אף עסק מודרני לא יכול לעבוד ללא מסמכים. לכן, הארגון המוסמך של זרימת העבודה הוא אחד הגורמים המשפיעים על הביצועים הכוללים של העסק. מה כולל מושג זה? מהם הסוגים ומערכת זרימת העבודה? נשקול את כל זה במאמר.
זרימת עבודה וניירת
במבט ראשון אלה מושגים זהים. אבל אם אתה מסתכל מקרוב, אתה יכול לראות את ההבדל. ניירת כוללת שלושה שלבים:
- יצירת מסמך על רקע פעילות כלכלית - תיעוד.
- ארגון החשבונאות של ניירות ערך ותנועתם ברחבי הארגון ומחוצה לו הוא זרימת מסמכים.
- אחסון מסמכים - ארכיון.
זרימת מסמכים היא אחד משלבי העבודה במשרד. בתוך תהליך זה נבדלים גם שלבים או זרימות:
- תיעוד נכנס הוא מה שמגיע לארגון מבחוץ.
- יוצא - שהחברה שולחת לצדדים שכנגד.
- תיעוד פנימי הוא מה שנוצר בתוך הארגון ומשמש לפעולות ניהול.
ארגון נכון של התהליך מאפשר לכם לשלוט על תנועת המסמך בכל שלביו, מרגע היצירה ועד קבלת האחסון. זה מאפשר בכל עת לדעת איפה העיתון, איזה סוג של עבודה נעשית איתו.
שלבי עיבוד מסמכים
כל מסמך נכנס בארגון עובר שלבים מסוימים. אורך הנתיב תלוי בסדר הקבוע בארגון. כל ההתכתבויות הנכנסות יכולות בתחילה ללכת לשולחן לראש, ורק לאחר מכן למופעים. זו דרך ארוכה יותר, היא אינה משמשת לעתים קרובות כל כך.
דרך קצרה יותר היא כאשר המזכירה עוסקת בחלוקת המחלקות. אפשרות זו משמשת לעתים קרובות יותר. היתרון שלו ברור: מסמכים מגיעים לקבלן מהר יותר.
כל מסמך נכנס נכנס דרך נוהל הרישום. זה נעשה במגזין מיוחד. צוין תאריך הקבלה וכן המספר הסידורי שהוקצה מראש.
ניתן לעקוב אחר מסמכים חשובים במיוחד. השלב האחרון בעיבוד הוא שליחת המסמך לאחסון בארכיון.
עקרונות ארגון זרימת עבודה
ארגון זרימת העבודה נועד לצמצם את משך הזמן המוקדש למסמכים. כדי להשיג מטרה זו פותחו עקרונות מסוימים:
- קבלה מרכזית, עיבוד מראש ומשלוח. בארגונים קטנים המזכירה עוסקת בכך; בחברה גדולה מחלקה שלמה יכולה לבצע משימות.
- הפחתת נקודות מעבר של המסמך, תוך ביטול האפשרות להחזרתו.
- פיתוח תוכניות וזרימות עבודה.
- רישום ניירות.
- הצגת השלב המקדים של שיקול המסמכים.
ציות לכללים אלה מבטל את אובדן הזמן בפעולות כפולות ומייצר עומס אחיד על אנשים העובדים עם ניירות.
מהי זרימת מסמכים?
כך נהוג להתקשר למסמכים הדומים במטרה או בסוג, שיש להם מטרה אחת לעקוב אחריהם.
הזרימה מתאפיינת במבנה, בתדירות ובצפיפות. בארגון סחר המעביר סחורות למספר גדול של חנויות קמעונאיות מדי יום, תזרים המסמכים יהיה בעל מבנה אחיד, יומיות וצפיפות גבוהה. אם החברה עוסקת בייצור ציוד תעשייתי יקר, אז הזרימה שלה תהיה עם מאפיינים שונים.
ניהול מסמכים אלקטרוני
העובדה שבמחזור המסמכים הקלאסי ישנו אמצעי מהותי של המסמך יוצרת מספר בעיות חמורות. איכשהו יש להעביר ניירות מארגון לארגון אחר. לשם כך משתמשים בלדרים או בדואר. זה דורש עלויות כספיות וזמן, בנוסף, קיימים כישלונות מסירה ושגיאות כתוצאה מגורמים אנושיים. זרימת מסמכים היא הוצאה כספית וזמנית רצינית.
יש לאחסן ניירות איפשהו. אם הארגון גדול, אזורים גדולים נדרשים לאחסון. בנסיבות כוח עליון, מוות של מסמכים אפשרי ללא אפשרות לשיקום לאחר מכן. וזה רחוק מכל הבעיות.
ניהול מסמכים אלקטרוני הוא מערכת שהופכת פופולרית יותר ויותר, מכיוון שהיא נטולת החסרונות שלעיל. מערכות מאובטחות מודרניות משמשות להעברת נתונים, הדבר מבטיח מסירה מהירה ומדויקת, מקטין את זמן החלפת המסמכים ומבטיח אחסון אמין. 
ארגונים ממשלתיים, כמו משרד המס או קרן הפנסיה, העריכו במהירות את היתרונות של שיתוף מידע באופן אלקטרוני, ולכן הם מנסים לגרום לכמה שיותר ארגונים להתייצב.
זרימת עבודה ברורה היא היכולת למצוא במהירות את המידע הדרוש ולשלוח אותו לכתובת עם פרק הזמן הנמוך ביותר.
