Minden szervezet számára van egy bizonyos információs készlet, amelyet „részletek” -nek neveznek, amely nélkül semmilyen műveletet nem tud végrehajtani. Minden levélben, szerződésben, fizetési megbízás és egy másik dokumentum érvényességének elismerésére. Az ilyen adatok megváltozása esetén a társaságnak megfelelő levelet kell küldenie partnereinek az adatok megváltozásáról.
Kötelező információk
Részletek - ezeket az adatokat kapja meg minden vállalat regisztrációkor. Ezeket jelölik Alapító dokumentumok és különféle műveletek előfeltétele. Az ilyen referenciainformációknak tartalmazniuk kell a szervezet által összeállított összes dokumentumot. Bármilyen kiigazítás esetén azonnal értesítést kell küldenie partnereinek a részletek megváltozásáról.
A regisztrációkor minden vállalkozás hozzá van rendelve:
- adószám (TIN);
- bejegyzett cím;
- Elsődleges állami regisztrációs szám (OGRN);
- fizikai cím (meghatározott hely);
- postai cím (az a hely, ahol a levelezés kézhez kell venni);
Ezen felül speciális kódot kap az Állami Statisztikai Szolgálattól: OKVED, OKATO és OKPO. Ezenkívül minden cégnek is van banki adatok:
- a regisztráció okának kódja (KPP);
- azon engedélyezett bank adatai, amelyeken keresztül teljesíti az összes elszámolási tranzakciót;
- fizető bank azonosító kódja (BIC);
- elszámolási és levelező számlák.
Ha ezen adatok közül legalább az egyik megváltozik, a társaságnak haladéktalanul értesítenie kell adósát és partnerét. A késés elég súlyos következményekkel járhat. A cégnek levelet kell küldenie számukra az adatok megváltozásáról.
A dokumentum összeállításának szabályai
az üzleti levelezés nincsenek apróságok. Különösen, ha olyan fontos dolgokra vonatkozik, mint a részletek. Az életben különböző helyzetek fordulhatnak elő: vezetésváltás, felhatalmazott bank vagy a rendelkezésre álló címek valamelyike. A társaság köteles tájékoztatni azokat, akikkel közvetlenül együttműködik, ezekről az esetekről. Ezt még az orosz polgári törvénykönyv is megjegyzi. A részletek megváltoztatásáról szóló levélnek egységes stílusban kell lennie. Egy ilyen dokumentum általában a következő információk egy meghatározott sorozatában szereplő nyilatkozat:
- A szervezet neve, amelyre irányul.
- A fej teljes neve.
- Új és régi részletek.
- Ennek oka arra késztette a társaságot, hogy ilyen változásokat hajtson végre.
- További információk.
- A dokumentum összeállításának dátuma.
- A társaság vezetőjének aláírása.
Az információkat postán lehet elküldeni kötelező értesítéssel. Ezt előre meg kell tenni, hogy az adatok a kézbesítés során ne legyenek elavultak. Bizonyos esetekben ajánlott e-hírlevelek használata vagy faxon történő küldés.
Címváltozás
Néhány szervezetnek nincs saját helyisége, és arra kényszerülnek, hogy bérbe adják őket releváns megállapodások megkötésével. De néha meg kell változtatni a helyet. Ebben az esetben egy nem tájékozott ügyfél nehéz helyzetbe kerülhet. Ennek elkerülése érdekében levelet kell írnia a szervezet adatainak megváltoztatásáról, és el kell küldenie minden létező partnernek.
Ez elsősorban a vállalkozókra és a hitelezőkre vonatkozik, mivel a társaság bizonyos szerződéses kapcsolatban áll velük.Egy ilyen levelet általában levélpapíron készítenek. Szélsőséges esetekben használhat egy A4-es formátumú lapot, ha bal felső sarokba helyez egy sarokbélyegzőt. Először egy ún. Kalap készül. A jobb felső sarokban található, és információt szolgáltat arról, hogy kinek küldik ezt az üzenetet. Ezután a dokumentum neve ("Információs levél" vagy "A részletek megváltoztatásáról"). Ezt követően a szükséges információkat a fő szövegbe helyezik. A dokumentum a fej aláírásával ér véget és kerek pecséttel hitelesítve.
A fizetési adatok megváltoztatása
Ha egy vállalkozás megváltoztatja bankját vagy a meglévő számláinak legalább egyikét, akkor az összes érdekelt felet is tájékoztatnia kell az ilyen tevékenységekről. Ebben az esetben a bank adatainak megváltozásáról levelet küldünk értesítés formájában. Címzett lehet egy másik partner számára, vagy lehet egyetlen dokumentum, amelyet “Banki adatok változásának értesítése” nevezünk.
A tervezési szabályok változatlanok. Igaz, jobb a szöveget ebben a sorrendben összeállítani:
- A változtatás indoka, amely megmutatja a dokumentum számát, dátumát és nevét, amely alapján történik.
- Az a konkrét dátum, amelytől kezdve a változások megtörténnek.
- Információ az új részletekről.
- További információ a következő lépésekről. Itt meg kell jegyezni, hogy az összes korábban megkötött megállapodás érvényben marad-e.
Az ilyen információkat néhány nappal a megjelenése előtt be kell jelenteni. Felhívjuk figyelmét, hogy egy ilyen levél kézbesítése időbe telik. Ezen felül a partnernek meg kell tennie a megfelelő változtatásokat.
