A dokumentumok típusai. Dokumentum: koncepció és típusok

A dokumentum egy kézzelfogható tárgy, amely bizonyos információkat tartalmaz. A szó latin gyökerei vannak, és azt fordítja: "bizonyíték, minta, bizonyíték". Vizsgáljuk meg tovább, hogy milyen típusú dokumentumok vannak.

terminológia

A jogszabályok egy dokumentum meghatározását tartalmazzák. Ennek megfelelően ez egy lényeges információs eszköz, amelyet benne rögzítenek szöveg, kép, hangfelvétel vagy ezek kombinációja formájában. Szinte minden dokumentumtípusnak megvannak a saját adatai. Ezen elemek alapján meg tudja határozni az adathordozót. Információk továbbítására szolgál térben és időben a tároláshoz és az azt követő felhasználáshoz. Ez a meghatározás a dokumentumot szűk értelemben jellemzi. Tág értelemben különféle objektumok működhetnek ilyen adathordozóként. Például a dokumentumokat könyveknek, szobroknak és így tovább tekinthetjük.

Főbb jellemzők

Jelenleg különféle típusú dokumentumok léteznek. Mindegyiknek megvan a saját sajátosságai, megkülönböztető jellemzői. Mindazonáltal mindegyiket egyetlen cél egyesíti - bármilyen információ továbbítására használják őket. A legfontosabb információhordozókat polgári okmányoknak tekintik. Tanúsítványként járnak el, hogy azonosítsák az egyik vagy a másik személyt, jelezve, hogy valamelyik társuláshoz tartoznak, vagy hogy képesek egy vagy másik tevékenységet folytatni. Az információs rendszerekben egyrészt a dokumentumot mint anyagi objektumot tulajdonságainak (részletek, attribútumok) értékeinek komplexe jellemzi, azaz metaadatait. Ezzel együtt leírja a benne található és rögzített információ tartalmát. Ez általában indexek vagy kódok segítségével történik. Például az orvosok bizonyos orvosi dokumentumok kitöltésekor a kód helyett szavakat használnak.

Irodai munka

Különböző típusú dokumentumok vonatkozhatnak egy kérdésre. Bizonyos esetekben a velük végzett munka egyszerűsítése érdekében egyesítik őket. Egy adott témára elkülönített médiagyűjteményt dokumentációnak hívnak. A létrehozás és tervezés során az információkat rögzítik. Ezt bizonyos szabályok szerint hajtják végre. Ez különösen igaz azokra az esetekre, amikor a vállalkozás dokumentumai készülnek. A szervezetnek rendelkeznie kell egy olyan személyvel, aki információkat tárol a médián. Bármely, beleértve a társaság általános dokumentumait is, forrásként szolgál ennek vagy ennek az információnak.

Ha nem tartják be a megállapított szabályokat, akkor a fontos információk elveszhetnek. A dokumentáció során figyelembe kell venni a meglévő jogszabályi előírásokat, meg kell felelni az információk összeállítására és feldolgozására vonatkozó nemzeti követelményeknek. A követelmények teljesebb végrehajtása érdekében külön utasításokat és szabályokat bocsátanak ki, és meghatározzák az irodai munka eljárását. Tehát a számviteli dokumentumokat a PBU szerint hajtják végre. Ez a szabály meghatározza a tartalmi jelentések alapvető követelményeit. A munka egyszerűsítése érdekében a kormány szintjén jóváhagyott dokumentumok formáit használják. Használata kötelező minden, a különböző területeken működő szervezet számára.

Dokumentum osztályok

Az ezen vagy az információ összes hordozója különféle jelek szerint felosztható. Tehát származásuk alapján megkülönböztetjük a személyes és a hivatalos dokumentumokat. Az első olyan adathordozót tartalmaz, amelyet egy személy a szakmai tevékenységén kívül hozott létre. A személyes dokumentumok magukban foglalják a leveleket, naplókat, emlékezeteket és így tovább. Mindegyik egy személy magánéletének része.A hivatalos dokumentumok azok, amelyeket egyén vagy jogi személy a megfelelő módon állít össze, készít és tanúsít.

Ebben a kategóriában a személyes adathordozók csoportját különböztetik meg. Ezek között szerepelnek különösen olyan dokumentumok, amelyek lehetővé teszik a személy azonosítását (tartózkodási engedély, útlevél), igazolják képzettségüket és szakterületüket (igazolás, diploma), szolgálati idő és így tovább. Az irodai szolgáltatások általában hivatalos adathordozókkal működnek. Legtöbbjük menedzsmenttel kapcsolatos. Ezeket olyan funkciók és feladatok végrehajtására hozták létre, mint a tervezés, finanszírozás, számvitel (számviteli dokumentumok), beszerzés, ellenőrzés és így tovább. A vállalat jelenlegi tevékenységeiben szolgáltatási médiumokat használnak.

