במהלך פעילות כל מפעל מופיע מספר גדול של ניירות עסקיים. בין המיסה הזו, מסמכי כוח האדם בולטים במתחם נפרד. במאמר שלנו אנו רוצים לדבר על אילו סוגים קיימים, כיצד הם מאוחסנים.
יחסי עובדים
תזרים עבודה מאורגן כהלכה בארגון הוא המפתח להצלחת פעילויותיו. לכן, תמיד יש לשים לב למסמכים עסקיים, ולכן הם מעוצבים ומאוחסנים כראוי.
ראוי לזכור שיחסי עבודה בין המעביד לעובדים מוסדרים תמיד על ידי קוד העבודה של הפדרציה הרוסית. על בסיס מאמריו על הארגון לארגן כראוי את פיטורי העובדים, קבלתם והעברתם. כל אותם ניירות בהם מצוין שלבי הפעילות של העובדים, אלה המסמכים המצויים באנשי האדם (כוח אדם, כוח אדם).
תפקידם של מסמכים אלה הוא לבצע ולבצע אבטחה של יחסי עבודה בין עובדים למעביד. יש לציין שתיעוד כוח אדם הוא אחד ההיבטים החשובים ביותר בשירות כוח האדם בכל מפעל. נכונות ועיתוי הניירת צריכים להיות בשליטת הראש.
מרבית התיעוד הוא חובה ומסופק על ידי קוד העבודה של הפדרציה הרוסית, הוראות לשמירה על ספרי עבודה, חקיקת פנסיה ותקנות אחרות.
סוגי מסמכים על כוח אדם
ניתן לחלק את המסמכים על כוח האדם לסוגים הבאים:
- ניירות שקשורים לאיוש הארגון.
- מסמכים המאשרים את קידום העובדים.
- מסמכים המאשרים את יישום משמעת העבודה.
- מסמכים הקשורים לסיום העבודה.
כפי שאנו רואים, המסמכים על כוח האדם כוללים מסמכים רבים המסדירים את הקשר בין מעסיקים לעובדים. כולם מסדירים סוגיות מסוימות הקשורות לאנשי המפעל.
מסמכי כוח אדם ראשיים מחולקים לשני סוגים:
- באנשי רואי חשבון.
- על חשבונאות שעות עבודה וחישובים הקשורים לתגמול.
המסמכים על כוח האדם כוללים: הזמנות, חוזי עבודה, תעודות, תעודות, ספרי עבודה, תיקים אישיים, כרטיסים, תעודות אישור עובדים, ייפוי כוח אישי.
אחסון מסמכים
בשנים האחרונות, למרבה הצער, קיימת מגמה של חוסר תשומת לב מספקת לבטיחות המסמכים העסקיים. על פי תוצאות בדיקות השירות הארכיוני הממלכתי, הוסקו מסקנות המציעות כי אחסון מסמכים על כוח אדם בתנאים רגילים נצפה רק אצל 20% מהמפעלים המאומתים.
אם כי כל חברה חייבת לעמוד בכללים המעוגנים בחוק. היחס הנכון למסמכים עסקיים קשור ישירות לצורך לסייע לארגונים עם גופי ביטוח פנסיוני וסוכנויות ממשלתיות אחרות. הפרות של ניהול מסמכים עלולות להביא לתוצאות בלתי רצויות, ועומדות גם הן בקנס.
מסמכים על כוח אדם (סוגי ניירות ערך ניתנים על ידינו במאמר) מעידים על חווית העבודה של אנשים, והם גם הבסיס למינוי פנסיות ותשלומים אחרים לאזרחים. במקרה שהמעביד מבצע טעויות המזלזלות בהכנסה של העובד, אדם יכול לערער על עובדה זו בבית המשפט.
בנוסף, כדאי להבין כי יש צורך באחסון מסמכים באנשי צוות שכן רק על בסיסם ניתן לשחזר מידע היסטורי שהתרחש. זה לא לשווא שעבור ניירות כוח האדם נקבעים על פי תקופות האחסון הארוכות ביותר.
