunikacija se odvija na poslovnoj razini koristeći se formalno prijateljskom etikom bez prelaska na osobne odnose i interakciju - samo na posao. Ured voditelja trebao bi simbolizirati kulturu i poštovanje ne samo kao vodećeg predstavnika, već i tvrtke u cjelini. Primanje i prijenos kontaktnih podataka obavlja izravno tajnik. Za suradnju i rješavanje važnih pitanja interakcije, posjetnice se razmjenjuju, analiziraju i pohranjuju u odjelu. Održavanje poslovne korespondencije s partnerima i podružnicama odgovornost je upravitelja ureda. Obavlja elektronički i kurirski tip koji šalje potreban materijal, prima i analizira informacije, održava poslovna korespondencija.
Menadžer u upravljačkoj strukturi
Menadžer je u većini slučajeva izravno podređen generalnom direktoru tvrtke i višem menadžmentu. Odgovornost i prava propisuju vlasti koje nadziru njihovo poštivanje.Dužnosti voditelja ureda za nastavak rada uključuju izvještaj o provedenoj unutarnjoj organizaciji ureda, postizanju rezultata produktivnosti i poteškoćama u radu i pružanju aktivnosti. Oni daju prijedloge za poboljšanje uvjeta, ekonomska i ekonomska pitanja u vezi s kupnjom opreme i materijala, zahtjevima za premještanjem, napredovanjem i otpuštanjem radnika. Disciplinske kazne i poticaji za ugledne stručnjake donose se u razmatranje.
Uputa za specijaliste
Zapošljavanje novog menadžera prati sastavljanje i usvajanje niza dužnosti, prava i odgovornosti. Uputa rukovoditelja ureda uključuje potpuni popis svih gore navedenih normi i pravila rada i organizacije, također uključuje osobe ili položaje koji prijavljuju administratoru.
Karijere na ljestvici
Karijera menadžera temelji se na unutarnjem razvoju i profesionalnom rastu, a to je poboljšanje vještina. Promjena utjecaja događa se zajedno s povećanjem ili padom autoriteta u očima podređenih i ostalih zaposlenika. Vertikalna pozitivna mobilnost položaja fiksirana je uspjehom u postizanju ciljeva koje je postavila tvrtka, inicijativom i društvenim kvalitetama, inovativnim sposobnostima i učinkovitim radnim metodama.
Ured menadžera jedna je od najtraženijih profesija. Učinkoviti stručnjak trebao bi posvetiti veliku pažnju ljudskim resursima, ovaj zahtjev je odgovornost upravitelja ureda za nastavak. Ispravno odgovara internom vještine vođenja a visoko kvalificirano osoblje pozitivno će utjecati na dinamiku razvoja tvrtke.