Kategóriák módszer szerint

Az információk rögzítésének módjától függően a következő dokumentumokat osztják el:

• Írásban. Ez egy szöveges adathordozó, amelyben az információkat különféle típusú betűk rögzítik.
• Kézírás. Az információt kézzel írják be egy ilyen dokumentumba.
• Szöveg. Az ilyen adathordozókon bármilyen hangfelvételi vagy író rendszerrel rögzített hanginformáció található.
• Elektronikus. Ezeket a dokumentumokat számítógéppel hozzák létre.
• Írógépet. Az ilyen adathordozókra írásbeli jelzéseket alkalmaznak technikai eszközökkel.
• Képi. Az e kategóriába tartozó dokumentumok egy objektum illusztrálásával illusztrálják az információkat.
• Fényképészeti - fényérzékelőkkel készített.
• Mozgókép - audiovizuális vagy vizuális dokumentumok.

A vállalatok vezetésében olyan szöveges információhordozókat használnak, amelyeket gépi vagy kéziratos, valamint elektronikus úton hoznak létre. Irodai szolgáltatások végzik feldolgozását és tárolását. A dokumentumok lehetnek:

• Belov. Az ilyen dokumentumokban a szöveget javítások vagy javítások nélkül írják, vagy egy másik adathordozóról továbbítják.
• Chernoff. Ezek a dokumentumok a szerkesztő vagy a szerző munkáját tükrözik a szövegben.

Az irányító berendezéssel szembeni hozzáállásuktól függően a szervezetek különbséget tesznek a bejövő, a belső és a kimenő adathordozók között. Általában saját sorozatszámmal rendelkeznek.

Tartalmi és hozzáférési korlátozások

A kérdések számától függően a szöveg lefedi az egyszerű és összetett dokumentumokat. Az elsők között szerepel például nyilatkozatok, levelek stb. Szövegeik egy kérdést vetnek fel. Az összetett dokumentumokat egyszerre több tisztviselőhöz, szerkezeti osztályhoz, intézményhez is el lehet küldeni. Ide tartoznak különösen a határozatok, döntések, utasítások, utasítások és mások. Néhányat jogi okmányként használnak.

Például a szervezet helyi szabályozási aktusai - utasítások, utasítások. Közöttük vannak műszaki dokumentumok. Például lehetnek rendeletek, szabványok, utasítások és így tovább. A hozzáférési korlátozásoktól függően a dokumentumok osztályozhatatlanok lehetnek, titkosak és hivatalos használatra. Ez utóbbi szükség esetén szabadon felhasználható a vállalat alkalmazottai számára. Titkos dokumentumokkal történő munkavégzéshez külön engedély szükséges. Használatukat a megállapított szabályok szerint hajtják végre. Ezek közül sokat jogi dokumentumként is használnak. A titkos és a hivatalos adathordozókat a megfelelő bélyegek jelzik.

A bemutató módja

E kritérium szerint a dokumentumokat fel kell osztani:

• mintában;
• szitanyomás;
• egyén.

Az utóbbiban a tartalmat összekapcsolt szöveg formájában mutatják be. Az egyes dokumentumok szerzője (fordító, végrehajtó) egy vagy több kérdéssel kapcsolatos eredeti nyilatkozatot készít egy adott menedzsment feladat elvégzéséhez. Az ilyen média irodalmi szöveg. A képernyődokumentumokat megkülönbözteti a formalizált bemutatás.Előre elkészített kifejezéseket vagy ismétlődő szövegek egyes részeit használják, és hiányoznak a változó információk bevezetése. Az ilyen dokumentumok leggyakoribb típusai között szerepel egy igazolás vagy kérdőív.

A változó információk általában kézzel illeszkednek hozzájuk. Az állandó információkért külön dokumentumok vannak. Például lehet köszönőlevelek nyilatkozatok és így tovább. A mintadokumentumok felhasználják az ismétlődő információk rögzítésére. A szövegek modellezve vannak. Például lehet jogi dokumentumok (megállapodások, szerződések), utasítások, szabályok és így tovább. A papírmunkában a gépelési módszert használják a szövegek - minták (szabványok) - összeállításához. Ezek alapján bizonyos dokumentumok már készülnek. A mintaszöveget modellnek nevezzük. Ezt követően a hasonló tartalmú szövegek kerülnek felsorolásra az alapján.

