A vezérigazgató asszisztense - az a személy, akinek minden méltó vezetőnek szüksége van. A vállalat irányításakor fontos a munka felét olyan személyre bízni, aki rendelkezik a megfelelő ismeretekkel, készségekkel és megfelelő kompetenciával. Ezért a tevékenység irányának első és legjelentősebb vektora a vezérigazgató-asszisztens feladatai.
Az utasítások jóváhagyása
Bármely munkaköri leírás alapja az oroszországi munkajog, és az ilyen igazgatói asszisztens állás sem volt kivétel. A fej jobb kezéhez rendelt kötelezettségeket az Orosz Föderáció Munka Törvénykönyvével, valamint további szabályozási jogi aktusokkal összhangban kell összeállítani.
Az összeállított utasítást a szervezet vezetője vagy vezetője hagyja jóvá. Aláírása az elfogadott dokumentum jogszerűségét, valamint az összes rendelkezés elfogadását jelenti. Ezenkívül a fejnek joga van változtatásokat végrehajtani, kiegészíteni a kötelességeket, vagy egyáltalán nem írhat alá autográfot indokolt megtagadással és a lényeges hiányosságok feltüntetésével.
Általános rendelkezések: mire irányítja az asszisztens?
Lehetetlen túlbecsülni a főigazgató-helyettesnek a társaság tevékenységében játszott szerepét. A személyek e kategóriájának munkaköri leírásában feltétlenül tartalmaznia kell az általános rendelkezéseket, amelyek alapján a munkavállaló megismerheti tevékenységét szabályozó keretet, valamint a munkájának jellegét meghatározó anyagokat.
A vezérigazgató-asszisztens a szervezet menedzserének utasításai és döntéseinek technikai végrehajtója. Az illetékes tisztviselő végzése alapján elfogadták és elbocsátották. Általános szabályok szerint a következő követelményeket róják rá:
- felsőoktatás;
- munkahelyi tapasztalat megléte vagy hiánya (időtartamát a fej határozza meg);
- a szakmai tapasztalat követelményei.
Ha meg akarja próbálni magát ezen a pozíción, akkor készüljön fel arra, hogy a főnök közvetlen és szigorú beadása a munka fő szabálya, amelyet az ügyvezető igazgató minden egyes asszisztens betart. A munkaköri leírás arra is utal, hogy az asszisztens hiányzik a munkahelyen. Jelenleg feladatait a vezérigazgató-helyettes látja el, aki teljes mértékben felelős azok végrehajtásáért.
Jogi szabályozás
A vezérigazgató-helyettes feladatai a következő szabályozási jogi aktusokon alapulnak:
- Olyan dokumentumok, amelyek a tevékenységet egészében vagy hasonló tevékenységet szabályozzák.
- Módszertani ajánlások és egyéb anyagok, amelyek egy adott tevékenységi terület korszerűsítése céljából készültek.
- Cég / szervezet / vállalkozás alapszabálya.
- Munka ütemezése.
- A szervezet közvetlen vezetője által kiadott parancsok és megrendelések.
- A vezér meghatározza a munkaköri leírást.
A vezérigazgató-asszisztensnek gyorsan, egyértelműen és helyesen kell navigálnia a tevékenysége egészét, valamint a tisztviselők asszisztenseinek munkáját szabályozó szabályozási keretekben. Fontos megjegyezni, hogy nemcsak a szövetségi és regionális jogszabályokat, hanem a helyi szabályozási dokumentumokat is meg kell vizsgálni.
Mit kell tudnod?
A vállalatvezetõ „jobb kezének” pozíciója a szervezet felépítésének és irányításának, valamint az összes létezõ egységnek alapos ismeretét vonja maga után. A munka szempontjából fontos képesség a megfelelő dokumentum - rendelés, megrendelés, rendelet - helyes elkészítésének képessége. Vagyis az irodai munka alapjai nélkül az ügyvezető igazgató asszisztens nem lesz képes teljes mértékben ellátni feladatait.
A pozícióra jelentkezőknek rendelkezniük kell az etikai alapokkal, rendelkezniük kell az üzleti kommunikáció szabályaival, és ismerniük kell a munka törvénykönyve és a közigazgatási jog általános szabályait. És az elektronikus számítógépekkel való készségek nélkül az sem elég.
