Memorandum. Suština dokumenta i pravila za njegovu pripremu

U proizvodnom okruženju često se javlja situacija kada jedan od zaposlenika odluči prenijeti ove ili one podatke svom rukovodstvu. Takva žalba, iznesena u pisanom obliku, naziva se "memorandumom". Što je ovaj dokument i kako ga sastaviti? O tome vrijedi razgovarati odvojeno.

Osnovni pojmovi

Svaki zaposlenik ima pravo kontaktirati svog neposrednog nadzornika. To može učiniti i usmeno i pismeno. U prvom se slučaju sve svodi na normalan razgovor, koji ne obvezuje svaku od strana na ništa. U drugom je žalba već službena.

Takav se poslovni papir naziva "memo". Koja je razlika između takvog dokumenta i ostalih izjava upućenih upravi? Suština pitanja leži u samom nazivu. Zaposlenik sastavlja takav rad kako bi izvijestio o konkretnoj situaciji ili događaju. Informacije se mogu odnositi na pojedinca, web lokaciju ili proizvodnju u cjelini. Ovisno o tome kome se šalje, dopis se može odnositi i na unutarnje i na vanjske dokumente. Prva opcija je kada se zaposlenik obraća rukovoditelju bilo koje razine unutar određenog poduzeća. A drugo se dobiva ako svoj papir pošalje višem organu. Zatim, prirodno, prelazi na vanjsku razinu.

Suština problema

U pravilu se memorandum priprema za određenu svrhu. Može se napisati kako bi:

1. Ispravite situaciju. Na primjer, zaposlenik ima činjenice da tvrtka poduzima radnje koje ometaju normalan tijek radnog procesa. O tome obavještava svoje rukovodstvo sa zahtjevom da poduzme odgovarajuće mjere.
2. Zaštiti se od nepravde. To se događa kada osoba, vidjevši pristran stav, odluči o tome obavijestiti svoje neposredno vodstvo. To čini u potrazi za pomoći i zaštitom.
3. Poboljšajte rad. Ponekad netko od zaposlenika primijeti da zaposlenici drugih odjela ili strukturnih jedinica čine pogreške koje vode smanjenoj učinkovitosti. Zatim se obraća vođi da pomogne u uspostavljanju reda.
4. Izbjegavajte neželjenu odgovornost. To se događa kada se dogodi incident. Nakon što je nadređenima rekao o njemu, zaposlenik stvara sebi povoljne uvjete kada se protiv njega ne može podnijeti nikakva žalba.

U svakom od ovih slučajeva, zaposlenik ne samo da prenosi informacije, već traži pomoć u rješavanju problema.

Pravedna kazna

Radna disciplina omogućava građaninu da savjesno obavlja svoje dužnosti dok je na radnom mjestu. Pored toga, mora se pridržavati prihvaćenog naloga i udovoljiti svim nalozima i naredbama svog poslodavca. Ali u životu se ne događa sve tako glatko. Ponekad se postupci zaposlenika razlikuju od općeprihvaćenih normi. U ovom slučaju, neposredni šefovi smatraju da je njihova dužnost informirati upravu poduzeća o onome što se događa. Rezultat takvog signala je memorandum o kršenju radne discipline.

Obično se u ovom dokumentu slučaj odnosi na:

1. Nepoštivanje bilo kojeg posebnog naloga.
2. Neizvršenje izravnih funkcija u pogledu položaja počinitelja.
3. Kršenja radne discipline. To se odnosi na slučajeve izostanka, zakašnjenja, pijanstva na radnom mjestu i druge.
4. Činjenje nezakonitih radnji koje uključuju administrativnu ili krivičnu odgovornost. U ovom slučaju govorimo o krađi, pljački, pronevjeri i drugim prekršajima.

U svakom od ovih slučajeva počinitelj će morati snositi zasluženu kaznu.

Autor dokumenta

Najčešće memorandum o zaposleniku sastavi njegov neposredni nadređeni. U njemu prenosi rukovodstvu negativne aspekte aktivnosti svog podređenog.

Istodobno, dokument obično sadrži osobnu procjenu autora. Zajedno sa svojim viđenjem problema nudi moguća rješenja. Ali posljednja riječ, naravno, bit će za vođu. Na primjer, zaposlenik je napravio skitnice. U ovom slučaju, njegov šef sastavlja dokument upućen ravnatelju, koji obično započinje riječima: "Upućujem vam u obzir". Zatim detaljno opisuje kada se prekršaj dogodio, a sa svoje strane nudi mogućnost kažnjavanja nemarnog zaposlenika. Budući da se takva napomena odnosi na dokumente interne uporabe, može se izdati na običnom praznom listu formata A4. Tekst je predstavljen u proizvoljnom obliku. Uvjetno se može podijeliti na dva dijela. Jedan sadrži opis problema, a drugi uključuje zaključke i konkretne prijedloge o tome.

Poseban slučaj kršenja

Jedna od vrsta kršenja radne discipline jest neispunjenje zaposlenika zadatka koji mu je dodijelio rukovodilac. To se može dogoditi ako je zaposlenik ovu zapovijed zaboravio, ne mogao ili jednostavno ignorirao.

Takva se akcija kvalificira kao kršenje discipline, a neposredni nadzornik sastavlja memorandum o neizvršenju zadatka. Za takav prekršaj osoba će morati biti pravedno kažnjena. Ali to će se dogoditi tek nakon što pruži svoja objašnjenja u vezi s onim što se dogodilo. Ako razlozi koji su potaknuli zaposlenika na takve radnje izgledaju uvjerljivo, onda čak može izbjeći kaznu. Teže je riješiti pitanje kada neposluh radnika dovodi do negativnih posljedica. Ovdje vjerojatno neće moći ostati podalje. Pogotovo ako je kao posljedica takvog propusta nastala šteta ili je počinjena ozbiljna šteta. Kazna će se u ovom slučaju odrediti na temelju odgovarajućih regulatornih akata.

Kako napraviti izvještaj?

Upravitelj na bilo kojoj razini trebao bi znati kako napisati bilješku. Uzorak se može uzeti u obzir s konkretnim primjerom. Pretpostavimo da neki zaposlenik nije došao na vrijeme na posao, a u to vrijeme posjetitelj ga je čekao tamo kako bi potpisao važan ugovor. Nakon nekoliko sati, zaposlenik se ipak pojavio, ali vrijeme je izgubljeno, a klijent je već otišao. Takav čin istodobno sadrži nekoliko prekršaja:

• kasni na posao;
• ometanje sastanka;
• štetu nanesenu tvrtki nepotpisivanjem ugovora.

Ako nije moguće promijeniti trenutnu situaciju, tada je šef dužan o tome obavijestiti upravu.

Sličan dokument trebao bi izgledati ovako:

1. Prvo, u gornjem desnom kutu je napisano "kapa", koja označava kome i od koga je usmjerena.
2. Dalje je u centru napisano njegovo ime.
3. Ispod je glavni tekst u kojem su informacije smještene u određenom redoslijedu. Prvo dolazi opis situacije. Tada slijedi molba da se riješi. Nakon toga na temelju svega navedenog donosi se zaključak. Zaključno, autor može izraziti svoje ideje ili prijedloge kako najbolje, prema njegovom mišljenju, izaći iz ove situacije.
4. Na samom dnu stavlja datum i potpis s cijelim transkriptom F. I. O. i zauzetu poziciju.

Ovisno o razlogu, tekst bilješke može biti isključivo informativan ili zahtijevati intervenciju uprave za vraćanje reda.