מספר גדל והולך של עסקים רוסים מתחילים ללמוד את הבעיות הכרוכות בזרימת המידע. מהי התופעה הזו? מה המשמעות של זרימת מידע לפיתוח ארגונים? מהן התכונות של יישום המתודולוגיה עבור לימודיהם עבור ארגונים בענפים שונים?
החשיבות המעשית של זרימת מידע
בין התחומים שבהם ישנה חשיבות מעשית ביותר לזרימת המידע הם ניהול ארגונים.
על מנת להגביר את היעילות בייצור הסחורות, כמו גם את איכותם, לשלוט בייצור סוגים חדשים ולהציג טכנולוגיות מתקדמות, מנהיגי החברה מעסיקים מגוון רחב של שיטות מדעיות ויישומיות.
זרימת המידע בארגון תורמת משמעותית לעבודתם האיכותית של המנהלים בכל התחומים שצוינו.
על ידי בחינתם, חברות יכולות לפתור בהצלחה את הבעיות הקשורות בניצול משאבי הייצור הקיימים.
השימוש בזרימת מידע בייצור
הבה נבחן, באילו מנגנונים מדובר בזרימת מידע בארגון. ככלל, חברות מנסות לבנות אותם בתחזיות מערכת. הבסיס להיווצרותם הם משאבי מידע (שמקורם פנימי וחיצוני כאחד).
טיפוסי מודל מידע כמו שאמרנו לעיל, זורם בחברה משקף את האינטרס של הנהלת החברה בשיפור איכות הניהול. בנייתו מרמזת על פיתרון המשימות העיקריות הבאות:
- הצגת מערכות בקרה על קווי ייצור;
- ניתוח איכות מקורות המידע, איסוףם, הערכת החשיבות והסיכויים לעסוק בעסקים;
- דוגמנות של מנגנוני השפעה ישירה של מידע על תהליכי ייצור;
- יצירה ועדכון של בסיס ידע ארגוני;
האלגוריתם הספציפי לבניית המודל תלוי, ככלל, בפרטי התעשייה של החברה. בחלק מהמגזרים, חילופי מידע הן בתוך התאגיד והן עם השוק החיצוני עשויים להיות קשים בגלל סודיות או קשיים טכנולוגיים בהרכבת נתונים לקבצים והעברתם לאחר מכן לנמען.
סוגי זרמי מידע
קריטריוני הסיווג המקובלים בדרך כלל, שיאפשרו לתת שם באופן חד משמעי לסוגי זרימת המידע, טרם פותחו בבית הספר לשיווק ברוסיה המודרני. יותר מדי היבטים בעייתיים המשקפים את חקר הנתונים. עם זאת, בקרב מומחים קיים מודל די נרחב המחלק זרימות לסוגים בהתאם לאופי המידע. אז הם יכולים להיות:
- פיננסי;
- טכנולוגי;
- שיווק;
זה כמובן רחוק ממיון ממצה של זרימת המידע. כמובן שהרשימה עוד ארוכה. דוגמאות ספציפיות לזרמי מידע יכולות להיות שונות מאוד. חשוב לא לבלבל אותם בגלל ההרמוניה שלהם עם תופעות בתעשייה. לדוגמה, תזרים כספי ומידע המרמז על אפיקי מזומנים וסליקה שאינם מזומנים המשקפים מידע, סטטיסטי או אנליטי, אודות תזרימי מזומנים אינם אותו דבר. עם זאת, הראשון יכול להיות תוסף איכותי למדי על ידי האחרון.
חוטים מעורבים ככלי תחרותי
אם מוצגת בחברה מערכת מתפקדת נכון של זרימת מידע, הדבר יכול להפוך ליתרון תחרותי משמעותי של החברה. באילו היבטים?
קודם כל, בבקרת תהליכים. כאשר לעובדים האחראיים בחברה מסופקים כנדרש את המידע הדרוש, הדבר מאפשר להם לבצע אופטימיזציה יעילה יותר לשלבי ייצור מסוימים. המידע שהושג על ידי מומחים מאפשר לנו לזהות את הטכנולוגיות החשובות ביותר מבחינת הרווחיות העסקית, וכן להציג את אלה שעלולים להפוך לכאלה.
