A menedzser asszisztens még egy kicsit több, mint a jobb kéz, ez egy újabb fej, amely segít a feladatok újraelosztásában, és csak a legfontosabb feladatokat hagyja a fejnek eldöntenie.
A legfontosabb felelősségek röviden
Az igazgatóhelyettes feladatai azt jelentik, hogy széles körű szakember lesz, és olyan feladatokkal kell megbirkóznia, mint főnöke munkanapjának szakaszos megtervezése (figyelembe véve a lehetséges nem tervezett vis maior helyzeteket), az üzleti levelezés helyes lebonyolítása, sőt az ülések és előzetes tárgyalások a látogatókkal és az üzleti partnerekkel.
A jó asszisztensnek képesnek kell lennie arra, hogy gyorsan és legmagasabb szinten adja meg a szükséges válaszokat az embereknek, akik üzleti kapcsolatokkal rendelkeznek a felettesekkel, és megfelelő és hozzáférhető formában továbbítsa számukra az összes őket érdeklő információt. Az előadások elkészítése, valamint a menedzser döntéséhez szükséges anyagok keresése, az asszisztens vállán pihen. Az üzleti utazási segítségnyújtás és az egyéb feladatok végrehajtása a fej személyes asszisztensének minden munkaköre.
Kötelező követelmények
A jó és presztízsű szervezet ilyen pozíciójára potenciális pályázónak nemcsak sajátos tudásbázissal és felsőfokú végzettséggel kell rendelkeznie, hanem legalább egyéves (vagy három-öt évig, az adott munkáltató igényeitől függően) titkári munkavégzési tapasztalattal kell rendelkeznie. Ennek igazán felelősségteljes és társaságú embernek kell lennie, kompetensnek kell lennie az üzleti kommunikációban és a levelezésben, nem csak megérteni, mi üzleti etikett de mindig megfeleljen minden normájának.
Nem kevesebb figyelmet fordítanak a potenciális menedzser asszisztens megjelenésére. A munkaköri felelősség magában foglalja az üzleti öltözködés állandó betartását, ezért a pályázónak reprezentatív, kellemes és rendezett megjelenéssel kell rendelkeznie.
A számítógépes ismeretek és a papírmunka ismerete az első olyan kérdés, amelyre egy potenciális alkalmazottat felkérnek egy interjú során, mivel ezeket a követelményeket szükségszerűen szerepeltetni kell a listában, amely felsorolja az igazgatóhelyettes minden feladatát.
Olyan szakmák, amelyek hasonló helyzethez kapcsolódhatnak
Az asszisztens menedzser feladatai nagyon hasonlóak a titkár feladataihoz. Ezért a kapcsolódó szakmákról elsősorban érdemes ezt emlékezni.
A kapcsolódó szakmák listája a következőket is tartalmazza: tanácsadó, hivatalnok, irodavezető.
Nos, ha már van tapasztalata hasonló helyzetben
tisztviselők menedzser asszisztens feladatai meglehetősen bonyolult és terjedelmes, ezért általában olyan embert akarnak venni, aki már rendelkezik tapasztalattal ilyen helyzetben, és lehetőleg egy olyan vállalkozásban, amely ugyanabban a gazdasági szegmensben működik, mint a megüresedett helyet nyitó szervezet.
A szakma előnyeiről, amelyek nem szerepelnek a mintaleírásban
Mint minden más szakma, az asszisztens menedzser posztjának előnyei és hátrányai is vannak. Ha a profikról beszélünk, érdemes emlékezni a következőkre:
- Lehetőség tapasztalat megszerzésére vezetői pozícióban. Hagyja, hogy a menedzser asszisztensnek közvetlenül (a vonatkozó dokumentumban előírt munkakötelezettségekből ez következik) nincs joga alapvető üzleti döntések meghozatalára, de egyedi és felbecsülhetetlen tapasztalatokat szerez közvetlen kommunikációban olyan személlyel, aki nemcsak magas pozíciót foglal el, hanem jelentős magasságokat is elérhet. és felbecsülhetetlen értékű tudással rendelkezik, amelyet szükségszerűen meg kell osztani vele.
