Gotovo u bilo kojoj organizaciji, bez obzira na njen pravni oblik i broj zaposlenika (čak i ako govorimo o individualnim poduzetnicima), u procesu njezinog rada na elektroničkim se medijima nakuplja ogroman broj različitih poslovnih papira, pisama, poreznih izvještaja i drugih informacija. Gotovo sva poduzeća koja djeluju više ili manje dugo vremena, prije ili kasnije suočavaju se s potrebom za sistematizacijom svojih arhiva.
Neki se dokumenti moraju sačuvati, a neki, naprotiv, vrijeme je za uništavanje. Ali koji su rokovi skladištenja računovodstvenih dokumenata, nakon čega se mogu bezbrižno odložiti? Zaista, naš zakonodavni okvir rijetko pristaje na kršenje takvih uvjeta i stoga ih je potrebno poznavati.
Ovaj je članak posvećen otkrivanju ove problematike.
Kako biti
Treba napomenuti da se mnogi dokumenti trebaju pohraniti najmanje 75 godina, a nekim se kategorijama izvješćivanja općenito preporučuje da se ne diraju u cjelokupnom radu tvrtke. Kako biti? Na kraju krajeva, želio bih se u potpunosti pridržavati zakona, ali istodobno ne komplicirati život zaposlenika odgovornih za vođenje arhivske evidencije!
Prije nego što odgovorimo na ovo pitanje, upoznat ćemo se s glavnim regulatornim dokumentima, koji sadrže osnovne zahtjeve koji uzimaju u obzir rok trajanja računovodstvenih dokumenata svih poduzeća, bez obzira na njihov pravni oblik, veličinu i smjer djelatnosti.
Normativna regulacija pohrane dokumenata
Pogledajmo glavne regulatorne dokumente koji uređuju arhiviranje u organizacijama.
Prvo, savezni zakon iz novembra 2004. br. 125-FZ. Ovo je opći dokument, on u potpunosti regulira arhiviranje u našoj zemlji. Dakle, njegove odredbe govore o organizaciji procesa čuvanja svih proizvodnih i računovodstvenih dokumenata, o načinima pribavljanja i uporabe arhiva. Pored toga, na zakonski je način uređeni procesi interakcije između arhivskih institucija i onih građana koji žele koristiti tamo spremljene podatke.
Naravno, „Osnovna pravila za rad arhivskih organizacija“ igraju veliku ulogu. Službeno su odobreni i preporučeni za upotrebu odlukom Saveznog arhiva, koja je usvojena 02.06.2002. Pokretanje organizacije arhivskog odjela u organizaciji toplo vam preporučujemo da se prvo upoznate s ovim dokumentom, jer on prikazuje najvažnije i temeljnije točke ove vrste aktivnosti.
Ostali dokumenti
Za normalno čuvanje važnih radova potrebno je poznavati i popis standardnih arhivskih dokumenata koji se stvaraju tijekom radnih aktivnosti bilo kojeg poduzeća. Tamo su naznačena razdoblja skladištenja knjigovodstvenih dokumenata, a ovaj dokument odobren je zasebnom naredbom Ministarstva kulture Ruske Federacije još 2010. godine. Broj dokumenta je N 558. Već iz samog naziva postaje očito da sadrži popis glavnih vrijednosnih papira koji nastaju kao rezultat poslovnih ili drugih aktivnosti poduzeća.
Zaostavština SSSR-a
Uredba o dokumentima, koju je Ministarstvo financija SSSR-a objavilo 29. jula 1983., br. 105, i dalje je relevantna. U okviru ove odredbe utvrđuju se i početni uvjeti pohrane dokumenata i postupak njihova stvaranja, prihvaćanja i uporabe.
Iz Poreznog zakonika
Uz to, relevantne podatke možete pronaći u članku 23. odgovarajućeg dokumenta. Dakle, u osmom članku postoji klauzula koja odvojeno razmatra razdoblja pohrane računovodstvenih dokumenata koji se mogu koristiti za prikupljanje i oduzimanje poreza. Tu se ubrajaju vrijednosni papiri koji potvrđuju izravni primitak prihoda, rashoda, kao i porezi već plaćeni u korist države.
