Az irodavezető az egyik legszükségesebb személyzet bármely modern vállalat munkájában. A felelősség széles köre magában foglalja a szervezeti és felügyeleti szakember funkcióit. Egyidejűleg legfeljebb három meghatalmazott képviselőt egyesít: titkár, igazgató, adminisztrátor. Az irodavezetõ feladatai elsõsorban nagy felelõsséget és nagy gondosságot igényelnek.
Szakemberekre vonatkozó követelmények
Az irodavezetőnek szóló utasítások tartalmazzák a jövőbeni felvételéhez és megvalósításához szükséges követelményeket. A posztjelölteknek elsőként a megfelelő képzettséggel és szakmai készségekkel kell rendelkezniük. A munkavállalónak középfokú, nem teljes felső vagy felsőfokú végzettséggel kell rendelkeznie.
A készségeknek ismeretekkel kell rendelkezniük az iroda felépítéséről és a munka jellemzőiről. A szoba rendezése fontos tényező a funkcionalitás szempontjából. Ha az irodavezető ismeri a tevékenységek szervezésének alapelveit, akkor neki könnyű lesz ellenőriznie az egyes munkahelyeket. A személyzetet a feladatoknak megfelelően kell elosztani, hogy ne zavarja az egyéb munka. Az irodavezetõnek ismeri az egyes szakemberek munkáját és felelõsségének mértékét.
Irodai adminisztrátorok felelőssége
A menedzser köteles az optimálisan kényelmes gyártást megszervezni az irodaépületben. A zónákon túl a menedzsernek irányítania kell az alkalmazottakat, hogy az egyes keretek minden funkciója stabilan teljesüljön. Az iroda alapjait az adminisztrátor határozza meg a következőkre vonatkozóan:
- Szakemberek kiválasztása és elhelyezése.
- Munkahelyi stratégiák és taktikák tervezése.
- Az iroda szervezeti felépítése.
Az irodában a stabil munkakörülmények érdekében biztosítani kell, hogy minden lövés sikeres legyen a tevékenységeiben. A munka pozitív eredményeit motivációs módszerekkel és stratégia menedzsmentjével valósítják meg. A minőség javítására és a termelékenység növelésére irányuló innovatív megközelítések kidolgozása és végrehajtása irodavezető feladata.
Az üzleti kommunikáció a munkacsoportban az erkölcsön és a szakmai etikán alapul. Az irodavezető példája az udvarias hangzásnak és az alkalmazottak iránti tiszteletnek.
Belső ellenőrzés
Az összes meghozott döntést a rendszergazda ellenőrzi. Az ellenőrzést a következő szakmai területeken végzik:
- A belső munkaterv bevezetése és fenntartása.
- Megfelelés a meghatározott vállalati kommunikációs szabványoknak.
- Ellenőrizze a beszéd kultúráját az ügyfelekkel és üzleti partnerekkel folytatott kommunikáció során.
- Az öltözködési kód fontos szempont a cég munkájában. A munkavállalóknak megfelelő szabványos egyenruhát kell viselniük. üzleti környezet és a társaság alapszabálya.
Az irodavezetőnek, akinek a munkakörébe tartozik a személyzeti menedzsment és a tevékenység ellenőrzése, ki kell dolgoznia saját szervezeti módszertanát és struktúráját a munka minőségének értékeléséhez. Minden munkavállalót fegyelmi felelősség terheli a munkaterv és a munka etika megsértése esetén. Maga a menedzser viseli ilyen felelősséget. A rendszergazda fejleszti a jogsértések megelőzésére szolgáló intézkedésrendszert, a vezetőséggel és más alkalmazottakkal fennálló konfliktusok megoldásának módszereit, valamint az erkölcsi ösztönzés módszereit.
Az igazgató kötelezettségei
A menedzser funkcióit az irodavezető is elláthatja. Ebben az esetben a személyzetnek és a helyiségeknek biztosítaniuk kell a szükséges készleteket. Minden alkalmazottnak kitűzővel és névjegykártyával kell rendelkeznie, hogy személyisége, neve, beosztása, elérhetőségei mindig megtalálhatók és helyesen kezelhetők legyenek. A szakember arca az iroda és a cég arca.
Az irodai kellékeket rendszeresen szállítják, és az irodavezető felelőssége. Gazdasági terveket készítenek az áruk biztosítására, figyelembe véve a vállalatnak szállított termékek mennyiségét, a tömeges beszerzés költségeit és az engedményrendszereket. Az irodai anyagok állandó szállítását, beleértve a papír és a berendezések fogyóeszközeit is, szállítókkal és szolgáltató cégekkel kötött ügyletek megkötésével, az irodavezető közvetlen részvételével hajtják végre. Az áruk átvételét a fizetési és számviteli nyilvántartások ellenőrzik. Az irodaszerek és az alkalmazottak ellátásának kiadása a felelős személyek kinevezésével, valamint a gazdasági értékek elosztására szolgáló rendszerek és eljárások rendelkezésre állásával történik.