מיותר לומר שלא ניתן לאבד מסמכים, יתר על כן, יש לשמור אותם בתנאים נאותים. ראש וראש מחלקת כוח האדם של כל ארגון נדרשים לספק את כל התנאים הדרושים לאחסון שוטף וארכיוני.
הדרישות העיקריות לתוכן ניירות הערך כוללות:
- זמינות של חדר נפרד לאחסון נוכחי.
- יש לנעול קופסאות או ארונות עם ניירות עם מפתח.
- יש להגביל את המסמכים.
- עבור הארכיון אתה צריך לבחור חדר נפרד ולשלוט בגישה אליו.
זמן אחסון
תנאי אחסון המסמכים באנשי האדם הם הארוכים ביותר בהשוואה למסמכים עסקיים אחרים. מסמכים עם חיי מדף ארוכים כוללים:
- כל המסמכים המינהליים - הוראות, הוראות, גזירות.
- רשימות עובדים.
- כרטיסי הנהלת חשבונות לעובדים.
- עניינים אישיים.
- חשבונות אישיים של עובדים.
- תלבושות וגליונות זמנים.
- חוזי עבודה והסכמים.
- פרוטוקול הישיבה.
- רשימות של אנשים שפורשים בפנסיה מועדפת.
- ספרים קבלת חשבונות ופיטורי עובדים.
הענקנו הרחק מכל הרשימה של אותם ניירות שהיו מאוחסנים במשך 75 שנה. המסמכים הבאים הם חריגים:
- מעשי תאונות תעשייתיות - 45 שנה.
- גיליון תעריפים - 25 שנה.
- פרוטוקולים של ישיבות הוועדה לתשלום קצבאות עבור שירות ארוך - 15 שנה.
במהלך התקופה שצוינה, על החברה לדאוג לבטיחות ניירות הערך באופן הקבוע בחוק.
הכנת מסמכים
ארכיון המסמכים על אנשי המפעל צריך להיות בחדר נפרד, בו אין גישה לא מורשים. מקרים שהוכנו במלואם והוכנו כדין מועברים אליו. ראוי לציין כי הכנת ניירות מתחילה בשלב היווצרותם.
מחלקת כוח האדם אחראית לביצוע נכון של מסמכים על כוח האדם. כדי להקל על השימוש, את כל כמות הניירות שהם מסודרים על ידי קציני כוח אדם באופן הבא:
- תיקים מנוסחים לכל סוג של מסמך: להזמנות, תיקים אישיים, פרוטוקולים וכו '. כותרות המשקפות את הננומטוריה מצוינות בתיקיות.
- לכל המקרים מוקצים מספרי חשבון ומלאי מצורף.
- אחסון זרם בטוח סודי מסופק: בכספת או בארון נעול.
- כל דפי התיק מוגשים וממוספרים. ומקום הקושחה אטום בחותם של המפעל ומאושר על ידי חתימות הגורמים האחראים.
- בכל מקרה, מלאי פנימי ודאי חייב להיות קיים.
- על כריכות המסמכים המוגמרים כל הפרטים צוינו: תקופות אחסון, שמות, תאריכים.
גיבוש תיק אישי
התיק האישי מכיל את כל אותם המסמכים המכילים מידע על עובד המפעל ופעילות העבודה שלו. באופן עקרוני, יש להתקין תיקים אישיים לכל עובדי הארגון. אבל, ככלל, כרגע קציני כוח אדם מנפיקים אותם רק למומחים המובילים והראש. לארגון הזכות להחליט באופן עצמאי על איזה סוג נייר צריך לקבל על העובדים. לפיכך, הרכב המסמכים של תיק אישי עשוי להיות שונה במפעלים שונים. אך באופן כללי, זה צריך לכלול את המסמכים הבאים:
- מלאי מסמכי תיק.
- סיכום ואוטוביוגרפיה.
- פרופיל.
- עותקים של מאמרים בנושא זמינות החינוך.
- עותקים של מפרטים.
- עותקים של הצו באישור המשרה.
- חוזה עבודה.
