Tipi di documenti e loro classificazione

Vari tipi di documenti sono utilizzati in vari settori di attività di cittadini e persone giuridiche. La compilazione, l'archiviazione, la circolazione e l'uso dei titoli è oggetto di studio di una disciplina come le scartoffie. Consideriamo ulteriormente quali tipi di documenti esistono.

Conservazione della documentazione: generale

Il supporto alla documentazione è un'area speciale di attività, che consiste nella progettazione, preparazione, conservazione e trattamento dei documenti. La correttezza e la tempestività nel prendere un'importante decisione di gestione dipenderanno in gran parte dall'aspetto del documento e dalle informazioni in esso contenute, dall'organizzazione del lavoro con esso. La documentazione riflette e tiene conto delle attività di aziende, imprese, imprese. A questo proposito, le pratiche burocratiche sono prescritte dalla legge. Nel condurre audit, sono esposti principalmente i documenti in cui sono registrate le attività dell'impresa.

Le principali aree di lavoro d'ufficio

Allo stato attuale, questa attività include:

• Garantire la corretta e tempestiva creazione dei documenti necessari.
• Organizzazione del lavoro con atti (trasferimento, ricevuta, contabilità, elaborazione, conservazione, controllo, sistematizzazione, registrazione, distruzione, preparazione all'archiviazione).

La regolamentazione della tecnologia per ufficio viene eseguita in diverse direzioni:

• Standardizzazione.
• Regolamento legislativo.
• Sviluppo di atti normativi, metodologici e legali di azione nazionale.

Per organizzare e condurre lavori d'ufficio, sono richieste conoscenze professionali e abilità speciali. A questo proposito, per l'attuazione di questo lavoro in istituzioni e imprese costituite le unità appropriate (dipartimenti, servizi). Nelle piccole aziende, i segretari sono coinvolti nel lavoro d'ufficio, i dipendenti autorizzati dal gestore sono responsabili dello stato dei titoli dell'azienda. È necessario fornire un luogo specifico per ciascun gruppo di documenti. Di norma, sono conservati in armadi a prova di fuoco. Sanzioni disciplinari possono essere imposte ai funzionari per documentazione inappropriata.

Quadro legislativo

La legge federale che disciplina le informazioni e la loro protezione, l'obbligo di documentare le informazioni è fisso e sono stabilite alcune definizioni di base. Questo atto normativo regola anche le relazioni che sorgono durante la creazione e la successiva applicazione della tecnologia dell'informazione. La documentazione è richiesta anche da altre leggi. In particolare, il codice civile determina la base giuridica per le attività delle persone giuridiche e la procedura per il loro flusso di lavoro. Il codice fiscale ha stabilito documenti fiscali standard. Con il loro aiuto, viene tenuto un registro delle attività commerciali di aziende e privati, della tempestività delle detrazioni delle commissioni sul budget. La legge ha anche stabilito documenti di esempio. Quindi, nel codice civile ci sono requisiti per la composizione di accordi costitutivi, statuti, procure e così via. Gli atti normativi stabiliscono forme di documenti che vengono inviati in vari modi (via posta, fax, via Internet).

Documenti della Russia

Il sistema amministrativo di gestione dell'ufficio include una classificazione a più livelli. Si distinguono i seguenti tipi generali di documenti:

1. Organizzativo e amministrativo. Questa categoria comprende protocolli, decisioni, carte, ordini, istruzioni, regolamenti.
2. Riferimenti e informazioni. Questo gruppo comprende atti, certificati, telegrammi, memo, lettere e così via.
3. In termini di personale. In questa categoria ci sono libri di lavoro, dichiarazioni, contratti, caratteristiche, ordini e altro.

Distinguere anche tali forme di documenti come:

• Stencil.
• Individuale.
• Tipico (documenti di esempio).

