Milyen dokumentum van a munkaköri leírás? Minden intézményben elérhető, meghatározza az adott pozíciót betöltő alkalmazott funkcióit, jogait és felelősségének mértékét. Az utasítás szükséges a feladatok megfelelő eloszlásához, a munkaügyi feladat időben történő elvégzéséhez, a munkavállalók munkakapcsolatának és kapcsolatainak meghatározásához, az egységes terhelés megszervezéséhez.
Honnan származnak az utasítások?
A dokumentum kidolgozásakor a szervezet meglévő struktúrájára, egy osztályozási útmutatóra és az irányítási standardokra támaszkodnak.
Vegyük figyelembe az irodavezető szakma példáját, a titkár munkaköri leírásának elkészítését. Ennek egy mintája (általában is jellemző) több szakaszból áll.
Az első az általános rendelkezések. Az első rész információkat nyújt a felveendő személyről: ki pontosan pályázhat erre a posztra, kire állítja a titkárt, és mit fog vezérelni a munka, leírja tudását és készségeit, és ki fogja kinevezni távollétében. A második szakasz a funkcionális felelősségről szól. Mit követel a munkaköri leírás a titkárhoz?
Ellenőrzi, hogy a többi alkalmazott végrehajtja-e a feje parancsait és végzéseit, üléseket és találkozókat szervez, közvetlen főnökének telefonhívásait, fogadja a látogatókat, nyilvántartja a leveleket.
Ezek közös funkciók - ezeket bármely titkár látja el. Ezek kibővíthetők a vállalkozás sajátosságaitól függően, amelyeket az alábbiakban tárgyalunk.
Egyéb elemek és szakaszok
A "Felelősség" szakasz részletesen leírja a tevékenység összes részletét. Tartalma az előzőből következik.
A "Jogok" bekezdésben a titkár munkaköri leírása ismerteti, hogy mit kérhet. Ezek a következők: a munkafolyamat optimalizálása, a munkához szükséges dokumentumok vagy információk felhasználásának képessége, a szakmai színvonal emelése.
Az utolsó „Felelősség” bekezdés leírja, hogy miért felel a titkár a munkáltató felé. Ez a szakasz, akárcsak az előző, általában az utasítások többsége szabványos.
És részletesebben?
Pontosan mit csinál ez az alkalmazott? Fontolja meg, hogy mely funkciók tartalmazzák a fejtitkár tipikus munkaköri leírását.
Szervezi és műszaki szempontból biztosítja a fej vezetői tevékenységeit. Befogadja a beérkező leveleket, átadja meghatározott alkalmazottaknak vagy strukturális egységeknek.
Papírmunkát végez, különféle műveleteket hajt végre a számítógépen a döntések meghozatalához szükséges információk gyűjtésére és feldolgozására.
A titkár-referens munkaköri leírása sokféle felelősséget vállal. Elfogadja a jelentkezéseket és elkészíti a fej aláírására dokumentumokat, kiválasztja az ehhez a munkához szükséges anyagokat. Ellenőrzi a végrehajtás helyességét és szerkeszti a dokumentumtervezeteket, szervezi a vezető telefonhívásait, rögzíti az információkat távollétében, továbbítja és fogadja azokat faxon, másolja a dokumentumokat fénymásolón, fogadja és elküldi telefonos üzeneteket.
A titkár-referens munkaköri leírása magában foglalja az illetékes és hozzáértő asszisztens státusát, aki a fej nevében kéréseket és leveleket készít, válaszokat készít rájuk.
És ez még nem minden ...
A titkár tervezi és szervezi a hatóságok által tartott üléseket és találkozókat is, amelyekre összegyűjti a szükséges anyagokat, értesíti a résztvevőket az esemény napirendjéről, annak időpontjáról, és jegyzőkönyvet készít.
Pontosan és időben felügyeli a megrendelések és megrendelések teljesítését az alkalmazottak között, és nyilvántartási kártya fájlt vezet. A titkár munkaköri leírása többek között arra kötelezi őt, hogy a munkahely vezetőjét ellátja irodai eszközökkel és irodaszerekkel.
Irodaanyagokat nyomtat, aktuális információs adatbázist vezet. Vezeti a látogatók fogadását, segíti a kérelmek és egyéb kérdések operatív megfontolását. Végrehajtja az eseteket, benyújtja az archívumhoz, ellenőrzi azok biztonságát.
