Új irodai szabályok

Az irodai munka szabályai a szövetségi államban végrehajtó szervek a hatóságok nem terjednek ki az állami titkokat tartalmazó cselekedetekre. A követelmények alapján az engedélyezett struktúra irányelveket dolgoz ki a papírok kitöltésére, karbantartására és tárolására. Az irodai munka szabályainak jóváhagyásakor összehangolják azokat az állami levéltár vezetésével.

Készítsen cselekedeteket

A szövetségi végrehajtó testületekben az irodai munka szabályai előírják, hogy ezek a struktúrák speciális nyomtatványokat, szabványos A5 vagy A4 formátumú papírlapokat használhatnak. A jogi aktusok elektronikus formában történő megalkotása megengedett. Az űrlaptól függetlenül a dokumentumnak tartalmaznia kell a szükséges részleteket, amelyek az előírt módon vannak elhelyezve. A nyomtatványokat szögletes vagy hosszanti helyesírásuknak megfelelően fejlesztették ki. Az első esetben a részletek a lap bal felső sarkában találhatók. A hosszanti módszerrel a forma tetejére helyezzük őket. A papírmunka szabályai lehetővé teszik sablonok használatát az elektronikus aktusok elkészítésében. Az egyes lapokon behúzást kell elhelyezni: legalább 20 mm-re balra, legalább 10 mm-re jobbra és 20 mm-re felül és alul. Az elektronikus sablonokat és az űrlapmintákat a végrehajtó szövetségi hatóság vezetőjének jóvá kell hagynia.

kellékei

A papírmunka papírmunkára vonatkozó szabályai előírják, hogy a cselekedeteken részt kell venni:

1. Oroszország állami emblémája.
2. A jogi aktust alkotó szerkezet neve.
3. A szerkezeti egység neve.
4. A dokumentumot kiállító felhatalmazott személy neve.
5. Referencia-információk a struktúráról.
6. A dokumentumtípus neve.
7. Az összeállítás dátuma.
8. Regisztrációs szám.
9. Link a beérkező aktus adataihoz.
10. A közzététel helye (összeállítás).
11. Sáv a tartalomhoz való hozzáférés korlátozására.
12. Címzett.
13. A jóváhagyás keselyűje.
14. Felbontás (utasítások a cselekmény végrehajtására).
15. Szöveg.
16. Referenciajel.
17. Jelentés az alkalmazásról.
18. Aláírás (megjegyzés az elektronikus aláíráson).
19. Keselyű jóváhagyáskor.
20. Visa.
21. A nyomtatás helye.
22. A művész feljegyzése.
23. Megjegyzés a törvény végrehajtásáról és az üzleti vállalkozások számára történő megküldéséről.
24. A dokumentum kézhezvételének nyilvántartása.
25. Link a cselekedethez.

A részletek összetételét a jogi aktus típusának és céljának megfelelően kell meghatározni. A papírmunka általános szabályai előírják, hogy a papír jóváhagyását egy felhatalmazott alkalmazott vízummal igazolják. Ez a rendelkezés a szerkezet belső aktusaira vonatkozik. A szövetségi végrehajtó intézményben kidolgozott dokumentumok más állami szervekkel való összehangolását aláírási bélyegzővel, jegyzőkönyvvel vagy levél igazolja.

A jogi aktusok kézbesítése, átvétele és nyilvántartása

A végrehajtó szövetségi testületek irodai munkájában a következő cikkeket használják:

1. Bejövő.
2. Küldeni.
3. Belső.

Az aktusok küldése és kézbesítése telekommunikáció, postai küldemények, futárszolgálat útján történik. A papírmunka általános szabályai írják elő a beérkező papírok kezdeti feldolgozását. Ezt követően megtörténik a jogi aktusok nyilvántartása és előzetes megfontolása, hogy továbbadják azok irányításához. Az értékpapírok kezdeti feldolgozása magában foglalja a helyes kézbesítés, a dokumentáció és az alkalmazások rendelkezésre állásának ellenőrzését. A befogadó szakemberek a tanúsításokat is osztályozzák, amelyek regisztrációval nem járnak. Az utóbbit a kézhezvétel, az előkészítés (aláírás vagy jóváhagyás) napján vagy a következő napon (munkanapon) hajtják végre, kivéve, ha a törvény másként rendelkezik.