Altra classificazione

A seconda del contenuto della carta, possono essere semplici o complessi. In base all'origine, si distinguono personale e ufficiale, nel luogo di adozione: esterno e interno. I tipi di documenti differiscono in termini di archiviazione: costantemente, più e meno di dieci anni. A seconda della pubblicità, i documenti possono essere non classificati e segreti (Sov. Secret, riservato). I tipi di documenti si distinguono per il metodo di fissazione: audio, grafica, macchina e manoscritti, materiali per pellicole fotografiche.

I documenti possono anche essere urgenti o non urgenti. In base alle fasi, agli estratti, alle bozze, agli originali (originali), le copie si distinguono. I documenti di stato sono individuati in una categoria separata. Secondo la legge vigente, gli organismi autorizzati impartiscono istruzioni, istruzioni, ordini, decreti, ordini, decisioni, decreti.

Documenti primari

Questi includono documenti che contengono le informazioni iniziali ottenute durante lo sviluppo, la ricerca, l'osservazione e altre attività umane. I documenti primari in contabilità vengono compilati durante le transazioni commerciali. Agiscono come prova dei fatti. I documenti di origine includono, ad esempio, atti, certificati, warrant, fatture e così via. I moduli unificati sono approvati per la maggior parte di essi. Ad esempio, sono state stabilite forme speciali di titoli per immobilizzazioni, negoziazione, manodopera, liquidazioni in contanti. Nel caso in cui non esista un modulo unificato per alcun documento, la società sviluppa il proprio modulo. Tuttavia, in ogni caso, devono essere presenti i seguenti dettagli:

1. Il nome.
2. Data di compilazione.
3. Il nome dell'organizzazione.
4. L'essenza delle famiglie. operazioni.
5. Metri.
6. Elenco dei dipendenti responsabili.
7. Firme personali di persone autorizzate.

Lavoro d'ufficio

Sotto la direzione dei leader dell'azienda e l'iniziativa dei capi dipartimento, vengono sviluppate varie disposizioni. Questo gruppo di documenti include atti individuali e standard. Il contenuto del primo riguarda le unità di gestione, i workshop, i dipartimenti inclusi nella struttura organizzativa dell'impresa. I documenti standard si riferiscono alle officine della produzione principale. Il progetto di regolamento è preparato dal contraente, concordato con l'ufficio legale dell'organizzazione. In caso di commenti o obiezioni, devono essere indicati in un documento separato o in una seconda copia. L'atto amministrativo principale presso l'impresa è l'ordine del capo. Attraverso questo documento, le attività, le istruzioni e le decisioni dell'organizzazione, le varie attività, i risultati dell'audit, i risultati del lavoro e così via possono essere formalizzati.

memorandum Rappresenta un documento in cui sono indicate eventuali domande o fatti, proposte o conclusioni. Può essere inviata al capo dell'azienda o a un'organizzazione superiore. memorandum - Questo è un tipo di lettera, una delle forme di corrispondenza interna all'impresa. Viene inviata da unità strutturali a qualsiasi destinatario dell'organizzazione, ad eccezione della gestione diretta. Un promemoria può essere inviato specificamente da qualsiasi funzionario dell'azienda. Questi documenti hanno natura di segnalazione, proattiva o informativa. Nota esplicativa - un documento che spiega il contenuto di disposizioni specifiche dell'atto principale (relazione, programma, piano) o spiega i motivi della violazione della disciplina o della mancata esecuzione delle istruzioni.

istruzione

Questi documenti sono divisi in due gruppi. Incluso nella prima categoria regola l'esecuzione di un processo specifico a cui partecipano dipartimenti, funzionari e così via. Le descrizioni delle mansioni definiscono doveri, diritti, funzioni e responsabilità di specifici dipendenti.Questi documenti possono chiarire la procedura in base alla quale è necessario rispettare i requisiti di leggi e ordini (ordini, decreti e così via). Le descrizioni delle mansioni possono avere validità permanente o specifica. I documenti perpetui, tuttavia, sono soggetti a revisione e verifica una volta ogni 3-5 anni.