tisztviselők Titkár feladatai képezik a kijelölt foglalkoztatási pozícióra vonatkozó munkatevékenység elvégzésére vonatkozó utasítások fő részét. A kötelező érvényű ajánlások felsorolása mellett egy hasonló dokumentum információkat is tartalmaz a titkár követelményeiről, jogairól, felelősségi köréről, valamint az általános munkaügyi szabályokról. Nem szabad figyelembe venni, hogy egy ilyen szakmai helyzet egyszerű, és nem igényel bizonyos árnyalatokat.
Általános felelősség
Először meg kell értenie, hogy mi a titkár klasszikus, egységes feladata. Röviden: ezeket a következő kötelező ajánlásokra lehet redukálni:
- A vezetés adminisztratív tevékenységeinek biztosítása.
- A levelek fogadása és újraelosztása, a megérkezett levelek feldolgozása, előkészítése és küldése, ha szükséges.
- Irodai munka biztosítása, a felső vezetés számára szükséges információk összegyűjtése és feldolgozása.
- Dokumentumok elfogadása az alkalmazottaktól az aláírásra és a megismerésre továbbítás céljából.
- Az ülések és azok jegyzőkönyveinek elkészítése.
- Irodai és egyéb termékek beszerzése a rendes munkavégzés biztosításához.
- Alkalmazottak és más látogatók fogadásának szervezése.
- Számos utasítás teljesítése.
Tudáskövetelmények
A munkavállaló felelőssége kissé eltérhet az alapvető specializációtól függően. Függetlenül attól, a következő területek ismerete ehhez a pozícióhoz felesleges és nagyon hasznos:
- A munka - és közigazgatási jog alapjai.
- Általános etika és üzleti etikett.
- A papírmunka alapjai.
- Biztonsági óvintézkedések.
- A számítástechnikával, a fogadással és a tárgyalásokkal, valamint az irodai berendezésekkel kapcsolatos szabályok.
- Munkavédelem.
- Az üzleti levelezés lebonyolításának követelményei.
Többek között lehetetlen a titkár feladatainak megfelelő ellátása a vállalkozás belső alapjainak, a tevékenységek rutinjának, a szabályozási dokumentumok és még sok más ismerete nélkül.
Asszisztens felelőssége
A menedzser titkára feladatai nem különböznek nagyban a fent megadott általános követelményektől. Leveleket is fogad és továbbít, dokumentumok másolását és archiválását végzi, ellenőrzi a feje megrendeléseinek átadását a felelős személyeknek, elvégzi a szükséges papírmunkát, biztosítja az elsőbbségi áruk vásárlását. Egy ilyen szakembernek többek között képesnek kell lennie az alábbiakra:
- adminisztratív és adminisztratív tevékenységek biztosítása;
- információ gyűjtése és feldolgozása, majd magasabb szintű kérésére információk szolgáltatása;
- telefonos és személyes beszélgetések szervezése;
- üzleti levelek írása;
- feltételek megteremtése a vezető és még sok más hatékonyságának fokozására.
A főtitkár ilyen hivatalos feladatait általában felső és középfokú végzettséggel rendelkező személyek láthatják el. Az utóbbi esetben jelentős előnye a 2 éves szakma gyakorlati tapasztalata.
Titkári jogok
Emlékeztetni kell arra, hogy nem csak a titkár hivatalos feladatai határozzák meg munkáját, természetesen a munkavállalónak is vannak bizonyos jogai. Tehát magukban foglalják a munkaprojektek megismerésének lehetőségét és a munkaköri leírás részeként a racionális javaslatok előterjesztésének jogát.Ezen túlmenően, amikor kompetenciája keretében hiányosságokat azonosít, a titkárnak joga van felhívni a fej figyelmét e szempontokra.
A jegyző tevékenységére vonatkozó követelmények
A titkárnő feladatai rendszerint kissé különböznek a fentebb leírtktól. Ebben az esetben az asszisztens menedzsernek elsősorban a közvetlen irányítási tevékenységeket kell elvégeznie, míg az ügyintéző nagyrészt papírmunkára összpontosít. Munkájának utasításai tartalmazzák a következő szempontokat:
- Bejövő levelek feldolgozása, válaszok összeállítása és küldése.
- A megrendelések és utasítások végrehajtásának nyomon követése.
- A belső dokumentáció tervezésének helyességének ellenőrzése.
- Dokumentumok nyilvántartása, könyvelése, tárolása.
A bírósági tisztviselő tevékenységére vonatkozó követelmények
Sokkal jelentősebb változások a bírósági tisztviselő hivatalos feladatai. Ezek a szakemberek általában részt vesznek a bírósági ülések tartásában és rögzítésében. Ezen felül leveleket, kérdéseket és egyéb dokumentumokat készítenek, felhívhatják az igazságügyi vitában részt vevő személyeket. Az ilyen aktív munkát a felső és a végzettséggel nem rendelkező személy is végezheti, releváns szakmai tapasztalat nélkül. Általában ezt a pozíciót azok a fiatalok és lányok választják, akik tapasztalatokat akarnak szerezni az igazságszolgáltatás területén, és folytatják pályafutásukat az ítélkezési gyakorlat területén.
Úgy tűnik, hogy egy ilyen álláshirdetéshez nincs szükség speciális ismeretekre és készségekre, tehát soknak megfelelni fog, de ez nem teljesen igaz. Mit csinál még a bírósági tisztviselő? Feladatai közé tartozik:
- Az alkotmány, a szövetségi törvények, valamint bármely más szabályozási jogi aktus és rendelkezés betartása.
- Bíró vagy más felhatalmazott személy utasításainak végrehajtása.
- Kölcsönhatás az igazságszolgáltatási struktúra többi tagjával a hivatalnok hatáskörébe tartozó kérdések megoldása érdekében.
Általános információk
tisztviselők a jegyző feladatai, a helyettes vezérigazgatót és a bírósági alkalmazottakat egy külön, a munkaköri leírásnak nevezett dokumentum szabályozza. Bármelyik társaságban való jelenléte kötelező, mert a meghatározott szabályok listája szerint az alkalmazott megérti, milyen tevékenységeket kell végrehajtania, és melyeket nem. Egy ilyen dokumentumot a vezetői csapat részvételével fejlesztettek ki és készítettek, és mindenképpen tartalmaznak olyan alszakaszokat, mint az általános rendelkezések, jogok és kötelezettségek, a felelősségi kör, a munkavállalók kapcsolatai a vállalaton belül, valamint a szükséges alkalmazások.
