Osobni pomoćnik voditelja: dužnosti i zahtjevi

Glavni resurs svake organizacije su njezini zaposlenici. Oni doprinose rastu i boljitku proizvodnje. Kompetentni šefovi cijene svoje zaposlenike. Među drugim značajnim radnim mjestima posebno se ističe pomoćnik upravitelja. Dužnosti i važnost kojih je teško precijeniti. Ovo je desna ruka i glavni savjetnik, organizator događanja i koordinator sastanka. Bez dobrog pomoćnika, top menadžeru će biti vrlo teško upravljati poduzećem.

Osobine i specifičnosti asistenta

Ne postoji takav stav koji bi bio tako oprečan i dvosmislen u pogledu zahtjeva kao pomoćnika menadžera. Odgovornosti zaposlenika koji se bave ovom vrstom aktivnosti uključuju dosta točaka. Osim toga, osobni asistenti često se brkaju s tajnicima ili upraviteljima ureda. Iako su slični, to su različite vrste aktivnosti.

Funkcionalne dužnosti pomoćnika voditelja:

• Osiguravanje šefovog radnog dana - raspored, sastanci, potpisivanje dokumenata i poslovna putovanja;
• pružanje udobnog radnog mjesta vrhunskom menadžeru - briga o mikroklimi, čistoći i udobnosti prostorije;
• rad s dokumentima voditelja, posebno s dolaznim pismima i pozivima;
• osiguravanje psihološke udobnosti nadređenih;
• početni pregovori;
• prijevod;
• pružanje pribora za rukovodstvo itd.

Ovaj je popis mnogo širi od tajničkih i administrativnih dužnosti. Međutim, specifičnosti s kojima se zaposlenik suočava u položaju "osobnog pomoćnika voditelja", odgovornosti i nijanse aktivnosti bit će različite za poslodavce.

Događa se da je to uglavnom tajnički posao. Ili se pomoćnik isključivo bavi osiguravanjem udobnosti i reda šefa. Neki pomoćnici su punopravni zamjenici i imaju podređeni zaposlenici.

Profesionalni upiti poslodavca za kandidata za radno mjesto pomoćnika menadžera, dužnosti i zahtjeve za školovanjem

Zahtjevi za osnovnim obrazovanjem i radnim iskustvom varirat će, ovisno o percepcijama uprave. Najčešće se ovo slobodno mjesto smatra početnom karijerom. Međutim, ozbiljan vrhunski menadžer tražit će se kao pomoćnici osobi s određenim profesionalnim i životnim iskustvom.

Minimalni zahtjev je srednjoškolsko obrazovanje vezano za administraciju ili sudsku praksu. Uz to, poslodavci od podnositelja zahtjeva očekuju sljedeće profesionalne kvalitete:

• sposobnost rada u svim uredskim programima;
• ispis velike brzine;
• pismenost;
• poznavanje barem jednog stranog jezika, najčešće engleskog;
• poznavanje osnova programiranja i nestandardnih računalnih programa;
• sposobnost vođenja papirologije i korespondencije u skladu s regulatornim zahtjevima;
• poznavanje osnova važećeg zakonodavstva;
• kompetentan, dostavljen govor.

Ovo je minimalni zahtjev za podnositelja zahtjeva za radno mjesto "osobnog pomoćnika glave". Odgovornosti se također mogu dopuniti, ovisno o opsegu organizacije. U nekim su tvrtkama preduvjet za pristup takvom poslu profilna ili srodna edukacija. Osim toga, dodatno poslovno obrazovanje ili tečajevi kontinuiranog obrazovanja smatraju se velikim plusom.

Osobne osobine pomoćnika

Pored profesionalnih, pomoćnici rukovoditelja predstavljeni su i niz osobnih zahtjeva.Specifičnosti položaja, dužnosti i radnih karakteristika „pomoćnika rukovoditelja“ zahtijevaju skladište posebnog karaktera.

Prije svega, to je:

• otpornost na stres - na kraju krajeva, asistent često mora prvo podnijeti bijes svojih šefova i osluškivati ​​nezadovoljstvo svojih podređenih;
• multitasking - sposobnost obavljanja nekoliko zadataka istovremeno, najvrjednija je kvaliteta dobrog pomoćnika;
• pozitivno razmišljanje - bez ove karakterne osobine pomoćnik menadžera neće se nositi s dodatnim odgovornostima, jer njegove aktivnosti često nadilaze okvire standardne poslovne suradnje;
• visoka sposobnost učenja - želja za učenjem novih stvari i bolje razumijevanje tijeka rada trebala bi biti prisutna u svakom dobrom pomoćniku.

