Mivel a mindennapi életben állandóan találkozunk dokumentumokkal munkahelyen és otthon, további beszélgetést akarunk szentelni nekik. Nézzük meg, mi a dokumentum és milyen típusok léteznek.
Mi az a dokumentum?
A dokumentum a kézzelfogható adathordozón rögzített információ, amelynek részletei lehetővé teszik annak azonosítását. Ennek a fogalomnak más definíciói is vannak. Tehát azt mondhatjuk, hogy egy dokumentum az egyének és szervezetek által a tevékenységek vagy kötelezettségek bizonyítékaként tárolt információ.
A dokumentum lényege
Alapvetően a dokumentum összes elérhető definíciója hangsúlyozza annak információs természetét (lényegét).
Az „Információról, az információs technológiáról” szóló törvény kimondja, hogy az információ a szolgáltatott információ, függetlenül annak benyújtásának formájától és módjától. És ez azt jelenti, hogy miután megjelenik a dokumentumban, elmenthetjük és átadhatjuk a rendelkezésre álló információkat más személyeknek, és ismételten felhasználhatjuk azokat.
A dokumentált információk hordozója egy objektum, amelyet hang, beszéd és vizuális formában tárolnak és rögzítenek.
A fentiekből azt a következtetést vonhatjuk le, hogy a dokumentum minden szervezet, intézmény, vállalat belső munkájának elengedhetetlen eleme, amely biztosítja az egyes egységek kölcsönhatását. Valójában az információk adják az összes vezetői döntés meghozatalát, igazolják azok végrehajtását és a további tevékenységekhez szükséges anyagokat.
A menedzsment területén a dokumentum munkacikk, mivel a meghozott döntéseket írásban rögzítik.
A dokumentumok külső jelei olyan jellemzők, amelyek tükrözik a dokumentum méretét és formáját, a rögzítési módszereket és a tervezési elemeket. A szerző lehet mind természetes, mind jogi személy. Bármely munkadokumentum megfelelő végrehajtása esetén törvényes erővel bír.
A dokumentumok részletei
A papírmunka az összes kötelező elem betartásával jár, amelyet rekvizitának hívnak. Ide tartoznak:
- neve;
- címzett;
- a szerző;
- dátum;
- szöveg;
- aláírás;
- megoldása;
- jóváhagyás és jóváhagyás.
Meg kell jegyezni, hogy a különféle dokumentumok teljesen eltérő részleteket tartalmaznak. Számuk céljaitól és céljától függ. Például sokuk korlátozott számú részlettel rendelkezik. Egyébként, ha legalább egyet hibásan jelölnek meg, akkor a dokumentum érvénytelennek tekinthető.
Dokumentum könyvelés
Milyen dokumentumok szükségesek a műben? A szervezetmenedzsment területén számos formát használnak. Minden attól függ, hogy hol és milyen célból kell benyújtania a dokumentumokat.
Mindegyikük nem létezik önmagában, hanem szigorú rendszerezés alá esik. Más szavakkal: bármely társaság nyilvántartást vezet a dokumentációról. Ez elsősorban azért szükséges, hogy bármilyen információ mindig könnyen és megfelelő időben megtalálható legyen.
Személyes és hivatalos dokumentumok
A dokumentumok különféle okokból saját besorolással rendelkeznek. Tehát származásuk szerint személyesek és hivatalosak.
- A személyeseket a munkahelyen kívül hozzák létre. Lehet levelezés, napló, jegyzetek.
- De a hivatalos dokumentumok a szervezet dokumentumai, amelyeket meghatározott módon és a kialakított formában készítenek.
De a hivatalos dokumentumok csoportjában megkülönböztetik a személyes dokumentumokat, például: útlevél, oklevél, igazolás, tartózkodási engedély, munkafüzet.
