Uvjeti skladištenja naloga za osoblje. Pravila za računovodstvo i pohranu osobnih dokumenata

Za svakog poslodavca važno je znati u kojim se vremenima čuvaju narudžbe za osoblje. Napokon, sigurnost dokumentacije odgovornost je koju svaka tvrtka preuzima. On ne samo da treba prikupljati podatke o osoblju zaposlenika, već i osigurati njegovo čuvanje. I bezuspješno. Samo što svi ne znaju što ova dokumentacija podrazumijeva. Čak štoviše, mnogi ne razumiju principe spremanja i evidentiranja naloga za osoblje. Svi detalji o tim pitanjima predstavljeni su u nastavku. Oni će vam pomoći da shvatite koliko se i kako točno pohranjuju podaci o zaposlenicima, kao i drugi dokumenti koji se mogu pripisati kadrovskoj dokumentaciji.

Što je ovo

Prvi je korak otkriti što je u pitanju. Što su naredbe kadrovski? Uostalom, prije nego što počnete nešto spremati, morate u potpunosti razumjeti s kojom dokumentacijom morate raditi.

Nalozi za osoblje - Regulativni papiri radni odnosi između zaposlenika i poslodavca. Ova dokumentacija je sve što može ukazivati ​​na datoteke i podatke koji se odnose na aktivnost. Sve narudžbe podijeljene su u nekoliko kategorija:

• Dokumenti dugotrajnog skladištenja.
• Kratkoročni radovi.
• Privremene narudžbe.

Prema tome, svaka od kategorija ima svoje karakteristike. Stoga, prije nego što počnete proučavati teoriju pohranjivanja i knjigovodstvene dokumentacije za osoblje u tvrtki, morate razumjeti kojoj vrsti pripada ovaj ili onaj papir. Tek nakon toga moći će se, bez kršenja utvrđenih pravila, provesti proučeni procesi. Koji su rokovi zadržavanja za naredbe osoblja? Što bi svaki poslodavac trebao znati o ovom trenutku?

Dugoročni dokumenti

Sada je vrijeme da razmotrite svaku vrstu prethodno nabrojanih dokumenata. Već je rečeno da će to pomoći da se u potpunosti shvati koliko treba čuvati dokumentaciju. Ali računovodstvo za sve vrste vrijednosnih papira je isto. Stoga je pitanje obično jednostavno. Vrijeme skladištenja kadrovske isprave izravno ovise o vrsti papira. Prvi su narudžbe za dugoročno skladištenje. Nije teško pogoditi da će ih poslodavac uzeti u obzir i pohraniti na duže vrijeme. Koliko točno? Više o tome kasnije.

Što se može pripisati ovoj dokumentaciji? Riječ je o dokumentima koji opisuju radni odnos između poslodavca i podređenih, a također ukazuju na značajne radne čimbenike. Što im se može pripisati? Ovo je:

1. Ugovor o radu s nalogom za posao.
2. Prevoditeljski dokumenti.
3. Nalozi o utvrđivanju određene plaće na određenom radnom mjestu.
4. Potvrde o potvrđivanju nagrade ili bonusa zaposlenika.
5. Radovi o poslovnim putovanjima (dugačkim, stranim).
6. Osobni dosjei.
7. Prijavnice se popunjavaju tijekom zaposlenja.
8. Nalozi za otpuštanje.

Ne od osoblja

Sada je jasno koji su dokumenti dugoročni. Jedino je što je nalog za zapošljavanje zaposlenika papir, koji se odnosi na osoblje. Ali postoji mala iznimka od pravila. To treba zapamtiti.

O čemu govoriš? Nisu svi nalozi za zapošljavanje, zajedno s ugovorom o radu, nalozi za osoblje. Slični radovi imaju iznimku. Za glavnu djelatnost postoje takozvani nalozi. To uključuje sljedeće:

• Ugovor o radu odgovarajućim nalogom.
• Promjene u ugovoru o radu (na primjer, prelazak na drugo radno mjesto).
• Dokumenti o odbacivanju okvira.

Treba napomenuti da će se glavna vrijednosnica smatrati samo u odnosu na pojedince. Obično su to rukovoditelji tvrtki, kao i računovođe, šefovi, zamjenici. To je osoblje često propisano u statutu poduzeća. Ovo se pravilo treba upamtiti ako poslodavac želi otkriti koji su uvjeti za pohranu naloga na osoblje. Ne spadaju svi dokumenti u ovu kategoriju.

