Bármely szervezet fő erőforrása az alkalmazottaik. Hozzájárulnak a termelés növekedéséhez és jólétéhez. Az illetékes főnökök értékelik alkalmazottaikat. Egyéb jelentős álláshelyek között a menedzser asszisztens különösen kiemelkedő. Feladatok, amelyek fontosságát nehéz túlbecsülni. Ez a jobb kéz és a fő tanácsadó, az esemény szervezője és az értekezlet koordinátora. Jó asszisztens nélkül a felsővezetőnek nagyon nehéz lesz vezetni egy vállalkozást.
Az asszisztens jellemzői és sajátosságai
Nincs olyan álláspont, amely annyira ellentmondásos és egyértelmű lenne a menedzser asszisztens követelményei szempontjából. Az ilyen típusú tevékenységet folytató alkalmazottak felelőssége nagyon sok pontot tartalmaz. Ezen felül a személyes asszisztenseket gyakran összekeverik a titkárokkal vagy az irodavezetőkkel. Bár hasonlóak, különféle tevékenységek.
Az igazgatóhelyettes feladatai:
- A főnök munkanapjának biztosítása - ütemterv, találkozók, dokumentumok aláírása és üzleti utak;
- kényelmes munkahely biztosítása a felsővezető számára - a szoba mikroklímájának, tisztaságának és kényelmének gondozása;
- dolgozzon a fej dokumentumaival, különösen a bejövő levelekkel és hívásokkal;
- a felettesek pszichológiai kényelmének biztosítása;
- kezdeti tárgyalások;
- fordítás;
- vezetői levélpapír biztosítása stb.
Ez a lista sokkal szélesebb, mint a titkársági és adminisztratív feladatok. A "személyes fejsegéd" helyzetben a munkavállaló sajátosságai, a tevékenység felelõssége és árnyalata azonban különbözik a munkaadók között.
Előfordul, hogy ez főleg titkársági munka. Vagy az asszisztens kizárólag a főnök kényelmének és rendjének biztosításával foglalkozik. Néhány asszisztens teljes jogú képviselő, és alkalmazottai beosztottjai vannak.
A munkáltatói szakmai érdeklődés az „asszisztens menedzser” jelöltre, az oktatás kötelességei és követelményei
Az alapfokú oktatás és a szakmai tapasztalat követelményei a vezetői felfogástól függően változnak. Leggyakrabban ezt az üres álláshelyet kezdő karriernek tekintik. Ugyanakkor egy komoly felsővezető egy bizonyos szakmai és élettapasztalattal rendelkező személy asszisztenseinek fogja keresni magát.
A minimális követelmény az adminisztrációval vagy a joggyakorlattal kapcsolatos középfokú oktatás. Ezenkívül a munkáltatók a következő szakmai tulajdonságokat várják el a jelentkezőktől:
- képesség dolgozni az összes irodai programban;
- nagysebességű nyomtatás;
- jártasság;
- legalább egy idegen nyelv ismerete, leggyakrabban angol;
- a programozás és a nem szabványos számítógépes programok alapjainak ismerete;
- papírmunka és levelezés képessége a szabályozási követelményeknek megfelelően;
- a jelenlegi jogszabályok alapjainak ismerete;
- hozzáértő, beszédes beszéd.
Ez a minimális követelmény a "személyes fejsegéd" tisztségére. A felelősség a szervezet hatókörétől függően ki is egészíthető. Néhány vállalkozásnál az ilyen munka befogadásának előfeltétele a profilképzés vagy a kapcsolódó oktatás. Ezen felül nagy plusznak számít a további üzleti oktatás vagy továbbképzés.
Asszisztens személyes tulajdonságok
A szakmai továbbképzés mellett számos személyes követelményt mutatnak be az asszisztensvezetőknek.Az „asszisztens menedzser” pozíciójának sajátosságai, feladatai és a munkajellemzők speciális karakterraktárt igényelnek.
Mindenekelőtt:
- stressz-ellenállás - elvégre egy asszisztensnek gyakran először a főnökeinek haragját kell felvennie, és meg kell hallgatnia beosztottjainak elégedetlenségét;
- multitasking - a jó asszisztens legértékesebb képessége az, hogy több feladatot egyszerre végezzen;
- pozitív gondolkodásmód - e karakterjellemzés nélkül az igazgatóhelyettes nem fog megbirkózni további kötelezettségekkel, mivel tevékenysége gyakran túlmutat a szokásos üzleti együttműködés keretein;
- magas tanulási képesség - minden jó asszisztensnek jelen kell lennie az új dolgok megtanulásának és a munkafolyamat megértésének a vágya.
Ez csak az alapvető, alapvető jellegzetesség, amely minden egyes menedzser asszisztens számára szükséges a sikeres szakmai karrierhez. De a legfontosabb személyes követelmény - a főnök és az asszisztens temperamentuma és viselkedése nem disszonál, hanem ideálisan kiegészíti egymást.
