Az orosz vállalkozások a jogszabályi követelmények alapján kötelesek különféle jelentéstételt nyújtani az állami szervek számára - különösen a számvitelt. A vonatkozó dokumentumok elkészítéséhez szükség lehet jelentős mennyiségű belső erőforrás konszolidációjára. Ugyanakkor sok vállalat figyelmet fordít a konkrétan a vezetői beszámolók kialakítására. Az állami szervekhez történő benyújtása nem kötelező, de sok vállalat formálja, és ez a folyamat nem kevesebb erőfeszítést igényelhet a társaságtól. Miért van értelme ezeket alkalmazni? Mennyire hasznos a megfelelő típusú jelentés?
A vezetői jelentések szerepe
Mi a vezetői beszámolás és milyen szerepe van a vállalkozásban? Ez a kifejezés olyan belső dokumentumkészletre utal, amely számot tartalmaz, amely a vállalat üzleti tevékenységeinek különféle aspektusait tükrözi.
A vezetői beszámolás - például a számviteltől eltérően - önkéntes. Nem kell megküldeni a Szövetségi Adószolgálatnak és más kormányzati ügynökségeknek. Feladata, hogy megbízható információkat nyújtson a vállalat vezetésének vagy tulajdonosának a szervezet helyzetéről.
A vezetői beszámolók kiegészíthetik a számvitelt vagy a pénzügyi beszámolást az üzleti adatok optimalizálása és a társaság jövedelmezőségének növelése szempontjából kritikus jelentőségű adatok előállítása szempontjából. A vizsgált tevékenység típusa tartalmazhat nem pénzügyi információkat is, amelyek fontosak a társaság vezetése által hozott vezetési döntések hatékonyságának helyes értelmezése szempontjából. A vizsgált jelentéskészítés típusát nem azért értékelik, hogy lenyűgöző számadatokat tartalmaz, hanem éppen ellenkezőleg - a vállalkozás üzleti modelljében a sikeres növekedést akadályozó hiányosságok felderítésének lehetőségéért.
A menedzsment jelentése a tervezés alapvető eleme. Az azt alkotó dokumentumok olyan adatokat tartalmaznak, amelyek nagy jelentőséggel bírnak a 2004. Évi egyes határozatok végrehajtásának kilátásai szempontjából vezetési szint. A társaság fejlesztésének egyik vagy másik szakaszának befejezésekor a vizsgált jelentéstípus lehetővé teszi számunkra, hogy elemezzük, hogy a társaság vezetésének mikor kellett volna viselkednie másként, és mihez kapcsolódik.
A vezetői jelentéstétel előnyei
Mi alapvetően különbözik a pénzügyi, számviteli, vezetői beszámolástól? Mindenekelőtt a módszertan. A pénzügyi kimutatások első két típusa olyan statisztikai információk gyűjtését foglalja magában, amelyek tükrözik a tőkeforgalmat az üzleti folyamatok bizonyos területein. A vezetői jelentések viszont nemcsak a statisztikák tükrözését feltételezik, hanem a vonatkozó adatok értelmezését is. A társaság vezetése nemcsak megfigyelhet bizonyos mutatókat, hanem megértheti azok jelentését is.
Tehát a szervezet vezetőségi jelentései megmutathatják a különféle terméktípusok gyártásának magasabb jövedelmezőségét, vagy fordítva, mi az oka a nem megfelelő bevételnek és az adott üzleti szegmens túl magas költségeinek. A vezetői beszámolóban rögzített számadatok értelmezése lehetővé teszi a társaság vezetésének, hogy illetékes döntéseket hozzon a szükséges beszerzésekről, tárgyi eszközök korszerűsítéséről, berendezések korszerűsítéséről stb.
A belső menedzsment jelentése, amennyiben azt időben elkészítik, időben képes azonosítani az üzleti folyamat azon részeit, amelyekben a vállalat alkalmazottai hatékonysága nem elég magas.
