Osobna učinkovitost glavna je tajna uspjeha u svim stvarima, a ovisi, između ostalog, i o sposobnosti ispravne raspodjele vremenskih resursa. Vremensko upravljanje podložno je znanstvenom proučavanju i planiranju. Postoje posebne tehnike koje vam omogućuju pravilno raspodjelu vremena tako da je dovoljno za sve.
Koncept upravljanja vremenom
Osoba pri rođenju dobiva jedinstven, nezamjenjiv resurs - vrijeme. Često o tome kako raspolaže, često ovisi o uspjehu osobe u poslu, njegovoj učinkovitosti. Upravljanje vremenom, odnosno upravljanje vremenom, je faza u više faza koja uključuje vještine planiranja, analize i organizacije procesa.
Ideja upravljanja vremenom uopće nije nova, čak je i u prvim godinama naše ere rimski filozof Seneca napisao da vrijeme zahtijeva poseban stav i formulirao prva pravila upravljanja vremenom: trebate voditi dnevnik vremena, trebate procijeniti koliko je vremena provedeno i kako Vremensko razdoblje bilo je zasićeno događajima. Kasnije su filozofi više puta razmišljali o tome kako zadržati tekuće vrijeme, iznijeli teorije i izmislili metode za svoju ekonomiju i racionalno trošenje.
Ali znanstveno pristup upravljanju ovaj se resurs pojavljuje tek na prijelazu iz 19. u 20. stoljeće. Frederick Taylor, američki inženjer, predložio je koncept upravljanja vremenom zaposlenika i povezao ovaj proces s motivacijom i postavljanjem ciljeva. Početkom 20. stoljeća ruski su znanstvenici stvorili čitavo polje zvano "znanstvena organizacija rada" i postavili ozbiljan temelj modernoj teoriji upravljanja vremenom. Izraz "upravljanje vremenom" pojavljuje se tek 70-ih godina 20. stoljeća, a početkom 21. stoljeća ova je industrija postala jedan od najvažnijih i dobro razvijenih dijelova upravljanja.
Vrste vremena
Da biste upravljali nečim, morate razumjeti suštinu objekta. Vrijeme je specifičan objekt upravljanja, da biste ga pravilno potrošili, vrijedno ga je podijeliti u vrste. Prva klasifikacija temelji se na konceptima rada i dokolice, a u tom se slučaju vrijeme dijeli na radno i slobodno vrijeme, odnosno besplatno. Upravljanje sezonama omogućava vam razlikovanje vrsta poput sezonskog vremena: vrijeme visokog i niskog trošenja sezone.
Privremeni resurs možete klasificirati i ovisno o aktivnosti kojoj je posvećen, a zatim se raspoređuju radno, osobno i socijalno vrijeme. Radnik se troši na obavljanje službenih dužnosti, planiranje, osobno uključuje slobodno vrijeme, obrazovanje, zabavu, a javnost se troši na obitelj, prijatelje, uspostavljanje različitih komunikacija. Kad je riječ o planiranju, obično se uzima u obzir radno vrijeme, mada je, naravno, potrebno primijeniti stečene vještine ekonomičnog trošenja vremena na sve njegove vrste.
Značajke upravljanja vremenom
Bilo koja uprava obavlja glavnu funkciju - to je racionalno korištenje resursa. Funkcije upravljanja vremenom su planiranje, distribucija i trošenje ovog neobnovljivog izvora. Upravljanje vremenom je neophodno kako bi se što učinkovitije iskoristila raspoloživa vremenska rezerva koja izravno utječe na produktivnost osobe ili zaposlenika. Glavne funkcije upravljanja vremenom su planiranje upotrebe vremena, organizacija procesa za korištenje vremena, praćenje poštivanja načela i utvrđivanje utrošenog vremena.
