Bármelyik vállalkozásnál a munkavállalók fizetését és bérét az elsődleges dokumentációnak megfelelően kell elszámolni, amelyet a személyzeti szolgálat vezet és tart fenn. Ha ennek az egységnek a tevékenységei nem megfelelőek, akkor az egész vállalat munkájában súlyos működési zavarok merülnek fel. Vizsgáljuk meg tovább a személyi nyilvántartás vezetésének dokumentumait. 
Általános információk
Mint fentebb említettük, a személyzet részlegének elégtelen kompetenciájú szervezetével különféle problémák merülnek fel a vállalkozásban. Különösen késések lehetnek a fizetések kifizetésében, a betegszabadság kompenzációjában, a dokumentumok időben történő előkészítésében a szabályozó hatóságoknak történő benyújtáshoz. Mindez a társaság pénzügyi teljesítményének jelentős romlásához vezet. A személyzeti szolgálat dokumentumait a Munka Törvénykönyve előírásainak megfelelően töltik ki. A papírmunka helyességének ellenőrzését mind a munkaügyi, mind az adóellenőrök végzik. A felügyelő meglátogathatja a vállalat bármely irodáját, függetlenül annak tevékenységi típusától és tulajdonosi típusától, és ellenőrzés céljából megkövetelheti a szervezet személyzeti dokumentumait. Az ellenőrök a 134. sz. Szövetségi törvénynek megfelelően ilyen hatáskörrel ruháznak fel.
Papírkezelési feladatok
A személyzeti szolgálat tevékenysége kiterjed minden olyan folyamatra, amely a dokumentáció összeállításához és feldolgozásához kapcsolódik a megállapított szabályoknak megfelelően. Ezt számos menedzsment feladat megoldására hajtják végre. Ide tartoznak különösen:
- Az alkalmazottak áthelyezése másik munkahelyre.
- Munkaszerződések megkötése és állami befogadás.
- A szervezet szakmai tevékenységek munkások.
- Az alkalmazottak ösztönzése.
- Munkavállalók számára szabadság biztosítása.
- Az alkalmazottak képesítése.
- A munkaidő felhasználásának elszámolása.
- A személyzet felállítása.
- Munkavállalók vonzása munkaszüneti napokon és hétvégékre.
- Utazási szabályok.
- Munkából való elbocsátás és a szerződés felmondása.
- Fegyelmi szankciók kiszabása.
Mire vonatkoznak a személyzeti dokumentumok?
Ezen értékpapírok fő célja a munkaügyi kapcsolatok maximális átláthatóságának biztosítása. A papírrendszer bizonyos szabályokon és követelményeken alapszik. Megfigyelésük garantálja az alkalmazottak stabilitását, a társaság adminisztratív személyzetének pedig az egyszerűsített irányítást. A személyzeti dokumentumok által biztosított feladatok és jogok pontos szabályozásának köszönhetően tiszteletben tartják a munkaügyi kapcsolatok valamennyi résztvevőjének érdekeit.
A papírok típusai
A Munka Törvénykönyve szerint a személyzeti okmányok fő formái a következők:
- Személyzeti ütemterv.
- Nyaralási ütemterv.
- Belső szabályok a vállalkozásnál.
- Azok a dokumentumok, amelyek alapján megállapítják a munkavállalók személyes adatainak feldolgozási eljárását, valamint feladataikat és jogaikat.
- Utasítások és szabályok az OT-re. Minden munkáltatónak biztonságos környezetet kell biztosítania az alkalmazottak számára szakmai tevékenységeik elvégzéséhez. A munkavállalókat aláírásával meg kell ismerkedni az írásbeli utasításokkal és a szabályokkal.
- Ütemtervek. A Munka Törvénykönyve meghatározza a napi munka maximális megengedett időtartamát. A műszakban végzett munka során az időt a megfelelő ütemterv elkészítésével veszik figyelembe.
