A titkár feladatai. A titkár munkaköri leírása

A különféle toborzó ügynökségek által készített tanulmányok szerint a „titkár” szakma egyike azoknak, amelyek a legtöbb finomítót foglalják magukban, és szükségessé teszik a vezetés munkatervének alkalmazkodását. Ez a csoport vezetõket és más specialitások képviselõit is magában foglalja.

Mi az a titkár?

Ez a kifejezés a latin "titok" -ból származik, úgynevezett meghatalmazottaknak az ókori Rómában. És később (a királyi bíróságon) kizárólag férfiak voltak, néha nagyon ügyesen sikerült hatalomra jutniuk.

Ez a szakma női megjelenést kapott már az első világháború végén, írógép megjelenésével és titkár-referens poszt kialakulásával. Manapság fejlett technológiáikkal még virtuális asszisztensek is vannak. Ez a cég vagy egyén neve, amely online szolgáltatásokat nyújt e-mailek írására vagy telefonhívások fogadására (lefordítva) anélkül, hogy az irodában titkárnő lenne.

Mit csinál?

Az emberek között a rendező személyi titkára sztereotip képet alkot - hosszú lábú szépség, aki elsősorban számítógépen gépelhet, kávét készíthet és hívásokat fogadhat. Időnként ez tükröződik a nem túl tisztességes tartalmú vicceken. Valójában a „titkár” szakma, valamint a referens pozíciója egy nagyvállalatban egy nagyon komoly készségek, tudás és bizonyos munkajellemzők poggyászának meglétét feltételezi. Ennek a szakmanak a valódi képviselője nem bír megszervezés, szorgalom, pontosság és diplomácia nélkül.

A titkár (titkár-referens) feladatai közé tartozik az irodai munkával, a dokumentumkezeléssel, az irodai munka megszervezésével, az irányítási struktúrával, az irodai berendezések alapelveivel, a munkavédelmi szabályokkal kapcsolatos minden normatív dokumentum ismerete. Számos jogait, kötelességét és az elvégzett munka típusát a munkaköri leírás szabályozza. Ő az ilyen alkalmazott tevékenységével kapcsolatos legfontosabb jogi dokumentum. Minden esetben minden felelősséggel össze kell állítani.

Nézzük meg a dokumentum fő részeit.

Mit olvas az asszisztens asszisztensi utasítás?

Általános rendelkezései tartalmazzák a szervezet nevét, megjelölik a közvetlen feletteseket, és hívják azt, aki távollét esetén a titkárt fogja kinevezni. Itt található a munkavállaló szolgálati ideje és képesítése, valamint a munka elvégzéséhez szükséges összes dokumentum (szabályok, GOST, kódexek és rendeletek) felsorolása.

A titkárhoz rendelt feladatokat a második (ugyanazon) szakasz tartalmazza. Ez magában foglalja a szükséges dokumentumok elkészítését a vezetés utasításai szerint, nyilvántartásba vételt, levelek fogadását és küldését, a recepció munkájának megszervezését és ellenőrzését, az iratok átadását és még sok minden mást.

Részletesebben tevékenységét a következő szakaszban írja le - "A titkár feladatai". Beszélünk a levelezés biztonságáról és elszámolásáról, a különféle regisztrált dokumentumok igazolásainak kiadásáról, hivatalos találkozók szervezéséről és előkészítéséről, másolásról és nyomtatásról, az ő távollétében maradt felettesek üzenetének rögzítéséről és arról, hogy velük értesítjük, a cég irodájának a szükséges papírárukkal ellátva.

Az egyes szervezetekben a titkár feladatai a munka sajátosságaitól függően sajátosságokkal rendelkezhetnek. Az álláspontja úgy tűnik, mint egy „titkár-tisztviselő”, ami azt jelenti, hogy bővíteni kell az alapvető felelősségi köröket.

A titkár jogairól

Mire jogosult a titkár? Az utasítások szerint megkérheti azokat az anyagokat, amelyek a vállalat különféle részlegeiben szükségesek lesznek a munkához, hogy meghatározzák felhasználásuk eljárását.