יתרון נוסף הניתן על ידי ניתוח זרמי המידע הוא שיפור איכות הניהול ברמת כוח האדם.
בעלת הנתונים הדרושים, ארגוניים מבני ניהול בידי אנשי הצוות בידיהם כלי המאפשר לארגן את עבודתם של מבני פנים פנימיים בצורה יעילה יותר.
גורם תחרותי נוסף שחברה יכולה להשיג באמצעות זרימת מידע בעבודתה הוא חלוקה טובה יותר של משאבים כספיים וחומריים.
ברשותם המידע הדרוש, המנהלים יידעו באילו היקפים והיכן להפנות תזרים מזומנים וחומרי גלם בצורה אינטנסיבית יותר, והיכן פחות.
כל שלושת הגורמים שצוינו מחזקים את החברה בהתמודדות פוטנציאלית עם מתחרים. זרימת מידע מאפשרת, ראשית כל, לעקוף את שחקני השוק עקב תקשורת טובה יותר בין מבני חברות פנימיות. כתוצאה מכך הייצור יעיל יותר, הרווחיות גבוהה יותר, המחירים תחרותיים יותר, ולכן, האטרקטיביות הגוברת בעיני הקונים או הלקוחות בקטע שלהם.
עיסוק בניהול מידע
לפי אילו מנגנונים מעשיים חברות מנהלות את זרימת המידע? ככלל, הבסיס לחילופי נתונים וניתוחו הוא אינטראקציה של עובדים האחראים על עבודה בתחומים רלוונטיים, באמצעות מסמכים ארגוניים פנימיים, משאבי רשת ואינטרנט, לעיתים מקורות פיננסיים. בהם, ככלל, בצורה האמינה ביותר (בניגוד למשל למשא ומתן בעל פה, התכתבויות בין עובדים וכו '), מתואר מצב העניינים הנוכחי (או המתוכנן) במבנה ארגוני מסוים.
יש קטגוריה מיוחדת של אנשים העוסקים בניהול מערכת המידע הארגונית - מחוללי מידע. הם הבעלים של המחבר של סוגי הנתונים שנדונו לעיל. הניואנס העיקרי כאן הוא שבעסק (במיוחד אם מדובר בחברה גדולה) במקרים מסוימים זה בעייתיות לזהות עובדים ספציפיים שהשתתפו ביצירת מידע מסוים. הסיבה העיקרית היא שחלק משמעותי מהמסמכים (בעיקר המסמכים הכספיים) עובר על נהלי אישור והתאמה רב שלבים ברמה של רמות ניהול שונות.
עבודתם של "מחברי" זרמי המידע יכולה להיות ספונטנית (כלומר, מסמכים נוצרים כתוצר לוואי של פעילות העבודה העיקרית), או מבוצעים באופן קבוע - אלה יכולים להיות מומחים שתפקידם לייצר כמה שיותר נתונים הקשורים לפעילות החברה.
נתונים המופקים ממסמכים ארגוניים פנימיים וממקורות אחרים עם סימני אמינות מועברים למערכת המידע (נסכים שהם קיימים בחברה). לאחר מכן, המידע מנותח ומתקבלת החלטה כיצד להשתמש במסמכים. אם הם מרשמים (למשל, הם הוראות), מנהלים עשויים לשקול את הצורך לבצע התאמות אליהם, או להיפך, להשאיר אותם ללא שינוי. אם מדובר, למשל, במסמכי חשבונאות, ניתן להעביר את המסקנות הרלוונטיות לגביהן למחלקה הפיננסית לצורך ניתוח ודיווח בהמשך.
בסופו של דבר, הכל מסתכם בהבטחת זרימת מידע איכשהו. ואלה שאינם שימושיים מעשיים לא הוחרגו מהמחזור. המשמעות המיושמת היא הקריטריון העיקרי למידע בארגון.
