Prema studijama koje su provele različite agencije za zapošljavanje, profesija "sekretara" jedna je od onih koja su povezana s najvećim brojem rafinerija i potrebom da se prilagodi rasporedu rada uprave. Ova skupina uključuje i vozače i predstavnike nekih drugih specijaliteta.
Što je tajnica?
Ovaj izraz dolazi od latinskog „tajna“, takozvani proxyji u starom Rimu. A onda, i kasnije (na kraljevskim dvorima) bili su isključivo muškarci, ponekad uspijevajući doći do vlasti vrlo vješto.
Ta je profesija žensku pojavu stekla već krajem Prvog svjetskog rata, pojavom pisaćeg stroja i pojavom takvog položaja sekretara-referenta. Danas s njihovim naprednim tehnologijama postoje čak i virtualni pomoćnici tajnika. To je naziv tvrtki ili pojedinaca koji pružaju internetske usluge pisanja e-pošte ili primanja telefonskih poziva (prevedeno) bez fizičke prisutnosti tajnice u uredu.
Što on radi?
Među ljudima osobna tajnica redatelja ima stereotipnu sliku - ljepoticu s dugim nogama koja uglavnom može tipkati na računalu, napraviti kavu i odgovarati na pozive. Ponekad se to odražava u vicevima ne previše pristojnog sadržaja. U stvari, profesija „sekretara“, kao i položaj referenta u velikoj tvrtki, pretpostavlja prisustvo vrlo ozbiljne prtljage vještina, znanja, ali i određenih radnih kvaliteta. Istinski predstavnik ove profesije ne može bez organizacije, marljivosti, preciznosti i diplomacije.
Dužnosti tajnika (tajnika-referenta) uključuju poznavanje svih normativnih dokumenata koji se odnose na uredski rad, upravljanje dokumentima, organizaciju uredskog rada, upravljačku strukturu, osnovna načela uredske opreme, pravila zaštite rada. Sva njegova brojna prava, dužnosti i vrste obavljenih poslova reguliraju se opisima poslova. Ona je glavni pravni dokument koji se odnosi na aktivnosti takvog zaposlenika. Za njenu izradu potrebno je svu odgovornost.
Pogledajmo glavne dijelove ovog dokumenta.
Što čita upute za pomoćnika tajnika?
Opće odredbe sadrže naziv organizacije, naznačuju neposredne nadređene i zovu onoga koji će zamijeniti tajnika u slučaju njegove odsutnosti. Tamo ćete pronaći zahtjeve za radni staž i kvalifikaciju zaposlenika te popis svih dokumenata potrebnih za rad (pravila, GOST-ovi, kodeksi i propisi).
Funkcije dodijeljene tajniku date su u drugom (istom) odjeljku. To uključuje obvezu pripreme potrebnih dokumenata prema uputama rukovodstva, evidentiranje, primanje i slanje dopisivanja, organiziranje i nadzor rada recepcije, vođenje dokumentarne papirologije i još mnogo toga.
Detaljnije su njegove aktivnosti opisane u sljedećem odjeljku - "Dužnosti tajnika". Govorimo o sigurnosti i računovodstvu korespondencije, izdavanju potvrda o raznim registriranim dokumentima, organiziranju i pripremi službenih sastanaka, kopiranju i tiskanju, snimanju poruka nadređenima koji su ostali u njegovoj odsutnosti i informiranju o njima, opskrbljivanju ureda tvrtke potrebnom tiskanicom.
U svakoj organizaciji, dužnosti tajnika mogu imati svoje osobine, ovisno o specifičnostima rada. Njegova pozicija može zvučati kao "tajnik-službenik", što znači proširiti spektar osnovnih odgovornosti.
O pravima sekretara
Na što tajnica ima pravo? Prema uputama, dozvoljeno je zatražiti materijale koji će biti potrebni u radu u različitim odjelima tvrtke, kako bi se utvrdio postupak njihove uporabe.
Druga stvar je premjestiti skenirane dokumente izravno izvršiteljima izravno izvršnim direktorima, uspostaviti redoslijed posjetitelja u prijemnoj sobi i raspodijeliti telefonske pozive prema njihovoj važnosti, te zahtijevati od zaposlenika objašnjenje u slučaju disciplinskih prekršaja.
Kao i svaki drugi zaposlenik, osobni tajnik voditelja ima pravo raditi u odgovarajućim uvjetima, koji moraju biti u skladu zahtjevi zaštite na radu i sigurnosne standarde.
Za što je odgovoran tajnik tajnika?
Nosi odgovornost za neotkrivanje povjerljivih podataka, za kvalitetu dokumentacije i pravovremeno podnošenje rukovodstvu, odgovoran odnos prema upravljanju dokumentima, očuvanje imovine i dokumenata organizacije, taktične odnose s upravom i zaposlenicima.
