Egyetlen modern vállalkozás sem működhet dokumentumok nélkül. Ezért a munkafolyamat kompetens szervezése az egyik tényező, amely befolyásolja a vállalkozás teljes teljesítményét. Mit tartalmaz ez a koncepció? Melyek a munkafolyamat típusai és rendszere? Mindezt megvizsgáljuk a cikkben.
Munkafolyamat és papírmunka
Első pillantásra ezek azonos fogalmak. De ha alaposan megnézi, láthatja a különbséget. A papírmunka három szakaszból áll:
- Dokumentum készítése a gazdasági tevékenység tényéről - dokumentáció.
- Az értékpapírok elszámolásának megszervezése és mozgása a szervezeten belül és azon túl is egy dokumentumáramlás.
- Dokumentumok tárolása - archiválás.
A dokumentumáramlás az irodai munka egyik fázisa. Ezen a folyamaton belül a szakaszokat vagy folyamatokat szintén megkülönböztetjük:
- A beérkező dokumentáció az, ami kívülről érkezik a vállalkozáshoz.
- Kimenő - amit a társaság küld az ügyfeleknek.
- A belső dokumentáció az, amit a szervezeten belül hoznak létre és vezetői tevékenységekhez használnak.
A folyamat megfelelő szervezése lehetővé teszi a dokumentum mozgásának ellenőrzését annak minden szakaszában, a létrehozás pillanatától a tárolás átvételéig. Ez lehetővé teszi bármikor, hogy megtudja, hol van a papír, milyen munkát végeznek vele.
Dokumentumfeldolgozási lépések
A vállalkozáson belüli minden beérkező dokumentum bizonyos szakaszokon megy keresztül. Az út hossza a szervezeten rögzített sorrendtől függ. Minden beérkező levelezés kezdetben az asztalhoz vezet, és csak azután az előadóművészek felé. Ez egy hosszabb út, nem gyakran használják.
Rövidebb út az, amikor a titkár foglalkozik az osztályok felosztásával. Ezt az opciót gyakrabban használják. Előnye nyilvánvaló: a dokumentumok gyorsabban jutnak el a vállalkozóhoz.
Minden beérkező dokumentumon keresztül történik a regisztráció. Erre egy speciális magazinban kerül sor. Megjelenik a kézhezvétel dátuma, valamint az előzetesen rendelt sorozatszám.
Különösen fontos dokumentumok figyelhetők. A feldolgozás utolsó szakasza a dokumentum elküldése az archív tárolóba.
Munkafolyamat-szervezési alapelvek
A munkafolyamat szervezésének célja a dokumentumokra fordított idő csökkentése. E cél elérése érdekében bizonyos elveket fejlesztettek ki:
- Központi vétel, előfeldolgozás és szállítás. Kis szervezetekben a titkár foglalkozik ezzel, egy nagyvállalatban egy teljes osztály feladatokat láthat el.
- A dokumentum áthaladási pontjainak csökkentése, annak visszaszolgáltatásának lehetőségének kiküszöbölése.
- Munkafolyamat-sémák és rendeletek kidolgozása.
- Az iratok regisztrációja.
- A dokumentumok megvizsgálásának előzetes szakaszának bemutatása.
Ezeknek a szabályoknak a betartása kiküszöböli az időveszteséget a párhuzamos tevékenységeknél, egységes terhet teremt az iratokkal dolgozó emberek számára.
Mi az a dokumentumáramlás?
Ezért szokás, hogy olyan célokra vagy típusra hasonló dokumentumokat hívjunk, amelyeknek egyetlen célja van.
Az áramlást a szerkezet, a periodicitás és a sűrűség jellemzi. Egy olyan kereskedelmi szervezetben, amely minden nap nagyszámú kiskereskedelmi üzletbe szállít árut, a dokumentumáramlás egységes felépítésű, napi szintű és nagy sűrűségű. Ha a vállalat drága ipari berendezések gyártásával foglalkozik, akkor áramlása más jellemzőkkel bír.
Elektronikus dokumentumkezelés
Az a tény, hogy a klasszikus dokumentumforgalomban van a dokumentum anyagi közege, számos komoly problémát vet fel. A papírokat valahogy át kell vinni az egyik szervezetből a másikba. Ehhez futárokat vagy leveleket használnak. Ez pénzügyi és időköltségeket igényel, emellett lehetséges szállítási kudarcok és emberi tényezők miatti hibák. A dokumentumáramlás komoly pénzügyi és időköltséget jelent.
A papírokat valahol kell tárolni. Ha a szervezet nagy, akkor nagy területekre van szükség a tároláshoz. Vis maior esetén a dokumentumok elhalálozása a későbbi helyreállítás lehetősége nélkül lehetséges. És ez távol áll minden problémától.
Az elektronikus dokumentumkezelés egyre népszerűbb rendszer, mivel nincs a fenti hátrányok. Az adatátvitelhez modern biztonságos rendszereket használnak, ez biztosítja a gyors és pontos kézbesítést, csökkenti a dokumentumcsere idejét és biztosítja a megbízható tárolást. 
A kormányzati szervezetek, mint például az adóhivatal vagy a nyugdíjalap, gyorsan felbecsülték az elektronikus megosztás előnyeit, ezért igyekszik minél több szervezetet beszámoltatni.
Az egyértelmű munkafolyamat az a képesség, hogy gyorsan megtaláljuk a szükséges információkat, és a legkevesebb idő alatt küldjük el a címre.