Általános felelősségek
Az asszisztens közvetlenül működik a szervezet vezetésével, személyes és szakmai feladatokat is ellátva. Ezek általában a következőket tartalmazzák:
- a fej, és néhány esetben az egész szervezet irodai munkájának elvégzése. Az egyes vállalkozásoknál az asszisztensek kezelik a szervezet titkárságát;
- irányítási koordináció. Ütemezze az üzleti találkozókat, emlékeztesse a feletteseket a különféle eseményekre és tevékenységekre;
- levelezés lebonyolítása a szervezet nevében;
- bejövő telefonhívások fogadása és újraelosztása;
- kérésre a fej megadása az összes szükséges információval.
A szervezet vezetőjének kiegészítő asszisztensei
Ezen a területen a leggyakoribb a személyi fejsegéd, további felelősségekkel és funkciókkal. A vezetés leggyakrabban meglehetősen változatos alkalmazottat keres, aki képes kibővíteni a felelősséget.
A leggyakoribb kiegészítő felelősség a következő:
- fordítás idegen nyelvről, ideértve a tárgyalásokat is. A vezetés nem mindig bízhat teljes mértékben a munkavállalókon kívül, és itt legalább hasznos lesz legalább az angol nyelv ismerete;
- fej- és kirándulások szervezése. Egy ilyen tevékenység feltételezi, hogy az asszisztens gondoskodik az összes háztartási pillanatról: költözésről, taxi és szálloda rendeléséről, vendéglátásról és papírmunkáról;
- felettesek kísérése protokoll eseményekre;
- háztartási szolgáltatások.
Ez a lista messze nem teljes. Leggyakrabban meglehetősen nehéz egyértelműen megválaszolni a kérdést, hogy mi a felelős az igazgató-helyettes? Ez a tevékenység nagyon változatos. Mindegyik főnök megteszi saját igényeit, főleg annak biztosítása, hogy mindegyikük a törvények hatálya alá tartozik.
Személyes asszisztens mód
Ennek a tevékenységnek az egyik fő jellemzője a munkavállalói munkaidő függése a vezetéstől. Természetesen a nyolc órás munkanapot előírják. Az asszisztensek valójában összehasonlítják rendszerüket a főnökökkel.
A munkaidő „elmosódása” és a vezetéssel való folyamatos kapcsolattartás szükségessége gyakran megijeszti a hallgatókat ezen álláshelyekről. Valójában nem többet kell dolgoznia, mint bármely más helyen. A pihenés és a munka ideje instabillá válik.
Munkaleírás Asszisztens menedzser
Az "igazgató-asszisztens" felépítését, a kötelességeket, az oktatásra és a tapasztalatokra vonatkozó követelményeket meg kell határozni a munkaköri leírásban. Ez egy olyan dokumentum, amely átláthatóvá teszi az irányítási követelményeket és egyszerűen ellenőrzi a munkavállalói feladatok elvégzését.
A munkaköri leírás normatív és kötelező érvényű.Ez a dokumentum ismerteti az asszisztens menedzser munkájának minden finomságát. Ez gyakorlati útmutató a cselekvéshez. A dokumentum nemcsak a feladatokat, hanem a munkaügyi viták megoldásának jogait, felelősségét és jellemzőit is tartalmazza.
Az asszisztens menedzser tevékenységeinek sajátosságaival összefüggésben különös figyelmet kell fordítani a munkaköri leírás elkészítésére. Feltétlenül írja le a munka jellemzőit, a munka és pihenés idejének megszervezésének árnyalatait, a feldolgozás kompenzációját.
Meg kell különböztetni az asszisztens munkaköri leírását ugyanazon dokumentumból az „asszisztens” pozícióban projektmenedzser. ” Ez utóbbi feladatai gyakran átmeneti jellegűek, csakúgy, mint maga a munka.
Ezenkívül a munkaköri leírásban egyértelműen fel kell tüntetni a beosztás nevét. Leggyakrabban „titkár”, „titkár-referens”, „irányítási vezető” jelöléssel. Óvatosan ellenőrizze, hogy ez a bejegyzés megfelel-e a jelenlegi előírásoknak, és naprakész.
Mit kell jelezni az ügyvezető asszisztens folytatódik
A személyes asszisztens pozíciója kiválóan indul a diplomás karrierjében. Így megszerezheti az első állását, és összehasonlíthatatlan szakmai tapasztalatot szerezhet. A tapasztalattal rendelkező álláskeresők számára azonban ez az álláshirdetés érdekesnek tűnhet. Különösen akkor, ha meg akarja változtatni a tevékenység körét.
Ismerve a menedzser asszisztens fő feladatait, nem nehéz az önéletrajzot írni. Ez a dokumentum feltételezi, hogy elolvasta a kérdés elméleti részét és készen áll a munka megkezdésére. Gondosan tanulmányozza a jelentkezőre vonatkozó követelményeket, és kezdje el írni a szöveget.
