Organizacijski i administrativni dokument: opis, vrste, zahtjevi i značajke

Organizacijski i administrativni dokumenti su skup akata koji se koriste u sferi upravljanja. Podijeljeni su u tri skupine. Razmotrimo ih detaljnije.

Organizacijski i administrativni dokumenti: klasifikacija

Tvrtka koristi u svojim djelatnostima razne lokalne akte. Sustav organizacijskih i upravnih dokumenata uključuje:

1. Informacije i referentni materijali. To uključuje prepisku (telegrami, pisma, itd.), Objašnjenje i memorandumi, akti, ugovori, pregledi, zaključci, reference i tako dalje.
2. Organizacijski dokumenti. Oni određuju pravni status i ključna područja djelovanja poduzeća, ustanove i strukturne jedinice. To uključuje pravila, povelje, osoblje, upute, propise itd.
3. Organizacijski dokumenti. Izrađuju različite zadatke kolegijalnih tijela i službenika. Uporedo s tim, ovi činovi djeluju kao način prenošenja pisanih naloga određenim pojedincima i podređenima. To uključuje odluke, odluke, naredbe, uredbe i tako dalje.

Gornji popis ne smatra se iscrpnim. Dokumenti o osoblju također su organizacijski i administrativni. To uključuje kartice, potvrde, izjave, specifikacije. Odvojite protokol. Ona kombinira značajke referentne informacije i administrativnog dokumenta.

Opća karakteristika

Svaki od gore navedenih djeluje kao nositelj određenih informacija. U skladu s tim, sadrži skup komponenti, čija se svrha ne može nazvati jednoznačnom. Neki elementi uključuju informacije koje odražavaju pojave u kojima se sastavljaju dokumenti. Ostale komponente sadrže podatke o samom činu, koji djeluju kao njegova obvezna svojstva. U svakom pojedinom poduzeću postupak u skladu s kojim se provodi organizacijska i administrativna dokumentacija određuje se u uputama za papirologiju. Tvrtka je razvijena samostalno, uzimajući u obzir zahtjeve zakona.

Sustav upravnih dokumenata

Takvi se akti bave ključnim administrativnim pitanjima. Administrativni dokument osigurava regulaciju i koordinaciju poduzeća, doprinosi provedbi zadataka koji se daju upravnim tijelima. Čelnici bilo koje tvrtke imaju pravo izdavati takve akte, bez obzira na njihov pravni status, sadržaj i prirodu djelatnosti, nadležnosti, strukturu i tako dalje. Administrativni dokument sadrži odluku koja ide odozgo: od upravnog tijela do podređenog, od direktora poduzeća do odjela i njihovih zaposlenika. Kroz takve akte provodi se funkcija vertikalne uprave.

Vrste djela

Prema postojećem zakonodavstvu, razlikuju se sljedeće vrste administrativnih dokumenata:

1. Upute, naredbe, upute. Mogu ih objaviti administrativni radnici poduzeća.
2. Rješenja. Ovi se akti donose u zadružnim društvima.
3. Nalozi i dekreti. Ti se dokumenti objavljuju u javnim organizacijama.

specifičnost

Odluke, odluke, naredbe donose se u svim slučajevima koji se tiču ​​potrebe izdavanja pojedinačnog ili regulatornog akta o ključnim pitanjima iz nadležnosti poduzeća.Za operativne zadatke izdaju se upute, naredbe. Također su potrebni za provođenje odluka, naredbi i uputa. U pravnom smislu sve se vrste administrativnih dokumenata smatraju pravnim aktima. Oni odražavaju specifične potrebe za energijom koje dolaze od subjekata vlasti. Njihova sigurnost leži u činjenici da se administrativnim dokumentima rješavaju problemi i problemi koji su nastali u oblasti uprave. Adrese su posebne institucije, dužnosnici, strukturne jedinice, obični zaposlenici. Naslovni dokument je pravna činjenica izazivajući nastanak specifičnih administrativno-pravnih odnosa.

teren

Po potrebi se donosi administrativni dokument:

1. Izvršiti objavljene regulatorne, zakonodavne ili druge akte viših struktura ili odluka samog poduzeća, prethodno odobrene.
2. Obavljati vlastitu upravljačku funkciju, zbog ciljeva i ciljeva tvrtke.

Priprema akata

Za regulatorne dokumente postoje određeni regulatorni zahtjevi. Postoje tri faze njihove pripreme:

1. Studija slučaja i razvoj projekata.
2. Odgovarajući.
3. Prijavljivanje.

struktura

U tekstu dokumenta u pravilu se razlikuju dva međusobno ovisna dijela: utvrdni i administrativni. Prvi djeluje kao uvod u bit problema koji se razmatra. Potrebno je opravdati razloge za pripremu dokumenta. Na primjer, ovdje se mogu navesti događaji, činjenice, može se prenijeti naredba više strukture, za čiju je provedbu odobren ovaj akt. U tom slučaju mogu se navesti referentni (pretraživački) podaci. Utvrđujući dio se ne smatra obveznim ako nema potrebe za pojašnjenjem razloga za usvajanje akta. Glavno semantičko opterećenje leži na administrativnom dijelu. Predstavlja se u obliku pripovijesti.

