Se l'organizzazione ha il proprio trasporto merci, la parte obbligatoria dell'attività è la contabilità dei conducenti, il consumo di lubrificanti e carburante.
Questa e altre informazioni sono registrate nel documento di segnalazione originale. Si chiama "Lettera di vettura di un camion". Un modulo di documento contiene vari campi. Le informazioni inserite rispecchiano le attività commerciali di cui sopra. Esistono diversi tipi di tali documenti. Più avanti nell'articolo considereremo più in dettaglio alcuni di essi.
Informazioni generali
La lettera di vettura di un camion può essere di tre tipi. La sua definizione dipende da una serie di fattori. Pertanto, la lettera di vettura di un camion (modulo 4 C) viene utilizzata durante il trasporto, a condizione che la macchina sia pagata a tariffe unitarie conformemente alle tariffe unificate.
Lunga distanza tipo di documento Viene utilizzato quando si esegue il trasporto a lunga distanza. La lettera di vettura di un camion di questo tipo presenta una striscia rossa sul lato anteriore con la corrispondente iscrizione. Il trasporto a lunga distanza e il loro pagamento vengono effettuati in conformità con le carte di trasporto stabilite e le disposizioni legislative. La lettera di vettura di un camion può anche riflettere informazioni sul trasporto effettuato secondo tariffe basate sul tempo.
Requisiti generali
La lettera di vettura del camion, il cui esempio è presentato di seguito, è un documento di riferimento rigoroso. La produzione di carta viene effettuata con numerazione di stampa per ordine di dipartimenti, ministeri, imprese nella quantità necessaria per soddisfare le loro esigenze.
I moduli sono archiviati nel magazzino dell'organizzazione. Se necessario, il documento viene rilasciato alla persona responsabile dietro ricevuta. Di norma, tale persona è il dispatcher, il capo del sito operativo, il capo del garage, ecc.
Istruzioni per la compilazione
La legislazione nazionale impone una serie di requisiti per l'immissione di informazioni nella lettera di vettura di un camion di un singolo imprenditore, organizzazione senza scopo di lucro e altre strutture coinvolte nel trasporto. Il documento è considerato non valido in alcuni casi. Ad esempio, se la lettera di vettura di un camion (il modulo non ha importanza allo stesso tempo) non contiene almeno uno dei seguenti elementi:
- Il marchio dell'impresa.
- Sigillo dell'organizzazione.
- Data di rilascio
Immissione di informazioni
La lettera di vettura del camion è redatta da una persona autorizzata. È responsabile dell'accuratezza delle informazioni inserite. L'obbligo di verificare le informazioni e controllare la correttezza del loro ingresso spetta anche al responsabile del parco di trasporto, nonché al responsabile dell'impresa. La lettera di vettura viene emessa al conducente solo dietro ricezione. In questo caso, deve consegnare il documento precedente.
Se il lavoro prevede il trasporto di merci materiali, il conducente riceve una lettera di vettura corrispondente con la lettera di vettura. Questi due documenti devono essere tenuti insieme. Ciò consente loro di essere verificati durante il processo di ispezione.
Emette una società di fatturazione. Il suo numero e le informazioni sulla massa del carico trasportato sono inseriti nella lettera di vettura. Il documento del rapporto contiene anche buoni (2 pezzi). L'immissione di tali informazioni viene effettuata dal cliente. Questi coupon a strappo vengono successivamente trasferiti al cliente insieme al conto come prova del completamento del lavoro.
Caratteristiche della compilazione di un documento sul trasporto per tariffa oraria
La lettera di vettura del camion (modulo 4 P) contiene la sezione "Compito del conducente".Nella 16a colonna "A disposizione" (in conformità all'applicazione oa causa di un ordine cliente una tantum), il mittente deve inserire l'indirizzo e il nome dell'impresa a cui arriva il veicolo. Le righe n. 18 e 17 contengono informazioni sull'orario di partenza e di arrivo pianificato, rispettivamente. La colonna n. 19 contiene il numero assegnato di ore di lavoro e il numero 20 di viaggi.
La riga "Cliente" contiene il nome dell'organizzazione ricevente, le iniziali e il cognome della persona responsabile della ricezione e dell'uso del veicolo. Nella colonna "Ora" sono inserite le ore e i minuti di arrivo e partenza delle auto. La colonna "Tachimetro" contiene informazioni sulle prestazioni del contatore al momento dell'arrivo e della partenza dall'azienda.
