Az orosz társaságok, kormányzati ügynökségek, vállalkozók és más jogi személyek rendszeresen hivatalos dokumentumokat használnak a kommunikáció során. A szervezetek és az egyének helyes interakciójának legfontosabb szempontja a részletek használata. Listáját az orosz törvény határozza meg. A dokumentumok követelményei - ez a vállalkozások, hatóságok által közzétett vagy az egyének által összeállított hivatalos források legfontosabb tulajdonsága bármilyen struktúrával való kapcsolatfelvétel során. Milyen jellemzők vannak velük való együttműködésben?
meghatározás
A dokumentumok követelményei a különféle információforrások vizuális tervezésének kötelező elemei, amelyeket általában nyomtatott formában, papíron hagynak jóvá, állami, ipari vagy vállalati szabványok szintjén jóváhagyva.
A szervezeti és adminisztratív kategóriába tartozó dokumentációt a GOST R 6.30-2003 szabvány szerint állítják össze. Ez a szabványforrás egységes kritériumokat tartalmaz, amelyeket kötelező használni a dokumentumok cseréje során, orosz vállalkozások, hatóságok és más hivatalos státusú intézmények részvételével.
Vegye figyelembe a megadott állami szabvány által meghatározott dokumentumok legfontosabb részleteit.
Alapvető részletek a GOST szerint: az Orosz Föderáció címere
Számos hivatalos dokumentumnak tartalmaznia kell Oroszország címerét. Ez az állapotszimbólum három változatban ábrázolható: többszínű a heraldikai pajzson, egyszínű - hasonló elemmel vagy anélkül. Az Orosz Föderáció többszínű címerét a szövetségi alkotmányos törvények és szövetségi törvények, az elnök, a kormány és a szövetségi közgyűlés által kiadott rendelkezéseket tartalmazó dokumentumokon kell elhelyezni.
Az Orosz Föderáció egyszínű címerét heraldikai pajzs nélkül kell elhelyezni a közzétett dokumentumokon:
- Állami titoktartó osztályközi bizottság;
- szövetségi bíróságok;
- az ügyészség;
- A nyomozó bizottság és más hasonló profilú testületek.
Az Orosz Föderáció emblémáját használják elemként a levelekben és más dokumentumokban.
Az Orosz Föderáció és az önkormányzatok címere
Az Orosz Föderáció alapító szerveiben elfogadott dokumentumok részletei magukban foglalják a régió saját emblémáját. Az elhelyezés szabályait egy adott témában elfogadott normatív aktusok szabályozzák. Ezenkívül regionális szinten jóvá lehet hagyni az Orosz Föderáció címerének egyes papírokra való felhelyezésére vonatkozó szabályokat. Az önkormányzati területek szintjén kiadott okmányok részletei tartalmazhatják a város és más település vagy település emblémáját. Az attribútum elhelyezésére vonatkozó szabályokat a helyi hatóságok által elfogadott szabályozási aktusok határozzák meg.
védjegy
A dokumentumok adatainak regisztrálása a szervezetekben embléma vagy védjegy felhasználását vonhatja maga után. Az ilyen elemeket a társaságok alapszabályának megfelelően helyezik el. Ezenkívül a jelvényt a dokumentumokon nem helyezik el egyidejűleg az Orosz Föderáció, az Orosz Föderációt alkotó egység vagy egy önkormányzat emblémájával. A védjegyek tartalmazhatnak szavakat és képeket. A megfelelő kellékek színe bármilyen lehet.
Szervezet kódja
A vállalkozások egész orosz osztályozásával összhangban a dokumentum kódja lehet egy szervezeti kód is. Ez az információ általában referenciafunkcióként szolgál. A fő dokumentum, amelynek struktúrájában létezik egy szervezeti kód, egy levél.
BIN
A legtöbb esetben a szervezet elsődleges dokumentumainak részleteit az OGRN struktúrába kell foglalni. Betűkkel ez az elem szerepel a szervezet háttérinformációinak részeként. A PSRN-t a vállalati levélpapírok kiadásakor is használják. A vállalkozók számára hasonló attribútum van - OGRN IP. Elsősorban ugyanazon célokra használják, mint a jogi elem részvételével a dokumentumfolyamat megfelelő elemét.
TIN és PPC
Ezeket az adatokat, a PSRN-rel együtt, leggyakrabban az elsődleges dokumentációban, valamint a szervezet alkalmazottai által kidolgozott levélpapírokban használják. PPC - a jogi személyekre jellemző elem. Az egyéni vállalkozók nem használnak ilyen kellékeket.
