Zbog činjenice da se u svakodnevnom životu stalno susrećemo s dokumentima na poslu i kod kuće, želimo im posvetiti daljnji razgovor. Otkrijmo što je dokument i koje vrste postoje.
Što je dokument?
Dokument je informacija snimljena na opipljivom mediju koja sadrži detalje koji omogućuju njegovu identifikaciju. Postoje i druge definicije ovog koncepta. Dakle, možemo reći da je dokument informacija koja se pohranjuje od strane pojedinaca i organizacija kao dokaz aktivnosti ili obveza.
Bit dokumenta
U osnovi, sve dostupne definicije dokumenta naglašavaju njegovu informacijsku prirodu (suštinu).
Zakon o "informacijama, informacijskim tehnologijama" kaže da su informacije informacije koje se pružaju, bez obzira na oblike i načine njihova podnošenja. A to znači da, prikazani u dokumentu, možemo spremiti i prenijeti dostupne podatke na druge osobe, a također ih upotrijebiti više puta.
Nosač dokumentirane informacije objekt je koji se koristi za pohranjivanje i osiguranje u zvučnom, govornom i vizualnom obliku.
Iz prethodnog možemo zaključiti da je dokument ujedno i neizostavni element internog rada bilo koje organizacije, institucije, tvrtke, što osigurava interakciju pojedinih jedinica. Doista, podaci su razlog za donošenje svih menadžerskih odluka, kao i dokaz o njihovoj provedbi i materijal za daljnje aktivnosti.
U sferi upravljanja dokument je radna stavka, jer se svaka donesena odluka bilježi u pisanom obliku.
Vanjski znakovi dokumenata su karakteristične značajke koje odražavaju njegovu veličinu i oblik, načine snimanja i elemente dizajna. Njegov autor može biti i fizička i pravna osoba. Svaki radni dokument, ako se pravilno izradi, ima pravnu snagu.
Pojedinosti o dokumentima
Papirologija je povezana s poštivanjem svih obaveznih elemenata koji se nazivaju rekviziti. To uključuje:
- naziv;
- primatelj;
- autor;
- datum;
- tekst;
- potpis;
- rezolucije;
- odobrenje i odobrenje.
Treba napomenuti da različiti dokumenti imaju potpuno različite detalje. Njihov broj ovisi o njegovim ciljevima i svrsi. Mnogi, na primjer, imaju ograničen broj detalja. Usput, ako je barem jedan od njih pogrešno naznačen, onda se dokument smatra nevažećim.
Računovodstvo dokumenata
Koji su dokumenti potrebni u radu? U području upravljanja organizacijom koriste se različiti oblici. Sve ovisi o tome gdje i u koju svrhu trebate predati dokumente.
Svi oni ne postoje sami, ali podliježu strogoj sistematizaciji. Drugim riječima, svaka tvrtka vodi evidenciju dokumentacije. To je prije svega potrebno kako bi se bilo kakva informacija uvijek lako i u pravom trenutku mogla pronaći.
Osobni i službeni dokumenti
Dokumenti imaju vlastitu klasifikaciju iz različitih razloga. Dakle, po podrijetlu su osobni i službeni.
- Osobni se stvaraju izvan radnog mjesta. To mogu biti dopisivanje, dnevnik, bilješke.
- Ali službeni su dokumenti organizacije, sastavljeni na određeni način i u utvrđenom obliku.
Ali u skupini službenih dokumenata razlikuju se osobni, primjerice: putovnica, diploma, potvrda, boravišna dozvola, radna knjižica.
Jasno je da službeni radovi uglavnom sudjeluju u klerikalnom radu, od kojih su većina dokumenti za upravljanje.Uz njihovu pomoć ostvaruju se upravljačke funkcije organizacije: planiranje, financiranje, kontrola, opskrba i računovodstvo. 
Klasifikacija dokumentacije
Prema načinu dokumentiranja informacija mogu biti različite prirode:
- pisanje;
- tekst;
- rukom;
- tipkanim slovima;
- elektronički;
- slikovno.
To može biti video, audio, dokument sa fotografijama, kao i bijeli i nacrt. Kao što vidite, postoji ogromna raznolikost od njih.
Koji su dokumenti potrebni upravljačko računovodstvo? Apsolutno sve. Mnogi od njih prisutni su u bilo kojoj organizaciji. Nemoguće je dobiti pomoću samo jedne vrste. Svi su oni potrebni ovisno o situaciji.
Dolazni, odlazni i interni dokumenti
Dolazni, odlazni dokumenti i interni - svi smo čuli za takvu klasifikaciju. Dakle, sveukupnost takvih radova tvori protok dokumenata cijele organizacije. Dolazni i odlazni vrijednosni papiri podliježu strogom računovodstvu. Bilježe se u odgovarajućim časopisima dolaznih i odlaznih prepiski.
Po broju postavljenih pitanja dokumenti su podijeljeni na jednostavne i složene. U prvom se postavlja samo jedno pitanje, a u drugima nekoliko.
Vrste ograničenja pristupa vrijednosnim papirima
Po dostupnosti papir se definira kao tajni, neklasificirani i za opću službenu upotrebu. Tajne su označene posebnim pečatom s potpisom. Za njihovu upotrebu je potrebno posebno dopuštenje. A za rad s drugim dokumentima nisu potrebna odstupanja. Namijenjeni su zaposlenicima organizacije.
Način predstavljanja teksta dokumenta
Način prezentacije dokumenti su podijeljeni kako slijedi:
- uzorak;
- sitotisak;
- pojedinac.
U pojedinačnim radovima prezentacija ide u svom stilu, kao da je sama od sebe. Zaslonski dokumenti izdaju se prema određenoj shemi koristeći skup standardnih izraza. Najčešća vrsta takvog rada je upitnik ili potvrda. U pravilu se tiskaju na gotove obrasce, u koje se zatim upisuju neki podaci.
Koji su dokumenti potrebni u svakodnevnom radu? Naravno, tipično. Izrađuju se na temelju određenog uzorka, a koriste se u sličnim situacijama. Izrađuju se predlošci koji se, ako je potrebno, uzimaju kao osnova, ubacujući samo dodatne informacije. Vrlo često morate sastaviti neke dokumente kako biste ih dobili, na primjer, u poreznoj službi ili u drugim slučajevima.
Vrste dokumenata o autentičnosti
Po vjerodostojnosti dokumenti su podijeljeni u originale, kopije i kopije. Jasno je da je original prva pojedinačna instanca. Potvrđena je vlažnim pečatom i potpisom.
Duplikat je duplikat originala, najčešće se izdaje nakon gubitka izvornog dokumenta, a ima i pravnu snagu. Ali što se tiče kopija, iako se u potpunosti podudaraju s originalom, one nemaju pravnu snagu.
Podjela dokumenata na razdoblje skladištenja i način prijenosa
Prema trajanju, dokumenti su podijeljeni na papire za trajno, privremeno (skladištenje do deset godina) i dugoročno skladištenje (više od deset godina).
I načinom prijenosa, telegramima, pismima, faksima i porukama (elektroničkim).
Što god rekli, dokumenti su čvrsto ušli u naš život. Svakodnevno se bavimo svim vrstama papira. I bez obzira na kojem području radimo, uvijek koristimo dokumente za primanje i prenošenje ove ili one informacije.
