Ruske tvrtke, vladine agencije, poduzetnici i druge pravne osobe u međusobnoj komunikaciji redovito koriste službene dokumente. Najvažniji aspekt ispravne interakcije organizacija i pojedinaca je uporaba detalja. Njihov popis određuje ruski zakon. Zahtjevi dokumenata - ovo je najvažnija osobina službenih izvora koje objavljuju poduzeća, vlasti ili sastavljaju pojedinci prilikom kontaktiranja s bilo kojom strukturom. Koje su značajke rada s njima?
definicija
Zahtjevi dokumenata obavezni su elementi vizualnog oblikovanja različitih izvora informacija, koji se u pravilu odobravaju u tiskanom obliku, na papiru, a koji su odobreni na razini državnih, industrijskih ili korporativnih standarda.
One vrste dokumentacije koje pripadaju kategoriji organizacijske i upravne izrađuju se u skladu s GOST R 6.30-2003. Ovaj izvor standarda uključuje jedinstvene kriterije koji su obavezni za upotrebu tijekom razmjene dokumenata uz sudjelovanje ruskih poduzeća, vlasti i drugih institucija sa službenim statusom.
Razmotrite najvažnije detalje dokumenata definiranih državnim standardom.
Osnovni detalji prema GOST: grb Ruske Federacije
Mnogi službeni dokumenti moraju sadržavati grb Rusije. Ovaj državni simbol može biti predstavljen u tri sorte: kao višebojan na heraldičkom štitu, kao jednobojan - sa ili bez sličnog elementa. Višeslojni grb Ruske Federacije trebao bi biti postavljen na dokumente koji sadrže odredbe saveznih ustavnih zakona i saveznih zakona, propisa koje donose predsjednik, Vlada i Savezna skupština.
Jednobojni grb Ruske Federacije bez heraldičkog štita treba staviti na dokumente koji su objavljeni:
- Međuresorska komisija za državnu tajnu;
- savezni sudovi;
- tužiteljstvo;
- Istražni odbor i druga tijela sličnog profila.
Grb Ruske Federacije koristi se kao element u slovima i drugim dokumentima.
Grb predmeta Ruske Federacije i općina
Pojedinosti dokumenata usvojenih u konstitutivnim entitetima Ruske Federacije uključuju vlastiti amblem regije. Pravila za njegovo postavljanje uređena su normativnim aktima usvojenim u određenom predmetu. Također, na regionalnoj razini mogu se odobriti pravila za stavljanje grba Ruske Federacije na određene papire. Pojedinosti dokumenata izdanih na razini općinskih teritorija mogu, pak, sadržavati amblem grada i drugog naselja ili općine. Pravila za postavljanje ovog svojstva određena su regulatornim aktima koje su donijela lokalna tijela vlasti.
zaštitni znak
Registracija detalja dokumenata u organizacijama može uključivati upotrebu amblema ili zaštitnog znaka. Takvi se elementi postavljaju u skladu s odredbama statuta društava. Štoviše, amblem nije stavljen na dokumente istodobno s amblemom Ruske Federacije, sastavnog entiteta Ruske Federacije ili općine. Zaštitni znakovi mogu uključivati riječi i slike. Boja odgovarajućih rekvizita može biti bilo koja.
Organizacijski kod
U skladu s ruskim klasifikatorom poduzeća, kod dokumenta može biti i kôd organizacije. Te informacije obično služe kao referentna funkcija. Glavni dokument u čijoj se strukturi nalazi kôd organizacije je slovo.
BIN
U većini slučajeva, detalji primarnih dokumenata organizacije zahtijevaju uključivanje u njenu strukturu OGRN. U slovima je ovaj element označen kao dio pozadinskih informacija o organizaciji. PSRN se koristi i kod izdavanja obrazaca poduzeća. Za poduzetnike postoji sličan atribut - OGRN IP. Koristi se uglavnom za iste svrhe kao i odgovarajući element u toku dokumentacije uz sudjelovanje pravnih osoba.
TIN i PPC
Ti se detalji, zajedno s PSRN-om, najčešće koriste u primarnoj dokumentaciji, kao i u pismima koje su sastavili zaposlenici organizacije. PPC - element svojstven pravnim osobama. Samostalni poduzetnici ne koriste takav rekvizit.