Sljedeći odjeljak opisa posla opisuje koji su to radni odnosi i funkcionalni odnosi koji postoje između pomoćnika tajnika i različitih struktura poduzeća. U pravilu, u srednjoj organizaciji tajnik mora komunicirati o materijalno-tehničkim pitanjima (osiguravajući ured uredskim potrepštinama) s upravnim i gospodarskim odjelom, o pitanjima upravljanja dokumentima - s drugim jedinicama i, naravno, izravno s upravom.
Djelovanje tajnika ocjenjuje se prema glavnim odabranim kriterijima, što je također regulirano odgovarajućim odjeljkom upute. U velikoj većini slučajeva takvi su kriteriji efikasnost i marljivost. Postoje i situacije u kojima upute podliježu reviziji. To se može dogoditi prilikom promjene njegovih funkcija ili strukture organizacije.
Da sumiram
Prilikom zapošljavanja osoba koja je imenovana na to radno mjesto upoznaje se s servisnom uputama u kojima su navedene sve dužnosti tajnika. Podsjetimo ih nakratko opet.
- Prijem telefonskih poziva za voditelja.
- Sav posao s dokumentacijom - razvrstavanje po važnosti, dizajn, priprema, primanje i distribucija, pohrana i sistematizacija.
- Organizacija prijema posjetitelja.
- Pomoć šefu u planiranju rasporeda rada, ako je potrebno, rezervacije karata i rezervacija hotela.
- Priprema i organizacija poslovnih pregovora.
- Naručivanje uredskog materijala i drugih potrebnih sitnica, ponekad proizvoda.
Nakon upoznavanja s popisom dužnosti, zaposlenik potpisuje pod uputama, stavlja se i potpis voditelja. Imajte na umu da svaka organizacija ima svoju verziju uputstva, ali nijedna od njih ne bi trebala biti u suprotnosti s trenutnim zakonodavstvom ili prihvaćenim standardima rada.
Sekretar suda
Kao što znate, specifičnosti rada u svakoj instituciji su različite. Što, na primjer, radi sudski službenik? Koje su njegove radne obveze? Ima ih puno:
- dizajn naslovnica tekućih poslova;
- primanje zahtjeva od pravosudnih pomoćnika;
- dostavljanje dokumenata i materijala u slučajeve;
- sastavljanje zaliha novih slučajeva;
- numeriranje stranica;
- podjela preslika sudskih odluka sudionicima (strankama);
- slanje preslika sudskih odluka određenim osobama u ime suca;
- informiranje stranaka o datumima i datumima sudskih ročišta.
Pored toga
Dužnosti koje obavlja sudska službenica uključuju, ali nisu ograničene na:
- tjedno objavljivanje popisa sudskih predmeta;
- provjera izgleda stranaka na sastanku;
- vođenje sudske evidencije;
- kontrola primitka i slanja svih dokumenata uključenih u slučaj.
Tajnici bi trebali upoznati stranke s materijalima slučaja, kontrolirati obavijesti dobivene poštom, predati potvrde, obavijesti, kopije akata i drugih važnih radova. Unose informacije u časopise i kartice, u računalni sustav, ispisuju rukom pisane akte, predaju predmete sucima na ovjeru i uzimaju ih nakon toga, izdaju i predaju ovršni postupak, a u ime sudaca rade i mnoge druge stvari.
Uvjeti za sekretara
- Dokumenti trebaju biti numerirani, prepunjeni.
- Popis predmeta i drugih dokumenata sastavlja se odvojeno.
- Fotografije i omotnice su numerirani, a u slučaju kvara brojenje započinje iznova, stari brojevi se precrtavaju (nisu ispravljeni!).
- Sve ispravke ovjeravaju se u skladu s prihvaćenim obrascem.
- Pokrivanja predmeta izrađuju se s naznakom imena suda, broja i naslova predmeta, imena stranaka, datuma početka i završetka, broja listova i roka trajanja.
- Zalihe se obavljaju ručno ili na računalu.
Što mora učiniti tajnik škole?
Ponekad se pojavljuju oglasi "treba mi tajnica u školi." Kakva je ta pozicija i što tamo treba učiniti? Otkrijmo.
Školski tajnik prvi je i najvažniji pomoćnik ravnatelja. Mora ispuniti sve upute i upute svojih nadređenih koji se odnose na funkcioniranje obrazovne ustanove.
Njegove glavne odgovornosti uključuju vođenje posla oko kadrovskih promjena (otpuštanje, prijem) zaposlenika, upisa i protjerivanja studenata. Njegova je zadaća izraditi dokument koji će redatelj morati osigurati vlastitim potpisom. Ako je potrebno, tajnik mora prikupiti i dostaviti potpisane dokumente u pravom trenutku na razmatranje višim vlastima.