Kratkoročno skladištenje

Zatim trebate shvatiti što se može pripisati papirima za kratkoročno pohranjivanje. Naravno, napravit će se neka vrsta računovodstva naloga na osoblje u ovoj situaciji. Ali nakon kratkog vremena takvi dokumenti će biti uništeni. Što se može pripisati ovoj kategoriji? Dokumenti kratkoročne pohrane nazivaju se nalozi kojima se brzo regulira rad zaposlenika određene radne aktivnosti. Odnosno, to nisu tako ozbiljni dokumenti poput papira o otkazu ili ugovora o radu. Konkretnije, možemo razlikovati:

1. Nalozi za odmor.
2. Smjerovi na kratkim putovanjima.
3. Dokumenti koji ukazuju na razne disciplinske mjere.
4. Nalozi za slanje osoblja na tečajeve za obuku ili nastavak obrazovanja

Ali to nije sve. Pravila skladištenja studijskih dokumenata imaju mnoštvo značajki i nijansi. Uz već razmatrane mogućnosti, može se razlikovati privremeno skladištenje i trajno. Ovi slučajevi nisu previše česti.

Privremeno i trajno

Privremeni dokumenti su sve naredbe i upute koje ne igraju značajnu ulogu za rad. Obično su u određenom trenutku važni. A nakon što više nisu potrebni, oni se uništavaju. Postoje i narudžbe za trajno skladištenje. Najčešće se samo osobni dosjei menadžera i drugih službenika propisanih u statutu korporacije mogu razlikovati od papira o osoblju. Računovodstvo i pohranjivanje takve dokumentacije provodi se kontinuirano. I uništava se tek nakon zatvaranja tvrtke.

Dugo vremena

Koji su rokovi zadržavanja za naredbe osoblja? Već je rečeno da puno ovisi o vrsti vrijednosnih papira u pitanju. Postoji dokumentacija za dugoročno skladištenje. Treba ga sistematizirati i uzeti u obzir prema utvrđenim pravilima. I takvi se dokumenti pohranjuju duže vrijeme.

S obzirom na to da su samo neke tvrtke sposobne raditi dulje vrijeme nakon otvaranja, možemo reći da papir za dugoročno skladištenje ne treba kontinuirano uništavati. Zašto? Činjenica je da se naredbe osoblja ove kategorije čuvaju 75 godina. I tek nakon tog razdoblja možete učiniti uništenje. Samo neke korporacije uspijevaju raditi više od navedenog razdoblja.

Je li kratko?

I koji su rokovi čuvanja dokumenata osoblja koji su klasificirani kao kratkoročni? Takva dokumentacija i dalje može proći fazu uništenja bez zatvaranja ili likvidacije organizacije. Kratkoročni dokumenti se obično pohranjuju 5 godina. U nekim slučajevima (ako je propisano u povelji) - 10. Ali ne više.

O računovodstvu i skladištenju

Koliko je naloga za osoblje pohranjeno? Odgovor na ovo pitanje nije težak. Sada možete obratiti pozornost na pravila računovodstva tih dokumenata. To je također važna točka koju bi svaki poslodavac trebao znati. Uostalom, ako postoje papiri koji su pohranjeni određeno vrijeme, o tome morate nekako voditi evidenciju, jer u protivnom možete izgubiti važne naloge.

Sada postoji nekoliko vrsta pohrane dokumenata. U bilo kojoj tvrtki moraju se implementirati. Sada tvrtke moraju stvoriti posebne popise računovodstva svojih vrijednosnih papira osoblju u papirnom i elektroničkom obliku.Usput, drugo se može zanemariti. Ali općeprihvaćeni papirni oblik prezentacije je nužan. Ali kako voditi računovodstvo? Principi za elektroničku i materijalnu verziju su isti. O njima dalje.

Osnovna računovodstvena načela

Dakle, računovodstvo naloga za osoblje odgovorna je stvar i regulirana je općenito prihvaćenim standardima. Svi dokumenti osoblja moraju biti registrirani. Ako to nije učinjeno, ne možete pohraniti ovaj ili onaj papir. Nema registracije - nema dokumenta. Što se podrazumijeva pod ovim postupkom?

Registracija naloga za osoblje je prijenos detalja napisanih na dokumentima u specijalizirane dokumente s naknadnim dodjeljivanjem broja i datumom odobrenja rada kao zabilježenog. To jest, s papirnatom interpretacijom, i s elektroničkom, svakom je narudžbi potrebno dodijeliti digitalnu oznaku. I također ga napišite u jednom ili drugom obliku. Ovo je obavezna stavka.