Vezetői jelentéstételi tartalom
Mit tartalmazhatnak azok a dokumentumok, amelyek képezik a vizsgált jelentéskészítés típusát? A helyzet az, hogy a megfelelő típusú információforrások számos fajta esetében reprezentálhatók. Általános szabály, hogy bizonyos dokumentumokat konkrét kezelőkhöz igazítanak. A beszámolást menedzsmentnek nevezik, főleg annak a ténynek köszönhetően, hogy kifejezetten a vezetők számára készült.
az irányítási struktúra A modern szervezetek rendszerint bemutatják a főigazgató és helyetteseinek álláspontját. Ezek lehetnek: helyettes a termelésért, az értékesítésért vagy például pénzügyi ügyekért. Az első esetben a belső menedzsment jelentése tartalmazhat az alábbiakra vonatkozó adatokat:
- a termékek vagy szolgáltatások költségei (az egyes termékfajtákhoz viszonyítva);
- a folyamatban lévő munka, az áruk előállítása és a szolgáltatások jellemzői az ügyfelek megrendeléseihez viszonyítva;
- a raktárba kerülő termelés mennyisége;
- az áruk kiadásában részt vevő nyersanyagok, anyagok vagy alkatrészek készletei.
Ha jelentést kell küldeni az értékesítés igazgatóhelyettese számára, akkor annak struktúrája magában foglalhatja:
- információ az értékesítési struktúráról az egyes áruk és szolgáltatások bizonyos típusaival kapcsolatban, konkrét vevőkkel;
- adatok a termékek szállításának dinamikájáról;
- információk a készleten lévő készletekről;
- adatok az áruk eladásának vagy a fogyasztónak történő szállításának költségeinek összegéről;
- a raktárban történő áruk átvételének tervezett mutatói;
- információ az eladott pozíciókkal kapcsolatos követelésekről.
Ha a jelentést pénzügyi igazgatóhelyettesnek kell benyújtani, akkor az tartalmazhatja:
- információk a vállalati költségvetés végrehajtásáról;
- információ a gazdasági tevékenységekkel kapcsolatos költségekről;
- az áruk vagy szolgáltatások költségeit tükröző számok;
- nyereségre és veszteségre vonatkozó adatok;
Ezenkívül a beszámoló tartalmazhat információkat a vállalat követeléseiről és a kölcsönökkel és egyéb kötelezettségekkel kapcsolatos saját tartozásairól.
Vezetői jelentési gyakoriság
Mennyire kell vezetői jelentést készíteni? Kívánatos, hogy a vállalkozás megjelölt tevékenységi területeit tükröző információk egy hétig ne váljanak elavulttá. Bizonyos esetekben a kulcsmutatók meghatározhatók egy adott vállalkozásnál, amelyet gyakrabban kell frissíteni. Hasonlóképpen, a vezetés rögzíthet olyan másodlagos mutatókat, amelyek előkészítése nem sok időt tölthet, ezért az ilyen információkat sokkal ritkábban lehet biztosítani.
Jelentéstétel a részvényesek számára
Az üzleti menedzsment szakértői azt javasolják, hogy fordítson különös figyelmet a társaság részvényeseinek szánt jelentések készítésére. Mi a releváns kommunikáció sajátosságai?
A fő jellemző az, hogy a társaság részvényesei nem vehetnek részt közvetlenül a társaság irányításában. Gyakran előfordul, hogy számukra egyetlen érdeklődésre számot tartó terület a nettó nyereség. A társaság részvényeseinek átadott jelentésekben szereplő részletes vezetési döntések egyes esetekben alkalmatlanok. Mivel azonban a társaság tulajdonosai azok, akik kulcsfontosságú döntéseket hoznak a felső vezetők kinevezésével kapcsolatban, a jelentésekben tükröződhetnek az ügyvezető igazgató és helyettesei munkájának hatékonyságát jellemző információk.
Hogyan néz ki a jelentés?
Milyen formában történik a vezetőség jelentése? A fentiekben megjegyeztük, hogy a pénzügyi és számviteli dokumentumokkal ellentétben a megfelelő papírtípus valójában informális. A vezetői beszámolás formáit a törvény nem szabályozza. Ezért a szervezet a legmegfelelőbb struktúra alapján fejleszti ki őket - például a jelentések címzettjétől függően.
