La principale risorsa di qualsiasi organizzazione è i suoi dipendenti. Contribuiscono alla crescita e alla prosperità della produzione. I capi competenti apprezzano i loro dipendenti. Tra gli altri post significativi, l'assistente manager è particolarmente notevole. Doveri e la cui importanza è difficile da sopravvalutare. Questa è la mano destra e il consigliere principale, l'organizzatore dell'evento e il coordinatore della riunione. Senza un buon assistente, sarà molto difficile per un top manager gestire un'impresa.
Caratteristiche distintive e specifiche dell'assistente
Non esiste una posizione simile che sia così contraddittoria e ambigua in termini di requisiti come assistente manager. Le responsabilità dei dipendenti impegnati in questo tipo di attività comprendono alcuni punti. Inoltre, gli assistenti personali sono spesso confusi con segretari o dirigenti d'ufficio. Sebbene siano simili, sono diversi tipi di attività.
Compiti funzionali del vicedirettore:
- Garantire la giornata lavorativa del capo - programma, riunioni, firma dei documenti e viaggi di lavoro;
- fornire un luogo di lavoro confortevole per un top manager - prendendosi cura del microclima, della pulizia e del comfort della stanza;
- lavorare con i documenti della testa, in particolare con le lettere e le chiamate in arrivo;
- assicurare il conforto psicologico dei superiori;
- trattative iniziali;
- traduzione;
- fornendo cancelleria di leadership, ecc.
Questo elenco è molto più ampio delle funzioni di segreteria e amministrative. Tuttavia, le specifiche affrontate dal dipendente nella posizione di "assistente personale alla testa", le responsabilità e le sfumature dell'attività saranno diverse per i diversi datori di lavoro.
Succede che questo è principalmente un lavoro di segreteria. Oppure l'assistente si impegna esclusivamente a garantire il comfort e l'ordine del capo. Alcuni assistenti sono deputati a tutti gli effetti e hanno subordinati dei loro dipendenti.
Le richieste professionali del datore di lavoro per il candidato per la posizione di "assistente responsabile", doveri e requisiti per l'istruzione
I requisiti per l'istruzione di base e l'esperienza lavorativa varieranno, a seconda delle percezioni della direzione. Molto spesso, questo posto vacante è considerato come una carriera iniziale. Tuttavia, un top manager serio cercherà se stessi come assistenti per una persona con una certa esperienza professionale e di vita.
Il requisito minimo è l'istruzione secondaria relativa all'amministrazione o alla giurisprudenza. Inoltre, i datori di lavoro si aspettano dai candidati le seguenti qualità professionali:
- capacità di lavorare in tutti i programmi di ufficio;
- stampa ad alta velocità;
- alfabetizzazione;
- conoscenza di almeno una lingua straniera, molto spesso inglese;
- conoscenza delle basi della programmazione e programmi informatici non standard;
- capacità di condurre scartoffie e corrispondenza in conformità con i requisiti normativi;
- conoscenza delle basi della legislazione attuale;
- discorso competente, pronunciato.
Questi sono i requisiti minimi per il candidato per la posizione di "assistente personale alla testa". Le responsabilità possono anche essere integrate, a seconda dell'ambito dell'organizzazione. In alcune imprese, un prerequisito per l'ammissione a tale lavoro è il profilo o l'educazione correlata. Inoltre, ulteriori corsi di formazione aziendale o di formazione continua sono considerati un grande vantaggio.
Assistente attributi personali
Oltre ai professionisti, agli assistenti manager vengono presentate una serie di requisiti personali.Le specifiche relative alla posizione, ai compiti e alle funzioni di lavoro di "assistente responsabile" richiedono un magazzino di caratteri speciali.
Innanzitutto, è:
- resistenza allo stress - dopo tutto, un assistente deve spesso prendere prima la rabbia dei suoi capi e ascoltare il malcontento dei suoi subordinati;
- multitasking: la capacità di eseguire più attività contemporaneamente è la qualità più preziosa di un buon assistente;
- pensiero positivo - senza questo tratto caratteriale, il vicedirettore non affronterà ulteriori responsabilità, poiché le sue attività spesso vanno oltre lo scopo della cooperazione aziendale standard;
- elevata capacità di apprendimento: il desiderio di apprendere cose nuove e di comprendere bene il flusso di lavoro dovrebbe essere presente in ogni buon assistente.
