מסמכים אישיים הם מסמכים שהונפקו על ידי רשויות המדינה המכילים מידע ביוגרפי לזיהוי הבעלים. הם נדרשים בעת ביצוע עסקאות עם נדל"ן, קבלת הלוואות, רכישת כרטיסים. וכן רישום יחסי עבודה.
סיווג מסמך
לסיווג מסמכים תוך שימוש בעקרון המקור והדמיון.
ממקור ישנם סוגים של מסמכים:
- פרטי
- רשמית.
מסמך ממוצא פרטי הוא מדיום נייר שנוצר על ידי אדם בחייו האישיים, שאינו קשור לתחום העבודה שלו או לחובותיו הציבוריות. מסמכים כאלה כוללים מכתבים, זיכרונות בעלי אופי פרטי, יומנים, אלבומי תמונות.
מסמך רשמי הוא מקור מידע שנוצר על ידי גורם משפטי, יזם אינדיבידואלי בכדי למלא את משימותיו הסטטוטוריות והשפיע על התחום החברתי והעבודה.
סוגי מסמכים
בין הרשמים המבדילים סוגים אישיים אלה:
- תעודות זהות;
- אישור התמחות, השכלה, הכשרה;
- אישור ותק;
- אישי.
אי אפשר למצוא עבודה אם המסמכים לעיל לא נמסרים לשירות כוח האדם. חובה זו של עובד מוסדרת על ידי סעיף 65 לחוק העבודה של הפדרציה הרוסית. המסמך העיקרי המוכיח את זהותו של אדם הוא דרכון.
אבל בנוסף לדרכון, ישנם המון מסמכים שיכולים להחליף אותו במידת הצורך, זיהוי. זוהי תעודה של מלח, איש צבא, תעודת זהות צבאית, היתר שהייה, תעודת לידה, דרכון זר וכו '.
מסמכים להעסקה
העסקה תידחה אם התפקיד מספק מיומנויות מקצועיות ולמועמד אין מסמך השכלה. עבור עובדים רפואיים מדובר, בנוסף לתעודת בגרות ממכון רפואי והתמחות, תעודת הכשרה מתקדמת ותעודת זכות לספק שירותי רפואה במומחיות מסוימת.
מסמכים בעלי אופי אישי כוללים תלונות, תלונות, טענות בכתב, הסבר.
תיק אישי
רשימת פרשיות הננומטוריה מאושרת על ידי ראש הארגון. תיק אישי אינו חובה לחברות. חריג לארגונים ממשלתיים, שם הם מונפקים לכולם. המעביד מחליט באופן עצמאי אם ליצור או לא. יתרונות מוחשיים: קבצים אישיים מספקים מידע מהיר, מהיר ומלא אודות כל עובד. במקרה של בדיקות של רשויות הפיקוח, כאשר יתכן ויהיה צורך בדחיפות במספר מסמכים של עובדים, ניהול מקרים כאלה מפשט מאוד את ההליך. כל המסמכים הדרושים ליצירת תיקיות נמסרים על ידי העובד עצמו, אך לעיתים המעסיק אוסף באופן עצמאי מידע כדי לאמת את העובד שכיר לאחרונה, למשל מאפיינים והמלצות.
במהלך תקופת העבודה העובד מעורב בתהליך העבודה: ניתן להעביר אותו למחלקות אחרות או לתפקידים אחרים, תוך הטלת סנקציות או פרסים משמעתיים. כל זה מלווה בפרסום מסמכי כוח אדם המחדשים את התיק האישי של העובד. זה נסגר לאחר סיום יחסי העבודה עם העובד. תקופת השמירה על תיקים אישיים של עובדים שהוטלה לפני 01.01.2003 היא 75 שנים, ו -50 שנים עבור תיקים שפוטרו לאחר 01.01.2003. מקרים של מנהיגי הארגון, סגנים בכל דרגה, עובדים עם פרסים ותארים מאוחסנים ללא הגבלת זמן.
מבנה רגולטורי של מסמכים
אין מעשה המסדיר את הרכב התיקים האישיים. מעסיקים קובעים את רשימת המסמכים באופן עצמאי, על סמך פרטי הארגון. המסמכים הנכנסים מחולקים למספר קטגוריות.
ישנם מסמכים אישיים שהיו דרושים בעת כריתת חוזה עבודה. על בסיסם ממלא חוזה עבודה, מידע נכנס לתוכנית 1C. אין שום דרך להסתדר בחוזה עבודה, דרכון, רישום העסקה, TIN, SNILS.
אם המועמד מגיש מועמדות למשרה הדורשת השכלה מקצועית, אז תעודה. אם מועמד אחראי לשירות צבאי, אז כרטיס צבאי. לחלק מהקטגוריות של עובדים, דוח רפואי המבוסס על תוצאות הבדיקה הרפואית הוא חובה.
הקטגוריה הבאה היא המסמכים שנוצרו במהלך תקופת העבודה בארגון. זה כולל עותקים של הזמנות להעברות, עיקול.
והקטגוריה האחרונה היא המסמכים שנוצרו עם סיום חוזה ההעסקה. תלוי בעילת הפיטורין, מדובר במכתב התפטרות, הודעת פיטורים, העתק תעודת הפטירה והעתק של צו הפיטורים.
זרימת עבודה
עובדים שמונו בהוראת הממונה האחראי על שמירת זרימת העבודה של העובדים אחראים באופן אישי לבטיחות המסמכים. אם המידע על העובד משתנה, יש להוסיף את הקובץ האישי, אך לא ניתן להסיר את המסמך הישן. תיקיות עם תיקים צריכות להיות בארון מתכת מיוחד או בכספת. אסור לאחסן מסמכים אישיים של עובדים לאחר השגת יעדי עיבוד. לאחר שהושגה המטרה שלשמה התבקש המסמכים, יש להחריג אותם מהמקרה ולהחזיר אותם לבעלים בחתימה. אם אין אפשרות לחזור, הם נתונים להשמדה על ידי ועדה שמונתה במיוחד.