Egy másik dolog az, hogy a beolvasott dokumentumokat közvetlenül átadják a végrehajtóknak, közvetlenül a végrehajtóknak, meghatározzák a fogadó helyiségben a látogatók sorrendjét, és fontosságuk szerint osztják szét a telefonhívásokat, és fegyelmi szabálysértések esetén kötelezik az alkalmazottakat magyarázatra.

Mint minden alkalmazott, a fej személyes titkára is jogosult megfelelõ feltételek mellett dolgozni, amelyeknek meg kell felelniük munkavédelmi követelmények és biztonsági előírások.

Miért felelős a titkárnő?

Felelősséggel tartozik a bizalmas információk nem nyilvánosságra hozataláért, a dokumentáció minőségéért és a vezetőséghez történő időben történő benyújtásáért, a dokumentumkezeléssel kapcsolatos felelősségteljes hozzáállásért, a szervezet tulajdonának és dokumentumainak megőrzéséért, a vezetőséggel és az alkalmazottakkal való tapintatos kapcsolatokért.

A munkaköri leírás következő szakasza megmutatja, hogy milyen munkaviszonyok és funkcionális kapcsolatok állnak fenn az asszisztens-titkár és a különböző vállalati struktúrák között. Általános szabály, hogy egy közepes méretű szervezetben a titkárnak anyagi és technikai kérdésekben (az irodának irodai kellékek biztosításával) kell kapcsolatba lépnie az adminisztratív és gazdasági részleggel, a dokumentumkezelési kérdésekben - más egységekkel és természetesen közvetlenül a vezetéssel.

A titkár teljesítményét a kiválasztott fő kritériumok alapján értékelik, amelyeket az utasítás megfelelő szakasza is szabályoz. Az esetek túlnyomó többségében ilyen kritériumok a hatékonyság és a szorgalom. Vannak olyan helyzetek is, amikor az utasítás felülvizsgálható. Ez akkor fordulhat elő, ha megváltoztatja annak funkcióit vagy szervezeti felépítését.

Összefoglalva

Személyzet felvételekor az erre a posztra kinevezett személy megismeri a szolgálati utasítást, amely felsorolja a titkár összes feladatát. Röviden emlékezzen rájuk.

• Telefonos hívások fogadása a fejért.
• A dokumentációval kapcsolatos minden munka - fontosság szerinti rendezés, tervezés, előkészítés, átvétel és terjesztés, tárolás és rendszerezés.
• A látogatók fogadásának szervezése.
• Segítség a főnöknek a munkaterv megtervezésében; ha szükséges, jegyek foglalása és szállodafoglalás.
• Üzleti tárgyalások előkészítése és szervezése.
• Irodaszerek és egyéb szükséges apróságok, esetenként termékek megrendelése.

Miután megismerte a feladatlistát, az alkalmazott aláírja az utasítás alatt, a fej aláírását is felhelyezi. Vegye figyelembe, hogy minden szervezetnek megvan a saját utasításának verziója, ám egyiküknek sem szabad ellentmondani a jelenlegi jogszabályoknak vagy az elfogadott munkaügyi normáknak.

Bírósági titkár

Mint tudod, az egyes intézmények munkájának sajátosságai eltérőek. Mit csinál például egy bírósági tisztviselő? Melyek a munkakörei? Nagyon sok van ezek közül:

• aktuális ügyek borítójának tervezése;
• követelések fogadása az igazságügyi asszisztensektől;
• dokumentumok és anyagok beiktatása ügyekbe;
• új esetek leltárainak összeállítása;
• oldalszámozás;
• a bírósági határozatok másolatainak terjesztése az ügy résztvevőinek (feleknek);
• a bírósági határozatok másolatainak elküldése egyes személyek számára a bíró nevében;
• a felek tájékoztatása a bírósági tárgyalások időpontjáról.

