A causa del fatto che nella vita di tutti i giorni incontriamo costantemente documenti sul lavoro ea casa, vogliamo dedicare loro ulteriori conversazioni. Scopriamo cos'è un documento e quali tipi esistono.
Che cos'è un documento?
Un documento è un'informazione registrata su un supporto tangibile che contiene dettagli che ne consentono l'identificazione. Ci sono altre definizioni di questo concetto. Quindi, possiamo dire che un documento è informazioni archiviate da individui e organizzazioni come prova di attività o obblighi.
Essenza del documento
Fondamentalmente, tutte le definizioni disponibili di un documento sottolineano la sua natura informativa (essenza).
La legge su "Informazioni, tecnologie dell'informazione" afferma che le informazioni sono le informazioni fornite, indipendentemente dalle forme e dai metodi di presentazione. Ciò significa che, dopo aver visualizzato il documento, possiamo salvare e trasferire le informazioni disponibili ad altre persone e utilizzarle ripetutamente.
Un corriere di informazioni documentate è un oggetto che viene utilizzato per archiviarle e proteggerle in forma sonora, vocale e visiva.
Da quanto precede, possiamo concludere che il documento è anche un elemento indispensabile del lavoro interno di qualsiasi organizzazione, istituzione, azienda, che garantisce l'interazione delle singole unità. In effetti, sono le informazioni che sono la ragione per prendere tutte le decisioni manageriali, nonché la prova della loro attuazione e materiale per ulteriori attività.
Nell'ambito della gestione, un documento è un oggetto di lavoro, poiché qualsiasi decisione presa viene registrata per iscritto.
I segni esterni dei documenti sono caratteristiche che riflettono la sua dimensione e forma, i metodi di registrazione e gli elementi di design. Il suo autore può essere sia un individuo che una persona giuridica. Qualsiasi documento di lavoro, se correttamente eseguito, ha valore legale.
Dettagli dei documenti
Le pratiche burocratiche sono associate al rispetto di tutti gli elementi obbligatori, che sono chiamati requisiti. Questi includono:
- nome;
- destinatario;
- l'autore;
- data;
- il testo;
- firma;
- risoluzione;
- approvazione e approvazione.
Va notato che documenti diversi hanno dettagli completamente diversi. Il loro numero dipende dai suoi obiettivi e scopi. Molti, ad esempio, hanno un numero limitato di dettagli. A proposito, se almeno uno di essi è indicato in modo errato, il documento è considerato non valido.
Documentazione contabile
Quali documenti sono necessari nel lavoro? Nel campo della gestione dell'organizzazione, vengono utilizzate varie forme. Tutto dipende da dove e per quale scopo è necessario presentare i documenti.
Tutti loro non esistono da soli, ma sono soggetti a una rigida sistematizzazione. In altre parole, qualsiasi azienda tiene registri di documentazione. Questo è necessario, innanzitutto, affinché ogni informazione possa essere sempre facilmente e al momento giusto per trovarla.
Documenti personali e ufficiali
I documenti hanno una propria classificazione per vari motivi. Quindi, per origine sono personali e ufficiali.
- Il personale viene creato al di fuori del luogo di lavoro. Può essere corrispondenza, diario, note.
- Ma quelli ufficiali sono documenti dell'organizzazione, redatti in un certo modo e nella forma stabilita.
Ma nel gruppo di documenti ufficiali, si distinguono quelli personali, ad esempio: passaporto, diploma, certificato, permesso di soggiorno, libro di lavoro.
È chiaro che i documenti ufficiali prendono parte principalmente al lavoro d'ufficio, la maggior parte dei quali sono documenti di gestione.Con il loro aiuto, vengono realizzate le funzioni di gestione dell'organizzazione: pianificazione, finanziamento, controllo, fornitura e contabilità. 
Classificazione della documentazione
Secondo il metodo di documentazione delle informazioni può essere di diversa natura:
- scrittura;
- il testo;
- scritto a mano;
- dattiloscritto;
- elettronica;
- pittorica.
Questo può essere un documento video, audio, fotografico, nonché bianco e bozza. Come puoi vedere, ce n'è una grande varietà.
Quali documenti sono necessari in contabilità gestionale? Assolutamente tutto. Molti di loro sono presenti in qualsiasi organizzazione. È impossibile ottenere usando solo una specie. Tutti sono necessari a seconda della situazione.
Documenti in entrata, in uscita e interni
Documenti in entrata, in uscita e interni: tutti abbiamo sentito parlare di tale classificazione. Quindi, la totalità di tali documenti costituisce il flusso di documenti dell'intera organizzazione. I titoli in entrata e in uscita sono soggetti a rigida contabilità. Sono registrati nelle rispettive riviste di corrispondenza in entrata e in uscita.
Per il numero di questioni sollevate, i documenti sono divisi in semplici e complessi. Nel primo, viene sollevata solo una domanda, e negli altri, alcuni.
Tipi di restrizioni sull'accesso ai titoli
Per disponibilità, la carta è definita segreta, non classificata e per uso ufficiale generale. I segreti sono contrassegnati con un timbro speciale. Il loro uso richiede un'autorizzazione speciale. E per lavorare con altri documenti non sono richieste tolleranze. Sono destinati ai dipendenti dell'organizzazione.
Il metodo di presentazione del testo del documento
In base al metodo di presentazione, i documenti sono suddivisi come segue:
- campione;
- serigrafia;
- individuale.
Nei singoli documenti, la presentazione ha uno stile tutto suo, come da se stessa. I documenti sullo schermo vengono emessi secondo un determinato schema utilizzando una serie di frasi standard. Il tipo più comune di tale documento è un questionario o un certificato. Di norma, vengono stampati su moduli già pronti, che quindi immettono alcuni dati.
Quali documenti sono necessari nel lavoro quotidiano? Certo, tipico. Sono elaborati sulla base di un campione specifico e sono utilizzati in situazioni simili. Vengono creati modelli che, se necessario, vengono presi come base, inserendo solo informazioni aggiuntive. Molto spesso è necessario redigere alcuni documenti per ottenerne altri, ad esempio nel servizio fiscale o in altri casi.
Tipi di documenti di autenticità
Per autenticità, i documenti sono divisi in originali, copie e duplicati. È chiaro che l'originale è la prima singola istanza. È certificato da un sigillo bagnato e firma.
Il duplicato è un duplicato dell'originale, molto spesso viene rilasciato in caso di perdita del documento originale e ha anche valore legale. Ma per quanto riguarda le copie, sebbene coincidano completamente con l'originale, non hanno alcun valore legale.
Divisione dei documenti per periodo di conservazione e metodo di trasferimento
Secondo la durata di conservazione, i documenti sono suddivisi in documenti di deposito permanente, temporaneo (periodo di conservazione fino a dieci anni) e di lunga durata (più di dieci anni).
E con il metodo di trasmissione, a telegrammi, lettere, fax e messaggi (elettronici).
Qualunque cosa tu dica, i documenti sono entrati strettamente nelle nostre vite. Ogni giorno abbiamo a che fare con tutti i tipi di carte. E non importa in quale area lavoriamo, utilizziamo sempre documenti per ricevere e trasmettere questa o quella informazione.
