Tipi di documenti. Documento: concetto e tipi

Un documento è un oggetto tangibile che contiene determinate informazioni. La parola ha radici latine e si traduce come "prova, campione, prova". Consideriamo ulteriormente quali tipi di documenti sono.

terminologia

La legislazione contiene una definizione di un documento. In accordo con esso, si tratta di un supporto materiale di informazioni registrate in esso sotto forma di testo, immagine, registrazione del suono o una loro combinazione. Quasi tutti i tipi di documenti hanno i loro dettagli. Con questi elementi, è possibile identificare i media. Viene utilizzato per trasferire informazioni nello spazio e nel tempo per la memorizzazione e l'utilizzo successivo. Questa definizione caratterizza il documento in senso stretto. In senso lato, vari oggetti possono fungere da tale supporto di memorizzazione. Ad esempio, i documenti possono essere considerati libri, sculture e così via.

Funzionalità chiave

Attualmente, ci sono vari tipi di documenti. Tutti loro hanno le loro specifiche, caratteristiche distintive. Tuttavia, sono tutti uniti da un unico scopo: vengono utilizzati per trasmettere qualsiasi informazione. I più importanti portatori di informazioni sono considerati documenti di cittadini. Agiscono come certificati per identificare una o l'altra persona, indicando la loro appartenenza a qualsiasi associazione o la capacità di svolgere una o l'altra attività. Nei sistemi di informazione, da un lato, un documento come oggetto materiale è caratterizzato da un complesso di valori delle sue proprietà (dettagli, attributi), cioè i suoi metadati. Insieme a questo, viene descritto il contenuto delle informazioni presenti e fissate in esso. Questo di solito viene fatto tramite indici o codici. Ad esempio, i medici, durante la compilazione di determinati documenti medici, utilizzano codici anziché parole.

Lavoro d'ufficio

Diversi tipi di documenti possono riguardare un problema. In alcuni casi, per semplificare il lavoro con loro, vengono combinati. Una raccolta di media dedicata a un argomento particolare si chiama documentazione. Nel processo di creazione e progettazione, le informazioni vengono registrate. Viene eseguito secondo determinate regole. Ciò è particolarmente vero per i casi in cui vengono creati documenti dell'azienda. Un'organizzazione deve avere una persona che registrerà informazioni sui media. Qualsiasi, compresi i documenti generali dell'azienda, fungono da fonte di questa o quella informazione.

Se le regole stabilite non vengono seguite, si possono perdere informazioni importanti. Nel corso della documentazione, è necessario tenere conto delle norme legislative esistenti, rispettare i requisiti nazionali per la compilazione e l'elaborazione delle informazioni. Per una più completa attuazione dei requisiti, vengono emesse istruzioni e regole speciali e viene stabilita la procedura per il lavoro d'ufficio. Pertanto, i documenti contabili vengono eseguiti secondo PBU. Queste regole stabiliscono i requisiti di base per la segnalazione dei contenuti. Per semplificare il lavoro, vengono utilizzate forme di documenti approvati a livello governativo. Il loro uso è obbligatorio per tutte le organizzazioni che operano in vari settori.

Classi di documenti

Tutti i vettori di questa o quella informazione possono essere divisi in base a vari segni. Quindi, per origine, si distinguono i documenti personali e ufficiali. Il primo include un supporto di memorizzazione creato da una persona al di fuori della sua attività professionale. I documenti personali includono corrispondenza, diari, memorie e così via. Sono tutti creati come parte della privacy di una persona.I documenti ufficiali sono quelli che sono compilati, eseguiti e certificati nel modo appropriato da una persona fisica o giuridica.

In questa categoria, si distingue un gruppo di portatori di informazioni personali. Questi includono, in particolare, documenti che ti consentono di identificare una persona (permesso di soggiorno, passaporto), certificare la tua istruzione e specialità (certificato, diploma), anzianità e così via. I servizi di ufficio di solito funzionano con supporti dati ufficiali. Molti di questi sono legati alla gestione. Sono creati per implementare funzioni e compiti come pianificazione, finanziamento, contabilità (documenti contabili), approvvigionamento, controllo e così via. Nelle attuali attività dell'azienda vengono utilizzati i media di servizio.