Prednosti upravljanja vremenom
Upravljanje vremenom daje niz pozitivnih rezultata.Da biste postigli uspjeh u bilo kojoj aktivnosti, morate naučiti kako pravilno provoditi svoje vrijeme. Osoba koja je savladala tehnologiju upravljanja vremenom prima sljedeće pogodnosti:
- brže i češće ostvaruje svoje ciljeve;
- on stvara okolnosti svog života i može ih kontrolirati;
- u stanju postići bilo koji cilj i uspjeh u bilo kojoj aktivnosti;
- manje nervoznih iskustava, jer u njegovom životu nema mjesta ispraznosti i žurbi;
- ima dovoljno vremena za samoobrazovanje i duhovni razvoj;
- ima plan akcije za svaki dan, postaje discipliniraniji i skupljeni;
- više odmara i zato se osjeća veselo i zdravo, ima više mogućnosti za komunikaciju s prijateljima i rodbinom, za satove hobija;
- produktivniji u radu;
- na kraju je osoba samouvjerenija i sretnija.
Struktura procesa upravljanja vremenom
Sustav upravljanja vremenom uključuje nekoliko osnovnih procesa:
- analiza - da biste se negdje preselili, morate znati što želite i koje resurse imate;
- strateško planiranje;
- izjava o ciljevima;
- taktičko i operativno planiranje;
- postizanje cilja;
- kontrola potrošnje resursa i postizanje cilja.
Postoje i drugi pristupi određivanju strukture upravljanja vremenom, razlikuje 4 područja formiranja znanja, vještina i navika, a uključuju:
- postavljanje ciljeva, savladavanje tehnika postavljanja ciljeva;
- sposobnost davanja prioriteta;
- sposobnost korištenja alata za planiranje i njihove kompetentne primjene;
- razvoj, konsolidacija i primjena vještina racionalnog korištenja vremena.
Vrste upravljanja vremenom
Kao i svako upravljanje, upravljanje vremenom se može podijeliti na strateško i operativno planiranje. Također se može podijeliti na vrste upravljanja ovim resursom prema vremenu: dugoročno i kratkotrajno, što u stvari duplicira prvu klasifikaciju.
Strateško planiranje povezano je s postizanjem dugoročnih, globalnih ciljeva, dok se vrijeme raspoređuje na godinu ili više. Povezano je s prognoziranjem, temeljenim na dubokoj analizi situacije.
Trenutno upravljanje vremenom povezano je s postizanjem ciljeva u kratkom roku: od mjeseca do šest mjeseci. On je ugrađen u strateški plan, ali obuhvaća samo njegov neposredni dio.
Operativna dodjela vremena povezana je s pripremom planova za tjedan i dan. Taktička raspodjela resursa povezana je sa stvarnom, trenutnom situacijom u kojoj okolnosti mogu biti ispravljene.
Opća načela upravljanja vremenom
Procesi upravljanja vremenom temelje se na glavnim načelima, a oni uključuju:
- Ispravna postavka cilja O tome ovisi njegova dosegljivost i motivacija da se to postigne. Postoje različite tehnike postavljanja ciljeva, najpoznatiji i najučinkovitiji je SMART model.
- Motivacija. Ušteda vremena treba biti svjesna i povezana s zadovoljavanjem nekih važnih potreba, jer u protivnom ne treba očekivati uspjeh u upravljanju vremenom.
- Uštede. Upravljanje vremenom je potrebno kako bi se smanjio ili smanjio vremenski deficit, povećala produktivnost u istim vremenskim razdobljima.
Metode upravljanja vremenom
Danas su poznate različite strategije i tehnike raspodjele i korištenja vremena. Najpoznatije metode upravljanja vremenom su sljedeće:
- Eisenhowerova matrica. Ova metoda sastoji se od popunjavanja matrice prema 4 karakteristike: važna, nevažna, hitna, ne-hitna. Svi se slučajevi za razdoblje planiranja vrednuju na ovoj skali i rangiraju za provedbu. Prije svega, provode se hitna i važna pitanja, manje hitna i važna pitanja odgađaju se u drugoj fazi, glavno je ne odgađati njihovu provedbu kako ne bi ušli u prvu kategoriju.Hitne i manje važne slučajeve treba prenositi na podređene kad god je to moguće, ne hitne i nevažne poslove ne smiju se gomilati, stoga ih treba delegirati ili ih uopće ne obavljati i isključiti iz planova.