Ezen felül

A bírósági tisztviselő feladatai közé tartozik, de nem kizárólag:

• egy hétig bírósági ügyek listáinak feladása;
• az ülésen részt vevő felek megjelenésének ellenőrzése;
• bírósági nyilvántartás;
• az ügyben részt vevő összes dokumentum átvételének és küldésének ellenőrzése.

A titkároknak meg kell ismerkedniük a felekkel az ügy anyagával, ellenőrizniük kell a levélben kapott értesítéseket, át kell adniuk a nyugtákat, értesítéseket, a jogi aktusok másolatait és más fontos iratokat. Információkat helyeznek magazinokba és kártyákba, a számítógépes rendszerbe, kinyomtatják a kézírásos aktákat, átadják az ügyeket a bíróknak ellenőrzés céljából, majd átveszik azokat, kiadják és benyújtják a végrehajtási okiratot, és a bírák nevében sok más dolgot csinálnak.

Követelmények a hivatalvezetőhöz

• A dokumentumokat számozni kell, be kell borítani.
• Az esetek és más dokumentumok listáját külön állítják össze.
• A fényképeket és a borítékokat számozzuk, hiba esetén a számozás újból megkezdődik, a régi számokat át kell húzni (nem kell kijavítani!).
• Minden javítást az elfogadott űrlapnak megfelelően hitelesítünk.
• Az ügyek borítóit elkészítik, feltüntetve a bíróság nevét, az ügy számát és címét, a felek nevét, a kezdés és befejezés dátumát, a lapok számát és az eltarthatóságot.
• A leltárokat kézzel vagy számítógépen végzik.

Mit kell tennie egy iskolai titkárnak?

Néha vannak hirdetések: "Szükségem van egy titkárra az iskolába." Mi ez a helyzet, és mit kell tenni ott? Derítsük ki.

Az iskola titkára az igazgató első és legfontosabb asszisztense. Be kell tartania feletteseinek az oktatási intézmény működésével kapcsolatos összes utasítását és utasítását.

Fő feladatai közé tartozik az alkalmazottak személyi változásaival (elbocsátás, befogadás), a hallgatók beiratkozásával és kiutasításával kapcsolatos üzletvitel. Feladata egy olyan dokumentum elkészítése, amelyet az igazgatónak saját aláírásával biztosítania kell. Ha szükséges, a titkárnak össze kell gyűjtenie és kellő időben átadnia az aláírt dokumentumokat, hogy azok megfontolásra kerülhessenek a felsőbb hatóságok számára.

Az iskolai titkár egyéb feladatai közé tartozik az információk fogadása és továbbítása a diákok és a személyzet számára. Igazgató hiányában a titkár köteles nyilvántartni a látogatók, köztük az általános iskola tanulói hívások, panaszok és fellebbezések számát és tartalmát.

emellett

A jelölés, amely tartalmazza az iskolai titkár utasításait: utóbbi felelőssége a további (egyéb) utasítások teljesítése. Mit jelent ez?

A következőképpen kell megfejteni: az iskolaigazgató titkára köteles minden utasítást követni, kivéve a személyes kéréseket. Ez lehet például egy beszélgetés felhívása egy diák vagy tanár között, levélküldés, pénzátutalás, az iskola számára szükséges felszerelés vásárlása. Ez a lista gyakorlatilag kimeríthetetlen, vagyis a titkár feladatai az iskolában nagyon, nagyon kiterjedtek.

Ha az iskola nem rendelkezik könyvelő posztjáról, akkor a pénzügyi ügyeket a titkárnak is ki kell ruházni. Feladata a fizetésekkel kapcsolatos információk küldése, az időrend kitöltése, a szükséges kiigazítások elvégzése.

A titkár segítségét nemcsak az igazgató, hanem a recepció bármely látogatója igényelheti. Arra fordulnak, hogy kinyomtassa a szöveget, lemásolja a dokumentumot, és rengeteg kérdést tisztázjon.