Átadás a strukturális egységekhez

A szövetségi hatóságok irodai munkájának szabályai előírják, hogy a nyilvántartásba vételt követő cselekedeteket meg kell vizsgálni a vezetőségnek. Azonban megengedett értékpapírok küldése másik tisztviselőnek. Ehhez a megfelelő határozatot a vezető közzé kell tenni. A dokumentumokat vagy azok másolatait (végrehajtási utasítások) az irodavezetési szolgálatnak át kell adnia a felelős személyeknek. Az eredeti aktát elküldik a következő címre: szerkezeti egység amelyre a végrehajtás bízott. Ha több részleg előadóművészként jár el, az eredeti példányt átadják a felelősnek, míg a többiek másolatot kapnak. Ha a felhatalmazott egység hozzáféréssel rendelkezik egy elektronikus példányhoz, akkor az eredeti aktus a regisztrációs szolgálatban maradhat, ha ezt a vonatkozó rendeletek előírják.

A jogi aktusok benyújtása

A végrehajtó testület vezetője vagy más felhatalmazott alkalmazott általi aláírást követően a dokumentumokat továbbítják az irodai osztály alkalmazottainak. Ez utóbbiak végzik a nyilvántartásba vételüket és a feladást. A végrehajtó testületekben alkalmazott irodai munka szabályai kötelezik az alkalmazottakat az összeállítás helyességének, teljességének és a példányszámnak a levelezőlistához való megfelelőségének ellenőrzésére. A helytelenül kitöltött aktusokat vissza kell juttatni a végrehajtásáért felelős egységekhez. Ha nincsenek jogsértések, akkor az iratokat a regisztráció napján vagy a következő napon (munkanapon) kell elküldeni. A dokumentumok egyik szerkezeti egységről a másikra történő átvitele az irodai osztályon keresztül történik.

Számviteli szolgáltatások

Az irodai munka alapszabályai tartalmazzák a beérkező, elkészített, elküldött aktákra vonatkozó információk összefoglalásának eljárását. Az információk elemzését és rendszerezését a felelős osztály végzi. A jelentéseket az általa meghatározott módon juttatják el a végrehajtó testület vezetőjéhez. A jogi aktusok elektronikus adatbázisban történő rögzítéséhez és kereséséhez a függelékkel összhangban kötelező érvényű információkat kell alkalmazni a jogi aktusokról. Megengedett további adatok felhasználása.

Dokumentációs Alap

Az állami struktúra munkájában alkalmazott aktusokból alakul ki. A végrehajtó szövetségi testület az archívummal való egyetértésben kidolgozza és jóváhagyja a munkája során létrehozott papírok listáját, valamint az alárendelt intézmények működését. Ezenkívül minden egyes műveletnél feltüntetik a tárolási időtartamot. A végrehajtó testület sablonokat dolgoz ki az egységes űrlapok, a létrehozott dokumentumok számára is. Az e tevékenységért felelős alkalmazottak összehangolják a szerkezet vezetőjével. A papírmunka szabályai előírják a jogi aktusok nómenklatúrájának kialakítását. A felelős alkalmazottaknak biztosítaniuk kell biztonságát, elszámolását és az archívumba történő átvitelüket.

nómenklatúra

A papírmunka szabályai tartalmazzák annak kialakítását a regisztráló szervezeti egység feladataiban. Nómenklatúra:

1. Összeállítva az osztályok számviteli információi alapján.
2. A végrehajtó szövetségi testület vezetője hagyta jóvá. Ebben az esetben előzetes koordinációt kell folytatni a szakértői bizottsággal. A jóváhagyást legkésőbb a tárgyidőszak végén hajtják végre. A nómenklatúra a következő év elejétől (január 1-jétől) lép hatályba.
3. Ötévente egyszer az Állami Levéltár Szakértői Ellenőrző Bizottsága hagyja jóvá. A munka során létrehozott Levéltári Alap cselekedeteit állandó tárolásra továbbítják.
4. A szövetségi hatóság felépítésének vagy funkcióinak megváltoztatásakor a felhatalmazásról a szakértői bizottsággal kell megállapodni.