- Piramida B. Franklina. Ovaj čvrsti model prvi put zahtijeva temeljitu pripremu, a zatim je jednostavan za upotrebu. Piramida se temelji na globalnim ciljevima i životu ljudske vrijednosti. Druga razina su dugoročni ciljevi za 10-20 godina. Treći je strateški plan, odluke o tome kako postići globalne ciljeve. Slijedi plan za godinu koja dolazi, a zatim kratkoročni. Gore je plan za dan. Takva bi se piramida trebala povremeno revidirati i ažurirati.
Postoje i druge tehnike upravljanja vremenom, ali sve se temelje na sposobnosti odvajanja važnog od nebitnog, vještini postavljanja ispravnih i ostvarivih ciljeva i motivaciji za uštedom vremena.
Upravljanje radnim vremenom: osnovne tehnike i pravila
Racionalna raspodjela radnog vremena najvažniji je zadatak ljudi koji teže povećanju svoje učinkovitosti. Metode upravljanja vremenom, upravljanje usmjereno na uklanjanje nedostatka radnog vremena. Stoga je izuzetno važno planirati radni dan na sljedećim principima:
- potrebno je pružiti mogućnost bilježenja vremena provedenog na raznim operacijama;
- tijekom pripreme plana 60% vremena treba posvetiti zakazanom radu, 20% nepredviđenim poslovima, 20% spontanim zadacima;
- potrebno je identificirati "vremenske sudope" i eliminirati ih što je moguće više;
- potrebu za rangiranjem radnih zadataka po hitnosti i važnosti;
- planiranje vremena treba biti sustavno, dosljedno i opravdano.
Za upravljanje vremenom u organizaciji često se koristi metoda ABC koja omogućuje klasificiranje resursa tvrtke prema stupnju važnosti. Građen je na tri principa:
- vođa obavlja najvažnije, na njih troši 15% svog vremena;
- zadaci srednjeg značaja delegirani su rukovoditeljima, dodjeljuju im se 20% radnog vremena;
- manje važni zadaci delegirani su izvođačima koji troše 65% svog vremena.
Upravljanje vremenom organizacije
Upravljanje vremenom u tvrtki način je uštede do 30% radnog vremena stručnjaka. Stoga se tome treba posvetiti dužna pažnja. Upravljanje vremenom u organizaciji pada na pleća menadžera koji izrađuju operativne i srednjoročne planove rada za izvođače. Danas postoji mnogo računalnih programa koji vam omogućuju planiranje radnog vremena zaposlenika, kao i praćenje provedbe zadataka i vremena provedenog. Na primjer, Toggl, Bitrix "Tim" i "Projekt". Postoje tri glavne strategije za upravljanje vremenom organizacije:
- Ubrzanje. Potrebno je minimalizirati vrijeme provedeno na izvođenje tipičnih, naročito ponavljajućih operacija.
- Akumulacija. Potrebno je utvrditi rezerve i prioritete u svakoj fazi proizvodnje, oblikovati rezervu vremena za obavljanje nepredviđenih zadataka.
- Redoslijed. Potrebno je primijeniti učinkovite sustave za planiranje i kontrolu utroška vremena.
Slobodno upravljanje vremenom
Svaka osoba uvijek osjeća nedostatak slobodnog vremena i treba ga pažljivo planirati kao radnika. Da biste to učinili, morate naučiti kako strogo odvojiti posao od slobodnog vremena, tako da ima vremena za vraćanje radne sposobnosti. Tijekom praznika morate se ograničiti na pozive i poruke na poslu kako biste se potpuno opustili. Kućni rad treba naučiti organizirati uz maksimalnu uštedu vremena. Potrebno je razviti vještinu za prepoznavanje najvažnijih zadataka, tako da ima dovoljno vremena ne samo za opuštanje, već i za samorazvoj. Također biste trebali naučiti napustiti male rutinske, beskorisne stvari, ostavljajući maksimalno vrijeme za postizanje prioritetnih ciljeva.