Questi sono solo i tratti di carattere di base necessari per ogni assistente manager per una carriera professionale di successo. Ma il requisito personale più importante - il temperamento e il comportamento del capo e dell'assistente non dovrebbero dissonarsi, ma idealmente completarsi a vicenda.
Responsabilità generali
L'assistente lavora direttamente con la direzione dell'organizzazione, svolgendo sia compiti personali che doveri professionali. Di solito includono:
- condurre lavori d'ufficio del capo e, in alcuni casi, l'intera organizzazione. Nelle singole imprese, gli assistenti gestiscono la segreteria dell'organizzazione;
- coordinamento gestionale. Pianificare incontri di lavoro, ricordare ai superiori eventi e attività di vario genere;
- condurre corrispondenza per conto dell'organizzazione;
- ricezione e ridistribuzione delle chiamate telefoniche in arrivo;
- fornire al capo tutte le informazioni necessarie su richiesta.
Responsabilità aggiuntive dell'assistente al capo dell'organizzazione
Un assistente personale alla testa con responsabilità e funzioni aggiuntive è il posto vacante più comune per questo campo di attività. Molto spesso, il management è alla ricerca di un dipendente abbastanza diversificato, in grado di espandere le responsabilità.
Le responsabilità aggiuntive più comuni sono:
- traduzione da una lingua straniera, anche durante i negoziati. Non sempre la direzione può fidarsi completamente dei lavoratori esterni e la conoscenza almeno dell'inglese sarà molto utile qui;
- l'organizzazione di viaggi della testa e l'accompagnamento in viaggi. Tale attività presuppone che l'assistente si occuperà di tutti i momenti domestici: trasloco, ordinazione di taxi e hotel, catering e scartoffie;
- accompagnare i superiori agli eventi del protocollo;
- servizi domestici.
Questo elenco è lungi dall'essere completo. Molto spesso è abbastanza difficile rispondere in modo inequivocabile alla domanda su qual è la responsabilità di un vicedirettore? Questa attività è molto varia. Ogni capo fa le proprie richieste, l'importante è assicurarsi che tutti siano all'interno della legge.
Modalità Assistente personale
Una delle caratteristiche principali di questa attività è la dipendenza dell'orario di lavoro del dipendente dalla direzione. Naturalmente, è normalmente prescritto un giorno lavorativo di otto ore. In effetti, gli assistenti confrontano il loro regime con i capi.
Questo "offuscamento" dell'orario di lavoro e la necessità di rimanere sempre in contatto con la direzione, spesso spaventa i laureati di questi posti vacanti. In effetti, devi lavorare non più che in qualsiasi altro posto. È solo che il tempo di riposo e di lavoro diventa instabile.
Descrizione lavoro Assistente manager
La struttura del post "vicedirettore", i doveri, i requisiti per l'istruzione e l'esperienza lavorativa dovrebbero essere indicati nella descrizione del lavoro. Questo è un documento che fornisce la trasparenza dei requisiti di gestione e un facile controllo sull'esecuzione delle funzioni dei dipendenti.
La descrizione del lavoro è normativa e vincolante.Questo documento illustra tutte le sottigliezze del lavoro di un vicedirettore. Questa è praticamente una guida all'azione. Il documento include non solo doveri, ma anche diritti, responsabilità e caratteristiche della risoluzione delle controversie di lavoro.
In connessione con le specifiche delle attività del vicedirettore, la preparazione della sua descrizione del lavoro dovrebbe essere trattata con particolare attenzione. Assicurati di prescrivere le caratteristiche del lavoro, le sfumature dell'organizzazione del tempo di lavoro e di riposo, la compensazione per l'elaborazione.
È necessario distinguere la descrizione del lavoro dell'assistente dallo stesso documento per la posizione di “assistente project manager ". I doveri di quest'ultimo sono spesso temporanei, così come il lavoro stesso.
Inoltre, la descrizione del lavoro dovrebbe indicare chiaramente il nome della posizione. Molto spesso indicano "segretario", "referente segretario", "direttore di direzione". Accertarsi attentamente che questa voce sia coerente con le normative vigenti e sia aggiornata.
Cosa indicare nel riassunto dell'assistente esecutivo
La posizione di assistente personale è un ottimo inizio per una carriera di laurea. Quindi, puoi ottenere il tuo primo lavoro e ottenere un'esperienza professionale incomparabile. Tuttavia, per chi cerca lavoro con esperienza, questo posto vacante può sembrare interessante. Soprattutto se si prevede di cambiare l'ambito di attività.