A nómenklatúra szekcióinak neve a strukturális egységek neve.

Tárolási specifikációk

Az esetek kialakításakor az archívum tartalmának időtartamától függően terjesztésre kerülnek. Vannak állandó és ideiglenes tárolási kategóriák.A személyzeti menedzsment szabályai 10 évnél hosszabb időtartamot írnak elő a személyi állományra. Az ideiglenes tárolási idő kevesebb lehet, mint a megadott érték. Azokat az eseteket, amelyek kialakulásuk napjától az archívumba való átadásukig vagy megsemmisítésükig megkapják, a szerkezeti egységek tartalmazzák az összeállítás helyén. Az iratok ideiglenes felhasználás céljából kiadhatók a munkavállalók számára az intézmény vezetője által meghatározott időtartamra. Ezen időszak lejártát követően visszaküldésre kerülnek. Más kormányzati ügynökségek írásbeli kéréseikkel kiadják a törvényeket a végrehajtó szövetségi testület vezetőjének vagy helyetteseinek engedélyével. Kivételes esetekben megengedett az értékpapírok tartós tárolásból történő eltávolítása. Ugyanakkor a szövetségi hatóságok irodai munkájának szabályai előírják, hogy hagyjanak jóváhagyott módon hitelesített iratok másolatát, valamint az eredeti példányok kiállításának okairól szóló törvényt.

Transzfer a archív

Az ideiglenes (több mint 10 év) és az állandó tárolási időszak eseteit legkorábban egy évvel, de legkésőbb három évvel az irodai szolgálatuk végétől kell küldeni. Az értékpapírok átruházása a készletekkel összhangban történik. Azokat az eseteket, amelyeknek ideiglenes tárolási ideje kevesebb, mint 10 év (beleértve), nem továbbítják az archívumba. A meghatározott időszak végén megsemmisítésre kerülnek. A készletek összeállításának alapja az esetek nómenklatúrája.

Az elektronikus aktusokkal való munka jellemzői

A hivatalvezetési szabályok előírják, hogy az információk létrehozása, feldolgozása és tárolása az állami struktúra információs rendszerében végezhető. Ebben az esetben az elektronikus aktusokat a papírra vonatkozó aktusokra vonatkozó követelményekkel összhangban kell elkészíteni. Az orosz állami embléma kivételével a szükséges részletekkel is rendelkezniük kell. Az elektronikus aktusok összetételét a dokumentumok listája határozza meg, amelyek tervezését, tárolását és későbbi felhasználását kizárólag digitális formában végzik a szerkezet belső munkájának megszervezésekor. Ezt a listát az Állami Levéltár ajánlásainak megfelelően dolgozzák ki. A jogi aktusok listáját, amelyek összeállítását, tárolását és későbbi felhasználását digitális formában hajtják végre, az intézmény vezetője hagyja jóvá az archívum osztályával.

Elektronikus törvényfeldolgozás

A dokumentumokat felhatalmazott tisztviselő minősített továbbfejlesztett digitális aláírásával kell aláírni. Az elektronikus aktusok küldését és fogadását az intézmény regisztrációs szolgálata végzi. A dokumentum kézhezvétele után az irodavezető szolgálatnak ellenőriznie kell a digitális aláírás érvényességét. Az információs rendszerbe beépített elektronikus aktusokhoz hozzá vannak rendelve regisztrációs és regisztrációs adatok. Biztosítják a dokumentumkezelést. Ez magában foglalja többek között a keresést, a hozzáférést, a tárolást, az ellenőrzést, a felhasználást stb. A papíron beérkezett jogi aktusok elektronikus másolat létrehozásával történik. A nómenklatúra azt jelzi, hogy az ügyet digitális formában folytatják le. Ezt a fejlécben vagy a "Megjegyzés" mezőben kell feltüntetni. A végrehajtás vagy a feladás után az elektronikus okiratokat a hasonló esetekben papíron kivitelezett időszakokig meg kell őrizni. Az időszak végén a digitális formában szereplő információkat meg kell semmisíteni.

iránymutatások

Ezeket a vonatkozó utasításokban írják le. A papírmunka szabályai szolgálnak az iránymutatások és más helyi jogi aktusok kidolgozásának alapjául, amelyek az intézményen belüli papírokkal való együttműködés technológiáját szabályozzák. Meghatározzák a technikákat, az összeállítás eljárásait, az adatokkal való munka módszerét. A 477. számú kormányrendelet alapján a nyilvántartási szabályokat pontosan ilyen helyi törvények határozzák meg az egyes állami struktúrák számára.