Značajke sastavljanja

Ovisno o vrsta dokumenta administrativni dio može započeti na različite načine. Na primjer, u kolegijalnom rješenju početak može biti: "Odlučuje". Na raspolaganju - "Nudim", a tim redoslijedom, - "naručim." Te su riječi ispisane velikim i malim slovima. Tako vizualno razdvajaju dijelove za izjave i administrativne dijelove. Te se riječi stavljaju u zasebni redak od lijeve granice. Sadržaj administrativnog dijela započinje s novim retkom. Ako tekst uključuje naznaku više izvođača ili radnji različitih vrsta, u njemu se koriste numerirani popisi. U svakom je stavku propisana odgovorna osoba, zadatak i vremensko razdoblje za njezinu provedbu. Nalozi u posljednjem odjeljku ukazuju na zaposlenika kojem je povjereno nadgledanje izvršenja dokumenta. Naloge i naredbe mora potpisati voditelj ili zamjenik ravnatelja. Akt stupa na snagu od trenutka kada je izvođač ovjeren ili upoznat s njim. U nekim slučajevima se termin navodi u samom dokumentu.

dodatno

Zajednički homogeni administrativni dokumenti više organizacija izdaju se u odgovarajućem obliku. Na primjer, to mogu biti narudžbe ili naredbe. Zajednički upravni akti tijela koja su ovlaštena za donošenje dokumenata različitih oblika odobravaju se kao opća odluka. Ima isti pravni učinak kao jedini. Autor akta utvrđuje oblik u kojem će se sadržaj priopćavati strukturnim jedinicama, podređenim poduzećima itd. Ako za to ne postoje naznake, organizacija će to pitanje riješiti sama.

Važna točka

Vlasnički list se može poništiti ili izmijeniti. U tu svrhu poduzeće mora usvojiti akt sam ili viša struktura.Ovaj je dokument ujedno i smjernica. Postupak mogu obustaviti ovlaštena tijela. Ako se nacrt dokumenta odnosi na interese drugih tvrtki, tada ih treba složiti. Ako postoje neslaganja, uz njega se prilažu komentari ili popratno pismo u kojem su navedeni.

ujedinjenje

Jedan od ključnih zadataka upravljanja uredom je pojednostavljenje rada s dokumentacijom, ubrzanje njihove izrade i pripreme. Izrada standarda značajno pridonosi ovom pitanju. Ključni zahtjevi za pripremu dokumentacije temelje se prvenstveno na zahtjevima GOST-a. Standardi daju opća pravila za strukturu akata, njihove obavezne pojedinosti. Ujednačenost u pripremi dokumenata doprinosi maksimalnoj jasnoći i tipkanju tekstova. U aktima se obvezni detalji u pravilu nalaze okomito. Tvrtka može koristiti uzdužnu verziju svojih uputa. Jedinstveni sustav organizacijske i administrativne dokumentacije ima međuresorni karakter.

zaključak

Organizacijska i administrativna dokumentacija, dakle, skup je akata kojima se utvrđuju odluke upravnih, upravljačkih pitanja, provedba interakcije, reguliranje i podrška radu strukturnih vlasti, dužnosnika, poduzeća, institucija. Unutar kompleksa postoje tri kategorije vrijednosnih papira. Među najčešćim organizacijskim i administrativnim dokumentima razlikuju se kadrovski popisi, pravila, naredbe, uredbe, naredbe, odluke, rješenja, ugovori. Oni također uključuju objašnjenja i memorandume, zaključke i drugo. Svaki dokument korišten u organizacijskom i administrativnom sustavu nosilac je određenih informacija. Uključuju različite elemente koji ih razlikuju jedan od drugog. U pravilu, pri izradi akata poduzeće se vodi državnim standardima, vladinim propisima, metodološkim preporukama i uputama industrije. Istodobno, organizacija može razviti vlastiti red, u skladu s kojim će se izrađivati ​​administrativni dokumenti uzimajući u obzir postojeće zahtjeve. Sastav detalja koji se koriste u pripremi i naknadnoj pripremi akata utvrđen je u GOST R 6.30-2003. Ovaj standard regulira jedinstveni sustav, određuje postupak dokumentacije. Uz to, specificirani GOST utvrđuje pravila za pisanje detalja, njihove sheme položaja, odvojeno označava one elemente koji bi se trebali koristiti u proizvodnji standardiziranih obrazaca.