Office Manager munkaleírások: Minta

Az irodavezető a dokumentáció teljes mennyiségének, valamint a vállalat igazgatójának címzett személyes nyilatkozatok teljes ellenőrzését, fogadását és számlálását gyakorolja. Az összes példány ellenőrzése és számlálása után a munkavállalónak aláírásra meg kell vennie őket.

Osztály dokumentációja

1. Minden szerződésre és megrendelésre bélyegző feltüntetése a címerrel.
2. Különféle dokumentációkkal végzett munka végrehajtása, amely a projekt előkészítését és jóváhagyását foglalja magában. Az irodavezetőnek nemcsak részt kell vennie a dokumentáció kidolgozásában és kitöltésében, hanem fel kell hívnia a munkavállalók figyelmét annak tartalmára, a rejtett részletek megfejtésére is, és képesnek kell lennie arra, hogy elmagyarázza az összes olyan kérdést, amelyről az emberek kérdései merülhetnek fel. Ezenkívül ennek a munkavállalónak néha nyomon kell követnie a különféle innovációk teljesítményét és hatékonyságát, ha a vezetés megköveteli.
3. A beérkező levelek teljes regisztrációja. Az Office manager kapcsolatba lép betűkkel, üzenetekkel és értesítésekkel. Kötelezi az információkat teljes egészében elfogadni és nyilvántartásba venni, majd átadni a címzettnek. Szükség esetén információkat ad a jelentési dokumentációhoz, és egyes esetekben összegyűjti és tárolja azokat, és felel az összes beérkezett dokumentáció titkosságáért és biztonságáért.

További felelősségek

1. A dokumentáció elektronikus és postai címekkel történő elküldése és garantálása, valamint a futárszolgálat megrendelése és felügyelete.
2. Az üléseken való részvétel az azokon zajló események rögzítése vagy forgatása céljából, valamint a kapott adatok lehető legjobb nyilvántartásba vétele és továbbítása a tisztviselők számára.
3. Meghatalmazás kiadása előzetes megrendeléssel a tisztviselők számára, lehetővé téve számukra bizonyos levelek fogadását vagy egyéb tevékenységek elvégzését.
4. A nyomtatott dokumentáció másolása és másolása, valamint az összes példány biztonságának és megfelelő terjesztésének ellenőrzése.
5. Projektek és levélsablonok elkészítése, ha a főigazgató megrendelését megkapják. Az irodavezetõ feladatai közé tartozik különféle kérelmek megfogalmazása és küldése, ha szükséges, és jelentõsen befolyásolja a vállalat tevékenységét.
6. Irodai anyagok nyomtatása, valamint az adatbázis létrehozása, terjesztése és új alszakaszok kibővítése.

A titkárhoz hasonló feladatok

1. A munkahelyen való folyamatos tartózkodás annak érdekében, hogy időben fogadja a hívásokat, rögzítse az összes fogadott adatot vagy továbbítsa a hívást azon alkalmazottak telefonjaira, akiknek szánták.
2. A személyesen a főigazgatónak küldött információk rögzítése, teljes rögzítése, későbbi tárolása és továbbítása.
3. Rendezvények előkészítése a társaságon a vezérigazgató nevében. Ez vonatkozik a munkavállalók tájékoztatására és a helyiségek megszervezésére, a teljes tárgyaláshoz vagy más hasonló eseményekhez szükséges tárgyak megszerzésére, amelyet az iroda értékesítési vezetőjének munkaköri leírása határoz meg.

Fontos és sürgős feladatok

1. Szervezeti tevékenységek olyan projekteknél, amelyek a vállalat ügyfeleinek, vendégeinek vagy látogatóinak találkozására szolgálnak
2. Jegyek foglalása munkavállalói kirándulásokhoz, szállodai szobák foglalása, üzleti utazások nyomon követése, az esetlegesen felmerülő kellemetlenségek vagy komplikációk jelentéseinek időben történő reagálása, a problémák kijavítása, és szükség esetén a problémák bejelentése más alkalmazottak vagy az ügyvezető igazgató felé.

Irodai tevékenységek

1. Időben rendeljen vizet annak érdekében, hogy minden alkalmazott bármilyen mennyiségben felhasználhassa azt.
2. Minden negyedévben végre kell hajtania az iroda megrendelését. Ennek érdekében az irodavezető felmérést végez a munkavállalókról és ellenőrzi a munkahelyeket bizonyos dolgok hiányosságainak azonosítása céljából, majd az összes részletet beszerzi. Ezt az irodavezető munkaköri leírása biztosítja.
3. Feliratkozás olyan üzleti vagy tudományos publikációkra, amelyek szükségesek a vállalat fejlődéséhez, vagy azon munkavállalók számára, akik munkahelyi levelezést kívánnak kapni.
4. A bérleti helyiségben számlák fizetésére vonatkozó kérelmek, valamint a közüzemi számlák fizetésével kapcsolatos összes fizetési okmány elfogadása és végrehajtása, amelyet az irodavezető munkaköri leírása határoz meg könyvelői funkciók.
5. Biztonsági intézkedések szervezése mind a munkavállalók munkájához, mind a munkahelyi megfelelő felszereléshez, figyelemmel kísérve azok betartását.

Az irodavezető néhány alkalmazott munkáját felügyeli

Az irodavezető feladatai közé tartozik az ilyen alkalmazottak tevékenységének nyomon követése:

1. A sofőr. A munkatársakkal való kapcsolattartás során az irodavezetőnek el kell fogadnia és nyilvántartania kell minden olyan alkalmazást, amely meghatározza a gép használatának szükségességét, valamint össze kell állítania az ütemezést és a kézbesítési szolgáltatás sebességét.
2. Futárok.
3. A takarítónők.