Categorie per metodo

A seconda della modalità di registrazione delle informazioni, vengono allocati i seguenti documenti:

• Scrittura. Questo è un supporto di testo, informazioni in cui sono registrati da diversi tipi di lettere.
• Scrivere a mano. Le informazioni sono inserite in tale documento a mano.
• Testo. Su tali supporti ci sono informazioni vocali registrate usando qualsiasi sistema di registrazione o scrittura del suono.
• Elettronica. Questi documenti vengono creati utilizzando un computer.
• Macchina da scrivere. I segni scritti vengono applicati a tali supporti con mezzi tecnici.
• Pittorica. I documenti in questa categoria illustrano informazioni illustrando un oggetto.
• Fotografico - creato usando i fotorilevatori.
• Cinematografico - documenti audiovisivi o visivi.

Nella gestione delle aziende vengono utilizzati supporti di informazioni testuali creati a macchina o manoscritto, oltre che elettronicamente. I servizi di ufficio eseguono la loro elaborazione e archiviazione. I documenti possono anche essere:

• Belov. In tali documenti, il testo viene scritto senza correzioni o correzioni o trasferito da un altro supporto.
• Chernoff. Tali documenti riflettono il lavoro dell'editore o dell'autore sul testo.

A seconda dell'atteggiamento nei confronti dell'apparato gestionale, le organizzazioni distinguono tra supporti di archiviazione in entrata, interni e in uscita. Di solito hanno il loro numero di serie.

Limitazioni di contenuto e accesso

A seconda del numero di domande trattate dal testo, si distinguono documenti semplici e complessi. I primi includono, ad esempio, dichiarazioni, lettere, ecc. Il loro testo solleva una domanda. Documenti complessi possono essere inviati a più funzionari, divisioni strutturali, istituzioni contemporaneamente. Questi, in particolare, includono decisioni, decisioni, ordini, istruzioni e altro. Alcuni di questi sono usati come documenti legali.

Ad esempio, gli atti normativi locali dell'organizzazione - ordini, istruzioni. Tra questi ci sono documenti tecnici. Ad esempio, possono essere regolamenti, standard, istruzioni e così via. A seconda delle restrizioni di accesso, i documenti possono essere non classificati, segreti e per uso ufficiale. Quest'ultimo può essere liberamente utilizzato, se necessario, dai dipendenti di questa azienda. Per lavorare con documenti segreti, è richiesta un'autorizzazione speciale. Il loro uso viene effettuato in conformità con le regole stabilite. Molti di loro sono anche usati come documenti legali. I supporti di archiviazione segreti e ufficiali sono contrassegnati con i timbri corrispondenti.

Modo di presentazione

Secondo questo criterio, i documenti sono suddivisi in:

• campione;
• serigrafia;
• individuale.

In quest'ultimo caso, il contenuto è presentato sotto forma di un testo collegato. L'autore (compilatore, esecutore) di singoli documenti prepara una dichiarazione originale riguardante uno o più problemi per l'esecuzione di un compito manageriale specifico. Tali media sono testi letterari. I documenti sullo schermo si distinguono per la presentazione formalizzata.Usano frasi pre-preparate o singoli frammenti di testo ripetuto e ci sono omissioni per l'introduzione di informazioni variabili. I tipi più comuni di tali documenti includono un certificato o un questionario.

Le informazioni variabili di solito si adattano a loro manualmente. Per informazioni permanenti, ci sono forme speciali di documenti. Ad esempio, potrebbe essere lettere di ringraziamento dichiarazioni e così via. I documenti di esempio vengono utilizzati per registrare informazioni duplicate. I testi sono modellati. Ad esempio, possono essere documenti legali (accordi, contratti), istruzioni, regole e così via. Il metodo di digitazione nelle scartoffie viene utilizzato per comporre forme di testi - campioni (standard). Sulla base di questi, alcuni documenti sono già in fase di creazione. Il testo di esempio si chiama modello. Successivamente, i testi con contenuti simili sono stabiliti sulla base.