Konačno, takve su informacije dostupne u saveznom zakonu 29 (br. 402-FZ od 6. prosinca 2011.) "o računovodstvu". U njemu možete pronaći razdoblja skladištenja računovodstvenih dokumenata u organizacijama za trgovačka poduzeća.
Što treba čuvati i koliko dugo?
Nije iznenađujuće da je pohranjivanje tipičnih knjigovodstvenih papira koji se formiraju tijekom aktivnosti bilo koje organizacije (sve se to nalazi u gore navedenom Popisu) posebno važno. Tipični radovi se čuvaju: 1 godina, 5 godina, 75 godina. Neki se dokumenti (podaci o pribavljanju sredstava u posebno velikim količinama) moraju trajno pohraniti.
Skladišne grupe
Profesionalni revizori kažu da se svi dokumenti koji odražavaju računovodstvene zapise mogu podijeliti u četiri glavne skupine. Ovdje je popis razdoblja skladištenja računovodstvenih dokumenata:
- Radovi koje treba trajno čuvati. Oni uključuju sve godišnje financijske izvještaje, kao i sve dokaze dobivene prilikom registracije kod poreznih vlasti.
- Grupa za dugoročno skladištenje (više od 10 godina). To su obavijesti, dokumenti koje zaposlenici potpisuju uz pristanak na obradu osobnih podataka. Podaci o samoj temi, koja je dala takvu suglasnost, trebali bi biti dostupni 75 godina.
- Privremeni tip. Pretpostavlja se da bi radovi iz ove skupine trebali biti pohranjeni do 10 godina uključivo. To uključuje račune, kao i jamstvena pisma.
- Četvrta sorta uključuje sve gore navedene dokumente kojima je istekao rok trajanja, pa ih je potrebno zbrinuti.
Važne nijanse
Važno! Morate znati da je smanjenje roka trajanja strogo zabranjeno, ali povećanje ovog vremena je dopušteno. Ali to se odnosi samo na one organizacije koje provode vrlo specifične aktivnosti.
Dakle, rok trajanja računovodstvenih dokumenata u LLC-u koji se bave pružanjem financijskih zajmova stanovništvu počinje od 75 godina. U praksi, inspekcijske organizacije primjećuju da bi takvi dokumenti trebali biti dostupni u svakom trenutku, jer će se u slučaju bilo kakvih zahtjeva (primjerice, od strane nasljednika) možda trebati podizati i nakon ovog razdoblja.
Stoga je organizacija nomenklature koja će se u određenom poduzeću koristiti za organizaciju arhivskog poslovanja od posebnog značaja. Sada ćemo razmotriti osnovne zahtjeve koje inspekcijske organizacije postavljaju za određene organizacije, ovisno o njihovom pravnom obliku vlasništva.
Općenito, ne razlikuju se u raznolikosti, ali postoje i neke nijanse. U pravilu se odnose na iznos prihoda koji tvrtka prima.
Ltd.
Prvo razmislite LLC. Budući da je promet takvih poduzeća prilično značajan, zahtjevi za njima su stroži. Prvo, sva računovodstvena i porezna izvješća moraju se čuvati najmanje 75 godina. Osim toga, rok trajanja računovodstvenih dokumenata u LLC-u može se produžiti na neodređeno vrijeme u već spomenutim slučajevima.
Dokumentacija za naselja s osobljem treba se čuvati tijekom cijelog rada određene osobe u organizaciji i najmanje 10 godina od dana otkaza. Ako se zaposlenik povuče iz ove tvrtke, dokumenti se moraju trajno čuvati, jer će ih u slučaju zahtjeva u vezi s visinom naknade prvo morati podići.
Računi i drugi dokumenti koji dokazuju nagodbe s dobavljačima i kupcima pripadaju trećoj skupini i stoga ih je potrebno pohraniti do 10 godina uključivo. Kao što smo već rekli, opća financijska izvješća trebaju se stalno voditi.