Adatok, amelyeket fel kell tüntetni az állásajánlatban az „asszisztens” vagy „személyes asszisztens a fejnél” esetén:
- A vezetéknév és a családnév teljes neve és a külföldi társaság önéletrajzában csak az első kettő megengedett.
- Családi állapot. Ez kötelező pont - az asszisztens helyzete gyakran szabálytalan munkaidőt feltételez. Biztosítani kell, hogy egy ilyen ütemterv nem befolyásolja hátrányosan a családi kötelezettségeket.
- Education. Időrendben megadva. Ha még mindig tanul, akkor ellenőrizze, hogy meddig tart a teljesítés. A munkáltatók gyakran végső asszisztensként vesznek az utolsó kurzusok hallgatóit, majd a karrierépítést követik. Itt jelzi az idegen nyelv ismeretét és a hozzáértés szintjét.
- Munka tapasztalat. Mutassa meg az utoljára. Ha még nem, akkor sorolja fel önkéntes projektjeit, részvételét közösségi tevékenységekben vagy szakmai szervezetekben, képzési gyakorlatokat és egyéb megfelelő tevékenységeket. Ha nem tud semmit megadni, vegyen egy jellemzést a diplomások osztályán és írja be, hogy készen áll a rendelkezésre bocsátásra.
- Személyes tulajdonságok. Adja meg magának a legmegfelelőbb értékelést. Mutassa be a karaktert a klasszikus pszichológia szempontjából, és ügyeljen arra, hogy jegyezze meg erősségeit és gyengeségeit.
- További információk. Itt kell írnia, hogy miért választotta a munkáltató a többi jelentkező közül. Ezenkívül feltétlenül jelezze a további készségeket, például a jogosítványt. Még ezen a ponton is hasznos lesz írni a kiegészítő oktatás, továbbképzési kurzusok, üzleti oktatás elérhetőségéről.
- Kapcsolatok. A lehető legtöbb módon hagyhatja magával a kapcsolatot: mobiltelefon és otthoni telefon, e-mail cím, skype, link a szociális hálózati oldalra. Csak az aktuális adatokat adja meg.
A helyesen összeállított önéletrajzot a munkáltató nem veszi észre.
Az osztályvezető-helyettes feladatai
Az álláskeresők általában személyes menedzser asszisztensként keresnek állást. De ennél könnyebb elindítani az előléptetést ebben a karrierrészben, ha „igazgató-helyettes” van értékesítési részleg. " Ennek a munkavállalónak a feladatai nem annyira terjedelmesek, de a tapasztalat és a kilátások összehasonlíthatatlanul nagyobbak.
A fő különbség az osztályok vezetői asszisztensei között a konkrétabb és szűkebben fókuszált tevékenységek között. Egy adott termelési vagy menedzsment területtel kapcsolatos munkát végeznek. Ez a tapasztalat felbecsülhetetlen a további karrierépítéshez.
Az egységvezetõ asszisztensének feladatai megegyeznek a vállalkozás vezetõjének feladataival. De van egy különleges sajátosság:
- annak szükségessége, hogy alaposan megismerjék az egység gyártási, irányítási vagy kereskedési folyamatának lényegét;
- kapcsolattartás más osztályok asszisztenseivel és az ügyvezető igazgató asszisztense;
- őrizze meg az egység speciális dokumentációját.
A személyes asszisztens karrier kilátásai
A fiatalok ezt a posztot karrier kezdetének tekintik. Meg kell azonban különböztetnie, hogy milyen promóciót szeretne. Vízszintes vagy függőleges? Ebben a vállalkozásban, vagy ez csak a kiindulási vonal a jövőbeli folytatódásban? A további intézkedések stratégiája az e kérdésekre adott válaszoktól függ.
A vezetés nagyra értékeli a jó asszisztenseket, és ez sajnos káros a karrierjük növekedése szempontjából. A főnök nem akarja elengedni az ideális alkalmazottat, vállalja, hogy megemeli fizetését, és további előnyöket nyújt - ez egy lehetőség a horizontális karriertre. Általános a személyes asszisztensek között.
A legegyszerűbb módja az, hogy egy adott szervezet karrier-létráján feljebb lépjenek az egységvezető asszisztens pozíciójából. Az ilyen pozíciókat gyakran azzal a céllal veszik fel, hogy jobban megismerjék a munkavállalót és képzettek legyenek. Ha vertikális karriert szeretne, akkor ez az Ön útja.
Az asszisztens menedzser pozíciója nem látható a külső szemmel, de nagyon fontos a szervezet számára. Egy hozzáértő asszisztens képes javítani a főnökök hatékonyságát, és ezáltal nagyobb profitot nyújtani a vállalkozás számára.
