A feljegyzés egy államközi dokumentum, amelyen keresztül az alkalmazottak közötti hivatalos kommunikáció zajlik. Tartalma redukálódik feladatokra, bármilyen feladat elvégzésére stb., Azaz működési kérdésekre. Annak ellenére, hogy a feljegyzés írása egyszerű kérdés, amelyet nagyon szigorú szabályok nem szabályoznak, ennek ellenére ismernie kell azokat. Ebben a cikkben megvizsgáljuk a dokumentáció, a típusok stb. Összeállítási eljárását.
vonás
A szolgálati feljegyzés jellege tájékoztató jellegű, azaz bizonyos értesítéseket, üzeneteket, utasításokat stb. Tartalmaz. A benne foglalt kérdések az adott alkalmazottra vonatkoznak, akinek azt elküldték. Más szavakkal, az emlékeztető eszköz egy eszközkészlet a vállalkozáson belüli kommunikációhoz.
Megjegyzés: a kötelező feljegyzés még nem került meghatározásra. Ez egy kiegészítő dokumentum, bár annak alapján megrendeléseket és utasításokat lehet készíteni.
gyakorlat
Az emlékeztetőt gyakran használt dokumentációnak tekintik, ugyanakkor nem szerepel a hivatalosan besorolt kezelési dokumentumok listájában. Széles körben használva a kommunikáció horizontális szinten válik: vagyis az egyik egység alkalmazottja állítja össze, hogy egy kérést vagy javaslatot átadjon egy másik alkalmazottjának.
Fontos: a menedzsment objektumainak állapotai, amelyek között a memo útján kommunikálnak, egyenértékűeknek kell lenniük. Egyébként a dokumentumot nem emlékeztetőnek, hanem emlékeztetőnek tekintik.
A felhasználás célja
A munka feljegyzés különböző esetekben felhasználható.
Íme néhány példa:
- munkavállalói prémiumok;
- küldjön alkalmazottot üzleti útra;
- jelentéstétel a logisztikai osztálynak a berendezések hibás működéséről;
- vásárlási feljegyzés;
- a biztonsági vezető értesítése bármely más egység vezetőjétől illetéktelen személyek (nem alkalmazottak) szükségességéről indoklás nélkül a vállalat épületébe való belépésről;
- kérés feljegyzés formájában, amelyet a számviteli osztálynak küldünk anyagi források elosztására bizonyos igényekhez stb.
Kiválasztott esetek emlékeztetők írásához
Noha a feljegyzés belső papírnak tekinthető, annak egyik fajtája a tanúsító bizottságnak megküldött dokumentum. A ragadós jegyzetek kizárólag a munkavégzéshez történő kommunikációja azonban még mindig gyakoribb.
Hogyan írhatok egy emlékeztetőt?
Az emlékeztető írásának alapvető szabályai hasonlóak a többihez. Ezek magukban foglalják az A4-es formátumú lapra való írást, az utasításokat, hogy kit és kinek küldtek, dátummal történő igazolást és aláírást. De hogyan lehet memo írni az összes követelménynek megfelelően?
- középen (a lap bal oldalán is megengedett) írja be a dokumentum megfelelő nevét;
- Kétféleképpen lehet dátumot írni - teljesen arab számokkal és a hónap szavakkal való feltüntetésével;
- a címben a dokumentum fejlécének rövid leírása beilleszthető a fő rovatba;
- A feladóra és a címzettre vonatkozó információnak teljesnek kell lennie: név, vezetéknév és családnév, a pozíció teljes neve és az osztály (egység), amelyhez ezt a pozíciót csatolták.
Szolgáltatási megjegyzés tartalma
A memo írásának kérdésére adott válasz nemcsak a dokumentum részleteit és attribútumait tartalmazza, hanem annak tartalmát is.
A vizsgált cikk nem követeli meg a probléma lényegének egy nagyon száraz és hivatalos nyelven történő kimutatását - a szabad narratívák azonban megengedettek, de kifejezetten tükrözik az írás okát.
A tartalom általában két részre oszlik. Ezek közül az elsőt preambulumnak nevezzük. Röviden beszámol arról, mi arra késztette a készítőt, hogy írjon egy emlékeztetőt és küldje el egy adott alkalmazottnak.
A második részt tekintik a főnek, az előzőnél is nagyobb. Ez a szöveg tartalmazza a közvetlen kérés vagy javaslat nyilatkozatát. Ehhez hozzá lehet adni a helyzet elemzését, a következtetéseket és az eredményeket.
alak
Amikor felmerül a kérdés, hogy miként kell írni egy emlékeztetőt, egyes vállalatok egyszerűen külön nyomtatványt adnak az alkalmazottaiknak. De meg kell jegyezni, hogy ez nem kötelező egyesítés - a GOST csak tanácsadási rendelkezéseket nyújt (betűtípusok, méretek és térközök tekintetében) jóváhagyott minta nélkül. Ha azonban ez létezik egy adott társaságban, akkor a legjobb, ha kibír.
