איזה סוג מסמך הוא תיאור התפקיד? זמין בכל מוסד ומוסד, הוא קובע את התפקידים, הזכויות ומידת האחריות של העובד המחזיק בתפקיד מסוים. ההוראה הכרחית לצורך חלוקת חובות נכונה, השלמת מועד של משימת עבודה, הגדרת קשרים עובדים של עובדים ויחסים ביניהם, ארגון עומס אחיד.
מאיפה ההוראות
בעת פיתוח מסמך זה הם מסתמכים על המבנה הקיים בארגון, מדריך סיווג ותקני ניהול.
קחו למשל את הדוגמא של מקצוע מנהל המשרד, כיצד מתואר תיאור התפקיד של המזכירה. לדוגמה שלו (ככלל, טיפוסי) יש כמה קטעים.
הראשונה היא הוראות כלליות. החלק הראשון מביא מידע על האדם הנשכר: מי יכול בדיוק להגיש מועמדות לתפקיד זה, אליו מגיש המזכירה ומה ידריך אותו בעבודה, מתאר את ידיעותיו וכישוריו, ומי יחליף אותו בזמן היעדרותו. החלק השני עוסק באחריות תפקודית. מה דורש תיאור התפקיד למזכירה?
הוא שולט על הוצאתם להורג על ידי עובדים אחרים בהוראות וצווי הראש, מארגן ישיבות ופגישות, שיחות טלפון של הבוס המיידי שלו, מקבל מבקרים, רושם התכתבויות.
אלה פונקציות נפוצות - הם מבוצעים על ידי כל מזכירה. הם יכולים להתרחב בהתאם לפרטים הקטנים של הארגון, עליהם נעסוק בהמשך.
פריטים וחתכים אחרים
החלק "אחריות" מתאר בפירוט את כל פרטי הפעילות. תוכנו נובע מהקודם.
בפסקה "זכויות" תיאור התפקיד של המזכירה מסביר למה הוא יכול להגיש בקשה. אלה הם: אופטימיזציה של תהליך העבודה, היכולת להשתמש במסמכים או במידע הדרושים לעבודה, העלאת הרמה המקצועית.
הפסקה האחרונה "אחריות" מתארת מה האחריות של המזכירה למעביד. סעיף זה, כמו הקודם, הוא בדרך כלל סטנדרטי עבור מרבית ההוראות הללו.
ועוד?
מה בדיוק עובד העובד הזה? שקול איזו פונקציונליות מכילה תיאור תפקיד טיפוסי של מזכירה של ראש.
הוא מארגן ומספק מבחינה טכנית את הפעילות הניהולית של הראש. מקבל התכתבויות נכנסות, העברות לעובדים ספציפיים או ליחידות מבניות.
מבצע ניירת, מבצע פעולות שונות במחשב כדי לאסוף ולעבד את המידע הדרוש לקבלת החלטות.
תיאור התפקיד של המזכיר-המשיב לוקח על עצמו חובות רבות ומגוונות. הוא מקבל בקשות ומכין מסמכים לחתימה לראש, בוחר את החומרים הדרושים לעבודה זו. הוא שולט על נכונות הביצוע ועורך עריכת מסמכי טיוטה, מארגן שיחות טלפון של המנהל, מתקן מידע בהיעדרו, מעביר ומקבל אותו בפקס, מעתיק מסמכים במכונת צילום, מקבל ושולח הודעות טלפון.
מתיאור התפקיד של המזכירה-המשנה מרמז על מעמדו של עוזר מוסמך ומיומן שמכין בקשות ומכתבים מטעם ראש, מנסח להם תשובות.
וזה לא הכל ...
המזכיר גם מתכנן ומארגן ישיבות ופגישות שקיימות הרשויות, ולגביהם הוא אוסף את החומרים הדרושים, מודיע למשתתפים על סדר היום של האירוע, מועדו, וכן מכין פרוטוקולים.
הוא מפקח על מילוי עובדים על פי הוראות והזמנות בדיוק ובמועד ושומר על תיק כרטיס רישום. תיאור התפקיד של המזכירה, בין היתר, הופך אותו מחויב לספק לראש העבודה ציוד משרדי ומכשירי כתיבה.
הוא מדפיס חומרים משרדים, מחזיק מאגר מידע של מידע עדכני. מנהל קבלת אורחים, מסייע בשיקול מבצעי של בקשות ונושאים אחרים. מבצע תיקים, מוגש לארכיון, שולט בבטיחותם.