A felsorolt személyi dokumentumokat leggyakrabban a szabályozó hatóságok ellenőrzik. 
személyzet
A személyzeti dokumentumokat, beleértve az alkalmazottakra vonatkozó információkat, az egység munkatársaikkal végzett munka során készítik el.Az ilyen iratok mindig szorosan kapcsolódnak a vállalkozás egy adott alkalmazottjához. Ezek tükrözik a munkavállaló szakmai tevékenységéről, képesítéséről, eredményeiről, a személyzetbe történő felvétel feltételeiről, a szolgálati időről és így tovább. Az ilyen dokumentumok különösen a következőket tartalmazzák:
- Igazgatási dokumentumok, amelyek igazolják az állampolgárok munkavállalói tevékenységét.
- Információs és elszámolási okmányok.
- Hivatalos belső levelezés.
- Könyvek / folyóiratok a regisztrációról és a könyvelésről.
Az egyes csoportok dokumentumai rendelkeznek sajátosságokkal. Különböző célokra szolgálnak, kidolgozásra kerülnek, életbe lépnek, megfelelő sorrendben jóváhagyhatók.
Közigazgatási dokumentumok
Ez a kategória magában foglalja a felettesek megrendeléseit és megrendeléseit. Vezetőjük segítségével megvalósítja a vállalkozás vezetésére vonatkozó felhatalmazást, amelyet a társaság alapszabálya előír. A megrendeléseket két csoportra osztják. Az első tartalmazza a társaság fő tevékenységeiről szóló törvényeket. Ezek elsősorban gyártási ügyekkel kapcsolatos megrendelések, tanúsítási eljárás, utasítások és így tovább. A második csoportban a személyzeti megrendelések szerepelnek. Ide tartoznak az elbocsátás, a bérlet, az áthelyezés, a szabadság megadása, a fegyelmi szankciók, az ösztönzők. Az első csoport dokumentumai a vállalkozás egészének tevékenységeit fedik le, és közvetetten kapcsolódnak a személyzeti osztály munkájához. Az értékpapírok egy másik kategóriája közvetlenül kapcsolódik a személyzet tevékenységéhez. Ezek nagyrészt egységes személyi dokumentumok. Formaikat az Állami Statisztikai Bizottság hagyja jóvá. A személyzet tevékenységét tükröző dokumentumok a következők:
- munkafüzet;
- foglalkoztatási igazolás;
- munkaszerződés;
- másolat elbocsátási végzések és beiratkozás az államba.
Ezeknek a dokumentumoknak az a célja, hogy a lehető legteljesebben szemléltessék egy alkalmazott munkaidejét. Ez viszont fontos lesz mind a jövőben nyugdíj odaítélése, mind a rokkantsági ellátások kiszámítása során a vállalkozásnál végzett tevékenysége során. A készítés alapjául más munkáltatók megrendeléseinek másolata szolgál a munkaügyi nyilvántartásban részmunkaidőben, annak másolatának regisztrálása.
Információ-számítási kategória
Ezeket a dokumentumokat azért tartják fenn, hogy rögzítsék az alkalmazottak személyes adatait, és összevonják a munkájukkal kapcsolatos információkat. Közülük vannak jelen:
- személyes kártya;
- ütemterv;
- személyzeti asztal;
- magánügy.
Legtöbbjük szabványos űrlapokat használ. A személyzeti dokumentumok egységes formái jelentősen leegyszerűsítik a kitöltésüket. 
Belső levelezés
A vállalkozásban használja az elfogadott személyzeti döntések nyilvántartásba vételéhez. Például, hogy vonzza fegyelmi felelősség minden alkalmazottnak magyarázatot kell vennie tőle. Ha feltételezik, hogy a munkavállalót ösztönzik, közvetlen felettese ennek megfelelő beadványt küld a vállalkozás igazgatójának. A belső levelezés a munkavállalók közötti hivatalos véleménycserének egyik lehetősége.
