Szinte minden szervezetben, függetlenül annak jogi formájától és az alkalmazottak számától (még akkor is, ha egyéni vállalkozókról beszélünk), munkája során rengeteg különféle üzleti dokumentumot, levelet, adóbevallást és egyéb információt halmoznak fel az elektronikus médiumokban. Szinte minden olyan vállalkozásnak, amely többé-kevésbé hosszú ideje működik, előbb vagy utóbb szembe kell néznie az archívum rendszerezésének szükségességével.
A dokumentumok egy részét meg kell őrizni, és ellenkezőleg, ideje megsemmisíteni. De mennyi a számviteli okmányok tárolási ideje, amely után biztonságosan ártalmatlaníthatók? Valójában a jogalkotási keretünk ritkán felel meg az ilyen feltételek megsértésének, és ezért ezeket ismernünk kell.
A cikk ennek a kérdésnek a nyilvánosságra hozatalát szenteli.
Hogyan lehet?
Meg kell jegyezni, hogy sok dokumentumot várhatóan legalább 75 évig tárolnak, és általában néhány jelentéskészítési kategóriát erősen ajánlott, hogy ne érintsék meg a vállalat teljes munkája során. Hogyan lehet? Végül is szeretném teljes mértékben betartani a törvényt, de ugyanakkor ne bonyolítsam le az irattári nyilvántartás vezetéséért felelős alkalmazottak életét!
Mielőtt válaszolunk erre a kérdésre, megismerkedünk a főbb szabályozási dokumentumokkal, amelyek rögzítik azokat az alapvető követelményeket, amelyek figyelembe veszik az összes vállalkozás könyvelési dokumentumainak eltarthatósági idejét, függetlenül azok jogi formájától, méretétől és tevékenység irányától.
A dokumentumok tárolásának normál szabályozása
Nézzük meg azokat a főbb szabályozási dokumentumokat, amelyek a szervezetekben történő archiválást szabályozzák.
Először is, a 2004. novemberi 125-FZ. Sz. Szövetségi törvény. Ez egy általános dokumentum, teljes mértékben szabályozza az archiválást hazánkban. Így rendelkezései az összes gyártási és számviteli dokumentum megőrzési folyamatának megszervezéséről, az archívumok megszerzésének és felhasználásának módjáról szólnak. Ezenkívül törvényilag rögzíti a levéltári intézmények és az állampolgárok közötti interakció folyamatait, amelyek használni akarják az ott tárolt információkat.
Természetesen a „Levéltári szervezetek munkájának alapszabályai” óriási szerepet játszanak. A szövetségi levéltár határozatával, amelyet 2002. február 2-án fogadtak el, hivatalosan jóváhagyták és felhasználásra javasolták. A szervezeti levéltári osztály megkezdésekor erősen javasoljuk, hogy először ismerkedjen meg ezzel a dokumentummal, mivel az bemutatja az ilyen tevékenység legfontosabb és alapvető pontjait.
Egyéb dokumentumok
A fontos iratok normál megőrzése érdekében meg kell ismerni a szabványos archív dokumentumok listáját, amelyeket bármely vállalkozás munkatevékenysége során generálnak. Itt vannak feltüntetve a számviteli dokumentumok tárolásának periódusai, és ezt a dokumentumot az Orosz Föderáció Kulturális Minisztériuma külön rendelettel hagyta jóvá 2010-ben. A dokumentum száma N 558. A neve már egyértelművé válik, hogy tartalmazza a fő értékpapírok listáját, amelyek a vállalkozás üzleti vagy egyéb tevékenységei eredményeként keletkeznek.
Szovjetunió öröksége
A dokumentumokról szóló rendelet, amelyet a Szovjetunió Pénzügyminisztériuma 1983. július 29-én, 105. számában tett közzé, továbbra is releváns. E rendelkezés keretein belül meghatározzák mind a dokumentumok eredeti tárolási feltételeit, mind azok létrehozásának, elfogadásának és felhasználásának eljárását.
Az adótörvényből
Ezenkívül megtalálhatja a vonatkozó információkat a megfelelő dokumentum 23. cikkében. Tehát a nyolcadik cikk tartalmaz egy záradékot, amely külön veszi figyelembe a számviteli dokumentumok tárolásának időtartamát, amelyek felhasználhatók az adók felhalmozására és a forrásadóra. Ide tartoznak olyan értékpapírok, amelyek igazolják a jövedelem, a költségek és az állam javára már befizetett adók közvetlen megszerzését.
