בעת גיוס מומחה כלשהו, המעסיק מתחיל כרטיס אישי מיוחד. זה נוצר בצורה של T-2. הוא מכיל מידע שונה על העובד, ומציין גם את תאריך ההעסקה. קצין כוח האדם עוסק בהכנת מסמך זה. בכדי להזין נתונים נעשה שימוש במדגם מהכרטיס האישי של העובד, המאפשר להבין איזה מידע צריך להיות כלול במסמך זה. על כרטיסים אלה להיווצר הן על ידי חברות שונות והן על ידי יזמים פרטיים המעסיקים באופן רשמי אזרחים.
האם נדרשים כרטיסי עובדים אישיים?
כרטיסים אישיים מיוצגים על ידי מסמך חשבונאי חשוב המכיל מידע אישי אודות עובד מסוים בחברה. התכונות של הידור שלה כוללות:
- זה בהחלט נוצר עבור כל מומחה על ידי המעביד, המיוצג על ידי ראש החברה או היזם הפרטי;
- ליצירת מסמך זה נעשה שימוש בטופס T-2 המאושר;
- כרטיס ערוך עבור כל עובד בחברה שיכול לעבוד על בסיס חוזה לתקופה קצובה או בלתי מוגבלת;
- מסמך זה נוצר מייד לאחר הסדרו הרשמי של מומחה ספציפי, ומידע זה מוזמן עד סיום העבודה;
- הכרטיס האישי נסגר ברגע בו האזרח עוזב, אך יחד עם זאת יש לאחסן אותו בחברה לפחות 10 שנים.
כרטיסים אלה נמצאים במחלקת כוח האדם של כל חברה.
האם אוכל לסרב להגיש בקשה לכרטיסים אישיים?
המעסיקים נדרשים להכין ולהשלים מסמך זה. אסור להחליף כרטיסים בקבצים אישיים. לכן, כרטיס T-2 אישי הוא מסמך חובה לכל מעסיק.
על מסמך זה לשכפל מידע שהוזן בספר העבודה. לכן מידע מצוין לא רק על שכירת עובדים, אלא גם על קבלת פרסים שונים על ידי אזרח, על העברות, פיטורים או אירועים אחרים. על המעסיק להכיר את המומחה הישיר עם חתימה על כל רשומה שהוזנה בכרטיס.
אילו מסמכים דרושים?
טופס אחיד של הכרטיס האישי של העובד חייב להיות זמין לכל מעסיק. בכדי להכניס מידע שונה למסמך זה, על ראש החברה לבקש מהאזרח תיעוד מסוים הכולל:
- דרכון של אזרח;
- ספר עבודה;
- אנשי צבא מציגים תעודת זהות צבאית;
- מסמכים על חינוך;
- SNILS;
- פח;
- מסמכים אחרים, והם תלויים באיזה סוג תפקיד אזרח יתפוס בחברה, ולכן לעיתים קרובות נדרשים אישורים רפואיים, רישיון נהיגה, תעודת פיתוח מקצועית וכן מסמכים שונים המאשרים כי העובד קיבל בעבר פרסים שונים מהמדינה.
בנוסף, מידע ממסמכים מנהליים המתפרסמים על ידי ראש החברה. נתונים אחרים מועברים בעל פה על ידי האזרח, מכיוון שלא ניתן להשיג אותם ממסמכים רשמיים. אלה כוללים מידע על הרכב המשפחה, מידע ליצירת קשר, תאריכי לידת ילדים, רמת הידע בשפה זרה או נתונים אחרים. כל המידע הזה מועבר בעל פה. לפיכך, כאשר ממלאים לראשונה מדגם מהכרטיס האישי של העובד, נדרש שהמומחה יהיה נוכח בתהליך זה.
אילו סעיפים זמינים?
בכרטיס האישי ישנם חלקים רבים ושונים, שלכל אחד מהם ייעוד ייחודי משלו. מידע מוזמן רק בנוכחות מסמכים רשמיים מהם מועברים נתונים. החלקים בכרטיס האישי של העובד מיוצגים על ידי הפריטים הבאים:
- מידע כללי על האזרח;
- מידע על רישום צבאי;
- המועד בו נשכר אזרח או הועבר לתפקיד אחר בחברה;
- מידע על אישור שהועבר;
- מידע על הקורסים שבסיסם שופרה כשירותו של אזרח;
- הסבה מחדש של נתונים;
- מפרטת את כל הפרסים, הפרסים והכבוד שקיבל המומחה;
- מידע על חופשה;
- ניתנים נתונים על זכויות סוציאליות שונות בהן עובד יכול להשתמש על בסיס דרישות חקיקה;
- מידע נוסף;
- מידע על סיום יחסי עבודה עם העובד וזה כולל מידע על הצו שעל בסיסו הסתיים חוזה העבודה.