Dokumentum űrlap kódja
A kezelési dokumentáció orosz osztályozóval összhangban az űrlapkódnak jelen kell lennie a különféle források részletszerkezetében. Ez az elem elsősorban az elektronikus csatornákon történő fájlátvitel optimalizálására szolgál.
Cég neve
A dokumentum kötelező részletei tartalmazzák a szervezet nevét. Fontos, hogy összhangban álljon a társaság alapító okiratain feltüntetettekkel. Az űrlapoknak tartalmazniuk kell a cég teljes nevét. A rövidítés egymás mellett helyezhető el (mögötte vagy mögött).
Referencia információk
A dokumentumok részleteinek következő eleme - referenciainformációk a társaságról. Felépítésükbe beletartozik egy postai cím, telefonszám és egyéb információ, amelyet a vállalat szükségesnek tart. Ezenkívül rendszerint a szervezet kódját, a PSRN-t, a TIN-t és a KPP-t is csatolták.
Dokumentumtípus neve
A dokumentumot típus szerint kell osztályozni. A faj megfelelő nevét rögzítik a társaság alapszabályában. Ennek meg kell felelnie az OKUD-ban foglalt kritériumoknak is. A kérdéses cikk általában az űrlapokon van rögzítve. Betűk esetében ez az attribútum (a dokumentum neve) nem jellemző. Nagybetűkkel írják.
A dokumentum dátuma
A következő fontos attribútum a dokumentum dátuma. Ennek tükröznie kell a megfelelő forrás létrehozásának vagy például az aláírásának idejét. A dátumot az a személy bélyegzi, aki jogosult a dokumentum aláírására, vagy a vonatkozó források cseréjéért felelős szervezet belső szolgálata. Bizonyos esetekben a dátumot a dokumentum kezdeményezője lepecsételheti.
Regisztrációs szám
A regisztrációs szám (index) olyan követelmény, amelyet rögzítenek a forrás osztályozásának megkönnyítése érdekében a szervezet belső nyilvántartásaiban és archívumában, valamint egy azonosítót a más vállalatokkal folytatott munkafolyamat során. A szükséges felszerelés szabályait a társaság által jóváhagyott adminisztratív források tükrözik.
Ezenkívül bizonyos esetekben a kérdéses elemet ki lehet egészíteni egy hivatkozással, amely valójában tartalmazza a regisztrációs számot, valamint a választ igénylő dokumentum dátumát. Vagyis ezt az attribútumot gyakran használják olyan levelekben, amelyeket a társasághoz intézett fellebbezésekre válaszul készítenek.
Az összeállítás helye
Bizonyos esetekben meg lehet adni a dokumentum összeállításának helyét. Például, ha más részletek alapján határozza meg, nehéz. De ha a fordítás helye már a dokumentum más elemeiben meg van jelölve, akkor nem szükséges a megfelelő kellékeket belefoglalni a forrásszerkezetbe.
címzett
A következő jelentős tulajdonság a címzett. Azt jelzi, hogy szükség van-e dokumentum küldésére egy adott személyre szerkezeti egység Megfelelő cég. A címzett emellett tisztviselő vagy állampolgár is lehet.
griff jóváhagyás
A forrás jóváhagyási pecsétjét szükség lehet. Ez az attribútum normatív karaktert adhat a dokumentumnak.Például egy társaság igazgatója használhatja az „Én megerősíthetem” típusú bélyegzőt, amely után a forrásban szereplő rendelkezések kötelezővé válnak a vállalat alkalmazottai számára.
felbontás
Egy másik érdekes tulajdonság a felbontás. Akkor aktiválódik, ha egy tisztviselő, mint például a cég igazgatója, a dokumentumban szereplő információk érdeme alapján döntést akar hozni. Ez a követelmény tartalmazza a teljes nevet, a megrendelés tartalmát, a kitöltés határidejét, az aláírást és a dátumot. A megbízás végrehajtóit meg lehet jelölni.
header
Egyes dokumentumok címsort használnak. Célja a forrásban található információk rövid összefoglalása. Valójában korrelálnia kell a dokumentum nevével. Példa címsor: „A tanúsító bizottság felállításáról szóló rendelet”.
Ellenőrző jel
Bizonyos esetekben a dokumentum ilyen kellékeket igényel, mint egy ellenőrző jel. Ez az elem azt jelzi, hogy a forrást a vállalat illetékes struktúrája elfogadja, és folyamatban van a munka. Ez az attribútum általában úgy néz ki, mint egy bélyegző a "control" szóval.
A dokumentum szövege
Valószínűleg a dokumentum legfontosabb követelménye. Ez tükrözi a papíron továbbított információk lényegét. Általában oroszul vagy olyan nyelven állítják össze, amely hivatalos státusszal rendelkezik az Orosz Föderáció témájában. A szöveg táblázatokat és különféle formázási elemeket tartalmazhat.