I numeri TTN sono inseriti nella colonna corrispondente. Una copia delle fatture allegate alla lettera di vettura indica il loro numero totale (se più di 1). La colonna "Numero di viaggi" contiene il numero di trasporti effettuati. La riga "Timbro e firma del cliente" è compilata dal cliente. In questa colonna, le informazioni confermano la correttezza di tutti i dettagli. La sezione "Esecuzione di attività" contiene informazioni sui percorsi di guida: dove e da dove vengono effettuati i viaggi. La conferma delle informazioni viene effettuata dalla firma del cliente.
Allegati al documento. Funzionalità di inserimento dati
Un coupon a strappo viene utilizzato come allegato alla lettera di vettura. È la base per l'invio di fatture per il pagamento di servizi di trasporto. Il coupon viene compilato dal cliente. In conformità con il documento di segnalazione presentato dal conducente, il cliente inserisce nelle colonne appropriate la data di emissione e il numero. Il coupon indica anche il nome dell'organizzazione sul cui materiale rotabile vengono trasportati il carico, il numero di targa e la marca delle auto e dei rimorchi arrivati (se presenti).
Caratteristiche del programma di elaborazione dei documenti per il trasporto a tariffe agevolate
La lettera di vettura redatta secondo questo modulo è una conferma della natura industriale dell'uso del carburante. Questo documento serve come base per le cancellazioni di carburante e lubrificanti al costo. Il lavoro con questi e altri fogli avviene in un programma speciale 1C: Enterprise 7.7. L'elaborazione dei documenti viene eseguita come le normali riviste.
Nel programma aperto c'è una tabella che contiene cinque segnalibri. Nella sezione "Lettera di vettura" è possibile introdurre nuovi documenti, copiarli, modificarli ed eliminarli. In questo caso, le informazioni possono essere ordinate in base alla data, al modello / numero della macchina, ecc. La scheda "Driver" contiene i seguenti dettagli:
- Numero del personale.
- L'autista.
- La categoria è giusta
- Un numero che ha una patente di guida.
La sezione "Automobili" contiene informazioni sulla marca del veicolo. Questa scheda contiene informazioni sul garage e sui numeri di stato della vettura, l'attuale tasso di consumo di carburante per ciascun serbatoio per volume completato e tenendo conto dei fattori di correzione:
- se il prodotto è dotato di apparecchiature a gas;
- quando si lavora con rimorchi.
Ad esempio, per il 1o serbatoio, viene proposta la norma per i motori diesel: 1,3 l / 100 tkm. Questo indicatore può essere regolato rispetto ad altri tipi di carburante o motori. La rivista interna "Tipi di carburante" contiene informazioni sul suo marchio. Nella finestra di dialogo per l'immissione della lettera di vettura è presente un pulsante "calcolo".
Nelle righe inserisci il numero di segni di arrotondamento secondo la norma. Gli indicatori possono essere indicati in cifre decimali. In connessione con questo pulsante "calcolo", il numero di cifre decimali è regolato nel processo di calcolo automatico del consumo di carburante secondo le norme. La sezione "Rimorchi" contiene informazioni su marchio, stato e numero del garage.
Alcune sottigliezze
I singoli contabili cercano di semplificare il processo di gestione delle lettere di vettura. In questo caso, ciò si riferisce principalmente all'introduzione di informazioni sul consumo di carburante.Ciò è dovuto in molti casi al fatto che questa funzione comporta non solo una responsabilità aggiuntiva, ma anche un onere per l'attività principale.
Di norma, questa situazione è tipica per le piccole organizzazioni. In conformità con il decreto n. 78, le lettere di vettura sono compilate dalla persona responsabile (spedizioniere, responsabile del sito, ecc.). Ciò significa che il contabile deve essere autorizzato dall'ordine pertinente della direzione aziendale. In questo caso, la preparazione della documentazione da parte di un dipendente può comportare responsabilità.
Conseguenze del fallimento
Le informazioni semplificate possono comportare una serie di problemi. La presenza di una lettera di vettura è obbligatoria per il conducente impegnato nel trasporto di merci. Oltre al fatto che la documentazione viene verificata dalle autorità fiscali, i posti di polizia stradale operano lungo il percorso del veicolo. In conformità al paragrafo 2.1.1 della SDA, il conducente deve avere con sé un documento di segnalazione e trasmetterlo per ispezione su richiesta agli agenti di polizia stradale. Per la mancanza di una lettera di vettura è prevista una sanzione.
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Scarica la lettera di vettura di un'auto speciale numero 3 speciale
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