Az orosz mindennapi életben megjelenik egy új angol „back office” szó. Mi ez? Milyen funkciókat lát el? Mely vállalatokban létezik? Próbáljuk megérteni részletesebben.
Hátsó iroda. Mi ez?
Ezek az egységek számos szervezetben léteznek. A back office egy olyan részleg vagy részleg, amely bizonyos funkciókat lát el. A rutinról, az adminisztrációról és a kiszolgálásról szól. A funkciók hagyományosan az információs technológiát (adminisztráció és támogató szolgáltatás), az emberi erőforrásokat és a könyvelést is magukban foglalják.
Egyes szervezetekben külön előírják a kiegészítő munkavonalakat, amelyeket a háttérirodanak elvégeznie kell. Mi ez? A részleg alkalmazottai gyakran foglalkoznak az eladások, a beszerzések, a készletlevelek és az archívum karbantartásával.
Ha ez a back office a bank részlege, akkor a funkciók magukban foglalják az elszámolási műveleteket, az aktuális készpénz-elszámolási szolgáltatásokat és így tovább.
Háttér iroda története
Az üzleti fejlődés kezdeti szakaszában a társaságok helyiségeinek elrendezése különleges volt. Az előtérben az úgynevezett front office volt elfoglalva. Ezt úgy tették meg, hogy az ügyfeleknek lehetősége volt gyorsan és egyszerűen megtalálni a megfelelő alkalmazottat. A vezetőség természetesen erőteljesen fektetett be ebbe a helyiségbe, drága javításokat, takarítást és bútorokat végezve. A front irodának kellett volna a lehető legjobb benyomást keltenie, mivel ez minden vállalat „arca”.
Munkatársainak is konzisztensnek kell lenniük a ruházat és a viselkedés stílusában. Ez minden társaság nyilvános oldala.
A háttérben a hátsó iroda hagyományosan található. Ez egy olyan hely, ahol maga a termelés történt, volt egy adminisztratív helyiségek rendszere, különféle osztályok, raktárak stb.
Ezért ezek a területek hagyományosan piszkosak, komorok és nem nagyon ápoltak. Ezeknek a helyiségeknek a kiszerelhetősége nem volt nagyon figyelhető, mivel az ügyfelek soha nem jelentek meg bennük. A munkavállalók megjelenésére természetesen nem vonatkoznak különös követelmények. Nagyobb figyelmet fordítottak a szakmai készségekre.
Az irodanek ez a két nagy részlegekre osztott, különböző funkciókat ellátó részlege jól bevált és máig fennáll.
A front office alkalmazottak gyönyörű „képet” hoznak létre a cég számára. Ugyanakkor a back-office munkatársaknak köszönhetően fejlődik és virágzik a cég. Miért? Vessen egy pillantást.
A back office jelentősége és jelentősége a vállalati fejlődés szempontjából
A gyakorlat azt mutatja, hogy mekkora szerepet játszik ez az egység a szervezet számára.
Először is, a back office segít fenntartani a cég hírnevét a rendkívül versenyképes környezetben. Természetesen, ha az alkalmazottak jól és egyértelműen látják el feladataikat. Valójában minden ügyfél számára a jó társaság fő kritériuma a minőségi szolgáltatás. A back-office alkalmazottaknak köszönhetően egy adott művelet teljes ciklusát végrehajtják.
Másodszor, a kockázatkezelést a háttériroda is végzi. Mit hoz ez a vállalatnak? A részleg alkalmazottai jelentéseket készítenek, adatokat és tényezőket választanak ki, és számításokat végeznek a vezetői döntések alapján. Ezért helyességük és pontosságuk nagyon fontos a vállalat jövője szempontjából. Az alkalmazottak rendkívül felelősségteljes munkát végeznek, jelentősen csökkentve a kockázatokat.
Harmadszor, a back office szolgáltatás új módszereket fejleszt a megtakarítás és a ésszerűsítési javaslatok. Természetesen az alkalmazottak közvetlenül nem keresnek pénzügyi forrásokat a vállalat számára. De közvetetten befolyásolhatják ezt a folyamatot.
Hát iroda a bankban
Működési számviteli egység. Munkájának köszönhetően a fő osztályok tevékenysége biztosított.