Üzemmódját a szervezet munkatervének szabályai szerint alakítják ki. A főtitkár munkaköri leírása ipari szükségletek esetén hivatalos feladatokkal és üzleti utakkal vádolja őt.
Beszélj a jogokról és a felelősségről
A titkár joga a szervezetben magában foglalja azt a lehetőséget, hogy normális munkakörülményeket követeljen a vezetőségtől, segítséget a hivatalos feladatok elvégzésében, információs támogatást - bármilyen dokumentumot kérhet a munkájához.
Joga van saját képesítésének fejlesztésére, a tevékenységével kapcsolatos közelgő vezetési döntések megismerésére, javaslatok előterjesztésére és kérdések feltevésére.
A titkárnak jogában áll referencia- és információs dokumentumok aláírására a hatáskörébe tartozó területeken.
Mint minden alkalmazott, felel az Orosz Föderáció Munka Törvénykönyve szerint a munkaköri feladatok teljesítésének elmulasztásáért, a tevékenység ideje alatt elkövetett bűncselekményekért, vagyoni károkért.
Ha a különböző intézményekben az erre a pozícióra meghozott jogok és felelősségvállalási intézkedések meglehetősen hasonlóak, akkor a titkárok működése, amint azt már említettük, jelentősen eltérhet. Vegyük ezeket a különbségeket a beosztás más képviselõinek felelõsségének példájává.
A képzési egység titkárának munkaköri leírása
Ezt a szakembert műszaki vállalkozónak tekintik. A posztra történő kinevezéséhez magasabb szintű szakmai vagy középiskolai végzettségre van szüksége. Pontosan mit kell tennie a képzési osztály titkárának?
Mint minden titkár, ő is kötelessége szakszerűen elvégezni a papírmunkát, tisztában kell lennie az intézmény összes osztályának vezetésével, képes legyen hangrögzítőket, vételi és kommunikációs eszközöket, magnókat használni. Vegye figyelembe az üzleti dokumentációs rendszer szabványait és a munkaügyi előírásokat, valamint a munkavédelmet és a biztonságot.
Titkár felelőssége képzési rész
Az oktatási intézmény titkárának munkaköri leírásának sajátosságai vannak. Jegyzőkönyvet vezet a kiválasztási bizottság üléseiről, elkészíti a diákok (hallgatók) személyes aktáit. A hallgatói személyi igazolványokba és a tudományos nyilvántartásokba kiadja és bevezeti a szükséges információkat, betűrendben kitölti az oklevelek és azok másolatainak, igazolásainak, hallgatói nyilvántartásainak kiadásáról szóló könyveket.
Figyelembe veszi az oktatás és a hallgatói órák óráit, készít képzési naplókat, megrendeléseket a kontingens mozgására. Nyilvántartási és jelentéstételi dokumentációt kap az alkalmazásokról, feldolgozza a hallgatók személyes fájljait és benyújtja az archívumba.
Tevékenységei szoros kapcsolatban állnak az oktatási intézmény osztályvezetõivel, tanáraival és számviteli osztályaival.
És mit csinál az iskolai titkár?
Az iskolai titkár munkaköri leírása kimondja, hogy ezt az alkalmazottat közvetlenül az igazgató fogadja el és elbocsátja, az oktatásnak rendelkeznie kell középfokú végzettséggel vagy általános képzettséggel, a szükséges képzéshez speciális képzettséggel.
Tevékenységében a papírmunkára vonatkozó normatív dokumentumok, a munkaügyi jogszabályok, a munkakönyvek vezetésére vonatkozó utasítások, a munkavédelmi előírások, az iskola alapszabálya és a saját útmutatása alapján vezeti.
Beszél hozzáértő írásbeli beszédet, tudja, hogyan kell dolgozni az irodai berendezéseknél.
A munka fő irányai
Az iskola titkárnője munkaköri leírása elegendő részletességgel sorolja fel őket. Szolgálja az iskolaigazgató és a helyettesek tevékenységét, papírmunkát végez, információkat gyűjt az iskolai dolgozókról és a hallgatókról. Telefonos hívásokat szervez az igazgató számára, faxokat, telefonüzeneteket fogad és továbbít, az üzeneteket igazgató távollétében rögzíti.
A titkár szervezi az iskola tanácsának üléseit, a személyzet általános üléseit, a gyámsági és a pedagógiai tanácsokat, amelyeket az ülések igazgatója vezet. Ehhez összegyűjti és elkészíti a szükséges anyagokat, értesíti a meghívottokat az eseményről, regisztrálja a résztvevőket. Végleges protokollokat készít.
