Secondo gli studi condotti da varie agenzie di reclutamento, la professione di "segretaria" è una di quelle associate al maggior numero di raffinerie e alla necessità di adattarsi al programma di lavoro della direzione. Questo gruppo comprende anche autisti e rappresentanti di alcune altre specialità.
Che cos'è un segretario?
Questo termine deriva dal latino "segreto", così chiamato proxy nell'antica Roma. E poi, e più tardi (alle corti reali) erano esclusivamente uomini, a volte riuscendo a salire al potere con grande abilità.
Questa professione ha acquisito un aspetto femminile già alla fine della prima guerra mondiale, con l'avvento di una macchina da scrivere e l'emergere di una posizione come referente segretaria. Al giorno d'oggi, con le loro tecnologie avanzate, ci sono persino segretari di assistente virtuali. Questo è il nome di aziende o individui che forniscono servizi online per scrivere e-mail o ricevere telefonate (tradotte) senza la presenza fisica di un segretario in ufficio.
Che cosa sta facendo
Tra le persone, il segretario personale del regista ha un'immagine stereotipata - una bellezza a gambe lunghe che può principalmente scrivere su un computer, fare un caffè e rispondere alle chiamate. A volte questo si riflette nelle battute di contenuti non troppo decenti. In effetti, la professione di "segretaria", così come la posizione di referente in una grande azienda, presuppone la presenza di un bagaglio molto serio di capacità, conoscenze e anche determinate qualità lavorative. Un vero rappresentante di questa professione non può fare a meno dell'organizzazione, della diligenza, della puntualità e della diplomazia.
I compiti del segretario (referente segretario) comprendono la conoscenza di tutti i documenti normativi relativi al lavoro d'ufficio, alla gestione dei documenti, all'organizzazione del lavoro d'ufficio, alla struttura di gestione, ai principi di base delle attrezzature d'ufficio, alle regole di protezione del lavoro. Tutti i suoi numerosi diritti, doveri e tipi di lavoro eseguiti sono regolati dalle descrizioni dei lavori. È il principale documento legale relativo alle attività di tale dipendente. Compilarlo in ogni caso è richiesto con tutte le responsabilità.
Diamo un'occhiata alle sezioni principali di questo documento.
Cosa leggono le istruzioni per l'assistente segretario?
Le sue disposizioni generali contengono il nome dell'organizzazione, indicano i superiori immediati e chiamano colui che sostituirà il segretario in caso di sua assenza. Lì troverai i requisiti di anzianità e qualifiche del dipendente e un elenco di tutti i documenti necessari per il lavoro (regole, GOST, codici e regolamenti).
Le funzioni assegnate al segretario sono riportate nella seconda (stessa) sezione. Ciò include l'obbligo di preparare i documenti necessari secondo le istruzioni della direzione, registrarsi, ricevere e inviare corrispondenza, organizzare e controllare il lavoro della reception, condurre documenti documentali e molto altro.
Più in dettaglio, le sue attività sono descritte nella sezione successiva - "I doveri del segretario". Stiamo parlando della sicurezza e della contabilità della corrispondenza, del rilascio di certificati relativi a vari documenti registrati, dell'organizzazione e della preparazione di riunioni ufficiali, della copia e della stampa, della registrazione dei messaggi per i superiori lasciati in sua assenza e della sua comunicazione, fornendo all'ufficio della società la cancelleria necessaria.
In ciascuna organizzazione, i compiti del segretario possono avere le proprie caratteristiche a seconda delle specificità del lavoro. La sua posizione può sembrare un "segretario-impiegato", il che significa ampliare la gamma delle responsabilità fondamentali.
Informazioni sui diritti del segretario
A cosa ha diritto il segretario? Secondo le istruzioni, gli è permesso richiedere i materiali che saranno richiesti nel lavoro in vari dipartimenti dell'azienda, per determinare la procedura per il loro uso.
Un'altra cosa è trasferire i documenti scansionati direttamente agli esecutori direttamente ai dirigenti, stabilire la sequenza dei visitatori nella sala di ricevimento e distribuire le telefonate in base alla loro importanza e richiedere ai dipendenti di spiegare in caso di violazioni disciplinari.
Come qualsiasi altro dipendente, il segretario personale del capo ha il diritto di lavorare in condizioni adeguate, che devono rispettare requisiti di protezione del lavoro e standard di sicurezza.
Di cosa è responsabile l'assistente segretario?
È responsabile della mancata divulgazione di informazioni riservate, della qualità della documentazione e della tempestiva presentazione alla sua gestione, dell'atteggiamento responsabile nei confronti della gestione dei documenti, della conservazione della proprietà e dei documenti dell'organizzazione, dei rapporti delicati con la direzione e i dipendenti.