Ellenőrzési és számviteli könyvek
A regisztrációs naplók célja a rendelkezésre álló személyi dokumentáció (megrendelések, igazolások, személyi dossziék, munkafüzetek) elszámolása. Minden papírhoz egy adott számot rendelnek. A napló tartalmazza a dokumentum bejegyzésének dátumát is. A helyes elszámolás jogi értéket ad az értékpapíroknak. Ez viszont lehetővé teszi egy adott helyzet bizonyítását a munkajogi vitában. A csoport személyi dokumentumainak nyilvántartását és tárolását felhatalmazott személyek végzik. A cég a naplókat használja:
- Áthelyezés, elbocsátás, foglalkoztatás.
- Munkaszerződések.
- Nyaralási megrendelések.
- Utazási igazolások.
- Fegyelmi végzések és jutalmak.
- Munkafeladatok.
- Rendelések üzleti utakon.
- Helyi törvények.
- Munkakönyvek és kiegészítő lapok hozzájuk.
- Reference.
- Kórházi lapok.
- Balesetek a vállalkozásnál.
A személyzeti dokumentumok néhány példáját szövetségi szinten hagyják jóvá, míg másokat maga a társaság dolgoz ki.
Szüksége van minden papírra?
Feltételesen a fenti személyzeti dokumentumok három kategóriába sorolhatók:
- A cég sajátosságaitól függően.
- Ajánlott.
- Szükséges.
Ez utóbbit minden vállalkozásnak fenntartania kell, kivétel nélkül, az alkalmazottak számától, a tevékenység típusától és a jogi státusától függetlenül. Ezeket a dokumentumokat közvetlenül vagy közvetetten jelzik a Munka Törvénykönyve. Például a társasági szabályok kidolgozásának szükségessége a 189–190. Cikkből, a személyi állományból pedig a 19. cikkből következik. 57. Az ajánlott iratokat a személyzet optimalizálására tervezték. Jelenléte vagy hiánya a fej döntésétől függ. A szervezet sajátosságaitól függő dokumentumok kötelezőek lesznek egy adott társaság számára. Ha a vállalat káros vagy veszélyes munkakörülményeket ír elő, akkor kötelező további szabályokat és utasításokat kidolgozni. Például a rendelet lehet a rendszeres orvosi vizsgálatokról, biztonsági eligazításokról és így tovább. 
Papír helyreállítása
Gyakran, amikor új személyzeti alkalmazott jelenik meg a vállalkozásnál, bizonyos nehézségekkel szembesül. Lehetséges, hogy például a társaságnak nincs egyik vagy másik kötelező értékpapírja. Lehetetlen egy nap alatt elkészíteni és végrehajtani a szükséges dokumentumokat. Ebben az esetben ki kell emelni a legfontosabbat, és meg kell kezdeni a tervezést. A szakértők mindenekelőtt azt javasolják, hogy kezdjék össze a nyaralási ütemtervet és a személyzet állományát. Ezután ellenőriznie kell a szerződések, az átruházási megrendelések, a foglalkoztatás, a munkafüzetekben szereplő jelölések elérhetőségét és helyességét.
Ha a vállalatnak nincs könyvelési könyve, akkor azt szintén meg kell őrizni. Ezután minden személyes kártyáját rendbe kell állítania. Minden dokumentum dátuma a végrehajtás időpontjában. Például az űrlap szövegében f. T-2. A tényleges dátum le van írva, azaz a munkavállaló felvételének vagy átruházásának száma. Ebben az esetben segítségért fordulhat a könyvelési osztályhoz és kérheti az alkalmazottak személyes számláit az információk tisztázása és ellenőrzése céljából. A vállalkozás elveszett vagy hiányzó értékpapírjainak behajtásakor nem szabad elfelejteni a jelenlegi munkát. Ezt követően meg kell kezdeni a kötelező helyi törvények összeállítását, kidolgozását és végrehajtását. A személyi dokumentáció tárolási idejét a megfelelő lista hagyja jóvá. Az ott felsorolt összes iratot később be kell nyújtani az archívumba.