- Képes kommunikálni befolyásos emberekkel.Menedzser asszisztensként önnek is előzetes tárgyalásokat kell folytatnia partnereivel és éppen olyan befolyásos emberekkel, akiknek üzleti érdekei keresztezik a főnöke érdekeit. Nagyon valószínű, hogy egy jó asszisztens észreveszik, és ígéretesebb és jobban fizetett pozíciót kínálnak.
- A logikai és gazdasági gondolkodás képzése. A főnök feladatainak felét az ügyvezető asszisztens vállalja. A nem hivatalos munkaköri felelősség magában foglalja a tudás folyamatos fejlesztését a gazdaság különböző területein, valamint a gondolkodás és logika rendszeres képzését. Ennek eredményeként fejleszteni fogja a szükséges készségeket abban az időben, amikor már vezető pozíciót tölt be.
Emlékezzünk a hátrányokra
A legtöbb potenciális pályázó fél a következő nehézségektől, amelyek minden bizonnyal elvárják a szakmát:
- Szinte 24 órán át dolgoznia kell a hét 7 napján. Igen, egy ilyen szakember ütemezése nagyon bonyolult és gyakran szabálytalan. Készen kell állnia arra, hogy teljes mértékben vállalja magát a munkára, ez még az asszisztens menedzser munkaköri felelősségét is magában foglalja. A hasonló álláshely folytatásához felhasználhat olyan személyes tulajdonságokkal kapcsolatos információkat, mint a kitartás, a stressz-ellenállás, a nehéz döntések gyors meghozatalának képessége és alternatív forrásokból való információkeresés.
- Van néhány korlátozás a jelöltekre. Alapvetően egy ilyen pozícióban a menedzser egy 25 év feletti fiatal szakembert és többnyire nőt akar látni.
Természetesen ezek a hátrányok nem ijesztik meg a potenciális álláskeresőket, ezért valószínűleg jó, megbízható és ígéretes asszisztenst találni azoknak a fiatal szakembereknek a között, akiknek ma a munkaerőpiacon kapcsolódó munkákban sikerült dolgozniuk.
Milyen fizetést várhatom el?
Azok a valódi szakemberek, akik hasonló pozíciót kapnak egy tekintélyes szervezetben, számíthatnak a havi 100 ezer rubelt meghaladó fizetésre. Az újonnan kezdő szakembereknek készen kell állniuk arra, hogy havonta 20-25 ezer rubelt dolgozzanak. Emlékezzünk arra, hogy ez egy teljes munkaidős pozíció, és valószínűtlen, hogy ezt kombinálni lehet egy másik keresési lehetőséggel.
Ideális menedzser-asszisztens általános arcképe a felettesek szemében
Mivel ma egy ilyen álláspont meglehetősen gyakori, probléma nélkül elkészítheti egy általános szakember képét egy ilyen szakemberről, amelyet érdemes megnézni, ha menedzser asszisztenssé kíván válni:
- Az asszisztens, menedzser funkcióinak kombinálása érdekében ismeretekkel kell rendelkeznie az ítélkezési gyakorlat területén. Ezen felül képesnek kell lennie arra, hogy nemcsak kommunikáljon az emberekkel, hanem meg is szervezheti munkáját.
- A kezdetektől a győztes végéig a menedzser asszisztensnek kell magas szintű megszerveznie a tárgyalási folyamatokat.
- A felelősségnek és a személyes tulajdonságoknak egybe kell esniük abban a tényben, hogy egy jó szakembernek képesnek kell lennie arra, hogy gyorsan gondolkodjon a legnehezebb és legbonyolultabb helyzetekben is. Időben kell reagálnia, amikor a közvetlen főnök túlterhelik a munkát, és aggodalmainak egy részét a vállára kell vinnie.
- Az asszisztenst, amelyről minden vezető álmodik, átfogó módon kell kifejleszteni, képesnek kell lennie egy érdekes beszélgetés fenntartására, amelynek semmi köze nincs az üzleti élethez, és csak eldobható személy lehet.
- A főnök nemcsak a hűséget, hanem a sikeres eredmény iránti érdeklődését akarja érezni egy ilyen alárendeltvel kapcsolatban.