- כל מיני עזרה.
- העתקי צווי מינוי, פיטורין ומעבר דירה.
על המלאי הפנימי להכיל מידע על המספרים הסידוריים של כל מסמך בקובץ. על מסמך כזה חתום האדם שהלחין אותו.
בתוך המקרה צריך להיות שאלון שמכיל מידע רב ביחס לביוגרפיה, השכלה, מצב משפחתי של העובד. על מנת למלא את זה נכון, עובדים משתמשים לרוב בספר עבודה, תעודת זהות ודרכון, תעודה.
מסמכי חשבונאות כוח אדם
רשומות כוח אדם נשמרות על ידי קצין כוח אדם. על בסיס ניירות ערך ראשוניים מתבצעת חשבונאות תפעולית של שינויים ותנועות במספר עובדי המיזם. המסמכים החשבונאיים כוללים: הזמנות, כרטיסים, איוש, שכר ומסמכים רבים אחרים.
בעת ההעסקה מוקצה לכל עובד מספר כוח אדם, אשר לאחר מכן רשום בכל המסמכים עבור חשבונאות כוח אדם ושכר. גם אם אדם מועבר לתפקיד חדש או עם פיטוריו, מספר כוח האדם שלו נשאר איתו ולא מוקצה לאדם אחר.
הזמנות כוח אדם
הזמנות מסמכים על כוח אדם הם אחד המסמכים החשובים ביותר בענייני כוח אדם. הם מקובצים למקרים נפרדים ובו זמנית יש מספור משלהם. בתוך התיקיה שיטתית לפי סדר כרונולוגי.
חלק מההזמנות נוצרות בצורה מאוחדת וממלאות רק את העמודות הדרושות בעתיד. כל השאר ערוכים לפי הצורך, אך יחד עם זאת, על כל המסמכים לעמוד בדרישות מסוימות.
ארגון המסמכים על כוח האדם, כולל הזמנות, מתבצע על בסיס תנאי האחסון שלהם. הגיוני להגיש אותם במקרים עם אותם מועדים. כך, למשל, יש לשמור על צווי קבלה ופיטורין במשך 75 שנים, מה שאומר שיש לשמור עליהם בנפרד מהמסמכים השנתיים המסדירים את החופשה ולאחסן במשך חמש שנים בלבד.
אם הארגון גדול וזרימת המסמכים היא די הגונה, אז ניתן לנסח סוגים שונים של ניירות כדבר נפרד (למשל, הזמנות לחופשה - תיקיה אחת, הזמנות לנסיעות עסקיות - אחרות). זה יקל מאוד על העבודה עם מסמכים. בנוסף, כל מקרה פרטני נרשם במינוף הארגון. אם יש להזמנה נספח, הוא מוגש גם כן. אך באשר לעילות הצווים - דוחות, הצהרות, מעשים, הם מאוחסנים בנפרד.
כפי שמראה בפועל, ההוראות והנימוקים לגביהם נשמרים יחד בניירת הנוכחית, אך כהכנה לאחסון ארכיוני הם מתחילים להתארגן מחדש, כשהם מונחים בתיקיות שונות. ההצהרות, למשל, נשמרות עד 75 שנים, אך הן חלק מהתיק האישי.
לכל שאר הבסיסים יש תקופות אחסון של עד חמש שנים, ולכן הן נוצרות לעסק נפרד.
הזמנת אחסון
כדי לקבוע את חיי המדף של הזמנות, עליך להשתמש ברשימת המסמכים הרגילה. הוא נבדק ומתעדכן מעת לעת. כרגע הרשימה שנערכה בשנת 2010 היא רלוונטית. לדבריו, כמו קודם, עילות ההזמנות צריכות להיות מאוחסנות כחמש שנים, ורוב ההזמנות עצמן מאוחסנות עד 75 שנים (על מילוי תפקידים, נסיעות עסקיות, שינוי שמות, חופשות ואישורים).
בנוסף, ניתן לנווט בתקופות האחסון על פי רשימות מחלקות שנערכו לארגונים בתחומי פעילות מסוימים. הכללים קובעים לבחינת שווי ניירות הערך.