Ostale odgovornosti školskog tajnika uključuju primanje i dostavljanje informacija učenicima i osoblju. U nedostatku ravnatelja, tajnica je dužna zabilježiti ukupan broj i sadržaj poziva, pritužbi i žalbi posjetitelja, uključujući učenike osnovnih škola.
dodatno
Oznaka koja sadrži upute školskog tajnika kaže: odgovornost je i potonjeg da ispuni dodatne (druge) upute. Što to znači?
Dešifrira se na sljedeći način: tajnik ravnatelja škole mora slijediti sve upute, osim osobnih zahtjeva. To može biti, na primjer, poziv za razgovor učenika ili učitelja, slanje pošte, vršenje novca, kupnja opreme potrebne za školu. Ovaj je popis praktički neiscrpan, odnosno dužnosti tajnice u školi su vrlo, vrlo opsežne.
Ako škola ne osigura radno mjesto računovođe, financijske poslove dodjeljuju se i tajniku. Njegova je zadaća slanje podataka o plaći, ispunjavanje vremenskog lista, izvršavanje potrebnih prilagodbi.
Pomoć tajnika može zatražiti ne samo ravnatelj, već i svaki posjetitelj na recepciji. Obraćaju mu se kako bi ispisao tekst, kopirao dokument i pojasnio ogroman broj pitanja.
Ako radite kao pomoćnik tajnika generalnog direktora
U ovom slučaju jedan ste od stručnjaka, a ravnatelj će vas prihvatiti i otpustiti, a vi ćete mu se direktno pokoravati. Da biste došli na tu poziciju, morate imati više (ili barem specijalno srednje) obrazovanje, iskustvo na poziciji od 1 godine. Ako nema iskustva, potvrda o pohađanju tečaja-referenta za tajnike.
Morate biti kompetentni u pitanjima ekonomskih i financijskih aktivnosti poduzeća, izgleda za njegov razvoj, organizacije upravljanja dokumentima i upravljanja radom, računalnih vještina i uredske opreme, prevođenja na strani jezik proizvodne dokumentacije, poslovne etike.
Funkcije i odgovornosti
Morate preuzeti sve referentne i informacijske usluge povezane s dokumentacijom poduzeća. Organizacija i kontrola uredskog rada u podružnicama i pojedinim odjelima tvrtke. Nije ni čudo - niste običan tajnik-činovnik. Oni bi trebali biti u mogućnosti dokumentirati i brzo organizirati aktivnosti svojih upravnih i savjetodavnih tijela. Ako nema kadrovskog inspektora, vodi sve evidencije i evidencije o osoblju.
Pomoćnik tajnika generalnog direktora mora pripremiti dokumente potrebne za osiguranje financijskih i ekonomskih aktivnosti cjelokupnog poduzeća, organizirati njihov prijem, registraciju, računovodstvo, pohranu. Kontrolira ispravnost pripreme, odobrenja i odobravanja cjelokupne dokumentacije koja je predata na potpisi menadžmentu poduzeća. Poduzima mjere za kvalitetno pravovremeno izvršavanje naloga od nadređenih, dovodi podatke izravno do izvođača, provodi analize i daje mišljenja o izvješćima i potvrdama poslanim upravi.
Osim toga, funkcije tajnika uključuju održavanje operativne komunikacije o pitanjima aktivnosti tvrtke sa građanima - pojedincima i pojedinim organizacijama (državnim i trgovačkim). Prihvaća posjetitelje, može obavljati kadrovske aktivnosti - popunjava osobne dosjee, narudžbe, radne knjižice, ugovore (ugovore), putne isprave i uvjerenja o nesposobnosti za rad, vodi vremenski list i izdaje potvrde o plaći.
I opet o pravima
Taj položaj podrazumijeva ne samo proširene dužnosti tajnika, već i odgovarajuća prava. Osim opće prihvaćenih, oni uključuju pravo zatražiti potrebne materijale i informacije od bilo koje funkcionalne službe poduzeća i zahtjev za objašnjenjem razloga kašnjenja u izvršavanju zadataka upravljanja. Zatim: moguće je zatražiti popunjavanje dokumenata koje su izvođači pripremili protivno prihvaćenim pravilima u skladu s GOST 6.38-90 ili ISO - međunarodnim standardima za dokumentaciju.
On ima pravo na uvid u okvire vlastite službene nadležnosti dokumenata koji se odnose na aktivnosti upravljanja poduzećem, podnošenje rukovodstvu na razmatranje osobne prijedloge za poboljšanje rada organizacije u području upravljanja dokumentima i korištenje najnovijih računalnih tehnologija.
Ima pristup dokumentima označenim sa „Povjerljivo” i može komunicirati sa svim zaposlenicima i službama poduzeća kako bi nadgledao provedbu odluka uprave i pružio te informacije.