Talán sokkal kényelmesebb lesz, ha a pénzügyi igazgatóhelyettes foglalkozik táblázatos dokumentumokkal, a cég tulajdonosa pedig olyan ütemtervekkel, amelyek egyértelműen megmutatják, hogy a különféle tényezőktől függően változik a profit. Egyes esetekben a kérdéses adatszolgáltatási űrlapok nagyon hasonlóak lehetnek a pénzügyi vagy számviteli mutatók gyűjtésében összeállított formákhoz
Jelentési eljárás
Hogyan lehet ilyen típusú dokumentumokat kialakítani? A szóban forgó jelentéstétel két feladatcsoport megoldását foglalja magában.
Először is a szükséges számok összegyűjtése. Forrásuk valószínűleg a társaság számviteli és termelési osztályai által a jelenlegi tevékenységek során létrehozott fájlok. Például, ha egy bizonyos mennyiségű árut szállítottak egy raktárba, akkor a megfelelő adatokat rendszerint rögzítik a cég CRM rendszerében. Hasonlóképpen tükröződnek a vállalkozáson végzett egyéb üzleti tevékenységekre vonatkozó adatok.
Másodszor, ez a különféle termelési helyszíneken összegyűjtött vagy a számviteli adatokban bemutatott mutatók értelmezése. A vezetői jelentések elemzése szükséges. A végrehajtás ismét attól függ, hogy pontosan hol továbbítják a vonatkozó dokumentumokat. Ezenkívül egyes esetekben kevésbé kívánatos, másokban pedig részletesebben kell mutatókat mutatni. Hasonlóképpen, az eredmények hosszas értelmezése is üdvözlendő, vagy fordítva, rendkívüli rövidségre van szükség.
Egyes esetekben mint ilyenek a számadatok értelmezése egyáltalán nem szükséges, például egy tapasztalt pénzügyi igazgató felé történő beszámolás esetén. Valószínűleg jobban értelmezi az eredményeket, mint bármely más menedzser, és elég tiszta számadatokkal rendelkezik.
Jelentési algoritmus
Fontolja meg, hogyan lehet a vezetői beszámolást a gyakorlatban kialakítani. Az orosz szakértők körében népszerű az algoritmus, amely a következő szakaszokban feltételezi a vizsgált probléma megoldását.
Mindenekelőtt meg kell tudni, hogy milyen információ áll rendelkezésre, és milyen gyakorisággal állítják be azokat a nyilatkozatokat, amelyeket a vezérigazgató, helyettesei és tulajdonosai látni akarnak. Valaki inkább heti rendszerességgel megismerheti a számadatokat, másoknak elegendő havonta egyszer megtekinteni a fő mutatókat. Az is tanácsos, hogy egy jövőbeli jelentéskészítő a vezetéssel való interakció kezdetén megtudja, mely típusú adatok valószínűleg prioritást élveznek, és melyik típusú másodlagos.
A következő lépés a könyvelővel folytatott kommunikáció annak meghatározása érdekében, hogy mely algoritmusban kérdezhetik meg a kérdéses számot a kérdés megoldására vállalkozó személyek. A jelentéskészítő összekapcsolódhat más vállalati alkalmazottakkal azokon a területeken is, ahol a szükséges dokumentumokhoz kapcsolódó mutatók állnak elő. A társaságnak vezetési jelentési rendszert kell létrehoznia, amelyben minden hozzáértő alkalmazott részt vesz.
A következő lépés egy olyan dokumentumforma létrehozása, amelyben egyrészt a számokat rögzítik, másrészt pedig értelmezik. Ugyanakkor a jelentéstételért felelős személynek szembe kell néznie azzal, hogy különféle formákat kell létrehozni az adott címzetthez - a főigazgatóhoz, a helyetteseihez és a tulajdonosokhoz - igazítva.