Conoscendo le principali responsabilità di un vicedirettore, non è difficile scrivere un curriculum. Questo documento presuppone che tu abbia letto la parte teorica della domanda e che tu sia pronto per iniziare a lavorare. Studia attentamente i requisiti per il richiedente e inizia a scrivere il testo.
Dati che devono essere indicati nel curriculum per "assistente" vacante o "assistente personale alla testa":
- Il nome completo del cognome e patronimico, nel curriculum per una società straniera, sono ammessi solo i primi due.
- Stato civile. Questo è un punto obbligatorio: la posizione dell'assistente assume orari di lavoro spesso irregolari. Bisogna essere sicuri che tale programma non influirà negativamente sulle responsabilità familiari.
- Istruzione. Indicato in ordine cronologico. Se stai ancora studiando, assicurati di controllare quanto tempo ci vorrà per completare. Spesso i datori di lavoro prendono come assistenti finali gli studenti degli ultimi corsi, seguiti da avanzamenti di carriera. Qui indicano anche la conoscenza di una lingua straniera e il livello di conoscenza della lingua.
- Esperienza lavorativa. Indicare dall'ultimo. Se non lo è già, elenca i tuoi progetti di volontariato, la partecipazione ad attività della comunità o organizzazioni professionali, pratiche di formazione e altre attività adatte. Se non puoi fornire nulla, prendi una caratterizzazione presso il dipartimento di laurea e scrivi che sei pronto a fornirlo.
- Caratteristiche personali. Concediti la valutazione più veritiera. Descrivi il personaggio in termini di psicologia classica e assicurati di notare i tuoi punti di forza e di debolezza.
- Ulteriori informazioni Qui dovresti scrivere perché il datore di lavoro dovrebbe sceglierti tra gli altri candidati. Inoltre, assicurati di indicare ulteriori competenze, come avere una patente di guida. Anche a questo punto sarà utile scrivere sulla disponibilità di istruzione aggiuntiva, corsi di formazione continua, educazione aziendale.
- Contatti. Lascia il maggior numero di modi possibile per contattarti: cellulare e telefono di casa, indirizzo e-mail, skype, collegamento a una pagina su un social network. Indica solo i dati correnti.
Un curriculum compilato correttamente non passerà inosservato al datore di lavoro.
Responsabilità dell'assistente capo unità
In genere, le persone in cerca di lavoro sono alla ricerca di un lavoro come assistente manager personale. Ma è più facile iniziare la promozione in questa nicchia di carriera, con la posizione di "assistente manager reparto vendite ". I doveri di questo dipendente non sono così voluminosi, ma l'esperienza e le prospettive sono incomparabilmente maggiori.
La principale differenza tra i vicedirettori dei dipartimenti nelle loro attività più specifiche e ristrette. Eseguono lavori relativi a un'area specifica di produzione o gestione. Questa esperienza è preziosa per ulteriori avanzamenti di carriera.
I compiti dell'assistente al capo dell'unità comprendono tutti quelli del capo dell'impresa. Ma c'è una specificità speciale:
- la necessità di conoscere a fondo l'essenza del processo di produzione, gestione o negoziazione dell'unità;
- contattare gli assistenti di altri dipartimenti e un assistente del direttore generale;
- conservare la documentazione specifica dell'unità.
Prospettive di carriera di un assistente personale
I giovani vedono questo post come un inizio di carriera. Tuttavia, devi distinguere il tipo di promozione che desideri. Orizzontale o verticale? In questa impresa o questa è solo la linea di partenza in un futuro curriculum? La strategia per ulteriori azioni dipende dalle risposte a queste domande.
Il management apprezza i buoni assistenti e questo, sfortunatamente, è negativo per la loro crescita professionale. Il capo non vuole lasciare andare il dipendente ideale, accetta di aumentare il suo stipendio e offre ulteriori vantaggi: questa è un'opzione per una carriera orizzontale. Più comune tra gli assistenti personali.
Il modo più semplice è salire la scala della carriera in una particolare organizzazione dalla posizione di assistente capo unità. Tali posizioni sono spesso assunte con la prospettiva di conoscere meglio il dipendente e la formazione. Se vuoi una carriera verticale, allora questa è la tua strada.
La posizione di vicedirettore non è visibile all'occhio esterno, ma molto significativa per l'organizzazione. Un assistente competente è in grado di migliorare l'efficienza dei capi e quindi fornire maggiori profitti all'impresa.