טכנולוגיית רשת
מספר מומחים מכנים שימוש בטכנולוגיות רשת הקריטריון העיקרי לאיכות תפקוד מערכת המידע הארגונית. מה הכוונה כאן?
העובדה היא שתנועת המידע זורמת, באופן אידיאלי, על פי מומחים, צריכה להיות מבוססת על העיקרון של ריבוי-וקטור. כלומר, ככל שהתעלות פחות סגורות (כמו גם כיווניות) - כך ייטב. ככל שאנשים מיומנים יותר מעורבים בהפקת ושיתוף נתונים, כך העסק יעיל יותר. מנקודת מבט טכנולוגית, הרשת תהיה הערוץ האופטימלי ביותר לאינטראקציה שלהם. בפועל זה יכול להיות אתר חברה. זה לא בהכרח ציבורי - הגישה של משתמשי אינטרנט יכולה להיות מוגבלת באופן מלא או חלקי.
טכנולוגיות רשת כמובן מועילות גם מבחינת בניית מערכות יחסים בין החברה לשחקנים חיצוניים, שאגב יכולות להיות גם מחוללות מידע. זרימת מידע חיצוני המגיעה, למשל, בצורה של בקשות לקוחות או הצעות מסחריות מארגונים אחרים, במקרים רבים הם נתונים בעלי משמעות מעשית.
לדוגמא, לאחר שקיבלה מהלקוחות קבוצה מסוימת של בקשות לשחרור סחורות עם מאפיינים שעדיין לא מאפיינים את המוצרים, הנהלת החברה עשויה להחליט להשיק מוצרים אלה בייצור. מכיוון שהקונה רוצה לראות אותם על השיש, הוא הודיע על רצונותיו דרך ערוץ המידע שמספקת החברה. היכולת לתקשר עם לקוחות יכולה להיחשב גם כיתרון תחרותי בעסק.
קריטריוני איכות מידע
לאחר ששקלנו כיצד נוצרות זרימות מידע חיצוניות ופנימיות, אנו יכולים ללמוד את הקריטריונים הקובעים את איכות המידע המתקבל במחזור התאגידים הפנימי. למומחים כאלה כוללים:
- רלוונטיות (זמניות);
- אמינות (אימות);
- רלוונטיות (השתקפות של בעיות אמיתיות);
- שירות (ערך מיושם);
- הבנה (פירוש חד משמעי);
- שלמות (אין צורך להבהיר את העובדות);
התהליך, הכרוך בבדיקת המידע המופץ בתוך החברה, לגבי הקריטריונים שלעיל, מכנים כמה מומחים שליטה (מהבקרה האנגלית). תפקידם של המומחים האחראים לעבודה זו הוא למזער את נוכחותם של נתונים שאינם עומדים בקריטריונים במערכת המידע של החברה.
אודות השליטה
מספר מומחים מכניסים משמעות נוספת למונח "שליטה". בפרט יש דעה כי מדובר בפעילות הקשורה לא רק לניתוח איכות המידע, אלא גם לפרשנותו, תוך זיהוי היבטים המשפיעים על המשמעות המיושמת של המידע. בנוסף ישנם מומחים המקטינים את משמעות המונח "שליטה" רק לפעילות המבנים הפיננסיים והכלכליים של המיזם. כלומר, לדעתם, כל המידע שנמצא במחזור החברה אמור בסופו של דבר להשתמש בכדי לייעל את הרווחים וההוצאות. יש לנתח כל סכימה של זרימת מידע בהתאם למושג זה כדי להשפיע על הרווחיות של העסק.
ישנם מומחים המקמצנים מעט את תפקידי המומחים בבקרה. בתיאוריה שלהם, פעילות זו צריכה להיות מוגבלת רק לאיסוף מידע מגנרטורים שונים ולהפצתם למחלקות המוסמכות. במקרים מסוימים, בקרים יכולים ליצור את מבנה זרימת המידע האופטימלי, לפי הערכתם, את פורמט הצגתו.מומחים מאמינים כי יש לנתחו ולפרש אותם על ידי מבנים המתמחים בתחום מסוים של הארגון.