Végül, ezek az információk a 29. számú szövetségi törvényben (402. sz., ФЗ, 2011. december 6-án kelt), „A könyvelésről” találhatók. Ebben megtalálhatja a könyvelési dokumentumok tárolási idejét a kereskedelmi vállalkozások szervezeteiben.
Mit kell tárolni és mennyi ideig?
Nem meglepő, hogy a szervezet tevékenysége során kialakult tipikus számviteli papírok tárolása (mindez a fent említett listában található) különösen fontos. A tipikus papírokat tárolják: 1 év, 5 év, 75 év. Néhány dokumentumot (különösen a nagy összegű pénzeszközök megszerzésével kapcsolatos információt) tartósan meg kell tárolni.
Tárolócsoportok
A szakmai könyvvizsgálók szerint minden, a számviteli nyilvántartást tükröző dokumentum négy fő csoportra osztható. Itt található a könyvelési dokumentumok tárolási időszakainak listája:
- Azok az iratok, amelyeket tartósan meg kell őrizni. Ezek magukban foglalják az összes éves pénzügyi kimutatást, valamint az adóhatóságnál történő regisztráció során beszerzett bizonyítékokat.
- Hosszú távú tárolási csoport (10 év felett). Ezek értesítések, dokumentumok, amelyeket az alkalmazottak aláírtak a személyes adatok feldolgozására vonatkozó hozzájárulásukkal. Magának a kérdéses adatnak, amely ilyen hozzájárulást adott, 75 évig rendelkezésre kell állnia.
- Ideiglenes típus. Feltételezzük, hogy e csoport papíroit legfeljebb 10 évig kell tárolni. Ezek magukban foglalják a számlákat, valamint a garancialeveleket.
- A negyedik fajta magában foglalja az összes fenti dokumentumot, amelyek lejártak, ezért azokat meg kell semmisíteni.
Fontos nuanciák
Fontos! Tudnia kell, hogy a tárolási idő csökkentése szigorúan tilos, de ezen idő meghosszabbítása megengedett. De ez csak azokra a szervezetekre vonatkozik, amelyek nagyon specifikus tevékenységeket folytatnak.
Tehát a lakossági pénzügyi kölcsönökkel foglalkozó LLC-ben a könyvelési dokumentumok eltarthatósági ideje 75 év. A gyakorlatban az ellenőrző szervezetek megjegyzik, hogy ezeknek a dokumentumoknak mindenkor rendelkezésre kell állniuk, mivel bármilyen igény esetén (például az örökösök oldaláról) előfordulhat, hogy e határidő után is fel kell számolni.
Ezért a nómenklatúra megszervezése, amelyet egy adott vállalkozásnál használnak a levéltári üzleti tevékenység megszervezésére, különös jelentőséggel bír. Most megvizsgáljuk azokat az alapvető követelményeket, amelyeket az ellenőrző szervezetek az egyes szervezetekkel szemben támasztanak, a tulajdonjog jogi formájától függően.
Általában nem különböznek egymástól, de vannak árnyalatok is. Általában ezek a jövedelem összegéhez kapcsolódnak, amelyet a vállalat kap.
Kft
Először vegye fontolóra az LLC-t. Mivel az ilyen vállalkozások forgalma meglehetősen jelentős, a velük szemben támasztott követelmények szigorúbbak. Először: az összes számviteli és adóbevallást legalább 75 évig meg kell őrizni. Ezenkívül az LLC-ben a könyvelési dokumentumok tárolási ideje határozatlan időre meghosszabbítható azokban az esetekben, amelyeket a fentiekben már figyelembe vettünk.
A személyzettel történő egyeztetések dokumentációját a szervezetben dolgozó egyén teljes munkája során és az elbocsátásától számított legalább 10 évig meg kell őrizni. Ha a munkavállaló nyugdíjba vonul ettől a társaságtól, a dokumentumokat állandóan meg kell őrizni, mivel a díjak mértékére vonatkozó követelések esetén előbb azokat kell felhívni.
A harmadik csoportba tartoznak a számlák, a beszállítókkal és az ügyfelekkel történő elszámolást igazoló egyéb dokumentumok, ezért ezeket legfeljebb 10 évig kell tárolni. Mint már említettük, az általános pénzügyi kimutatásokat állandóan meg kell őrizni.