Šifra obrasca dokumenta
U skladu s ruskim klasifikatorom upravljačke dokumentacije, šifra obrasca mora biti prisutna u strukturi detalja iz različitih izvora. Ovaj se element uglavnom koristi za optimizaciju brzine prijenosa datoteka putem elektroničkih kanala.
Naziv tvrtke
Obavezni detalji dokumenta uključuju takav element kao što je naziv organizacije. Važno je da je u skladu s onim što je naznačeno u konstitutivnim dokumentima tvrtke. Obrasci moraju sadržavati puno ime tvrtke. Kratica se može postaviti jedna pored druge (ispod nje ili iza nje).
Referentne informacije
Sljedeći element pojedinosti dokumenata - referentni podaci o tvrtki. Njihova struktura uključuje uključivanje poštanske adrese, telefonskih brojeva i drugih informacija koje tvrtka smatra neophodnim staviti. U pravilu se postavljaju šifra organizacije, PSRN, TIN i KPP.
Naziv vrste dokumenta
Dokument mora biti ispravno razvrstan prema vrsti. Odgovarajuće ime vrste zabilježeno je u statutu društva. Također mora ispunjavati kriterije sadržane u OKUD-u. Obično se predmetna stavka fiksira na obrascima. Za slova ovaj atribut (naziv dokumenta) nije tipičan. Piše se velikim slovima.
Datum dokumenta
Sljedeći važan atribut je datum dokumenta. Trebalo bi odražavati vrijeme stvaranja odgovarajućeg izvora ili, na primjer, njegovo potpisivanje. Datum otiskuje osoba koja je ovlaštena za potpisivanje dokumenta ili unutarnja služba organizacije odgovorne za razmjenu relevantnih izvora. U nekim slučajevima datum može oživjeti na originalu dokumenta.
Registracijski broj
Registracijski broj (indeks) - atribut koji je fiksiran kako bi se olakšala klasifikacija izvora u internim registrima i arhivima organizacije, kao i identifikator u tijeku dokumenata s drugim poduzećima. Pravila za postavljanje potrebnog odražavaju se na administrativne izvore odobrene od tvrtke.
Također, u nekim slučajevima se predmetni element može dopuniti vezom koja, u stvari, uključuje registracijski broj kao i datum dokumenta koji zahtijeva odgovor. Odnosno, ovaj se atribut često koristi u pismima koja su sastavljena kao odgovor na žalbe tvrtki.
Mjesto sastavljanja
U nekim se slučajevima može navesti mjesto sastavljanja dokumenta. Na primjer, ako to utvrdite na temelju drugih detalja, teško je. Ali ako je mjesto sastavljanja već naznačeno u ostalim elementima dokumenta, tada nije potrebno uključiti odgovarajuće rekvizite u strukturu izvora.
adresat
Sljedeći značajan atribut je primatelj. Označava se ako treba poslati dokument određenoj osobi strukturna cjelina Odgovarajuća tvrtka. Također, primatelj može biti službenik ili građanin u statusu pojedinca.
Grif odobrenje
Možda će biti potreban pečat odobrenja izvora. Ovaj atribut može dokumentu dati normativni karakter.Na primjer, direktor tvrtke može upotrijebiti pečat tipa "Ja potvrdim", nakon čega će odredbe u izvoru postati obvezujuće za zaposlenike tvrtke.
rezolucija
Još jedan zanimljiv atribut je rezolucija. Aktivira se ako službenik, poput direktora tvrtke, želi donijeti odluku, prihvaćenu na osnovu podataka u dokumentu. Ovaj rekvizit sadrži i puno ime, sadržaj naloga, rok do kojeg se mora popuniti, potpis, datum. Mogu se navesti izvršitelji zadatka.
zaglavlje
Neki dokumenti koriste zaglavlje. Njegova je svrha predstaviti kratki sažetak informacija prisutnih u izvoru. U značenju, ona bi trebala biti u korelaciji s nazivom dokumenta. Primjer naslova: "Naredba o formiranju certifikacijskog odbora".
Kontrolni znak
U nekim slučajevima dokument zahtijeva takve rekvizite kao kontrolnu oznaku. Ovaj element ukazuje da izvor prihvaća nadležna struktura u tvrtki i na njemu se radi. Obično ovaj atribut izgleda kao pečat s riječi "kontrola".
Tekst dokumenta
Vjerojatno ključni rekvizit dokumenta. Odražava suštinu informacija koje se prenose putem papirnih medija. Općenito, sastavljen je na ruskom ili onaj koji ima službeni status u području Ruske Federacije. Tekst može sadržavati tablice, različite elemente za oblikovanje.