כלומר, באופן יחסי, סטטיסטיקות המשקפות צריכת צבע במהלך ייצור הצעצועים צריכות להיות מועברות למומחים האחראים לשלב הייצור המקביל. נתונים כספיים - בחשבונאות וכו '. שליטה מרמזת רק על פונקציה סטטיסטית. חקר זרמי המידע מתבצע על ידי מבני החברה המוסמכים.
ערך ניהול זרימת המידע
ננסה לקבוע באילו היבטים הערך הגדול ביותר של ניהול זרימת מידע בא לידי ביטוי. יחד עם זאת, אנו מסכימים כי השליטה ממלאת את אחד התפקידים המרכזיים בתהליך זה (ולא רק מבחינת איסוף הנתונים והבנייתו).
המאפיין העיקרי של זרימת המידע הוא ריכוז יעדי הניהול. מכלול הנתונים המופצים בתוך התאגיד קובע עלייה איכותית ברמת הידע של כל אחת מהמחלקות, בעיקר בגלל אינטראקציה עם מבני חברה אחרים והכרה הדדית ברלוונטיות של המשימות העומדות בפני הארגון.
עבודה עם זרימת מידע, כמו גם שליטה (בתנאי שיש עומק מספיק בשימוש) מאפשרת לך לאתר חולשות בעסק. קישורי ייצור אישיים משתפרים, מוצרי החברה הופכים טובים ותחרותיים יותר.
עבודה עם זרימת מידע כרוכה בריכוז משאבי החברה (לא רק חומר אלא גם כוח אדם), זיהוי הצדדים החזקים במודל העסקי, מציאת מקורות חדשים להגברת התחרותיות, הצגת מנגנוני ייצור חדשניים שלא נבדקו בחברה לפני כן.
השימוש בזרימת מידע בלוגיסטיקה
באילו תחומים אחרים משתמשים בזרמי מידע באופן פעיל? בלוגיסטיקה בהחלט. מה יכולה להיות הסיבה לכך?
עסקים הפועלים בתחום ייצור ומכירת טובין מאופיינים לא רק במידע, אלא גם במגוון רחב של זרימות חומרים - העברת מוצרים מהמפעל לצרכנים, עם ובלי מתווכים, בתוך הארץ ומחוצה לה. למעשה, פונקציה זו היא באחריות הלוגיסטיקה שהתפתחה לתעשייה עצמאית. המאפיין החשוב ביותר שלו הוא שבתוכו ניתן ללמוד זרימות מידע וחומרים בו זמנית. איך?
מומחים מאמינים כי ניהול יעיל של זרימת חומר תלוי ישירות באיכות עיבוד המידע המשמש במערכות לוגיסטיות.
כאן הרבה תלוי ברמת הידע שיש בידי מנהלים ומומחים אשר מבצעים את הניתוח המקביל.
העובדה היא שלוגיסטיקה היא תחום חדש יחסית עבור רוסיה. והקריטריונים האופייניים למערכות מידע, למשל מסוג בנקאות או ייצור, אינם תואמים לחלוטין לענף זה.
ראשית, אומרים מומחים, ברמת השיטות והעקרונות. מנקודת מבט טכנולוגית, ניתן לחקור את זרימת המידע הלוגיסטית בעזרת כלים מסורתיים. אבל כיצד להשתמש בהם נכון בהיבט מתודולוגי, הלוגיסטיקה הרוסית היא רק ללמוד להבין, אומרים מומחים.
במקביל, מומחים בתעשייה, כמו שאומרים אנליסטים, מתקדמים מעט. זה נובע בעיקר ממחשוב אינטנסיבי של תחום הלוגיסטיקה. כעת לרוב עובדי החברות הרוסיות יש גישה למחשבים אישיים וטכנולוגיות רשת; תוכנה הרלוונטית למשימות מחקר ואנליטיות מפותחת באופן פעיל. חברות לוגיסטיקה זוכות להזדמנויות רבות יותר להיות פתוחות במסגרת טכנולוגיות רשת - הן מבחינת אינטראקציה עם גורמים אחרים בשוק והן מבחינת החלפת נתונים עם לקוחות.