Az összes berendezést az ellátáskezelő, ebben az esetben az irodavezető irányítja. A felelősség magában foglalja a műszaki berendezések, a kommunikáció állapotának ellenőrzését. Készülékek és gépek meghibásodása esetén felhívják a szervizt vagy javítótechnikát, és ellenőrzik munkájának eredményeit. Ez az ellenőrzés akkor is előfordul, amikor új berendezéseket szállítanak az irodába.
A berendezések és kellékek leltárát az irodavezető végzi úgy, hogy időszakonként összehangolja a gazdasági vagyon rendelkezésre állását és műszaki állapotát a számviteli adatokkal.
A gazdasági támogatás vezetője felelőssége alatt kezeli az irodának a társasághoz szükséges áruk beszerzésére és a helyiségek műszaki szükségleteire elkülönített pénzeszközöket. Az ellátásvezető megszervezi a tanácskozó rendezvények, konferenciák, tárgyalások anyagi és technikai ellátását.
Titkár és feladatai
Az igazgató munkájában és döntéseiben szereplő fenti kulcsfontosságú folyamatokat és döntéseit hivatalosan rögzíteni kell, ezért az irodavezető, az egy személy titkára felelőssége magában foglalja a szervezeti tevékenységek dokumentációját. Minden dokumentumnak, a céltól függően, saját formája és összeállítási struktúrája van. Csak akkor lesz a meghozott döntésnek vagy tervnek jogalapja, és az összes pont szigorú végrehajtását igényli. Így épül fel egyértelmű és koherens társaság tevékenysége.
Együttműködés és integráció
A titkárnő-menedzser megbeszélést és vendégek fogadását szervezi. A delegációk és a bizottságok, a partnerek, az ügyfelek fontos látogatói a cégnek. A társaság tevékenysége és fejlesztése közvetlenül tőlük függ. A kommunikáció üzleti szinten zajlik egy formálisan barátságos etika segítségével, a személyes kapcsolatokra és az interakcióra való átállás nélkül - csak munka. Az irodavezetőnek nemcsak vezető képviselőjeként, hanem a vállalat egésze iránt is a kultúrát és tiszteletet kell szimbolizálni. A kapcsolattartási adatok átvételét és továbbítását közvetlenül a titkár végzi. Az együttműködés és az interakció fontos kérdéseinek megoldása érdekében névjegykártyákat cserélnek, elemznek és tárolják az osztályon. Az üzleti levelezés karbantartása a partnerekkel és a fióktelepekkel az irodavezető felelőssége. Elektronikus és futárszolgálatot készít a szükséges anyagok elküldésével, információk fogadásával és elemzésével, karbantartásával üzleti levelezés.
Menedzser a menedzsment struktúrában
A menedzser a legtöbb esetben közvetlenül a társaság általános igazgatója és a felső vezetés alá van rendelve. A felelősséget és a jogokat a hatóságok írják elő, amelyek ellenőrzik azok betartását.Az irodavezető feladatai közé tartozik az elvégzett belső irodaszervezésről, a termelékenységi eredmények eléréséről, valamint a munka és a tevékenységek biztosítása során felmerült nehézségekről szóló jelentés. Javaslatokat tesznek a felszerelések és anyagok beszerzésével kapcsolatos feltételek, gazdasági és gazdasági kérdések javítására, a munkavállalók áthelyezési, előléptetési és elbocsátási kérelmeire. A megkülönböztetett szakemberek fegyelmi büntetéseit és ösztönzőit mérlegelésre bocsátják.
Szakember oktatás
Egy új menedzser felvételét a kötelezettségek, jogok és felelősségek sorozatának összeállítása és elfogadása kíséri. Az irodavezető utasításai tartalmazzák a fenti normák és szabályok teljes listáját a munka és a szervezés vonatkozásában, és tartalmazzák az adminisztrátornak jelentkező személyeket vagy pozíciókat is.
Karrier létra
A menedzser karrierje a belső fejlődésen és a szakmai fejlődésen alapul, amely a készségek fejlesztése. A befolyás változása a tekintély növekedésével vagy csökkenésével jár együtt az alárendelt és más alkalmazottak szemében. A pozíció vertikálisan pozitív mobilitását a cég által kitűzött célok elérésének sikerei, a kezdeményezés és a társadalmi tulajdonságok, az innovatív képességek és a hatékony munkamódszerek rögzítik.
Az irodavezető az egyik legkeresettebb szakma. Egy hatékony szakembernek nagy figyelmet kell fordítania az emberi erőforrásokra. Ez a követelmény az irodavezető felelőssége az önéletrajzért. Helyesen illeszkedik a belső vezetői készségek és a magasan képzett személyzet pozitívan befolyásolja a vállalat fejlődésének dinamikáját.