על כל סעיף לכלול מידע אמין בלבד, שלגביו חשוב להשתמש בניירות שהתקבלו מהעובד, כמו גם הזמנות שונות שנערכו על ידי המעביד.
כללי אוסף
בעת הזנת מידע למסמך, מומלץ להשתמש במדגם מהכרטיס האישי של העובד על מנת למנוע טעויות. בעת שמירת מסמך זה נלקחים בחשבון הכללים הבאים:
- הטופס מודפס אך ורק על קרטון;
- משתמשים בהדפסת דופלקס;
- אם נוצר כרטיס לצוות מדעי ופדגוגי, נעשה שימוש בצורת T-4;
- תיעוד זה נשמר בארכיון במשך 75 שנים;
- אם החברה נסגרת או ה- IP מפסיק לפעול, המסמך מוגש לארכיון האזור, מכיוון שהוא משמש כהוכחה להעסקת אזרח מסוים.
הכרטיס האישי T-2 אינו מתחיל עבור אזרחים העובדים במשרה חלקית, ולכן הם נוצרים אך ורק לעובדים במשרה מלאה.
הניואנסים של המילוי
בעת הזנת מידע כלשהו בצורת כרטיס אישי, נדרש קצין כוח האדם לדבוק בכללים מסוימים. אלה כוללים:
- יש למלא את שני העמודים הראשונים מיד עם קבלת גיוס של מומחה חדש;
- כל העמודים האחרים ממולאים במהלך עבודתו של האזרח בחברה, למשל בעת קבלת פרס או העברה לתפקיד אחר;
- כל המידע מועבר אך ורק ממסמכים רשמיים;
- כל מידע שהוזן מושלם תוך הפניה למקור, בדרך כלל מוצג לפי הוראות המדריך.
החברה עשויה להשתמש במערכת אלקטרונית המאפשרת לשמור על כרטיסי עובדים אישיים בצורה אלקטרונית. אבל בכל מקרה, תיעוד שהושלם כהלכה מודפס על קרטון.
דוגמה לכרטיס האישי של עובד ניתן למצוא בהמשך.
כל הנתונים מוזנים בשדות המתאימים. המשך המסמך שלהלן.
איזה מידע אישי מוזן?
בעמוד הראשון של הכרטיס האישי חייבים להיות מידע אישי על המומחה השכיר. לשם כך משתמשים בנתונים של דרכון, תעודה ומסמכים דומים אחרים העומדים לרשות המומחה השכיר.
הכללים להזנת מידע אישי כוללים:
- מציין את שם האזרח;
- ציין אילו שפות זרות עובד מדבר;
- מידע מהניסיון יכול להילקח מחוברת העבודה או ממסמכים אחרים שהועבר על ידי העובד;
- נקבע תאריך ומקום לידתו של האזרח, ולא רצוי להשתמש בקיצורים;
- אם לאדם יש אזרחות שנייה, נקבע שם המדינה;
- מידע על בני משפחה של אזרח;
- מקום הרישום והמקום מצוין.
עיקרי המסמך ממולאים בדיוק בעת הגשת מועמדות למשרה. הכרטיס האישי של העובד מאוחסן עוד יותר במחלקת כוח האדם של החברה.ברגע שמכניסים את כל המידע הדרוש, על העובד לוודא את אמינותם, לאחר מכן הוא חותם במסמך.
נתוני רשומה צבאית
מידע זה מוגש בחלק השני. לשם כך מצוין אם העובד החדש אחראי לשירות צבאי, ומסופק גם מידע אם הוא מתאים לשירות צבאי.
על עובד מחלקת כוח האדם לקחת מידע באופן בלעדי מהתעודה הצבאית של העובד. אם עובד נתון לשיחה, עובדה זו מסומנת בכרטיס האישי.
מידע לחינוך
לכל עובד יכול להיות השכלה משלו, שלשמה משתמשים בקודים המתאימים במהלך השימוש בכרטיס.
לדוגמא, אם לעובד יש רק השכלה כללית בסיסית, אז יש להכניס את המספר 03, ואם הוא סיים את התואר, הקוד הוא 18. אם סטודנט לומד בקורסים האחרונים של המכון, רשומה רשומה בנוגע לנוכחות השכלה גבוהה לא שלמה. לשם כך, מבקש אישור מיוחד מהאזרח, אותו הוא יכול לקבל במוסד החינוכי.
מקצוע
מידע על המקצוע מופיע בפסקה 7 למסמך. זה משקף איזה מקצוע יש לעובד חדש.