Fejlesztési szolgáltatások

A módszertani ajánlások összeállításakor figyelembe veszik az Orosz Föderáció hivatali munkájának jelenlegi szabályait. A fejlesztésért felelős tisztviselőknek a mintaszabályokat kell követniük, és a projektet össze kell hangolniuk az archív közintézménnyel. A GOST R ISO 15489-1-2007 szerint minden intézménynek meg kell határoznia és rögzítenie kell az irodai munka belső szabályait. Céljuk egy olyan irányítási rendszer kialakítása, amely megbízható, hiteles és használható cselekedeteket tartalmaz, amelyek a szükséges időtartamon keresztül támogatják az üzleti tevékenységet.

Az ajánlások tartalma

A szöveg szerkezetét az ágazatközi jelentőségű rendeletek nem szabályozzák. Az ajánlások általában általános rendelkezéseket, témaköröket és mellékleteket tartalmaznak. Az első blokkban határozza meg:

1. Az ajánlások hatálya. Például: "Az utasítás az intézmény minden dokumentációjára vonatkozik."
2. Felelősség a meg nem felelésért.
3. Az egység, amelynek felelőssége az egységes eljárás kidolgozása a jogi aktusok elkészítéséhez és a velük való együttműködéshez az összes többi osztály számára.
4. A szabályozási keret.

szakaszok

Általában a papírmunka megszervezésének szabályaival kezdik. Ez a szakasz azokat a jogi aktusokat sorolja fel, amelyeket az intézmény információs, adminisztratív és egyéb tevékenységeinek végrehajtása során használnak. A következő bekezdés meghatározza a papír alapvető követelményeit. Minden irodavezetési szabályt külön bekezdés hoz létre. Ez magában foglalja a megfigyelés, a koordináció, az aláírás eljárását is. A szabályokat ebben a blokkban is meghatározzuk:

1. Példányok (kérelmek) regisztrációja és igazolása.
2. Bélyegzők, nyomtatványok, pecsétek használata és tárolása.
3. Dolgozzunk azok végrehajtásáért felelős személyekkel.

Más elemek jelen lehetnek ebben a szakaszban. Például a tartalom kibővíthető, hogy magában foglalja a kollegiális struktúra, alelnökök stb.

1. Az az eljárás, amellyel a bejövő jogi aktusok elfogadását, feldolgozását és terjesztését végrehajtják.
2. A szállítás és az egységről a másikra történő átadás szabályai.
3. A jogi aktusok mozgásának legfontosabb példái.
4. A kimenő dokumentáció elkészítésének és küldésének szabályai.
5. A jogi aktusok mennyiségének rögzítésére szolgáló eljárás.

A "Regisztráció" szakasz a következőket tartalmazza:

1. Szabályok, amelyek szerint a bejövő, a belső és a kimenő műveletekhez számokat rendelnek.
2. A regisztráció módszerei, formái és határideje.
3. A jogi aktusok indexálásának eljárása.

A "Referenciamunka" szakaszban rögzítve vannak:

1. Az intézményben a referenciarendszer kialakításának alapelvei.
2. A dossziék, adatbázisok és egyéb források leírása.
3. Az információkeresési tevékenységek végrehajtásának technológiája.

A "Dokumentumok végrehajtásának ellenőrzése" szakasz meghatározza:

1. A kötelezően ellenőrizendő cselekedettípusok.
2. Az az eljárás, amellyel összhangban a dokumentumokat ellenőrzés alá helyezik.
3. Az ellenőrzések végrehajtásának szabályai. A kártya formáit, a speciális jelölések használatát és így tovább itt lehet leírni.
4. Az előadóművészek felelőssége.
5. A jogi aktusok végrehajtásának tipikus határideje.
6. Az ellenőrzési információk összeállítási eljárása.
7. Szabályok, amelyeknek megfelelően a vezetést tájékoztatják az elvégzett ellenőrzésekről.

