Bármely szervezet, függetlenül a tulajdonjogától és a tevékenységi körétől, dokumentumokat készít. Megrendelések, jegyzőkönyvek, levelek, elektronikus és papír. Mindegyikük része a vállalkozás általános és személyi menedzsmentjének. Az üzleti siker és a vállalat jóléte közvetlenül attól függ, hogy mennyire jól működik ez a folyamat.
A szervezeti irodai munka általános alapjai
A papírmunka a szervezet összes dokumentumának létrehozásának és forgalmazásának folyamata. Beleértve az átvételüket, a feldolgozást, az ellenőrzésről és végrehajtásról szóló nyilatkozatot. A vállalkozásnál ezt a tevékenységet titkár, irodavezető vagy egy teljes egység végzi, amelynek vezetője - dokumentum-szakember - vezetése alatt áll.
Az irodai munka főbb szakaszai:
- Dokumentumok létrehozása vagy átvétele, ideértve azok regisztrációját.
- A dokumentum végrehajtásának, a címzett tisztviselőknek történő átadásának, aláírásának, válaszadásának és egyéb tevékenységeinek ellenőrzése.
- Papírmunka az operatív vagy archív tároláshoz. Bizonyos esetekben lehetséges a fájlok és iratok megsemmisítése.
A vállalkozásnál a nyilvántartást különféle módon lehet megszervezni, a következő típusok a leggyakoribbak:
- decentralizált - a dokumentumokat minden egységben külön-külön hozzák létre, fogadják el és dolgozzák fel. Ez igaz a különféle tevékenységekkel rendelkező nagyvállalkozásokra;
- centralizált - a szervezetnek van egy speciális egysége, amely kizárólag a dokumentációval foglalkozik. Lehet, hogy a titkárság, az irodai osztály vagy az alkalmazott ezeket a feladatokat látja el. Jellemző a kis- és középvállalkozások számára;
- vegyes - magában foglalja az első két típus kombinációját.
Nem számít, mennyire szervezett a papírmunka - ennek tükröződnie kell a vállalkozás szabályozási dokumentumaiban.
Nyilvántartás és dokumentumkezelés a vállalkozásnál - szervezeti szükséglet
A vállalat tevékenységeinek pénzügyi sikere közvetlenül attól függ, hogy a munkafolyamat jól szervezett-e. A vezetőknek kompetens személyzetet kell kiválasztaniuk, rendszeresen mérgezniük a titkárokat a továbbképzés céljából, és nyomon kell követniük a jogszabályok változásait.
Bármely szervezetben a papírmunka valójában a vállalkozás „keringési rendszere”. A hozzáértő megközelítéssel zökkenőmentesen működik, a szükséges papírokat kézbesíti a felelős tisztviselőknek, leveleket küld és a felesleges dokumentumokat eltávolítja a tároláshoz.
Bármely cégvezető megérti, hogy a papírmunka olyan rendszer, amelynek tisztán és hozzáértő módon kell eljárnia. Ha szükséges, mérlegelje az elektronikus asszisztensek különféle lehetőségeit, és ennek megfelelően képzze be az alkalmazottakat ezen rendszerek működésére.
A HR nyilvántartás-kezelés a vállalkozás stabil működésének alapja
A legtöbb nagyvállalatnál nemcsak az általános, hanem a személyi nyilvántartás kezelésében is aktívan részt vesznek. Vagyis egy olyan rendszer, amely magában foglalja a munkavállalók személyes és munkaügyi adataival kapcsolatos dokumentumokat.
A személyi nyilvántartás kezelését sokkal szigorúbb szabályozás jellemzi. A legtöbb dokumentumot szabványos nyomtatványon állítják ki. Minden megfogalmazásnak és megjegyzésnek összhangban kell lennie a törvényekkel, különös tekintettel a Munka Törvénykönyvével. Ezen túlmenően a társaság rendelkezik saját törvényekkel, amelyek szabályozzák a munkavállalókkal fenntartott munkaviszonyokat.
A személyi nyilvántartás-kezelés szervezése mindig a vállalkozás különálló egysége.Ha a vállalat kicsi, akkor lehet egy alkalmazott, de ebben az esetben a feladatát a munkaszerződésben kell meghatározni.
Az egységek nevei nagyon különbözőek lehetnek:
- "Humánerőforrás-osztály";
- "Személyzeti szolgáltatás";
- "HR vezetők";
- HR osztály.
Irodai munka és a munkafolyamat szabályozása
A vállalkozás irodai munkájának felépítését a helyi szabályozásban meg kell határozni.
Ez lehet:
- kollektív munkaszerződés;
- oktatás a szervezet irodai munkájáról;
- a dokumentumokkal való közvetlen munkához kapcsolódó alkalmazottak munkaköri leírása;
- társasági charter.
A vállalkozás személyzettel és általános irodai munkával kapcsolatos bármely normatív dokumentuma nem ellentmondhat a jelenlegi jogszabályoknak.
A megfelelően szervezett személyzet és az általános papírmunka a vállalkozás stabil működésének alapja.