זה נדרש לציין לא רק את המקצוע העיקרי, אלא גם מקצועות נוספים, אם בכלל. העיקרי צריך להיות המומחיות, שהיא המשמעותית ביותר עבור החברה המיידית.
ניסיון בעבודה
זה מחושב על בסיס מידע הקיים בחוברת העבודה או תיעוד אחר של העובד. באמצעות מידע זה תוכלו להבין האם העובד זכאי להטבות שונות.
חשוב לקחת בחשבון לא רק את החוויה הכללית, אלא גם רציפה. לשם כך מעריכים כמה זמן חלף בין מועדי הפיטורים לתעסוקה. אם יש תקופה העולה על חודש, אז במקרה זה החוויה נקטעת.
מידע משפחתי
מידע על השאלה אם אזרח נשוי רשמית נלקח מהדרכון. אם העובד מעולם לא היה ברק, אזי מסומן קוד 1, ואם יש לו בן / בת זוג רשמיים, אזי מוצג תמונה 2.
אצל אלמנים משתמשים בקוד 4, ואם הגבר גרוש מוחל קוד 5. בנוסף, מידע על הרכב המשפחה מוזכר בכרטיס האישי. המידע נכלל בפסקה 10. חשוב לציין כאן מי קרוב משפחה של האזרח. הורים, אחים, בני זוג וילדים כלולים. בנוסף, יש לספק מידע על כל התלמידים עליהם הונפקה אפוטרופסות רשמית.
בפסקה 11 נמסרים פרטי הדרכון של העובד.
מקום מגורים
מידע זה נחשב לחשוב, שכן הוא יאפשר לכם למצוא עובד אם הוא לא בא לפתע לעבודה. בנוסף, על סמך כתובת זו, אתה יכול לשלוח התראות שונות בדואר.
בפרק 12 מוזנים מידע ליצירת קשר ככל שניתן על העובד.
תעסוקה והעברות
פרק זה מתחיל בהכרח ברשומה, שעל בסיסה מתקבל מומחה לחברה. בנוסף לכרטיס האישי של העובד, ספר העבודה ממלא גם. לצורך כך נלקח בחשבון מידע מההזמנה שהוציא המעביד. יש לציין את הנתונים הבאים:
- תאריך קבלה או העברה;
- שם המחלקה בה יעבוד המומחה;
- תפקיד שנערך, הסמכה ודירוג;
- שכר, קצבאות ושיעור תעריף.
בסופו של דבר על העובד לחתום על המסמך.
הסמכה והדרכה מתקדמת
פרק זה ממלא אם אישור עובדים מתבצע בעבודה. לצורך כך מצוין תאריך האירוע הזה וההחלטה שהתקבלה על ידי הוועדה.
אם אזרח עובר הכשרה ארוכת טווח, אשר על בסיסה הוא משפר את כישוריו, מידע זה מוגדר בכרטיס אישי. במקרה זה, נלקחים בחשבון רק אימונים שנמשכים יותר ממאה שעות.
בנוסף, מוצג מידע על הסבה מקצועית לאנשי צוות. במקרה זה העובד רוכש מקצוע אחר.אולם אימונים צריכים לקחת יותר מ- 500 שעות אקדמיות בזמן.
חגים ותנאים סוציאליים
בקטע המיועד לחופשה נרשמים כל ימי המנוחה. המידע ניתן בחופשה שנתית או לימודית וכן בימים שנערכו ללא שכר.
הבסיס עשוי להיות צו ניהול או לוח זמנים לחופשה.
פיטורים
סעיף זה מתמלא רק לאחר סיום עבודתו אצל העובד. כאן צוין תאריך הפיטורין ופרטי הצו הרלוונטי.
לאחר ביצוע הרשומה הזו, הכרטיס האישי נסגר. זה חותם על קצין כוח האדם והעובד.
כללי אחסון
הכרטיס האישי של העובד מאוחסן באמצעות כספת או ארון. אסור כי לכל אנשי החברה תהיה גישה למסמכים אלה.
ארגן מסמכים בעזרת התוחמים הרגילים בסדר אלפביתי ומחלקות בחברה. הם מאוחסנים במשך 75 שנים.
מסקנה
כרטיס אישי הוא מסמך חובה וחשוב עבור כל עובד. זה מלא בכל חברה. הוא מכיל מידע שונה על העובד, המוצג בתאריכי עבודתו ופיטוריו וכן נתונים אישיים.
המסמך מאוחסן רק בכספת או בארון סגור, מכיוון שלא מותר לכל עובדי החברה גישה אליו. זה ממלא על ידי קצין כוח אדם ייעודי.