A hitelesség foka

A dokumentumok lehetnek eredeti példányok és másolatok. Az eredetiket egyetlen vagy első példánynak hívják. Ezek általában jogi dokumentumok, amelyeket a felhatalmazott személy aláírása, a jóváhagyási pecsét, a pecsét pecsétje és a regisztrációs index igazol. Az eredeti, hibátlanul, hitelességét megerősítő információkat tartalmaz. Tehát a jogi dokumentumok például információkat tartalmaznak a szerzőről, a létrehozás helyéről és idejéről. A másolatot másolatnak hívják. Az ilyen dokumentumnak jogi hatálya is van. Másolatok kerülnek kiadásra, amikor az eredeti elveszik. Például a munkafüzet elvesztése esetén a munkáltató köteles kiadni a munkavállaló számára egy másolatot. A másolat részben vagy egészben reprodukálja az eredeti információit. Az ilyen dokumentumnak nincs jogi hatálya. Egy másolatot megkap, ha a vonatkozó részleteket rá alkalmazza. Például a közjegyző által hitelesített meghatalmazás másolata rendelkezik törvényes erővel.

Egyéb kritériumok

Attól függően, hogy mennyi ideig tartózkodik az információs média az intézményben, állandó kiosztással, ideiglenes (legfeljebb tíz évig) és hosszú távú (több mint 10 évig) tároló dokumentumokat osztanak ki. Ezeket az időszakokat a Szövetségi Archívum állapítja meg, és rögzítik a megfelelő listákban. Az átviteli módtól függően megkülönböztetik:

• Telefonos üzenetek.
• Telexes.
• E-mail üzenetek.
• Táviratok.
• Letters.
• Fax üzenetek.

Néhány átvitelhez irodai felszerelést (például faxot) használnak.

Média hozzárendelés

A dokumentumok, miután megjelenítették (rögzítették) ezt vagy az információt, így felhalmozódásuk és megőrzésük biztosítja az átadási lehetőséget az érdekelt személyek számára, újrahasználatot. Az információhordozókat egy szervezet, intézmény, vállalat belső struktúrájának egyik alapvető elemének tekintik, amelyen keresztül az egységek kölcsönhatása biztosított. Ezen vagy az információ alapján különféle döntéseket hoznak. Az információ bizonyítékként szolgál a megrendelések végrehajtására, az általánosítások forrására, referenciaanyagokra és keresési tevékenységekre. A vezetői munkában szereplő dokumentum egyúttal a munka tárgya és eredménye is, mivel a meghozott döntést rögzítik, rögzítik benne. A tisztviselők feladata az információhordozók biztonságának, időben történő kézbesítésének és kiadásának figyelemmel kísérése. Ha a munka papír vagy elektronikus dokumentumokra vonatkozik, akkor a szakembereknek a kidolgozásuk során be kell tartaniuk a meghatározott követelményeket.

Főbb jellemzők

A dokumentum külső paraméterei közé tartoznak azok, amelyek tükrözik annak méretét és formáját, a rögzítési módszert, valamint a tervezési elemeket. A szerző az a jogi személy vagy személy, aki a szöveget alkotta. A dokumentum több elemet tartalmaz, amelyeket rekvizitának hívnak. Ide tartoznak különösen:

• A név.
• Címzett.
• A szerző.
• A dátum.
• Szöveg.
• Felbontás.
• Aláírását.
• A jóváhagyás, jóváhagyás bélyegzője és így tovább.

A különböző dokumentumok különböző részleteket használnak. Néhányuknak korlátozott számú szükséges eleme van. A részletek száma a létrehozás céljától, céljától, a dokumentum formájára és tartalmára vonatkozó követelményektől, valamint az információk rögzítésének módjától függ.

forma

Ez egy részlet. Az a forma, amelyet egy adott számára használnak dokumentum típusa (megrendeléseket, megrendeléseket) szabványnak nevezzük. Jellemzője egy bizonyos részlet, amelyek szigorúan vannak elrendezve.

Például a jelentkezési lap tartalmazza: címzettet, szerzőt, a dokumentum címét, szöveget, személyes aláírást, dátumot. Egy adathordozó egyetlen példánynak tekinthető. A szervezet tevékenységeit azonban dokumentálják és rögzítik számos dokumentum komplexumában. Ők vagy csoportjaik bizonyos módon kölcsönhatásba lépnek, és megfelelnek a vezetői funkcióknak. Az információhordozók összessége, amelyek névvel, céllal, jellemzőkkel, terjesztési terjedelemmel, valamint kialakításuk egységes követelményeivel vannak összekapcsolva, dokumentációs rendszert alkotnak. Jelenleg a vállalatok üzleti forgalmában a hivatalos információkat papíron és elektronikus médián helyezik el.