ניהול כללי וניהול משאבי אנוש הוא צורך ארגוני

כל ארגון, ללא קשר לצורת הבעלות ותחום הפעילות שלו, יוצר מסמכים. הזמנות, פרוטוקולים, מכתבים, אלקטרוניים ונייר. כולם מהווים חלק מהניהול הכללי והאישי של הארגון. הצלחת העסק ושגשוג החברה תלויים ישירות עד כמה תהליך זה מבוסס.

יסודות כלליים של עבודה פקידותית בארגון

ניירת היא תהליך של יצירה והפצה של כל המסמכים של ארגון. כולל קבלת פנים, עיבודם, הצהרת בקרה וביצוע. בארגון פעילות זו מבוצעת על ידי מזכירה, מנהל משרד או יחידה שלמה בראשות מומחה מוביל - מומחה מסמכים.

השלבים העיקריים של עבודת המשרד הם:

1. יצירה או קבלת מסמכים, כולל רישום שלהם.
2. שליטה על ביצוע המסמך, העברתו לפקידים הכתובת, חתימה, תגובה ופעולות אחרות.
3. ניירת לאחסון תפעולי או ארכיוני. בחלק מהמקרים, הרס קבצים וניירות אפשרי.

ניתן לארגן את ניהול הרשומות בארגון בדרכים שונות, והסוגים הבאים נפוצים ביותר:

• מבוזר - מסמכים נוצרים, מתקבלים ומעובדים באופן פרטני בכל יחידה. זה נכון לגבי ארגונים גדולים עם פעילויות מגוונות;
• מרכזית - לארגון יש יחידה מיוחדת העוסקת אך ורק בעבודה עם תיעוד. זו יכולה להיות המזכירות, מחלקת המשרד או עובד אחד המבצע תפקידים אלה. מאפיין עבור ארגונים קטנים ובינוניים;
• מעורב - כולל שילוב של שני הסוגים הראשונים.

לא משנה כמה מסודרת הניירת - הדבר אמור לבוא לידי ביטוי במסמכי הרגולציה של המיזם.

ניהול רשומות וניהול מסמכים בארגון - הכרח ארגוני

ההצלחה הכספית בפעילות החברה תלויה ישירות בכמה מאורגן התהליך של זרימת העבודה. על המנהלים לבחור כוח אדם מוסמך, להרעיל באופן קבוע מזכירות לצורך הכשרה נוספת ולעקוב אחר שינויים בחקיקה.

בכל ארגון, ניירת היא למעשה "מערכת הדם" של הארגון. בגישה מוסמכת הוא פועל בצורה חלקה, מסירת המסמכים הדרושים לגורמים אחראיים, שליחת מכתבים, הסרת מסמכים מיותרים לאחסון.

כל מנהל חברה מבין כי ניירת היא מערכת שחייבת לפעול בצורה ברורה ומיומנת. במידת הצורך, יש לשקול אפשרויות שונות עבור העוזרים האלקטרוניים ובהתאם, להכשיר את הצוות לעבוד במערכות אלה.

HR מתעד את הניהול כבסיס לתפעול יציב של הארגון

ברוב המפעלים הגדולים הם עוסקים באופן פעיל לא רק באופן כללי, אלא גם בניהול רשומות כוח אדם. כלומר מערכת הכוללת מסמכים הקשורים לנתונים האישיים והעבודה של העובדים.

ניהול רשומות כוח אדם מאופיין ברגולציה מחמירה בהרבה. רוב המסמכים מונפקים בטפסים סטנדרטיים. כל הניסוחים וההערות חייבים להיות בהתאם לחוק - בפרט, לחוק העבודה. בנוסף, לחברה פעולות משלה המסדירות קשרי עבודה עם עובדים.

ארגון ניהול רשומות כוח האדם הוא תמיד יחידה נפרדת של הארגון.אם החברה קטנה, ייתכן שמדובר בעובד אחד, אך במקרה זה, יש לציין את תפקידו בחוזה ההעסקה.

שמות היחידות יכולות להיות שונות מאוד:

• "מחלקת משאבי אנוש";
• "שירות כוח אדם";
• "מנהלי משאבי אנוש";
• מחלקת משאבי אנוש.

ויסות עבודה ומשרדי עבודה במשרד

יש לפרט את מבנה העבודה הדתית של הארגון בתקנות המקומיות.

זה יכול להיות:

• חוזה עבודה קיבוצי;
• הדרכה על עבודת הדתיות של הארגון;
• תיאורי תפקידים של עובדים הקשורים ישירות לעבודה עם מסמכים;
• אמנת חברה.

כל מסמכי רגולציה של הארגון הנוגעים לעבודות כוח אדם ועבודה כללית לא צריכים לסתור את החקיקה הקיימת.

כוח אדם ומאורגן כראוי וניירת כללית הוא הבסיס לפעילות יציבה של הארגון.