Az irodavezető felelőssége, mint egy munkacsoport tagja

1. A neki szánt feladatok jóhiszemű elvégzése, a csoport belső rutinjától, a munkajogtól, valamint az erkölcsi és etikai elvektől való eltérés elkerülése érdekében. Ezt az irodavezető munkaköri leírása határozza meg.
2. Vegye figyelembe a munka fegyelemét és az összes követelményt, amelyeket a vállalat vezetése kidolgozott és kifejezett.
3. Időben és szigorúan betartja az adminisztráció és a vezető minden beérkező megrendelését, akik állandóan összeállítják és eljuttatják az irodavezetőhöz feladataik és a szükséges intézkedések minden napra vonatkozó listáját, amelyet az irodavezető munkaköri leírása előír. értékesítési osztály.
4. Minden munkát, amelyet lelkiismereti munkára szentel, használjon anélkül, hogy elhagyná a saját feladatait.
5. Végezzen el minden feladatot időben és megfelelő minőségben. Gyakran a munkaügyi tevékenységek elvégzése mellett az irodavezető is kénytelen jelentési dokumentumokat összeállítani, ezért mindig szükséges nyomon követni a befejezett feladatokat és rögzíteni azokat az előírt módon, amelyet az irodavezető munkaköri leírása ír elő, a személyzeti tisztviselő feladataival együtt.

Fontos felelősségek

1. Tisztításban vesz részt, hogy tiszta és rendezett módon megőrizzék saját munkahelyüket. Az irodavezető emellett figyelemmel kíséri az irodahelyiségek időben történő tisztítását. Arra kényszerül, hogy ellenőrizze a jelentéstételi és a tervezési dokumentáció tárolására vonatkozó eljárás betartását, ha szükséges, minden anyagot önmagában rendszerezzen. Ezt az irodavezető munkaköri leírása határozza meg.
2. Óvatosan és hatékonyan használja a mellékelt irodai berendezéseket, számítógépeket és egyéb eszközöket. munkájukat csak a társaság céljainak irányítják, és nem végeznek személyes ügyeket a vállalat által biztosított eszközökön keresztül. Előírja erre Titkár munkaköri leírása irodavezető.
3. Gazdaságos és hasznos a rendelkezésre bocsátott anyagokat és egyéb forrásokat felhasználni, csak azokat a vállalat javára felhasználni, és magas eredményeket elérni saját munkájukból és a vállalkozás többi alkalmazottjának munkájából. Az irodavezető munkaköri leírása, amelynek mintája bemutatja az alkalmazott alkalmazására vonatkozó összes követelményt, megerősíti, hogy nemcsak munkának kell lennie, hanem maximális haszonnal kell járnia a vállalat számára.
4. Figyelembe kell venni és figyelemmel kell kísérnie a munkavédelemmel kapcsolatos előírások és rendeletek végrehajtását, biztosítva minden munkavállaló számára a munkahelyi biztonságot, amelyet az irodavezető munkaköri leírása határoz meg, titkárként.
5. Nem használható újságírói vagy tudományos publikációk, beszédek, hivatalos álláspont alapján szerzett információk vagy a társaság tulajdonában lévő dokumentumok megtekintéséhez. Tilos olyan információ felhasználása, amelynek közzététele anyagi károkat okozhat a társaság számára, vagy megronthatja hírnevét. Ezt az irodavezető munkaköri leírása biztosítja.

jogok

1. Információk és bizalmas adatok megszerzése a szükséges intézkedésekhez a hatósági felhatalmazás keretében és a hatóságok vezetésével.
2. A hibás dokumentumok véglegesítésének vagy megváltoztatásának megkövetelése a különböző alkalmazottaktól téves információkat tartalmaz.
3. A dokumentumok ellenőrzése és megerősítése saját kompetencia és a vezetők által kinevezett hatáskörök keretein belül.
4. Nyújtsa be a hatóságoknak az önálló munka feltételeinek és más alkalmazottak munkakörülményeinek javítására vonatkozó követelményeket. Az irodavezető javaslatokat tehet nemcsak egy adott alkalmazott vagy részleg tevékenységére, hanem az egész vállalat munkájára vonatkozóan is.
5. Meg kell követelni a megfelelő feltételek biztosítását az összes dokumentum biztonsága, valamint az információk és a megtett intézkedések bizalmas jellegének garantálása érdekében, ha azokat el kell rejteni a versenytársaktól.
6. Döntéseket hozhat az egyes emberek tevékenységéről a társaságban saját kompetenciájuk és meghatalmazásuk alapján.
7. Osztja el a pénzügyi vagy munkahelyi ösztönzőket, valamint szankciókat alkalmaz azon alkalmazottak számára, akik jelentést tesznek az irodai vezetőnek. Ezen tevékenységek végrehajtásához a vezérigazgató előzetes engedélyére van szükség.

Az irodavezető köteles egyértelműen és helyesen teljesíteni feladatait, és a társaság érdekében tevékenységeket végezni. Minden munkát végez annak érdekében, hogy szisztematikusan és egyszerűsítse más alkalmazottainak tevékenységeit, valamint hogy továbbadja a főigazgatónak vagy helyettesének a sikereket vagy hibákat más alkalmazottak munkájában.