Ha a vezérigazgató-helyettes titkárként dolgozik

Ebben az esetben Ön a szakemberek egyike, az igazgató elfogadja és elbocsátja Önt, és Ön közvetlenül engedelmeskedik neki. Erre a pozícióra történő felvételhez felsőbb (vagy legalább speciális középfokú) végzettséggel és 1 éves tapasztalattal kell rendelkeznie. Ha nincs tapasztalat, igazolás a titkár-referens tanfolyamokon való részvételről.

Kompetenciának kell lennie a vállalkozás gazdasági és pénzügyi tevékenységeivel, a fejlődés kilátásaival, a dokumentumkezelés és a munkakezelés megszervezésével, a számítógépes ismeretekkel és az irodai berendezésekkel, a gyártási dokumentáció idegen nyelvre történő fordításával, az üzleti etikával kapcsolatban.

Funkciók és felelősségek

A vállalkozás dokumentációjához kapcsolódó összes referencia- és információs szolgáltatást vállalnia kell. Csakúgy, mint az irodai munka szervezése és irányítása a vállalat fiókjaiban és egyes részlegeiben. Nem csoda - nem rendes titkárnő vagy. Képeseknek kell lenniük az igazgatási és tanácsadó testületek tevékenységeinek dokumentálására és gyors megszervezésére. Ha nincs személyi ellenőr, tartsa fenn az összes személyi nyilvántartást és nyilvántartást.

A vezérigazgató-helyettes titkárnak el kell készítenie a teljes vállalkozás pénzügyi és gazdasági tevékenységeinek biztosításához szükséges dokumentumokat, megszerveznie azok befogadását, nyilvántartását, könyvelését, tárolását. Ellenőrzi a vállalkozás vezetésének aláírásra benyújtott valamennyi dokumentum elkészítésének, jóváhagyásának és jóváhagyásának helyességét. Intézkedéseket tesz a felettesektől származó megbízások időben történő minőségi végrehajtására, információkat közvetít közvetlenül az előadóknak, elemzéseket végez és véleményeket ad ki a menedzsmentnek megküldött jelentésekről és igazolásokról.

Ezen felül a titkár feladatai között szerepel operatív kommunikáció fenntartása a társaság tevékenységeivel kapcsolatos kérdésekben a polgárokkal - egyénekkel és egyéni szervezetekkel (mind állami, mind kereskedelmi). A látogatókat befogadja, személyzeti tevékenységeket végezhet - személyes iratokat, megrendeléseket, munkafüzeteket, szerződéseket (szerződéseket), utazási dokumentumokat és munkaképtelenségi bizonylatokat tölthet ki, munkaidő-nyilvántartást vezethet és fizetési igazolásokat állíthat ki.

És újra a jogokról

Ez a pozíció nemcsak a titkár kibővített feladatait, hanem a hozzájuk tartozó jogokat is magában foglalja. Az általánosan elfogadott rendelkezéseken kívül magukban foglalják a jogot, hogy a szükséges anyagokat és információkat megkérdezzék a vállalkozás bármely funkcionális szolgálatától, valamint a vezetési feladatok végrehajtásának késedelme okának magyarázata. Ezután: igényelhető a vállalkozók által készített dokumentumok kitöltése az elfogadott szabályok megsértésével, a GOST 6.38-90 vagy az ISO - nemzetközi dokumentációs szabványok szerint.

A hivatalos kompetencia keretein belül jogában áll megtekinteni a vállalatirányítási tevékenységekkel kapcsolatos dokumentumokat, személyes javaslatokat nyújtani be a menedzsmentnek a szervezet dokumentumkezelés területén végzett munkájának javítására, valamint a legújabb számítógépes technológiák alkalmazására.

Hozzáférést kap a "Bizalmas" jelöléssel ellátott dokumentumokhoz, és kapcsolatba léphet a vállalkozás minden alkalmazottjával és szolgálatával a vezetési döntések végrehajtásának figyelemmel kísérése és az információk megadása érdekében.