A háttériroda az értékpapírokkal kapcsolatos tranzakciók könyvelésével és nyilvántartásba vételével, a kötelezettségek és eszközök kezelésével, valamint az ügyfelekkel történő elszámolásokkal foglalkozik. De ez csak a jéghegy csúcsa.
A back office kölcsönfeldolgozási műveleteket végez. Ezenkívül az alkalmazottak gyakran számlanyitással, könyveléssel és kockázatkezeléssel is foglalkoznak.
Hátsó iroda. Az értékpapírpiacon történő ügylet dokumentális végrehajtása és támogatása
A bankokban a háttériroda gyakran több részleget tartalmaz. Különösen akkor, ha a szervezet nagyszámú tranzakciót hajt végre az értékpapírpiacon. Az alkalmazottak feladatai között szerepel az elektronikus és a dokumentumok feldolgozása, támogatása. Nézzünk részletesebben erre.
Először, a back-office alkalmazott vezeti a tranzakciók nyilvántartását, elkészíti az adott kibocsátó értékpapírjainak adásvételi szerződését.
Ezután az értékpapírok újbóli regisztrációjának folyamata. Ez a tulajdonjog átruházása. A folyamat elindításához a back-office alkalmazottnak átadási megbízást kell kiadnia, és legitimálnia kell az aktuális tranzakciót.
Az újraregisztráció és az igazoló dokumentum kézhezvétele után a munkavállaló ellenőrzi a végső elszámolási folyamatot.
A irodai alkalmazott nagyon nagy felelősséggel tartozik. Ha a papírmunkában van a legkisebb pontatlanság, akkor a tranzakciót érvénytelennek tekintik. Ennek eredményeként az ügyfél szenved, és a társaság súlyos veszteségeket szenved.
Ezenkívül a háttériroda elemző (belső) tranzakciókat folytat a szervezeti egységek között a pénzügyek újraelosztási rendszerében.
A kereskedelem területén az elmúlt években gyakran különféle automatizálási programokat használnak.
Kiskereskedelmi iroda
Egy vállalkozás megszervezésekor a menedzser számos problémával szembesül. Biztosítani kell a kereskedési szintet árukkal, automatizálni kell a raktár könyvelést a vállalkozásban, irányítani az árakat, kapcsolatba kell lépni a beszállítókkal és a fióktelepekkel.
Ezen és még sok más probléma megoldása érdekében, amint azt megjegyeztük, speciális programok vannak a háttérirodához.
A kiskereskedelmi rendszerben egy ilyen egység alkalmazottai segítenek az áruk érkezésének és kiadásának ellenőrzésében, a leírásban és a mozgatásban, újraértékelésben, visszaszolgáltatásban, készpénzben és banki műveletek munka kereskedelemmel felszerelt berendezésekkel.
A szoftvercsomagnak különböző konfigurációi lehetnek: nem élelmiszer-kiskereskedelem, kisbolt, kisbolt vagy szupermarket. Jelenleg van választás.
Hálózati back office
A hálózati kereskedelem fő tevékenységi területei:
- változtatások és kiegészítések széles árukínálatban;
- adatcsere az osztályok között;
- központi könyvelés;
- operatív jelentések beszerzése a fióktelepek működéséről stb.
A munka megkönnyítése és az iroda kölcsönös kapcsolatba lépésének biztosítása érdekében gyakran használják a back-office automatizált változatát. Ezek a programok lehetővé teszik a szervezet számára, hogy hatékonyabban és gyorsabban működjön.
Hát iroda vendéglátásban
A vendéglátó-ipari dolgozók munkája főként folyamatban lévő tevékenységek. Ezek hagyományosan a következőket tartalmazzák:
- rutin kötelező műveletek végrehajtása;
- áru- és raktári könyvelés vezetése;
- az ételek gyártásának ellenőrzési folyamata;
- adatgyűjtés és elemzés;
- jelentések készítése.
A szervezet méretétől és forgalmától függően a hátsó iroda a kereskedelemben általában háromtól tizenháromtól tizenötig működik.
Jelenleg, amint rámutattak, vannak olyan automatizált rendszerek, amelyek megkönnyítik az alkalmazottak által végrehajtandó műveletek végrehajtását. Ez természetesen pozitív pillanat a szervezet vezetője számára. De nem mindig a dolgozók számára. A gyakorlat azt mutatja, hogy a back-office munkát végző automatizált rendszerek megszerzése a személyzet csökkenését eredményezi.