Samostalni poduzetnici
Zahtjevi za ovu kategoriju tvrtki mnogo su stroži, jer je broj tamo stvorenih dokumenata mnogo manji. Pa, koji je rok trajanja IP računovodstvenih dokumenata? Pogledajmo ovo pitanje detaljnije. Prvo, sve potvrde o registraciji, godišnje prijavljivanje poreznim vlastima. Te se informacije trebaju trajno pohranjivati tijekom života određene tvrtke.
Međutim, ako poduzetnik nema zaposlenika i vodi evidenciju po pojednostavljenoj shemi, tada svi zahtjevi završavaju. Naravno, rok trajanja IP računovodstvenih dokumenata u ovom je slučaju isti 75 godina, jer su među njima samo godišnja izvješća.
UAB
Budući da djelatnost takvih poduzeća uključuje dobivanje značajnog iznosa prihoda, kao i nagodbe s dioničarima, zahtjevi za dokumentima pohranjenim u ovom slučaju su najstroži. Općenito, u većini slučajeva rok trajanja računovodstvenih dokumenata u tvrtki je najmanje 75 godina. Međutim, postoje iznimke.
Naravno, sve informacije o temeljnom kapitalu, količini depozita, veličini temeljnog udjela osnivača trebaju se stalno pohranjivati. Popis dokumenata koji se također moraju arhivirati na razdoblje od 75 godina ili više uključuje računovodstvene dokumente koje porezne organizacije mogu koristiti: informacije o povratu imovine, izvještaji o nagodbi s dioničarima, kao i elektronički mediji na kojima su dostupni podaci o prihodima na račune organizacije sredstava u posebno velikim iznosima.
Podaci o naseljima s osobljem pohranjuju se i 75 godina. Ostali dokumenti (fakture, garancijska pisma) imaju razdoblje zadržavanja do 10 godina.
Proračunske organizacije
I koja su razdoblja pohranjivanja računovodstvenih dokumenata u proračunska institucija? U pravilu za to ne postoje posebni zahtjevi. Smatra se da se tijekom 75 godina trebaju čuvati samo podaci o godišnjim financijskim izvještajima i vrijednosnim papirima namijenjenim poreznim vlastima. Svi ostali dokumenti pohranjuju se do vključno 10 godina.
Važne značajke
Ako se upoznate sa popisom svih zakona i propisa koji su dostupni iznad, možda ćete se iznenaditi: standardni rok trajanja računovodstvenih dokumenata ne prelazi pet godina (savezni zakon br. 402)! Istodobno, u našem članku pišemo oko 10 godina i više. Kako to može biti? Nažalost, u ovom je slučaju loša razrada regulatornog okvira kada su zahtjevi zakona suprotni stvarnosti. Ilustrirajmo primjerom.
Ako ste čak i obični pojedinačni trgovac, lako možete naići na situaciju kada porezni inspektorat zahtijeva podnošenje isteklih dokumenata (u skladu sa zahtjevima zakona). U slučaju CJSC i LLC, čiji godišnji promet može prelaziti desetke ili čak stotine milijuna rubalja, odsutnost čak i nekih nevažnih vrijednosnih papira može stvoriti velike probleme.
Na primjer, često su potrebni papiri koji potvrđuju zakonitost potraživanja. Nije tajna da se u praksi njezin termin može procijeniti na gotovo deset godina. Prema zakonu, dva seta računovodstvenih dokumenata već mogu istovremeno uništiti. Ako ih je tvrtka stvarno zbrinula, to bi moglo pretrpjeti velike troškove. Kako? Vrlo jednostavno.
Ako tvrtka ne može pružiti tražene vrijednosne papire, morat ćete ponovno izračunati porez na dobit (iako on uopće ne može postojati), kao i platiti velike kazne.Jednostavno rečeno, pri određivanju razdoblja skladištenja treba se voditi ne toliko zakonskim zahtjevima (koliko je to paradoksalno), već stvarnom važnošću dokumenta za određenu tvrtku.