Ovo su samo osnovne, osnovne osobine karaktera potrebne svakom pomoćniku menadžera za uspješnu profesionalnu karijeru. Ali najvažniji osobni zahtjev - temperament i ponašanje šefa i pomoćnika ne bi se trebali disonatirati, već se idealno nadopunjuju.

Opće odgovornosti

Pomoćnik izravno surađuje s upravom organizacije, obavljajući osobne zadatke i profesionalne dužnosti. Obično uključuju:

• vođenje uredskog rada šefa, a u nekim slučajevima i cijele organizacije. U pojedinim poduzećima, pomoćnici upravljaju tajništvom organizacije;
• koordinacija upravljanja. Zakažite poslovne sastanke, podsjetite nadređene na događaje i aktivnosti raznih vrsta;
• vođenje korespondencije u ime organizacije;
• prijem i preraspodjelu dolaznih telefonskih poziva;
• pružanje glavi svih potrebnih podataka na zahtjev.

Dodatne odgovornosti pomoćnika za voditelja organizacije

Osobni pomoćnik šefa s dodatnim odgovornostima i funkcijama najčešći je konkurs za ovo područje aktivnosti. Uprava najčešće traži prilično raznolikog zaposlenika koji je sposoban proširiti odgovornosti.

Najčešće dodatne odgovornosti su:

• prijevod sa stranog jezika, uključujući tijekom pregovora. Ne uvijek uprava može u potpunosti vjerovati izvan radnika, a znanje barem engleskog ovdje će biti vrlo korisno;
• aranžmani za vođu i pomoć u putovanju. Takva aktivnost pretpostavlja da će se pomoćnik pobrinuti za sve domaće trenutke: selidbu, naručivanje taksija i hotela, ugostiteljstvo i papirologiju;
• pratnja nadređenih do protokolarnih događaja;
• usluge kućanstva

Ovaj je popis daleko od potpunog. Najčešće je prilično teško nedvosmisleno odgovoriti na pitanje što je odgovornost pomoćnika menadžera? Ova je aktivnost vrlo raznolika. Svaki šef postavlja vlastite zahtjeve, glavna stvar je osigurati da svi budu unutar zakona.

Način osobnog asistenta

Jedna od glavnih karakteristika ove aktivnosti je ovisnost radnog vremena zaposlenika o upravljanju. Naravno, normativno je propisan radni dan od osam sati. U stvari, pomoćnici uspoređuju svoj režim sa šefovima.

Ovo „zamagljivanje“ radnog vremena i potreba da uvijek budete u kontaktu s menadžmentom često plaše maturante s tih slobodnih mjesta. U stvari, morate raditi ne više nego na bilo kojem drugom mjestu. Samo, vrijeme odmora i rada postaje nestabilno.

Opis posla Pomoćnik menadžera

Struktura radnog mjesta "pomoćnik rukovoditelja", dužnosti, zahtjevi za obrazovanje i radno iskustvo trebaju biti precizirani u opisu posla. Ovo je dokument koji pruža transparentnost zahtjeva upravljanja i jednostavnu kontrolu izvršenja dužnosti zaposlenika.

Opis posla je normativan i obvezujući.Ovaj dokument opisuje sve suptilnosti rada pomoćnika menadžera. Ovo je praktički vodič za djelovanje. Dokument ne uključuje samo dužnosti, već i prava, odgovornosti i značajke rješavanja radnih sporova.

U vezi sa specifičnostima poslova pomoćnika rukovoditelja, pripremanje opisa njegovog posla treba tretirati s posebnom pažnjom. Obavezno propisati značajke rada, nijanse organiziranja vremena rada i odmora, nadoknadu za obradu.

Potrebno je razlikovati opis poslova asistenta iz istog dokumenta za položaj "asistent" voditelj projekta. " Dužnosti posljednjih su često privremene, kao i sam rad.

Uz to bi u opisu posla trebalo jasno biti navedeno i naziv radnog mjesta. Najčešće označavaju "tajnika", "tajnika-referenta", "voditelja smjera". Pažljivo osigurajte da je ovaj unos dosljedan važećim propisima i ažuriran.

Što naznačiti u životopisu izvršnog pomoćnika

Položaj osobnog asistenta odličan je početak za diplomiranu karijeru. Tako možete dobiti svoj prvi posao i steći neusporedivo profesionalno iskustvo. No, onima koji traže posao sa iskustvom ovo se slobodno radno mjesto može činiti zanimljivim. Pogotovo ako planirate promijeniti opseg aktivnosti.