A következő lépések a gyakorlati jelentéstételhez kapcsolódnak.Ha a vállalkozás kicsi, akkor elvileg a jelenlegi probléma megoldásában részt vevő személy megpróbálhatja magát összegyűjteni a szükséges számokkal. De valószínűleg szüksége lesz a kollégák segítségére. Ebben az esetben az információgyűjtéshez kapcsolódó gyakorlati szakaszokat néhány ülés előzheti meg, amelyen a személy elmondja a többi alkalmazottnak, hogy mi a vezetői beszámolás alapja, milyen célból készülnek el a vonatkozó dokumentumok, és miért fontos ez a vállalat számára. E probléma megoldása megkönnyítheti a vállalat vezetését olyan helyi jogi aktusok közzétételével, amelyek előírják az egyéni alkalmazottaktól, hogy előmozdítsák a jelentéstéért felelős személy munkáját.
Jelentési fajták
A vezetői jelentések alapelveinek figyelembevételével megvizsgálhatjuk a megfelelő modellek egyes fajtáit a számok megjelenítéséhez, amelyek a vállalkozás tevékenységeit tükrözik.
A szóban forgó jelentéstétel első típusa az irányítási mérleg. Milyen jellemzői vannak?
A vezetői mérleg elvben hasonló a számviteli mérleghez. Alapvető különbsége funkcionális céljában rejlik. A vezetési mérleg célja nem csupán a számok tükrözése, hanem azok értelmezése a szervezet üzleti modelljének hatékonysága, a szervezet vagyonát érintő állapotok, a társaság partneri kötelezettségei és fordítva szempontjából.
A számviteli, vezetői, pénzügyi kimutatásokat is tartalmazó számadatokat elvileg azonos formában lehet megadni. A vonatkozó mutatók értelmezése azonban előre meghatározhatja a dokumentumok teljesen eredeti szerkezetben történő létrehozását. Nem számít, ki a vezetői jelentések felhasználói - erről fentebb már beszéltünk.
Az egyensúly, amelyet mérlegelünk, olyan információk beépítését foglalja magában, amelyek érdeklődhetnek mind az igazgató, mind bármely helyettes számára, valamint a társaság tulajdonosának. Ebben az értelemben meglehetősen univerzális dokumentum lehet.
Milyen egyéb típusú vezetői jelentések vannak? Közülük - az eredménykimutatás. Ezenkívül hagyományosan elfogadják a számviteli forrásokra való hivatkozást. Eredménykimutatás - olyan dokumentum, amelyet a vállalkozásoknak hivatalos jelentéstétel formájában kell benyújtaniuk a szabályozó hatóságoknak. Ugyanakkor forrásként is felhasználható a vezetői beszámolók kialakításában. Ez elsősorban a dokumentum nagyon kényelmes felépítésének köszönhető.
A szervezet eredménykimutatása rögzíti a társaság tevékenységének pénzügyi eredményeit egy adott időszakra. A bevételekre, a költségekre és a pénzügyi eredményekre vonatkozó számadatokat tükrözi, összesített összeggel. A vizsgált típusú dokumentum szerkezete tükrözi: bevételi forrásokat, költségtételeket, a társaság jövedelmezőségét. De amint azt fentebb meghatároztuk, vezetői számvitel és a jelentéstétel nem csupán a számgyűjtéssel kapcsolatos problémák megoldását foglalja magában, hanem a különféle mutatók értelmezését. Ezért a kérdéses dokumentumhoz valószínűleg további forrásokat kell csatolni, amelyek rögzítik a szükséges magyarázatokat a társaság jövedelmét, költségeit és nyereségét tükröző adatokkal kapcsolatban.
Egy másik jelentős dokumentum a cash flow kimutatás. Ez a forrás tükrözi a vállalat pénzügyi jövedelmét a forrásokkal összefüggésben, valamint a társaság kifizetéseit a kulcsfontosságú kiadási területekhez viszonyítva - egy adott időszakra is. A cash flow kimutatás megmutathatja, hogy megy a dolgok a társaságban a termelés jelenlegi eredményei szempontjából, a likviditás területén. Ez a dokumentum lehetővé teszi a vállalat hitelképességének felmérését. A kérdéses forrás mind a társaság vezetése, mind a tulajdonosai számára hasznos lehet.