Egyéni vállalkozók
A vállalkozások e kategóriájára vonatkozó követelmények sokkal kevésbé szigorúak, mivel az ott létrehozott dokumentumok száma sokkal kevesebb. Tehát mennyi az IP számviteli dokumentumok tárolási ideje? Nézzük meg részletesebben ezt a kérdést. Először: minden regisztrációs igazolás, éves beszámoló az adóhatóságok számára. Ezt az információt egy adott vállalkozás élettartama alatt állandóan kell tárolni.
Ha azonban egy vállalkozónak nincs alkalmazottja, és nyilvántartást vezet egyszerűsített rendszer szerint, akkor az összes követelmény ezzel véget ér. Az IP-számviteli dokumentumok tárolási ideje természetesen ebben az esetben ugyanaz a 75 év, mivel csak az éves jelentések vannak köztük.
UAB
Mivel az ilyen vállalkozások tevékenysége jelentős összegű jövedelemszerzést, valamint a részvényesekkel történő elszámolást foglal magában, az ebben az esetben a tárolt iratokra a legszigorúbb követelmények vonatkoznak. Általánosságban elmondható, hogy a legtöbb esetben a könyvelési okmányok tárolási ideje egy társaságban legalább 75 év. Vannak kivételek.
Természetesen az alaptőkével, a betétek mennyiségével és az alapítók charter részesedésével kapcsolatos minden információt folyamatosan tárolni kell. A legalább 75 éves időtartamra archiválandó dokumentumok listája tartalmazza az adószervezetek által felhasználható számviteli dokumentumokat: az eszközök megtérülésére vonatkozó információkat, a részvényesekkel történő elszámolások kimutatásait, valamint az elektronikus médiumokat, amelyeken rendelkezésre állnak a jövedelemadatok az alapok szervezésének számláin, különösen nagy összegeken.
A személyzettel történő elszámolásokkal kapcsolatos információkat szintén 75 évig tárolják. Más dokumentumok (számlák, garancialevelek) megőrzési ideje legfeljebb 10 év.
Költségvetési szervezetek
És mennyi a számviteli okmányok tárolási ideje a költségvetési intézmény? Általában erre nincs külön követelmény. Úgy gondolják, hogy 75 évig csak az adóhatóságoknak szánt éves pénzügyi kimutatásokról és értékpapírokról kell információkat megőrizni. Az összes többi dokumentumot legfeljebb 10 évig lehet tárolni.
Fontos szolgáltatások
Ha megismeri az összes fenti törvény és rendelet listáját, meglepődhet: a számviteli dokumentumok szabványos eltarthatósági ideje nem haladja meg az öt évet (402. sz. Szövetségi törvény)! Ugyanakkor a cikkünkben legalább 10 éve írtunk. Hogyan lehet ez? Sajnos ebben az esetben a szabályozási keret kidolgozása nem megfelelő, amikor a törvény követelményei ellentétesek a valósággal. Bemutatunk egy példával.
Ha Ön is egyszerű egyéni kereskedő, könnyen találkozhat olyan helyzetben, amikor az adóellenőrző a már lejárt dokumentumok benyújtását megköveteli (a törvény előírásainak megfelelően). CJSC és LLC esetében, amelynek éves forgalma meghaladhatja a tíz vagy akár száz millió rubelt, akár néhány jelentéktelen értékpapír hiánya is komoly problémákat okozhat.
Például gyakran megkövetelt iratok, amelyek igazolják a követelések követelésének jogszerűségét. Nem titok, hogy a gyakorlatban a hivatali ideje majdnem tíz évre becsülhető. A törvény szerint a számviteli okmányok két csoportja már egyszerre megsemmisíthető. Ha a társaság valóban elidegenítette őket, akkor nagy kiadások merülhetnek fel. Hogyan? Nagyon egyszerű.
Ha a társaság nem tudja biztosítani a kért értékpapírokat, akkor újra ki kell számítania a nyereségadót (bár lehet, hogy egyáltalán nem létezik), és komoly bírságot kell fizetnie.Egyszerűen fogalmazva: a tárolási idő meghatározásakor nem annyira a törvény követelményeit kell figyelembe venni (bármennyire is lehet paradox), hanem a dokumentum valós jelentőségét az adott vállalat számára.