Struktura teksta obično je predstavljena u dva dijela: prvi odražava razloge i ciljeve slanja dokumenta, drugi odražava glavnu ideju žalbe, zahtjeva, preporuke itd. U nekim je slučajevima dopušteno koristiti samo drugi dio strukture odgovarajućeg atributa.
Oznaka aplikacije
Tako se događa da je u tekstu dokumenta problematično prikazati sve potrebne podatke. U tom se slučaju izvor može dopuniti aplikacijama. Ta činjenica treba biti prikazana na dokumentu pomoću odgovarajućih rekvizita. Kako se predmetna marka može uključiti u strukturu izvora? U pravilu pišu: „Prijava na takav i takav broj listova u takvim i takvim količinama primjeraka“. U nekim će slučajevima možda biti potrebno navesti naziv dokumenta koji sadrži prijavu.
potpis
Najvažnije vrste detalja dokumenta uključuju takav element kao potpis. Stavila ga je službena osoba, čime je zabilježena točnost podataka sadržanih u izvoru. I to nije samo autogram - potpis kao neovisni atribut trebao bi sadržavati ime položaja osobe koja potpisuje dokument, kao i transkript.
usklađivanje Grif
Zahtjevi za pojedinostima dokumenata utvrđenih u nekim organizacijama zahtijevaju prisustvo pečata. Koristi se u slučajevima kada je potrebno popraviti činjenicu da su informacije u izvoru odobrene od strane nadležne osobe ili strukture u tvrtki.
Žig treba sadržavati riječ "dogovoreno", kao i podatke o položaju osobe koja odobrava relevantne podatke, njegov potpis i dešifriranje. Ključna značajka pečata za odobrenje je uporaba u upravljanju dokumentima koja uključuje nekoliko organizacija.
Odobrenje vize
Element dovoljno blizu dasci koja se nalazi uz vrh ruke može se nazvati vizom odobravanja. Njegova ključna značajka koristi se samo unutar organizacije. Istovremeno, viza se može staviti nekoliko puta, jer različita odjela potvrđuju dokument.
otisak
Gotovo uvijek, detalji dokumenata o plaćanju, kao i druge vrste primarnih izvora, zahtijevaju od organizacija zalijepiti pečat. U Rusiji je to obično tinta. Struktura štampe obično sadrži podatke o tvrtki - ime, PSRN, TIN i druge pojedinosti.
Papirologija: nijanse
Utvrdili smo da su detalji dokumenata najvažniji kriterij za organiziranje ispravnih postupaka interakcije tvrtke s partnerima, vladinim agencijama, kao i za internu komunikaciju. Koje nijanse karakteristične za praktičnu provedbu tijeka rada u ruskim tvrtkama mogu se primijetiti?
Može se primijetiti da je polaganje svih pojedinosti koje zahtijeva GOST rijetka pojava. Svaki dokument zahtijeva upotrebu odgovarajućeg skupa elemenata. Na primjer, što se tiče službenih pisama, oni najčešće koriste takve detalje kao što su grb Ruske Federacije, predmet federacije, logotip grada ili tvrtke, šifra tvrtke, PSRN, TIN, KPP, kao i naziv organizacije.
Naziv vrste dokumenta slovima se obično ne stavlja. Iako su, na primjer, takve vrste izvora kao naredba, akt, memorandum ili odluka mora sadržavati u svojoj strukturi odgovarajući element. U slovima je potrebno navesti puno ime tvrtke kojoj je dokument poslan, a ako postoji skraćeni naziv predviđen službenim izvorima, također ga treba navesti (u zagradama napišite nakon punog imena).
Postoji nekoliko ispravnih metoda za smanjenje naziva organizacija: prvim slovima (tj. Dobiva se kratica poput znanstvenog instituta), početnim slovima (na primjer, može se dobiti Uralmash) ili drugom metodom odobrenom u službenim dokumentima tvrtke primatelja.
Ostale važne pojedinosti dokumenata su poštanska adresa, te brojevi telefona i faksa. Također se u službenim pismima obično navode bankovni podaci organizacija. Drugi važan element relevantnog dokumenta je datum koji odražava trenutak njegovog potpisivanja. Tada se potpisuje službeni papir, na njemu se stavlja žig tvrtke.