La sezione successiva della descrizione del lavoro indica quali sono le relazioni di lavoro e le relazioni funzionali che esistono tra il segretario aggiunto e le varie strutture aziendali. Di norma, in un'organizzazione di medie dimensioni, il segretario deve interagire su questioni materiali e tecniche (fornendo all'ufficio forniture per ufficio) con il dipartimento amministrativo ed economico, su questioni relative alla gestione dei documenti - con altre unità e, ovviamente, direttamente con la direzione.
Le prestazioni del segretario vengono valutate in base ai principali criteri selezionati, anch'essi regolati dalla sezione corrispondente dell'istruzione. Nella stragrande maggioranza dei casi, tali criteri sono efficienza e diligenza. Ci sono anche situazioni in cui l'istruzione è soggetta a revisione. Ciò può accadere quando si modificano le sue funzioni o la struttura organizzativa.
Riassumendo
Quando assume una persona, la persona nominata per questa posizione viene a conoscenza delle istruzioni di servizio, che elenca tutti i compiti del segretario. Richiamali di nuovo brevemente.
- Ricezione di telefonate per la testa.
- Tutto funziona con la documentazione - ordinamento per importanza, progettazione, preparazione, ricezione e distribuzione, conservazione e sistematizzazione.
- Organizzazione dell'accoglienza dei visitatori.
- Assistenza al capo nella pianificazione del programma di lavoro; se necessario, prenotazione dei biglietti e prenotazione di un hotel.
- Preparazione e organizzazione di trattative commerciali.
- Ordinare forniture per ufficio e altre sciocchezze necessarie, a volte prodotti.
Avendo familiarizzato con l'elenco delle funzioni, i dipendenti firmano sotto l'istruzione, viene anche messa la firma del capo. Si noti che ogni organizzazione ha la propria versione dell'istruzione, ma nessuna di esse dovrebbe contraddire la legislazione attuale o le norme del lavoro accettate.
Segretario di corte
Le specifiche del lavoro in ogni istituzione, come sapete, sono diverse. Cosa fa, ad esempio, un impiegato di tribunale? Quali sono le sue responsabilità lavorative? Ce ne sono molti:
- progettazione di copertine di attualità;
- ricezione di richieste da parte di assistenti giudiziari;
- archiviazione di documenti e materiali in casi;
- compilazione di inventari di nuovi casi;
- numerazione delle pagine;
- distribuzione di copie delle sentenze giudiziarie ai partecipanti al caso (parti);
- invio di copie delle sentenze del tribunale a soggetti specifici per conto del giudice;
- informare le parti sulle date e le date delle udienze.
Inoltre
Le funzioni svolte dall'addetto alla corte includono, ma non sono limitate a:
- pubblicare liste di casi giudiziari per una settimana;
- verifica dell'aspetto delle parti alla riunione;
- tenuta dei tribunali;
- controllo della ricezione e dell'invio di tutti i documenti coinvolti nel caso.
I segretari dovrebbero familiarizzare le parti con i materiali del caso, controllare le notifiche ricevute per posta, consegnare ricevute, comunicazioni, copie di atti e altri documenti importanti. Inseriscono informazioni in riviste e carte, nel sistema informatico, stampano atti scritti a mano, consegnano i casi ai giudici per la verifica e li seguono, emettono e archiviano l'atto di esecuzione e fanno molte altre cose per conto dei giudici.
Requisiti per il registrar
- I documenti devono essere numerati, orlati.
- Un elenco di casi e altri documenti viene compilato separatamente.
- Le foto e le buste sono numerate, in caso di errore, la numerazione ricomincia, i vecchi numeri devono essere cancellati (non corretti!).
- Tutte le correzioni sono certificate secondo il modulo accettato.
- Le copertine dei casi sono compilate indicando il nome del tribunale, il numero e il titolo del caso, i nomi delle parti, le date di inizio e fine, il numero di fogli e la durata di conservazione.
- Gli inventari vengono eseguiti manualmente o su un computer.
Cosa deve fare un segretario scolastico?
A volte ci sono annunci "Ho bisogno di un segretario a scuola". Qual è questa posizione e cosa dovrebbe essere fatto lì? Scopriamolo
Il segretario della scuola è il primo e più importante assistente del regista. Deve soddisfare tutte le istruzioni e le istruzioni dei suoi superiori relative al funzionamento dell'istituzione educativa.
Le sue principali responsabilità includono lo svolgimento di attività commerciali sui cambi di personale (licenziamento, ammissione) dei dipendenti, iscrizione ed espulsione degli studenti. Il suo compito è redigere un documento che il regista dovrà assicurare con la propria firma. Se necessario, il segretario deve raccogliere e consegnare i documenti firmati al momento giusto affinché possano essere esaminati dalle autorità superiori.