Kiegészítő feladatok
Mint minden titkár, ellátja az igazgatót irodaszerekkel és irodai eszközökkel, megteremti a feltételeket a főnök hatékony működéséhez. Információt továbbít és fogad, dokumentumokat és anyagokat kinyomtat.
Az elismert nómenklatúra szerint formálja az eseteket, kellő időben benyújtja az archívumhoz. A levelezés elfogadása, az iskolában alkalmazott módon szisztematizálja, átadja a rendezőtől a kijelölt előadóművészeknek, figyelemmel kíséri a megvalósítást, elküldi a levelezést.
Elfogadja az alkalmazottak, a hallgatók, a szülők kérelmeit és dokumentumait. Szervezi a fogadást, a kérések és javaslatok optimális sorrendjét.
Az iskolai titkárnői munkaköri leírás általában szabálytalan munkatervet feltételez, amelyet a munkatervhez kötnek, de a 40 órás munkaidőtől kezdve. A folyamat során kapcsolatba lép az adminisztrációs, oktatási és szolgáltató személyzettel.
A bírósági tisztviselő munkaköre
Megvannak saját sajátosságai is. A bírósági tisztviselő munkája során az igazságügyi berendezés zökkenőmentes működésének biztosításából származik. Nagyon sok szükséges szokásos munkát kell elvégeznie, amely a polgárok fogadásával, levelek, megkeresések, kivonatok és idézetek elkészítésével, tanúk és a folyamat résztvevőinek felhívásával kapcsolatos.
Összeállítja és áttekinti az ülésen megvizsgált ügyek listáját, ellenőrzi az értesítés értesítését, másolatot ad a következtetésekről, ellenőrzi az ülésre meghívott személyek jelenlétét, felhívja a figyelmeztetést arra, hogy a bíróságon jelen vannak-e az idézetek.
Ezenkívül a titkár dokumentumokat készít a megidézett áldozatok és tanúk utazási költségeinek fizetésére, a résztvevők kérésére hozza a bírósági nyilvántartás tartalmát, az áttekintés végén (adminisztratív, büntetőjogi és polgári jogi) ügyeket készít, nyilvántartási könyvet vezet.
Nehéz szakma
Feladata továbbá a bírósági iratok másolatainak elkészítése, a végrehajtási okiratok végrehajtása és átadása, a büntetés végrehajtásával kapcsolatos egyéb anyagok, valamint külön bírósági végzés.
A bírósági tisztviselő munkaköri leírása megköveteli a feladatok elvégzéséhez elegendő képesítést. Be kell tartania a közszolgálatra vonatkozó bizonyos tilalmakat és korlátozásokat, a munkavállalók hivatalos magatartásának normáit.
Milyen ismeretekre és készségekre van szükség a bírósági tisztviselőnek?
Először is, legális. A bírósági hivatalnok hivatalos leírásában sok törvény ismerete vonatkozik, az alkotmánytól és a Munka Törvénykönyvétől kezdve egészen az Orosz Föderációt alkotó testületében jóváhagyott hivatali utasításokig.
Legtöbben bírósági eljárásokra és a hatóságok tevékenységére vonatkoznak.Ezen felül ismernie kell az irányítási struktúrákkal és a különböző szervezetekkel való interakció alapjait, az irodai munkát, az orosz nyelv nyelvtani normáit, az üzleti stílus finomságait az írásbeli és a beszélt nyelven, a korrektúra és a szerkesztés szabályait.
Ez magában foglalja az alapvető képesítési követelményeket az információtechnológia, a munkafolyamat ismerete és az információbiztonsági kérdések területén is.
És még sok más
A titkárnak szüksége van a munkanap tervezésére, a beérkező információk elemzésére és rendszerezésére, az analitikai anyagok elkészítésére és a konstruktív párbeszéd folytatására.
Tevékenységében képesnek kell lennie arra, hogy perifériás számítógépes eszközökkel és az internettel dolgozzon, e-mailt, táblázatokat és szövegszerkesztőket használjon, előadásokat készítsen stb.
Mint láthatjuk, a titkárságíró munkaköri leírása az elmúlt évtizedekben radikális változásokon ment keresztül, és ma számos új technikai és információs követelményt tartalmaz. A modern titkárnak nemcsak figyelmes és végrehajtó alkalmazottnak kell lennie, hanem lépést kell tartania az életkorral is, a szakterület legújabb fejleményeit felhasználva.