Naravno, rok trajanja primarnih knjigovodstvenih dokumenata u svakom slučaju treba biti što duži, ali čak se i mnogi računi pod određenim uvjetima moraju pohraniti u arhivu više od 15 godina. Ako tvrtka ima dužnika ili nekoga duguje nekome, takvi papiri moraju se trajno pohranjivati, bez obzira na zahtjeve saveznog zakona i rješenja.
Kako odrediti važnost računovodstvenih dokumenata za organizaciju?
Kako shvatiti koji papiri trebaju biti pohranjeni "prije potrebe" prilikom njihovog pohranjivanja i što treba učiniti s njima u budućnosti? U ovom slučaju profesionalni pravnici preporučuju zasebno ispitivanje vrijednosti pohranjenih dokumenata.
Glavni zahtjev kojim se trebaju rukovoditi članovi povjerenstva nije samo vrijednost samih podataka u pohranjenim dokumentima, već i šteta koju organizacija može pretrpjeti ako se izgube.
Stoga je potrebno povećati rok trajanja za sljedeće financijske i računovodstvene dokumente: bilo koji ugovori i procjene za one radove koji čak i teoretski mogu povećati vrijednost samog poduzeća i njegovih pojedinačnih komponenti; svi papiri i elektronički mediji u vezi s konkurentnom nabavom; svi dokumenti koji se mogu zatražiti na ovaj ili onaj način u slučaju parničnog postupka (čak i teorijski moguće).
Bilješke za individualne poduzetnike
Budući da ima puno zahtjeva, a njihova je interpretacija u raznim zakonodavnim aktima i sudskim odlukama nevjerojatno raznolika, postupak pohrane papira postaje posebno težak za poduzetnike, jer pojedinačni poduzetnik često nema pravnu pozadinu ili stručnjake posebno angažirane za rješavanje takvih pitanja. U tom je slučaju potrebno kontaktirati odvjetničke tvrtke u slučaju bilo kakvih sporova, ako se temelje na računovodstvenim dokumentima, a uvjeti i postupak koji u zakonodavstvu nisu jasno navedeni.
Napominjemo: što kompetentnije i cjelovitije uspostavite postupak arhiviranja, to ćete manje problema imati u budućnosti.
Zahtjevi za organizaciju arhiviranja u tvrtki
Stoga smo pregledali osnovne podatke o vremenu. Ali kako organizirati pohranu dokumenata organizacije? Koje su metode dostupne?
Prvo, možete stvoriti vlastitu arhivu. U slučaju pojedinačnih poduzetnika i malih trgovačkih društava, direktor poduzeća ili posebno zaposleni zaposlenik često postaju arhivisti. Sama arhiva postaje posvećena soba ili čak veliki sef.
No posljednjih godina skretanje na posebne tvrtke koje su se specijalizirale za stvaranje i pohranu arhiva postalo je mnogo popularnije. Oni mogu pomoći obojici organiziranja postojećih skladišnih prostora i stvaranju novih ispočetka. U slučaju tvrtki za koje je posebno važno čuvati posebno vrijedne dokumente u potpunoj sigurnosti, te tvrtke mogu organizirati njihovo skladištenje u posebno zaštićenim i posebno zaštićenim kutijama.
Prednost prve metode je vaša potpuna kontrola nad dokumentima, a jeftinost ove metode je očita. Nedostaci uključuju ranjivost arhive (nemaju svi sredstva za opremanje vatrootporne sobe). Pored toga, nemaju svi odgovarajuću pravnu edukaciju za pravilnu organizaciju skladištenja.
Prednosti druge metode uključuju idealnu organizaciju skladištenja, kao i potpunu pravnu spremnost osoblja agencije. Negativna strana daleko je od potpune kontrole nad arhivom upravljanja tvrtkom.
Stoga smo ispitali rok trajanja računovodstvenih dokumenata predviđenih zakonodavnim standardima, kao i zahtjeve koji se u ovom slučaju primjenjuju na glavne pravne oblike poslovanja.