A szöveg szerkezetét általában két részből állják: az első a dokumentum elküldésének okait és céljait tükrözi, a második a fellebbezés, kérelem, ajánlás stb. Fő gondolatát tükrözi. Egyes esetekben megengedett a megfelelő attribútum szerkezetének csak a második részét használni.
Alkalmazási jel
Előfordul, hogy a dokumentum szövegében problematikus az összes szükséges adat megjelenítése. Ebben az esetben a forrást alkalmazások egészíthetik ki. Ezt a tényt a megfelelő kellékeken keresztül meg kell jeleníteni a dokumentumon. Hogyan lehet a szóban forgó jelölést beépíteni a forrásszerkezetbe? Általános szabály, hogy a következőt írják: „Alkalmazás ilyen és ilyen számú lapon ilyen és ilyen mennyiségű példányban”. Egyes esetekben szükség lehet a kérelmet tartalmazó dokumentum nevének feltüntetésére.
aláírás
A dokumentum részleteinek legfontosabb típusai tartalmazzák az elemet, mint az aláírás. A tisztviselő állítja be, ezáltal rögzíti a forrásban szereplő információk pontosságát. És ez nem csak egy autográf - az aláírásnak mint független attribútumnak tartalmaznia kell a dokumentumot aláíró személy nevét, valamint az átiratot.
griff harmonizáció
Az egyes szervezetekben a dokumentumok részleteire vonatkozó követelményekhez aláírás bélyegző szükséges. Olyan esetekben használják, amikor rögzíteni kell azt a tényt, hogy a forrásban szereplő információkat egy illetékes személy vagy a társaság szerkezete jóváhagyta.
A bélyegzőnek tartalmaznia kell a "megállapodott" szót, valamint a vonatkozó információkat jóváhagyó személy helyzetéről, aláírásáról és visszafejtéséről szóló információkat. A jóváhagyási bélyegző egyik fő jellemzője a dokumentumkezelésben történő felhasználás, amely több szervezetet is magában foglal.
Vízum jóváhagyása
Az elemet, amely elég közel van az asztalhoz, jóváhagyási vízumnak lehet nevezni. Fő jellemzője csak a szervezeten belül használatos. Ugyanakkor a vízum többször is beilleszthető, mivel a dokumentumot egymást követõen több osztály vizsgálja.
nyomtatás
Szinte mindig a fizetési okmányok adataihoz, valamint az egyéb típusú elsődleges forrásokhoz a szervezeteknek szükségük van pecsét feltüntetésére. Oroszországban általában tinta. A sajtó felépítése általában információkat tartalmaz a társaságról - név, PSRN, TIN és egyéb részletek.
Papírkészlet: árnyalatok
Megállapítottuk, hogy a dokumentumok részletei a legfontosabb kritériumok a helyes eljárások megszervezésére a társaság partneri, kormányzati ügynökségekkel való kapcsolattartására, valamint a belső kommunikációra. Milyen árnyalatok jellemzik a munkafolyamat orosz cégeknél történő gyakorlati megvalósítását?
Megjegyzendő, hogy a GOST által megkövetelt összes részlet lerakása ritka. Minden dokumentumhoz megfelelő elemkészletet kell használni. Például a hivatalos levelekkel kapcsolatban gyakran használnak olyan részleteket, mint az Oroszországi Föderáció címere, a szövetség tárgya, város vagy cég logója, cégkód, PSRN, TIN, KPP, valamint a szervezet neve.
A betűtípus típusának nevét általában betűvel nem teszik közzé. Míg például az ilyen típusú források, mint egy megrendelés, egy törvény, feljegyzés vagy a határozatnak fel kell tüntetnie a megfelelő elemet. Betűkkel meg kell jelölni annak a vállalatnak a teljes nevét, amelynek a dokumentumot elküldték, és ha van egy hivatalos források által biztosított rövidített név, akkor azt is meg kell jelölni (zárójelbe kell írni a teljes név után).
Számos helyes módszer létezik a szervezetek nevének csökkentésére: az első betűkkel (azaz olyan rövidítést kapunk, mint egy kutatóintézet), a kezdő szótagokkal (például Uralmash szerezhető be), vagy más módszerrel, amelyet a címzett társaság hivatalos dokumentumai jóváhagynak.
A dokumentumok további fontos adatai a postai cím, valamint a telefon- és faxszámok. A hivatalos levelekben is általában feltüntetik banki adatok szervezet. A vonatkozó dokumentum másik fontos eleme a dátum, amely az aláírás pillanatát tükrözi. Ezután aláírják a hivatalos papírt és ráhelyezik a cég bélyegzőjét.