מצב הפעולה שלו נקבע בהתאם לכללי לוח הזמנים לעבודה של הארגון. תיאור התפקיד של מזכיר הראשי מטיל עליו תפקידים רשמיים ונסיעות עסקיות במקרה של צורך תעשייתי.
דברו על זכויות ואחריות
זכויות המזכירה בארגון מרמזות על אפשרות לדרוש מההנהלה תנאי עבודה תקינים, סיוע במילוי תפקידים רשמיים, תמיכה במידע - הוא יכול לבקש כל מסמך שהוא זקוק לו בעבודתו.
יש לו את הזכות לשפר את כישוריו, לדעת על החלטות הניהול הקרובות לגבי פעילויותיו, להעלות הצעות ולשאול שאלות.
המזכירה מקבלת את הזכות לחתום על מסמכי עיון ומידע הנמצאים במסגרת כשירותו.
כמו כל עובד, הוא אחראי לאי מילוי תפקידו על פי קוד העבודה של הפדרציה הרוסית, לעבירות שבוצעו במהלך תקופת הפעילות, בגרימת נזק מהותי.
אם אמצעי הזכויות והאחריות שננקטו למשרה זו במוסדות שונים דומים למדי, הרי שתפקודם של מזכירות, כאמור, יכול להשתנות באופן משמעותי. ראו את ההבדלים הללו כדוגמא לאחריותם של נציגי תפקיד אחרים.
תיאור התפקיד של מזכיר יחידת ההדרכה
מומחה זה נחשב לקבלן טכני. כדי להתמנות לתפקיד הוא זקוק להשכלה מקצועית או תיכונית גבוהה יותר. מה בדיוק צריך לעשות מזכיר מחלקת ההדרכה?
כמו כל מזכיר, הוא מחויב לנהל ניירות במיומנות, להכיר את הנהגת כל מחלקות המוסד, להיות מסוגל להשתמש במקליטי קול, מכשירי קבלה ותקשורת, מכשירי הקלטה. לעמוד בתקנים של מערכת התיעוד העסקי ותקנות העבודה, כמו גם להגנה על העבודה ובטיחותם.
אחריות המזכירה חלק אימונים
לתיאור התפקיד של המזכירה במוסד חינוך יש פרטים משלו. הוא מקיים פרוטוקולים של ישיבות ועדת הבחירה, מנסח את התיקים האישיים של התלמידים (התלמידים). מנפיק ומכניס את המידע הדרוש בתעודות זהות של סטודנטים וברשומות אקדמיות, ממלא ספרים על הוצאת תעודות ושכפולים, תעודות, רישומי סטודנטים בסדר אלפביתי.
זה לוקח בחשבון את שעות ההוראה והשתתפות התלמידים, מכין כתבי עת להכשרה, הוראות לתנועת היבשת. הוא מקבל תיעוד חשבונאות ודיווח על יישומים, מעבד את הקבצים האישיים של התלמידים ומגיש לארכיון.
פעילויותיו מתקיימות בקשר הדוק עם ראשי המחלקות, המורים ומחלקות החשבונאות של מוסד חינוך.
ומה עושה מזכיר בית הספר?
בתיאור תפקידו של מזכיר בית הספר נכתב כי עובד זה מתקבל ופוטר ישירות על ידי המנהל, על החינוך להיות בעל השכלה מקצועית תיכונית או השכלה כללית עם הכשרה מיוחדת לתכנית הנדרשת.
בפעילותו הוא מונחה על ידי מסמכים נורמטיביים בנושא ניירת, חקיקת עבודה, הוראות לשמירה על ספרי עבודה, סטנדרטים להגנת העבודה, אמנת בית הספר והוראתו שלו.
הוא מדבר נאום כתוב ובעל יכולת, יודע לעבוד על ציוד משרדי.
כיווני העבודה העיקריים
תיאור התפקיד של מזכיר פקיד בית הספר מפרט אותם בפירוט מספיק. הוא משרת את פעילות מנהל בית הספר וסגניו, עורך ניירת, אוסף מידע על עובדי בתי הספר והתלמידים. מארגן שיחות טלפון למנהל, מקבל ומעביר פקסים, הודעות טלפון, מקליט הודעות בהעדר המנהל.
המזכירה מארגנת ישיבות מועצת בית הספר, אסיפות כלליות של צוותים, אפוטרופסות ומועצות פדגוגיות, המנוהלות על ידי מנהל הישיבות. לשם כך הוא אוסף ומכין את החומרים הדרושים, מודיע למוזמנים על האירוע, רושם את המשתתפים. ערוך פרוטוקולים סופיים.