Altre responsabilità del segretario della scuola includono la ricezione e la consegna di informazioni a studenti e personale. In assenza di un direttore, il segretario è tenuto a registrare il numero totale e il contenuto di chiamate, reclami e ricorsi dei visitatori, compresi gli studenti delle scuole elementari.
Inoltre
Il marchio, che contiene le istruzioni del segretario della scuola, afferma: è anche responsabilità di quest'ultimo adempiere a ulteriori (altre) istruzioni. Cosa significa questo?
Viene decifrato come segue: il segretario del preside della scuola deve seguire tutte le istruzioni, ad eccezione delle richieste personali. Può essere, ad esempio, una chiamata per una conversazione tra uno studente o un insegnante, l'invio di posta, il trasferimento di denaro, l'acquisto delle attrezzature necessarie per la scuola. Questo elenco è praticamente inesauribile, cioè i compiti del segretario a scuola sono molto, molto estesi.
Se la scuola non prevede la posizione di ragioniere, anche gli affari finanziari vengono assegnati al segretario. Il suo compito è inviare informazioni sullo stipendio, compilare una scheda oraria, apportare le modifiche necessarie.
L'aiuto del segretario può essere richiesto non solo dal direttore, ma anche da qualsiasi visitatore della reception. Si rivolgono a lui per stampare il testo, copiare il documento e chiarire un numero enorme di domande.
Se lavori come assistente segretario del CEO
In questo caso, sei uno degli specialisti e il direttore ti accetterà e ti licenzierà e gli obbedirai direttamente. Per arrivare a questa posizione, devi avere un'istruzione superiore (o almeno secondaria speciale), esperienza nella posizione di 1 anno. In assenza di esperienza, un attestato di frequenza ai corsi di segreteria-referente.
Devi essere competente in materia di attività economiche e finanziarie dell'impresa, le prospettive per il suo sviluppo, l'organizzazione della gestione dei documenti e della gestione del lavoro, le competenze informatiche e le apparecchiature per ufficio, la traduzione in una lingua straniera della documentazione di produzione, l'etica aziendale.
Funzioni e responsabilità
Devi assumere tutti i servizi di riferimento e di informazione relativi alla documentazione dell'azienda. Così come l'organizzazione e il controllo del lavoro d'ufficio nelle filiali e nelle singole divisioni dell'azienda. Non c'è da stupirsi: non sei un normale segretario. Dovrebbero essere in grado di documentare e organizzare rapidamente le attività dei suoi organi di gestione e di consulenza. Se non è presente un ispettore del personale, conservare tutti i registri e le registrazioni del personale.
L'assistente segretario del direttore generale deve preparare i documenti necessari per garantire le attività finanziarie ed economiche dell'intera impresa, organizzare la loro ricezione, registrazione, contabilità, conservazione. Controlla la correttezza della preparazione, dell'approvazione e dell'approvazione di tutta la documentazione presentata per la firma alla direzione dell'impresa. Adotta misure per l'esecuzione tempestiva di qualità degli ordini da parte dei superiori, porta informazioni direttamente agli esecutori, conduce analisi ed emette pareri su relazioni e certificati inviati alla direzione.
Inoltre, le funzioni del segretario comprendono il mantenimento della comunicazione operativa su questioni relative alle attività della società con i cittadini - individui e singole organizzazioni (sia statali che commerciali). Accetta i visitatori, può svolgere attività di personale - compilare file personali, ordini, libri di lavoro, contratti (contratti), documenti di viaggio e certificati di incapacità al lavoro, tenere un foglio orario ed emettere certificati di stipendio.
E ancora sui diritti
Questa posizione implica non solo i doveri estesi del segretario, ma anche i diritti ad essi corrispondenti. Oltre a quelli generalmente accettati, includono il diritto di richiedere i materiali e le informazioni necessari a tutti i servizi funzionali dell'azienda e l'obbligo di spiegare i motivi dei ritardi nello svolgimento delle attività di gestione. Quindi: è possibile richiedere il completamento dei documenti preparati dagli appaltatori in violazione delle norme accettate in conformità con GOST 6.38-90 o ISO - standard internazionali per la documentazione.
Ha il diritto di visualizzare, nell'ambito delle proprie competenze ufficiali, i documenti relativi alle attività di gestione aziendale, sottoponendo alla direzione per esame proposte personali su come migliorare il lavoro dell'organizzazione nel campo della gestione dei documenti e l'uso delle più recenti tecnologie informatiche.
Ha accesso ai documenti contrassegnati come "Riservato" e può interagire con tutti i dipendenti e servizi dell'azienda al fine di monitorare l'attuazione delle decisioni di gestione e fornire tali informazioni.