Megvizsgáltuk a vezetés beszámolóinak fő típusait - az eredménykimutatást, a mérleget, valamint a cash flow-kat tartalmazó adatokat tartalmazó dokumentumot természetesen más forrásokkal is kiegészíthetjük. Lehetséges, hogy hasonlóak azokhoz, amelyeket megvizsgáltunk, és alapvetően eltérő megközelítéseken alapulhatnak.
Jelentési kihívások
Tehát megvizsgáltuk, hogy mi a vezetői beszámolás, hogyan különbözik a számviteltől vagy a pénzügyi rendszertől, megismertük a kialakításának folyamatát. Hasznos lesz az összeállításával járó esetleges nehézségek mérlegelése is.
Az üzleti menedzsment szakértői szerint a kérdéses jelentési folyamat legfontosabb problémája az, hogy a társaság alkalmazottai, és egyes esetekben a felső vezetők és a tulajdonosok is lojalitása hiányzik a vonatkozó dokumentumhoz. A társaság alkalmazottai - könyvelők, a termelési helyszínek alkalmazottai - nem mindig értik a vezetői beszámolást olyan dokumentumként, amelynek időt kell adni az energiafelhasználásra. A vállalkozások, mint tudják, már kötelesek hivatalos dokumentumokat benyújtani az állami szerveknek, amelyek kidolgozása nem könnyű feladat.
Hasonló pozíciót, amikor a vezetői beszámolást nem tekintik figyelemre méltónak, a felső vezetők és a tulajdonosok is betölthetik, amint azt fentebb megjegyeztük. Számos vezető, a szakértők szerint, a szóban forgó dokumentumokat a megtévesztő irányítás sokféle módszerének nevezi, különösen akkor, ha el kell vonnia a figyelmet a nem a legkiválóbb termelési mutatókkal.
Hogyan lehet megoldani egy hasonló problémát? Az elemzők azt javasolják, hogy kezdjük a vezetői szinttel. Indokoltabb lesz az érdekeltség-kezelők számára a vezetői jelentések elkészítése, tehát azok a szükséges helyi jogi aktusokat alkotják, amelyek szerint más alkalmazottaknak segíteniük kell a vonatkozó dokumentumok kialakításában.
A kérdéses probléma megoldását jellemzõ további nehézség az, hogy folyamatosan új megközelítéseket kell kidolgozni a jelentésben szereplõ számadatok értelmezésére. Ennek oka elsősorban a vállalkozás termelési struktúrájának megváltozása lehet. Számviteli és pénzügyi beszámolás esetén, amint tudjuk, nincs szükség a számok értelmezésére. Ezért lehetővé válik egységesített formanyomtatványok használata, amelyekben rögzítik a megfelelő mutatókat.
A szervezet menedzsment jelentése viszont számos más problémát is megold. Erre elsősorban magának a társaságnak, és nem a kormányzati szerveknek szüksége van, ahogyan ez a számviteli és pénzügyi mutatók esetében történik. Ha egy adott termelési struktúrára vonatkozó vezetői beszámolóban szereplő számok értelmezése egy adott időszakban pozitív szerepet játszott, akkor nem garantált, hogy ugyanolyan hasznos lesz, feltéve, hogy az egyes üzleti folyamatok jellemzői megváltoztak. Valószínűleg a jelentéstételi dokumentumok összeállítójának javítania kell az értelmezési megközelítéseket, amikor a vállalat megváltozik a termelési tevékenységek területén. Ez sok időt igényelhet - mind a személyes, mind a kollégáival kapcsolatban, akikkel tanácsot, véleményt vagy valamilyen kiegészítő mutatót kérhet, amely tükrözi a vállalat eredményeit, annak megértése érdekében, hogyan lehetne javítani a számok értelmezésének megközelítését.
Ezt a problémát ismét meg lehet oldani kollégákkal folytatott, időszakos kommunikáció útján, találkozók formájában, amelyek tárgyát képezik a jelenlegi termelési mutatók figyelembevétele, valamint az azok fejlesztésére irányuló intézkedések kidolgozása, ideértve az új jelentési módszerek, például a menedzsment bevezetését.A termelési mutatók optimalizálásának pozitív megközelítésével összefüggésben valószínűbb, hogy a vállalati alkalmazottak pozitívan érzékelik.