יש להעביר ניירות אחסון לטווח הארוך לארכיון מסמכי כוח האדם. מורכב עליהם מלאי שלאחריו הם מועברים לאחסון לטווח הארוך.
ניתן להרוס מקרים שתקופות האחסון שלהם חלפו.
איך להרוס מסמכים?
ניירות בארכיון של הארגון יכולים להיהרס (אם תוקף תקופת האחסון) באופן עצמאי, או שתוכל לפנות לעזרה מארגונים מיוחדים העוסקים בנושא זה.לא משנה איך אתם מארגנים את התהליך, בהחלט יש לערוך מעשה של הרס.
ניירות יכולים להישרף מעצמם, אם יש מקום בטוח לזה, או שתוכלו להרוס אותם באמצעות מכשיר מיוחד. במקרים כאלה המעשה כתוב בכל צורה שהיא. אך קל יותר להכניס אמצעי אחסון גדולים לסילוקם. אבל במקרה זה, כל הפעולות חייבות להיות מלוות בניירת. במעשה הקבלה יש לקבוע את מספר המקרים ומשקלם. עדיף אם עובד הארגון יהיה נוכח באופן אישי בהשמדת ניירות כדי לשמור על סודיות.
ארכיון המדינה
בכל אזור בפדרציה הרוסית יש ארכיב ממלכתי של מסמכים על אנשי כוח אדם. המטרה העיקרית של פעילותו היא להבטיח אחסון אמין של ניירות על אנשי כל המפעלים. בנוסף, הארכיון מגיב לפניות של ארגונים ואזרחים בנושאים הקשורים למסמכי כוח אדם. הכיוון הזה של פעילותו הוא הכרחי ורלוונטי מאוד, מכיוון שכאשר הארגון סגור, אנשים פשוט אין לאן ללכת לקבל את המידע הדרוש.
מסיבה זו ניצבים בארכיונים המשימה לשמור על כל העיתונים. נכון לעכשיו, לא רק ארגונים פרטיים, אלא גם ארגוניים תקציביים מחוסלים וסוגרים לעתים קרובות מאוד. במקרה זה, עליהם להעביר מסמכים על אנשי אחסון לארכיון המדינה. יש לשמור את המסמכים הבאים במשך 75 שנים: הוראות, גיליונות יישוב, מסמכים על מעבר ופיטורין, תיקים אישיים וכו '.
ראוי לציין כי יש להכין מקרים לפני ההעברה על פי כל הכללים. הארכיונים העירוניים מספקים את שירותיהם בכפוף לאישור מוקדם להגשת המסמכים.
הכנת ניירות להעברה כוללת ביצוע נכון של כל המקרים, הערכת מומחה של ניירות ערך וכן אוסף מלאי.
האם עלי לשלם כסף עבור אחסון? ארגוני מדינה ותקציב אינם משלמים עבור שירותי ארכיון. מפעלים מנוזלים של צורת בעלות שאינה מדינתית מעבירים תיקים שהוצאו להורג נכון רק אם יש הסכם.
תיקים מועברים בכפוף לאישור ותיאום עם ועדת הביקורת המומחית של הארכיון. קבלת והעברת ניירות ערך מתבצעת על ידי עובדי המוסד בנוכחות הפירוק של הארגון. תהליך זה ארוך למדי וקפדני, שכן מצבם של המסמכים נבדק על ידי הצגתם חזותית. בסופו נערך מעשה מקביל.
במקום מילון מילה אחר
מסמכים על כוח אדם הם קטגוריה מיוחדת של ניירות הזמינים בכל מפעל. חשיבותם היא שהם לא יאבדו את הרלוונטיות במשך זמן רב מאוד. גם לאחר תקופה ארוכה עשוי להיווצר מצב בו עליכם לפנות אליהם שוב. לא בכדי עריכת העיתונים הללו בזהירות מיוחדת ונשמרים במשך שנים רבות, לא רק בארגונים, אלא גם בארכיוני המדינה.