Grado di autenticità

I documenti possono essere originali, duplicati e copie. Gli originali sono chiamati una singola o prima istanza. Questi sono, di regola, documenti legali, che sono certificati dalla firma della persona autorizzata, dal timbro di approvazione, dal sigillo e dall'indice di registrazione. L'originale, a colpo sicuro, contiene informazioni che ne confermano l'autenticità. Quindi, i documenti legali, ad esempio, contengono informazioni sull'autore, il luogo, l'ora della creazione. Un duplicato è chiamato duplicato. Tale documento ha anche valore legale. I duplicati vengono emessi quando l'originale viene perso. Ad esempio, in caso di perdita del libro di lavoro, il datore di lavoro è tenuto a rilasciare un duplicato al dipendente. Una copia riproduce in tutto o in parte le informazioni dall'originale. Tale documento non ha valore legale. Una copia lo acquisisce su richiesta dei relativi dettagli. Ad esempio, una copia di una procura certificata da un notaio ha valore legale.

Altri criteri

A seconda del periodo durante il quale i media informativi sono presenti nell'istituzione, assegnano: documenti di archiviazione permanente, temporanea (fino a dieci anni) e di lunga durata (oltre 10 anni). Questi o quei periodi sono stabiliti dall'Archivio federale e sono fissati negli elenchi corrispondenti. A seconda del metodo di trasmissione, si distinguono:

• Messaggi telefonici.
• Telex.
• Messaggi di posta elettronica.
• Telegrammi.
• Letters.
• Messaggi fax.

Per trasferire alcuni componenti, vengono utilizzate apparecchiature per ufficio (ad esempio fax).

Assegnazione dei media

I documenti, dopo aver visualizzato (riparato) questa o quell'informazione, forniscono, quindi, la loro accumulazione e conservazione, la possibilità di trasferire alle persone interessate, il riutilizzo. I portatori di informazioni sono considerati uno degli elementi essenziali della struttura interna di un'organizzazione, istituzione, società, attraverso la quale è garantita l'interazione delle unità. Sulla base di questa o quell'informazione, vengono prese varie decisioni. L'informazione funge da prova dell'esecuzione degli ordini, una fonte di generalizzazioni, materiale di riferimento e attività di ricerca. Un documento nel lavoro manageriale è sia un oggetto che un risultato del lavoro, poiché la decisione presa viene registrata, registrata in esso. Il compito dei commessi è di monitorare la sicurezza, la consegna puntuale, l'emissione dei mezzi di informazione. Se il lavoro riguarda documenti cartacei o elettronici, gli specialisti devono soddisfare i requisiti stabiliti quando vengono elaborati.

Funzionalità chiave

I parametri esterni del documento includono quelli che riflettono la sua dimensione e forma, il metodo di registrazione, nonché gli elementi di design. L'autore è l'entità legale o la persona che ha composto il testo. Il documento contiene diversi elementi, chiamati requisiti. In particolare, comprendono:

• Il nome.
• Destinatario.
• L'autore.
• La data.
• Testo.
• Risoluzione.
• Firma.
• Il timbro di approvazione, approvazione e così via.

Documenti diversi utilizzano diversi set di dettagli. Alcuni hanno un numero limitato di elementi richiesti. Il numero di dettagli dipende dallo scopo della creazione, dallo scopo, dai requisiti per la forma e dal contenuto del documento, nonché dal metodo di registrazione delle informazioni.

modulo

È un insieme di dettagli. Il modulo utilizzato per uno specifico tipo di documenti (ordini, ordini) è chiamato standard. È caratterizzato da un certo insieme di dettagli, che sono disposti in sequenza rigorosa.

Ad esempio, il modulo di domanda comprende: destinatario, autore, titolo del documento, testo, firma personale, data. Un supporto di memorizzazione è considerato una singola copia. Tuttavia, le attività dell'organizzazione sono documentate e registrate nel complesso di una serie di documenti. Loro o i loro gruppi interagiscono in un certo modo e corrispondono a funzioni manageriali. La totalità dei vettori di informazioni che sono interconnessi per nome, scopo, caratteristiche, ambito di distribuzione, nonché i requisiti uniformi per la loro progettazione, formano un sistema di documentazione. Attualmente, nel giro d'affari delle aziende, le informazioni ufficiali sono collocate su supporto cartaceo ed elettronico.