Znajući glavne odgovornosti pomoćnika menadžera, nije teško napisati životopis. Ovaj dokument pretpostavlja da ste pročitali teoretski dio pitanja i da ste spremni započeti s radom. Pažljivo proučite zahtjeve za podnositelja zahtjeva i počnite pisati tekst.

Podaci koji moraju biti navedeni u životopisu za slobodno radno mjesto „asistent“ ili „osobni asistent glave“:

1. Puno ime prezimena i imena, u životopisu za inozemnu tvrtku dopuštena su samo prva dva.
2. Bračni status. To je obvezna točka - položaj pomoćnika pretpostavlja često neredovno radno vrijeme. Morate biti sigurni da takav raspored neće negativno utjecati na obiteljske obveze.
3. Obrazovanje. Navedeno kronološkim redoslijedom. Ako i dalje studirate, provjerite koliko će trajati. Poslodavci često kao zadnji pomoćnici uzimaju studente posljednjih smjerova, nakon čega slijedi napredak u karijeri. Ovdje također navedite znanje stranog jezika i razinu znanja u njemu.
4. Radno iskustvo. Navedi od zadnjeg. Ako već nije, navedite svoje volonterske projekte, sudjelovanje u društvenim aktivnostima ili profesionalnim organizacijama, praksi obuke i drugim prikladnim aktivnostima. Ako ne možete pružiti ništa, uzmite karakterizaciju na diplomskom odsjeku i napišite da ste spremni to pružiti.
5. Osobne karakteristike. Dajte sebi najistinitiju procjenu. Opišite lik u smislu klasične psihologije i obavezno zabilježite svoje snage i slabosti.
6. Dodatne informacije. Ovdje biste trebali napisati zašto vas poslodavac treba birati od drugih kandidata. Pored toga, obavezno navedite dodatne vještine, kao što su vozačke dozvole. Već u ovom trenutku bit će korisno pisati o dostupnosti dodatnog obrazovanja, tečajeva za trajno obrazovanje, poslovnom obrazovanju.
7. Kontakti. Ostavite što više načina na koje vas mogu kontaktirati: mobitel i kućni telefon, e-adresa, skype, veza na stranicu na društvenoj mreži. Navedite samo trenutne podatke.

Ispravno sastavljen životopis poslodavac neće proći nezapaženo.

Odgovornosti pomoćnika voditelja jedinice

Tražitelji posla obično traže posao kao osobni asistent menadžera. Ali lakše je započeti promociju u toj niši karijere sa pozicije "pomoćnika menadžera odjel prodaje. " Dužnosti ovog zaposlenika nisu tako opsežne, ali iskustvo i izgledi su neusporedivo veći.

Glavna razlika između pomoćnika rukovoditelja odjela u njihovim specifičnijim i usko fokusiranim aktivnostima. Obavljaju posao koji se odnosi na određeno područje proizvodnje ili upravljanja. Ovo je iskustvo neprocjenjivo za daljnje napredovanje u karijeri.

Dužnosti pomoćnika šefa jedinice uključuju sve iste dužnosti rukovoditelja poduzeća. Ali postoji posebna specifičnost:

• potreba za temeljitim poznavanjem suštine proizvodnje, upravljanja ili trgovanja jedinicom;
• kontakt s pomoćnicima iz drugih odjela i pomoćnikom generalnog direktora;
• zadržite specifičnu dokumentaciju jedinice.

Mogućnosti karijere osobnog asistenta

Mladi ovaj post vide kao početak karijere. Međutim, morate razlikovati kakvu promociju želite. Vodoravno ili okomito? U ovom poduzeću ili je ovo tek početna linija u budućem životopisu? Strategija daljnjih akcija ovisi o odgovorima na ova pitanja.

Uprava cijeni dobre pomoćnike, a to je, nažalost, loše za njihov rast u karijeri. Gazda ne želi otpustiti idealnog zaposlenika, pristaje podići plaću i daje dodatne pogodnosti - ovo je opcija za horizontalnu karijeru. Najčešće među osobnim asistentima.

Najlakši način je pomicanje ljestvice karijere u određenoj organizaciji sa mjesta pomoćnika voditelja jedinice. Takvi se položaji često zauzimaju s ciljem boljeg upoznavanja zaposlenika i obuke. Ako želite vertikalnu karijeru, onda je to vaš način.

Položaj pomoćnika menadžera nije vidljiv vanjskim očima, ali je vrlo značajan za organizaciju. Kompetentni pomoćnik je u mogućnosti poboljšati učinkovitost šefova i na taj način pružiti veću dobit poduzeću.