משימות נוספות
כמו כל מזכירה, הוא מספק למנהל ציוד משרדי וציוד משרדי, מייצר את התנאים לעבודה של הבוס ביעילות. משדר ומקבל מידע, מדפיס מסמכים וחומרים.
יוצר מקרים על פי המינוח המאושר, מוגש לארכיב בזמן. מקבלת התכתבויות, שיטתית באופן המקובל בבית הספר, העברות מהמנהל למבצעים שנקבעו, מנטרת את הביצוע, שולחת התכתבויות.
מקבל בקשות ומסמכים של עובדים, סטודנטים, הורים. מארגן את הקבלה, את רצף הבקשות וההצעות האופטימליות.
תיאור התפקיד של המזכירה-בבית-הספר, ככלל, מניח לוח-עבודה בלתי סדיר, קשור ללוח-העבודה, אך ממשיך משבוע עבודה של 40 שעות. בתהליך הוא מקיים אינטראקציה עם צוותי הניהול, ההוראה והשירות.
תיאור התפקיד של פקיד בית המשפט
יש לו גם תכונות ספציפיות משלו. פקיד בית המשפט בעבודתו ממשיך במשימה להבטיח את תפקודו התקין של המנגנון השיפוטי. עליו לבצע כמות גדולה מהעבודה השגרתית הנדרשת הקשורה בקבלת אזרחים, הכנת מכתבים, בירורים, תמציות וזימון, קריאת עדים ומשתתפים בתהליך.
הוא מכין ומעמיד לרשימות סקרים של תיקים שידונו בישיבה, בודק את הודעת ההודעה, מוסר עותקים של המסקנות, בודק את נוכחותם של המוזמנים לישיבה, מציין את זמן נוכחותם בבית המשפט בתביעות זימון.
בנוסף מזכירה המזכירה מסמכים עבור קורבנות ועדים שהוזעקו לשלם עבור נסיעות, לבקשת המשתתפים מביאה את תוכן הרשומה השיפוטית, מנסחת תיקים בתום הביקורת (מנהלית, פלילית ואזרחית), מנהלת ספר רשומות.
מקצוע קשה
חובתו היא גם להכין עותקים של מסמכי בית משפט, לבצע ולהעביר כתבי הוצאה לפועל, חומרים אחרים הקשורים לביצוע גזר הדין וכן בצו שיפוטי נפרד.
תיאור התפקיד של פקיד בית המשפט מחייב רמה מספקת של מילוי תפקידים. עליו לעמוד באיסורים ומגבלות מסוימים הספציפיים לשירות המדינה, לנורמות ההתנהגות הרשמית של העובדים.
איזה ידע וכישורים נדרשים על ידי פקיד בית המשפט?
קודם כל, חוקי. תיאור התפקיד הרשמי של פקיד בית המשפט מעלה את הדרישה להכיר הרבה חוקים, החל מחוקה וחוק העבודה וכלה בהוראות הכמורה שאושרו בישותו המכוננת של הפדרציה הרוסית.
רובם מתייחסים להליכים משפטיים ולפעילות הרשויות.בנוסף להם אתה צריך לדעת את היסודות של אינטראקציה עם מבני ניהול וארגונים שונים, עבודות משרדיות, נורמות דקדוק של השפה הרוסית, את הדקויות של סגנון העסקים בשפה הכתובה והמדוברת, כללי ההגהה והעריכה.
זה כולל גם את הרמה הבסיסית של דרישות ההסמכה בתחום טכנולוגיות המידע, ידע בזרימת עבודה ובנושאי אבטחת מידע.
והרבה, הרבה יותר ...
המזכירה זקוקה למיומנויות בתכנון יום עבודה, ניתוח ושיטתיות של מידע נכנס, הכנת חומרים אנליטיים וניהול דיאלוג בונה.
בפעילותו הוא צריך להיות מסוגל לעבוד עם מכשירי מחשב היקפיים ואינטרנט, להשתמש בדואר אלקטרוני, בגיליונות אלקטרוניים ובעורכי טקסט, להכין מצגות וכו '.
כפי שאנו רואים, תיאור התפקיד של מזכיר הקלדן במהלך העשורים האחרונים עבר שינויים קיצוניים וכיום כולל דרישות טכניות ומידע חדשות רבות. המזכיר המודרני צריך להיות לא רק עובד קשוב ומנהל, אלא גם להתעדכן בגיל, תוך שימוש בהתפתחויות האחרונות בתחום המקצועי שלו.
