Mit kell tennie bármelyik szervezetnek, tekintet nélkül a tevékenységek sajátosságaira és irányaira? Természetesen - nyilvántartást vezetni. A dokumentumáramlás az, ami bármely intézményben van, ezért egyértelmű, hogy honnan származott, és miért fontos a hivatalnoki hivatás.
Fontos helyzet
Sokan azt mondják, hogy nincs értelme alkalmazottat felvenni, ha a személyzetnek már van titkára vagy akár több titkára van. Ez a megközelítés teljesen téves, mivel e két teljesen eltérő szakma felelőssége magában foglalja a különféle feladatok elvégzését: a titkárnak segítenie kell az igazgatót az ütemterv betartásában, a hívások fogadásában, a kávé készítésében, a kisebb feladatok elvégzésében, és a hivatalnok feladatai között szerepel a szervezet összes dokumentációjának ellenőrzése.
Komplex dokumentumkezelés
A felelős tisztviselőnek nemcsak a dokumentumok keringését a szervezetben kell ellenőriznie, hanem a fő levéltár is. A jegyző feladatai a következő feladatokat foglalják magukban:
- vezetés üzleti levelezés menedzsment kapcsolat;
- strukturált dokumentációs bázis létrehozása;
- egy adott dokumentumban meghatározott rendelkezések végrehajtásának nyomon követése.
A levelezés (mind a bejövő, mind a kimenő) elszámolása szintén a jegyző feladataihoz vezet.
A felelősség eltérése a kis- és nagyvállalatoknál
Ahogy a gyakorlat azt mutatja, minél nagyobb a szervezet, annál több alkalmazottat foglalkoztat majd. Kis szervezetekben, ahol egyszerűen nem lehet felvenni a tisztviselőt, de nem lehet megtenni az ő szolgálata nélkül, olyan személyeket vonzanak, akik titkárságot vezetnek. A titkár felelőssége amint már egyértelmű, ez a két álláshely feladatainak keveréke. Egy ember képes mindent megbirkózni, mert a kisvállalkozások munkafolyamata nem olyan gazdag és változatos, mint a nagyvállalatoké.
Különleges követelmények, amelyeket fel lehet mutatni a potenciális alkalmazottnak
A jegyző felelőssége a szervezet sajátosságaitól függ. Például a nemzetközi szervezetek vagy vállalatok, amelyek külföldi partnerekkel rendelkeznek, megkövetelhetik az ügyvezetõktõl, hogy fordítsák a leveleket például angolul és fordítva.
A munkatapasztalattal rendelkező embert gyakrabban veszik ilyen állásba, mert itt magas szintű kitartással kell rendelkeznie, és igazán szigorú embernek kell lennie, aki évek óta dolgozik. Azoknak a fiataloknak, akik nemrégiben fejezték be az ezen a területen oktatási intézményeket, és akiknek nincs tapasztalata, meg kell próbálniuk lenyűgözni a potenciális jövőbeli munkáltatót a munka iránti vágyukkal, akkor esély van arra, hogy ilyen pozícióba kerüljenek még egy nagy, ígéretes szervezetben is.
Meg kell értenie a vállalat sajátosságait, amelynek dokumentációjával dolgoznia kell. A vállalkozást irányító jogi keret kellően mély ismerete szintén nagy plusz a potenciális alkalmazott számára.
Fel kell készülnie arra a tényre, hogy nemcsak a vállalat szerkezetét kell tanulmányoznia, hanem igazi szakemberré kell válnia a munkavédelmi szabályok és szabványok terén, és ne felejtse el üzleti etikett kommunikáció.
Amit a szervezetek nem tudnak megtenni hivatalnokok nélkül
A jegyző pozíciója mindig létezik a nagyvárosok iskoláiban és óvodáiban.Ennek oka az a tény, hogy olyan személy nélkül, aki képes az összes dokumentáció nyomon követésére, és ha szükséges, azonnal rendelkezésre bocsátja a tárolt dokumentumokat, ezt nem teheti meg.
Az iskolavezetõ feladatai az iskolában kissé különböznek a tisztviselõk feladataitól, például egy kereskedelmi szervezetnél. Itt munkát végeznek az egyes hallgatók dokumentumaival. A jelentési időszak végén információkat kell szolgáltatni az elvégzett munkáról. Sokkal jobb, ha egy ilyen szervezetekben dolgozó személy könnyen megtalálja a közös nyelvet mind a gyermekekkel, mind a szüleikkel, mivel a dokumentumkezelés problémái, valamint a tisztázandó eltérések jelenléte meglehetősen általános jelenség.
Minden nagy óvodanak megvan a saját tisztviselője. A munkakörök itt hasonlóak, mint az ilyen iskolákban dolgozók. Ennek oka az ilyen állami vagy magánszervezetek egyetlen tevékenysége. Az ilyen intézmények azt is akarják, hogy egy felelős és képzett hivatalnok dolgozzon velük. Az óvodai feladatok ugyanazok a szakemberek: az iratokkal és az iratokkal való munka.
Néhány személyes tulajdonság, amelyet egy jó hivatalnoknak meg kell szereznie
- Azon személyeknek, akik előkelő tisztviselővé akarnak válni, nagyon jó memóriával kell rendelkezniük. Az érzelmi képesség olyan ellenség, amelyet le kell küzdeni és nem szabad megengedni, hogy a hangulati ingadozások valamilyen módon befolyásolhassák a munka termelékenységét.
- A tolerancia egy igazi kincs, amelyet a tisztviselõnek kell megszereznie. Munkahelyi felelősségét kiegészíti az a funkció, hogy sok embernek „ujjain” elmagyarázza sok dokumentum jelentését és minden egyes „levél” fontosságát, amelyek nélkül nem lenne reális megvalósítani bármilyen kívánságát.
- Az önkontroll ugyanolyan fontos, mint a tolerancia. Ezen a területen gyakran fordulnak elő olyan helyzetek, amelyek felkészületlen személyt vezethetnek önmagukból. Folyamatosan ellenőrizned kell magad.
- Az üzleti kommunikációs készségek segítenek gyorsan megoldani a folyamatosan felmerülő problémákat azokkal az emberekkel, akik ugyanabban a szervezetben dolgoznak, vagy akiket üzleti kapcsolat létesít a társasággal.
- Szervezet mániás szinten. Valójában egy jó hivatalnok soha nem teszi le a dolgokat és a dokumentumokat késõbb, mert megérti, hogy ez hibákhoz vagy teljes káoszhoz vezethet, amelyet semmiképpen nem szabad megengedni annak, hogy együtt dolgozzon a dokumentumokkal.