Nyilvánvaló, hogy a hivatalos papírok elsősorban az irodai munkában vesznek részt, amelyek többsége irányítási dokumentumok.Segítségükkel megvalósulnak a szervezet vezetési funkciói: tervezés, finanszírozás, ellenőrzés, ellátás és számvitel. 
Dokumentációs osztályozás
Az információ dokumentálásának módja szerint eltérő természetű lehet:
- írásban;
- szöveg;
- kézírásos;
- gépelt;
- elektronikus;
- képi.
Ez lehet video-, audio-, fotódokumentum, valamint fehér és vázlatos. Mint láthatja, óriási változatosság létezik.
Milyen dokumentumokra van szükség vezetői számvitel? Abszolút minden. Sokan jelen vannak bármely szervezetben. Egy faj használatával lehetetlen megszerezni. A helyzet függvényében mindegyikre szükségük van.
Bejövő, kimenő és belső dokumentumok
Bejövő, kimenő dokumentumok és belső - mindannyian hallottunk ilyen besorolásáról. Tehát az ilyen papírok összessége képezi a teljes szervezet dokumentumfolyamatát. A bejövő és kimenő értékpapírokat szigorúan kell elszámolni. Ezeket a bejövő és kimenő levelek megfelelő naplóiban rögzítik.
A felvetett kérdések száma szerint a dokumentumokat egyszerű és összetett részekre osztják. Az elsőben csak egy kérdést vetnek fel, a többiben többet.
Az értékpapírokhoz való hozzáférés korlátozásának típusai
Rendelkezésre állásuk szerint a papírt titkosnak, nem osztályozottnak és általános hivatalos felhasználásra határozzák meg. A titkot speciális aláírási bélyegzővel látják el. Használatukhoz külön engedély szükséges. Más dokumentumokkal végzett munkához nem szükséges tűréshatárok. A szervezet alkalmazottainak szánták őket.
A dokumentum szövegének módja
A bemutatási módszer szerint a dokumentumokat a következőképpen kell felosztani:
- mintában;
- szitanyomás;
- egyén.
Az egyes iratokban a prezentáció saját stílusában megy végbe, mintha önmagától lenne. A képernyő-dokumentumokat egy bizonyos séma szerint állítják ki, szabványos mondatok felhasználásával. Az ilyen papír leggyakoribb típusa egy kérdőív vagy igazolás. Általában kész nyomtatványokra nyomtatják ki őket, amelyek bizonyos adatokat beírnak.
Milyen dokumentumok szükségesek a napi munkához? Természetesen, tipikus. Ezeket egy adott minta alapján állítják össze, és hasonló helyzetekben használják. Készülnek olyan sablonok, amelyeket szükség esetén alapul vesznek, és csak kiegészítő információkat szúrnak be. Nagyon gyakran el kell készíteni egyes dokumentumokat, hogy másokat megszerezzenek, például adószolgálatban vagy más esetekben.
A hitelességi okmányok típusai
A hitelesség alapján a dokumentumokat eredetire, másolatra és másolatra osztják. Nyilvánvaló, hogy az eredeti példány az első. Ezt nedves pecséttel és aláírással igazolják.
A másolat az eredeti másodpéldánya, leggyakrabban az eredeti dokumentum elvesztésekor adják ki, és jogi erővel is rendelkezik. De ami a példányokat illeti, noha egyértelműen egybeesnek az eredetivel, nincs jogi erő.
A dokumentumok megosztása a tárolási időszak és az átadás módja szerint
Eltarthatósági idő szerint a dokumentumokat meg lehet osztani állandó, ideiglenes (eltarthatósági idő tíz évig) és hosszú távú tárolásra (több mint tíz év).
És továbbítás útján táviratokra, levelekre, faxokra és üzenetekre (elektronikus).
Bármit is mondasz, a dokumentumok szorosan bekerültek az életünkbe. Minden nap mindenféle papírral foglalkozunk. És nem számít, milyen területen dolgozunk, mindig dokumentumokat használunk ennek vagy az információnak a fogadására és továbbítására.