Természetesen az elsődleges számviteli dokumentumok eltarthatóságának mindenképpen a lehető leghosszabbnak kell lennie, ám bizonyos körülmények között még sok számlát is több mint 15 évig kell tárolni az archívumban. Ha a társaságnak vannak adósai, vagy ha maga tartozik valakivel szemben, akkor ezeket a papírokat tartósan kell tárolni, tekintet nélkül a szövetségi törvény és a határozatok követelményeire.
Hogyan lehet meghatározni a számviteli dokumentumok fontosságát a szervezet számára?
Hogyan lehet megérteni, hogy mely papírokat kell tárolni “szükség előtt”, és mit kell tenni velük a jövőben? Ebben az esetben a hivatásos ügyvédek a tárolt dokumentumok értékének külön vizsgálatát javasolják.
A bizottsági tagok által követendő fő követelmény nemcsak a tárolt dokumentumokban szereplő információ értéke, hanem az a veszteség is, amelyet a szervezet szenvedhet.
Ezért meg kell hosszabbítani a következő pénzügyi és számviteli dokumentumok tárolási idejét: minden olyan szerződésre és becslésre azok a munkák, amelyek akár elméletileg is növelik maga a vállalkozás és az egyes alkotóelemek értékét; a versenybeszerzéssel kapcsolatos összes irat és elektronikus média; minden olyan dokumentum, amelyre valamilyen módon lehet szükség peres eljárás esetén (akár elméletileg is lehetséges).
Megjegyzések az egyéni vállalkozók számára
Mivel sok követelmény van, és azok értelmezése a különféle jogalkotási aktusokban és bírósági határozatokban feltűnően változatos, a papírok tárolásának folyamata különösen nehéz lesz a vállalkozók számára, mivel az egyéni vállalkozónak gyakran nincs jogi háttere vagy szakemberek, akiket kifejezetten ilyen kérdések megoldására bocsátanak. Ebben az esetben bármilyen vitás kérdés esetén kapcsolatba kell lépni az ügyvédi irodákkal, ha azok könyvelési dokumentumokon alapulnak, amelyek feltételeit és eljárását a jogszabályok egyértelműen nem tartalmazzák.
Felhívjuk figyelmét: minél kompetensebben és teljesebben bevezette az archiválási folyamatot, annál kevesebb problémával fog szembesülni a jövőben.
A cég archiválásának megszervezésére vonatkozó követelmények
Tehát áttekintettük az alapvető információkat az időzítésről. De hogyan lehet megszervezni a szervezet dokumentumainak tárolását? Milyen módszerek állnak rendelkezésre?
Először is létrehozhat saját archívumot. Az egyéni vállalkozók és a kisvállalatok esetében a vállalkozás vezetője vagy egy speciálisan alkalmazott személyzet gyakran válik levéltárossá. Maga az archívum vagy külön helyiséggé, vagy akár nagy széffé válik.
Az utóbbi években azonban sokkal népszerűbbé vált az archívumok létrehozására és tárolására szakosodott speciális társaságok iránti igény. Segíthetnek mind a meglévő tárolóhelyek megszervezésében, mind a semmiből új létesítmények létrehozásában. Azon vállalatok esetében, amelyeknél különösen fontos, hogy a különösen értékes dokumentumokat teljes biztonságban őrizzék meg, ezek a társaságok speciálisan védett és speciálisan védett dobozokban tárolhatják tárolását.
Az első módszer előnye a teljes ellenőrzése a dokumentumok felett, és ennek a módszernek az olcsóssága nyilvánvaló. A hátrányok között szerepel az archívum sebezhetősége (nem mindenkinek van eszköze tűzálló szoba felszerelésére). Ezenkívül nem mindenkinek van megfelelő jogi ismerete a tárolás megfelelő megszervezéséhez.
A második módszer előnyei között szerepel a tárolás ideális szervezése, valamint az ügynökségi alkalmazottak teljes jogi felkészültsége. A negatív oldal távol áll a vállalatirányítás archívumának teljes ellenőrzésétől.
Ezért megvizsgáltuk a törvényi előírások által előírt számviteli dokumentumok eltarthatóságát, valamint a jelen ügyben a vállalkozás fő jogi formáira vonatkozó követelményeket.
