מה צריך לעשות על ידי ארגון כלשהו, ללא קשר למפרט ולקו הפעילות שלו? כמובן - תעדכנו. זרימת מסמכים היא מה שיש בכל מוסד כלשהו, ולכן ברור מאיפה הוא הגיע ומדוע מקצוע כזה כמו פקיד חשוב.
עמדה חשובה
רבים אומרים שלא הגיוני לשכור פקיד אם לצוות כבר יש מזכירה או אפילו כמה מזכירות. גישה זו שגויה לחלוטין, מכיוון שתפקידיהם של שני מקצועות שונים לחלוטין כוללים ביצוע משימות שונות: המזכירה צריכה לעזור למנהל לעקוב אחר לוח הזמנים, לענות לשיחות, להביא קפה, לבצע משימות קטנות, ותפקידיו של הפקיד כוללים שליטה על כל תיעוד הארגון.
שליטה תיעודית מורכבת
על הפקיד האחראי לא רק לשלוט על מחזור המסמכים בארגון, הוא גם המפקח הראשי על הארכיון. תפקידו של הפקיד כולל את הפונקציות הבאות:
- ניהול התכתבויות עסקיות קישור ניהולי;
- הקמת בסיס תיעוד מובנה;
- פיקוח על יישום ההוראות המפורטות במסמך מסוים.
חשבונאות להתכתבויות (נכנסות ויוצאות כאחד) מובילות גם לחובות הפקידה.
הבדל האחריות בחברות קטנות וגדולות
כפי שמראה בפועל, ככל שהארגון גדול יותר, כך יהיו יותר פקידים. בארגונים קטנים, שפשוט אין דרך להעסיק פקיד, אבל אי אפשר להסתדר בלי השירותים שלו, הם מושכים אדם שימלא את תפקיד המזכיר. אחריות המזכירה כפי שכבר ברור, זהו תערובת של חובותיהם של שני המשרות הללו. אדם אחד מצליח להתמודד עם הכל, מכיוון שזרימת העבודה במפעלים קטנים אינה עשירה ומגוונת כמו זו של מגה-חברות.
דרישות ספציפיות העשויות להיות מוצגות בפני עובד פוטנציאלי
אחריות הפקיד תלויה בפרטי הארגון. לדוגמה, ארגונים או חברות בינלאומיות שיש להם שותפים זרים עשויים לדרוש את פקידותיהם לתרגם התכתבויות, למשל, מאנגלית ולהיפך.
אדם עם ניסיון בעבודה נלקח לעיתים קרובות יותר לתפקיד כזה, מכיוון שכאן אתה צריך להיות רמה גבוהה של התמדה ולהיות אדם ממש מקפדן, שעובד כבר כמה שנים. צעירים שזה עתה סיימו את לימודיהם במוסדות חינוך בתחום זה ושאין להם ניסיון צריכים לנסות להרשים את המעסיק העתידי הפוטנציאלי ברצונו לעבוד, אז אולי יש סיכוי לקבל משרה כזו גם בארגון גדול ומבטיח.
עליכם להבין את הפרטים של החברה, עם התיעוד שעליכם לעבוד. היכרות מעמיקה מספקת עם המסגרת המשפטית המדריכה את העסק היא גם יתרון גדול עבור עובד פוטנציאלי.
עליכם להיות מוכנים לעובדה שתצטרכו ללמוד לא רק את מבנה החברה, אלא גם להיות מומחה אמיתי בתחום כללי ותקני הגנת העבודה, וגם אל תשכחו מ נימוס עסקי תקשורת.
מה ארגונים לא יכולים להסתדר בלי פקידים
עמדת הפקידה קיימת תמיד בבתי ספר ובגנים בערים גדולות.זה נובע מהעובדה שללא אדם שמסוגל לעקוב אחר כל התיעוד ובמידת הצורך לספק מייד את המסמכים המאוחסנים, אינך יכול לעשות זאת.
חובות הפקידה בבית הספר שונות מעט מחובות הפקיד, למשל בארגון סחר. כאן תתבצע עבודה עם המסמכים של כל סטודנט. בתום תקופת הדיווח יהיה צורך לספק מידע על העבודה שנעשתה. עדיף שאדם העובד בארגונים כאלה יכול למצוא בקלות שפה משותפת עם ילדים וגם עם הוריהם, מכיוון שבעיות בניהול מסמכים, הימצאות אי התאמות שצריך להבהיר הן תופעה שכיחה למדי.
לכל גן ילדים גדול יש גם פקיד משלו. אחריות התפקידים כאן דומה לאלה שיש להם עובדים בפרופיל זה בבתי ספר. זאת בשל המוקד היחיד בפעילותם של ארגונים ציבוריים או פרטיים כאלה. מוסדות כאלה רוצים גם שפקיד אחראי ומוסמך יעבוד איתם. האחריות בגן עבור מומחה זה נותרה זהה: עבודה עם בסיס המסמכים והארכיונים.
כמה תכונות אישיות שלפקיד טוב צריך להיות
- אדם שרוצה להיות פקיד יוקרתי, חייב להיות בעל זיכרון טוב מאוד. הרגשנות היא אויב שצריך להילחם בו ולא לאפשר לו כך שתנודות במצב הרוח יכולות איכשהו להשפיע על פריון העבודה.
- סובלנות היא אוצר אמיתי שצריך להיות לפקיד. אחריות העבודה שלו מתווספת הפונקציה להסביר לאנשים רבים "על האצבעות" את המשמעות של מסמכים רבים ואת החשיבות של כל "עלה" בודד, שבלעדיו זה לא יהיה מציאותי לממש כל משאלה.
- שליטה עצמית חשובה לא פחות מסובלנות. בתחום זה, לעתים קרובות למדי ישנם מצבים שיכולים להוביל אדם לא מוכן מתוך עצמו. אתה צריך לשלוט בעצמך ללא הרף.
- כישורי תקשורת עסקית יעזרו לכם לפתור במהירות בעיות זורמות עם אנשים העובדים באותו ארגון או קשורים באמצעות קשרים עסקיים עם החברה.
- ארגון ברמה המאנית. אכן, פקיד טוב מעולם לא מפטר דברים ומסמכים לצורך מאוחר יותר, מכיוון שהוא מבין שזה יכול להוביל לטעויות או לכאוס מוחלט, שלעולם אסור לאפשר לו לעבוד עם מסמכים.