Podaci se bilježe u registre naloga za osoblje. Također, unos se odvija u elektroničkim bazama podataka i arhivima. To je jedini način da se u potpunosti zabilježe i pohrane dokumenti. Tvrtke pružaju slobodan izbor obrasca za spremanje dokumentacije. Povelja treba sadržavati pravila prema kojima se sve naredbe (ili bilo koje posebne) pohranjuju u papirnoj i elektroničkoj verziji. Vrijedi napomenuti da je prvi stavak obično obvezan. To je materijalni dokument koji može potvrditi određenu narudžbu.

Časopis za narudžbu

Najčešća praksa snimanja i pohranjivanja dokumentacije je knjiga naloga za osoblje koju izdaje tvrtka. Ovaj je dokument mala bilježnica. Sadrži brojeve naloga, kao i njihove glavne podatke (pojedinosti). Na primjer, ime i datum odobrenja. Časopis za naloge bilježi papir za trajno, dugoročno i kratkotrajno skladištenje. Ali ako govorimo o privremenoj dokumentaciji, ona se ne smije upisati u takvu bilježnicu. Osim ako tvrtka ne da povelju za zasebni časopis, namijenjen isključivo privremenim narudžbama. Ispunjava se do samog kraja. Čim isprazni listovi, morate unijeti novi knjigovodstveni dokument. Stara se predaje i šalje na pohranu. Usput, ovo je papir stalnog računovodstva.

ploče

Bez obzira o kojim se zapovijedima govori o osoblju, svaka tvrtka osigurava arhivsku pohranu dokumenata. Ovo je najčešći oblik računovodstva na papiru. I svi oni. Ne nužno u osoblju. Svi se podaci šalju u arhive nakon što više nisu potrebni. Ili one koje su već izvedene. Na primjer osobne dosjee zaposlenika. Čim se potpiše nalog za otkaz kao i ako je slučaj zatvoren, mora ga se poslati u arhivu na pohranu određeno vrijeme. Postoji nekoliko vrsta sortiranja podataka, ali o tome više kasnije.

Za početak, treba napomenuti da se arhivi mogu predstaviti u papirnatom obliku (obavezno), kao i u elektroničkom obliku. Bez obzira na to, tvrtka odabire principe organiziranja pohranjenih podataka. Arhivski podaci imaju popis. Pruža kratki popis sve pohranjene dokumentacije. Arhivsko pohranjivanje dokumenata je najpovoljniji oblik snimanja podataka. Koristi se i u papirnom i u elektroničkom obliku. Treba napomenuti da se privremeni dokumenti ne arhiviraju. Pričvršćeni su na glavne vrijednosne papire, a zatim uništeni. Preporučuje se slanje svih privremenih skladišnih naloga na zasebno mjesto, a ne kombiniranje s dugoročnim ili kratkoročnim.

Savjeti za sistematizaciju

Razdoblje zadržavanja kadrovskih dokumenata je razumljivo. Obično je u dobi od 5 i 75 godina. Ali to nije sve. Posebna pozornost potrebna je arhivima.Nakon registracije narudžbe, kao i stavljanja u arhivu, potrebno je nekako sistematizirati sve dostupne podatke. U tu svrhu tvrtke koriste nekoliko principa:

• Spremanje dokumentacije u zasebnim mapama s podjelom na kratkoročne i dugoročne dokumente. Preporučuje se da ne slažete sve papire zajedno.
• Sistematizacija prema godini, mjesecu i datumu. Svaka mapa s dokumentima je narudžbe određenog vremenskog razdoblja. Iznutra su svi papiri izloženi uzimajući u obzir njihovu registraciju u računovodstvenom časopisu (mjesecima i danima). Tako se olakšava zadatak pronalaska određenog dokumenta.
• Upotreba lokacije prema brojevima naloga uzimajući u obzir abecedni red. Već unutar svake mape preporučuje se sistematizacija prema brojevima narudžbi, kao i velikim slovima.

Kraj računovodstva

Što učiniti nakon isteka pohrane dokumenta u arhivu? Posebna služba u tvrtki provjerava papire. Zatim ih sistematizira i daje određene naredbe za uništenje. Tipično se dokumenti spaljuju ili prolaze kroz shredder. U svakom slučaju, narudžbe se ne mogu jednostavno baciti. Upravo ih treba uništiti. Za dodjelu dokumenata jednoj ili drugoj vrsti uključuje se posebno povjerenstvo. Ona cijeni važnost narudžbi, dodjeljuje im rok trajanja. I tek tada se u jedan ili drugi oblik stavljaju u arhive.