Az "Online tárolás" szakasz információkat tartalmaz a következőkről:

1. A jogi aktusok tartalmára vonatkozó eljárás. Telepítésre kerül mind az irodai menedzsment szolgáltatás, mind más szerkezeti egységek számára.
2. Az egyes tisztviselők felelőssége a cselekedetek biztonságának biztosításáért.
3. Azok a szabályok, amelyeknek megfelelően az üzleti dokumentumok bizonyos kategóriáit kialakítják.
4. A nómenklatúra kidolgozására és későbbi felhasználására vonatkozó eljárás.
5. Az esetek indexálásának és rendszerezésének szabályai.

Az "archívumba történő kézbesítés előkészítése" szakaszban vannak meghatározva:

1. A vizsgálat sorrendje.Különösen a későbbi tároláshoz és megsemmisítéshez szükséges dokumentáció kiválasztásának technológiáját írják le.
2. A dokumentumok előkészítésének eljárása az archiváláshoz.
3. Az átadott esetek kialakítására és leírására vonatkozó követelmények.
4. Az az eljárás, amellyel a felelős személyek továbbítják és elfogadják a tetteket.

Az alkalmazott technológiától függően a tevékenység sajátosságai, a munkakörülmények, a szakaszok összetétele kiegészíthető és megváltoztatható. Tehát például az utasításba olyan blokkokat is belefoglalhat, amelyek meghatározzák a polgárok fellebbezésével kapcsolatos eljárást, korlátozott hatályú jogi aktusokat, technikai támogatást nyújtanak a képzéshez (rövidítés, nyomtatás, hangfelvétel és így tovább).

alkalmazások

Legfeljebb referencia és szemléltető anyagot kell tartalmazniuk. Rendszerezni kell a szakaszok sorrendjének megfelelően. A függelékek tartalmazzák a dokumentumáramlási sémákat, a bélyegzők és pecsétek példáit, a formanyomtatványokat, a bizonyos típusú jogi aktusok végrehajtását, az ellenőrzött dokumentumok listáját, az elszámolás formáit és így tovább.

következtetés

A hivatali munka jelenlegi hivatalos szabályai egyértelmű eljárást tesznek lehetővé a szövetségi kormány végrehajtó szerveiben és más állami intézményekben alkalmazott eltérő természetű aktusokkal történő munkavégzéshez. Alapvető követelményeket állapítanak meg a papírok összeállításáért, regisztrálásáért, átvételéért és küldéséért felelős alkalmazottak számára. A szabályok meghatározzák a dokumentumok elektronikus formáival, az információs adatbázisokkal történő munkavégzés eljárását is. Minden egyes intézmény részletezi őket, kidolgozza a helyi dokumentumokat. Mint az egyik a papírmunkára vonatkozó utasítás. Ennek tükröznie kell a cselekményekkel és a logikai sorrendben elhelyezkedő technológiai műveletekkel végzett munka teljes folyamatát. Az utasítás nemcsak az irodai szolgáltatás tevékenységét szabályozza. Mivel a jogi aktusokat a strukturális részlegek között mozgatják, alkalmazottaikat is meg kell ismerni a kialakított eljárásnak. A helyi szabályozási dokumentumok kidolgozását az irodavezetési szolgálat végzi. Ugyanakkor a levéltári és jogi osztályok alkalmazottai is részt vesznek a folyamatban. A tervezetet az intézmény vezetőjének kell jóváhagynia és aláírnia. A főnök kiad egy parancsot, amelynek megfelelően az utasítás hatályba lép. Valamennyi szerkezeti egységben normatív aktusként kell használni. Ráadásul rendelkezéseit világosan és egyértelműen meg kell fogalmazni a munkavállalók számára. Az intézmény a rendelkezéseivel és követelményeivel összhangban áll össze, nyilvántartja és terjeszti a dokumentumokat.