Szolgáltatás és feljegyzések
A kicsit magasabb a feljegyzésben megfigyelték, hogy a hivatalos és a beszámolói jegyzetek hogyan különböznek egymástól. De sokan még mindig hajlamosak összekeverni őket.
A leggyakoribb hibák:
- feljegyzés a munkavállaló számára a munkavállalótól a főnökig (valójában egy jelentés);
- a fizetések emeléséről;
- a promócióról.
Az utolsó kettő nem a vízszintes, hanem a függőleges kezelést foglalja magában, ami tagadja a feljegyzés meghatározását.
Fontos: az emlékeztetők emlékeztetőkre és a magyarázatokra való felosztása téves.
bejegyzés
Minden emlékeztetőt rögzítünk a nyilvántartásban. Attól függően, hogy az egyes vállalkozásokban hogyan szerveződik a papírmunka, ezzel foglalkozhat az, aki elkészítette a papírt, vagy az, aki megkapta. Ez mindenesetre abból a tényből fakad, hogy a szolgáltatási értesítéshez egyedi számot rendelnek, amelyet a szövegben meg kell jelölni.
Minta feljegyzés
"Értékesítési osztály, az informatikai osztály igazgatója. Kutsak V. A.
feljegyzés
№ 19-43/102
2015. április 13
A számítógép állapotának tesztelése a teljesítménye szempontjából
2015.10.4-től kezdve rendszeres értékesítési zavarok merülnek fel az értékesítési alkalmazott, R. Maksimenko személyi számítógépében, nevezetesen: újraindítás anélkül, hogy ezt a parancsot megadnák a PC-nek, a be- és kikapcsolás problémái, valamint a képernyő villogása. A leírtak miatt arra kérem Önöket, hogy végezzék el a szükséges diagnosztikát a részleg szakembereinek a hibák okainak felismerése és azok sikeres megoldása érdekében. Azt javaslom, hogy a tesztelés eredményeit írásban tegyék közzé, összefoglalva a további lépésekről: a gép javításáról vagy cseréjéről.
Osztályvezető L. A. Kudryavtsev "
Tegyük fel, hogy kiderült, hogy a PC nem javítható. Ebben az esetben jegyzetet készítünk a felszerelés leírásához.
Példa a leszerelésről szóló megjegyzés
"Értékesítési osztály, Logisztikai igazgató Osztály M. A. Oleinik
feljegyzés
№ 21-45/104
2015. április 16
Egy nem működő számítógép leszereléséről
2015. április 10-től kezdve rendszeres működési zavarok merültek fel egy R. Maximenko értékesítési alkalmazott személyi számítógépében. Az ennek eredményeként az informatikai osztály szakemberei által elvégzett diagnosztika a következőket mutatta: a számítógép nem alkalmas a további működésre. E tekintetben azt kérem, hogy írja le a fenti berendezéseket a működésképtelenség miatt.
Osztályvezető L. A. Kudryavtsev "
Vele kívül szüksége lesz egy másik megjegyzésre is - a leszerelt felszerelés cseréjéhez.
A felszerelés cseréjére vonatkozó megjegyzés
"Értékesítési osztály, a logisztikai osztály igazgatója M. A. Oleinik
feljegyzés
№ 22-46/104
2015. április 17
A meghibásodott számítógép cseréjéről
Az osztály szakértőjét, Maksimenko R. D. személyi számítógépét leszerelték, és működésképtelensége miatt ki kell cserélni (a 2015/15/15 20-44 / 103 számú dokumentum szerint).Kérjük, szállítson új berendezéseket, amelyek megfelelnek a leszerelt paramétereknek. Kérjük, írásban tájékoztassa a megvalósításról. A feljegyzéshez csatolom az informatikai osztály diagnosztikáról és annak eredményeiről szóló jelentését.
Osztályvezető L. A. Kudryavtsev "
Összefoglalva
Az emlékeztető írása általában nem okoz problémát. Ez az államközi dokumentum meglehetősen ismerős kommunikációs eszköz a kormányzat különböző szintjei között. Csak a memo és az emlékeztetők közötti „összetévesztés” okozhat feltételes akadályokat (a cikk megmutatja, hogy különböznek egymástól).
Egyes vállalatoknál a feljegyzések összeállítása kizárólag a bevezetett és jóváhagyott modell szerint történik (ebben az esetben jobb, ha külön formanyomtatványokat készítenek számukra), másokban több, mint ingyenes.
A dokumentum összeállításakor ugyanazokat a szabályokat kell követni, mint a többi papírra - a betűtípust és a szóközt a GOST szerint, a jegyzet érvényességének dátumát és aláírását.
Általánosságban elmondható, hogy egy feljegyzés egy nagyon kényelmes eszközkészlet, amelyet könnyű elsajátítani, és helyes felhasználás esetén egy szervezeti csapat jól koordinált és egyértelmű munkája van. Segít fenntartani a holisztikus kapcsolatot az osztályok között, és megerősíti az általuk alkotott struktúrát.