Asszisztens funkciók
A munkaköri leírás következő alapszekciója azon funkciók listáját tartalmazza, amelyeket az általános ügyekért felelős főigazgató-helyettesnek kell elvégeznie:
- A társaság vezetőjének adminisztratív és adminisztratív tevékenységeihez szükséges műszaki támogatás megfelelő és egyértelmű megszervezése.
- A papírmunka karbantartása és megszervezése, a többi alkalmazott tevékenységének nyomon követése, az alkalmazottak számára érthetetlen kérdések magyarázata ezen a területen.
- Fejlesztés vagy részvétel olyan tevékenységekben, amelyek célja a társaság munkafolyamatának korszerűsítése.
- Látogatók fogadása.
Munka példa
A főigazgatói asszisztens jellemzője mind a bemutatott hivatalos feladatok, mind pedig a teljesítés szintje, és a következőképpen néz ki:
- A társaság által a vezető nevében kapott levelezés elfogadása, átruházása és felhasználása a vezető határozatával összhangban.
- Nyilvántartás a szövetségi törvényekkel összhangban, valamint a számítógépes technológia hatékony felhasználása; az alapvető készségek alkalmazása az információk gyűjtésében és feldolgozásában.
- Dokumentumok és pályázatok elfogadása, aláírás elküldése a szervezet vezetőjének.
- Dokumentumok elkészítése a fej munkájához.
- Telefonos beszélgetések szervezése. Ezen túlmenően az e pozíciót betöltő személy köteles a tárgyalások eredményeként megszerzett információkat eljuttatni a munkavállalókhoz, elítélve a kívánt formában.
- Levelek, megkeresések és más típusú dokumentumok elkészítése, a kérésekre adott válaszok elkészítése a fej nevében.
- Tevékenységek szervezése az ülések, ülések, jegyzőkönyvek előkészítéséhez és azok későbbi kialakításához a megfelelő formában.
- A vállalati alkalmazottak munkájának figyelemmel kísérése.
- A menedzser munkahelyének megszervezése a követelményeknek megfelelően, levélpapír biztosítása, a sikeres és hatékony munka feltételeinek megteremtése.
- Nyomdai iroda és munkaanyagok.
Fontos megjegyezni, hogy a munkavállaló hivatalos feladatainak bemutatott listája nem kimerítő. A fej saját belátása szerint megváltoztathatja az egyes elemeket, ha a módosítások nem ellentétesek az Orosz Föderáció jogszabályaival.
Vezérigazgató-helyettes
Általános értelemben a vezérigazgató-asszisztens jogait a következő lista tartalmazza:
- joga megismerkedni az asszisztens tevékenységével kapcsolatos vezető határozattervezetekkel;
- az asszisztens hivatalos tevékenységeinek elvégzésével kapcsolatos, a fej által tett javaslatok megfontolásának joga;
- az információhoz való jog, amelynek kézhezvétele szükséges a jövőbeni munkaügyi tevékenységek sikeres végrehajtásához;
- az a jog, hogy a vezetőségtől olyan intézkedéseket követeljen, amelyek megkönnyítik a munkaköri leírás végrehajtását.
Asszisztens jogi felelősség
A munkaköri leírás utolsó bekezdése általában a munkavállalóval szembeni felelősségi intézkedésekre vonatkozó rendelkezéseket tartalmazza. Tehát a következő típusú tevékenységekért felelősséget vállalunk:
- Nem megfelelő teljesítés vagy hivatalos feladatok ellátásának megtagadása.
- A büntetőjogi, közigazgatási, munkaügyi és polgári jogi jogsértések.
- A szervezet vagyonának károsítása.
A jogi felelősség a bűnüldöző szervek bevonásával vagy anélkül személyekre ruházható fel. A felelősség mértékének meghatározásában általában az elszenvedett kár jellege és nagysága játszik szerepet. Ha a munkavállaló elrontotta a szervezet dolgát, akkor a begyűjtésre belül kerül sor fegyelmi felelősség. Ha a kár interperszonális jellegű, a nyomozó hatóságok részvétele nélkül ezt nem teheti meg
Az utasítások jóváhagyása
Munkaleírás asszisztens gén. Az igazgatót nemcsak a fej aláírása, hanem a közvetlen feladatait vállaló személy aláírása is jóváhagyja. Ez a szabályozási aktus helyi, tehát csak egy adott szervezet területén alkalmazandó. Ha a munkaköri leírás nem felel meg a szövetségi vagy regionális törvényeknek, akkor a munkavállalónak joga van megtagadni az illegálisan jóváhagyott rendelkezés betartását.
