רשמית תפקידי המזכיר מהווים את החלק העיקרי של ההוראות לביצוע פעילויות עבודה לתפקיד התעסוקתי המיועד. בנוסף לרשימת המלצות מסוימות המחייבות, מסמך דומה מכיל מידע אודות הדרישות, הזכויות, תחום האחריות של המזכירה וכן תקנות עבודה כלליות. אין לקחת בחשבון כי עמדה מקצועית כזו היא פשוטה ואינה דורשת לקחת בחשבון ניואנסים מסוימים.
אחריות כללית
ראשית עליכם להבין מהן תפקידו הקלאסי המאוחד של המזכירה. בקצרה, ניתן לצמצם אותם להמלצות החובה הבאות:
- הבטחת הפעילות הניהולית של ההנהלה.
- קבלת והפצה מחדש של התכתבויות, עיבוד, הכנה ושליחת תשובות למכתבים שהתקבלו לפי הצורך.
- מתן עבודות משרדיות, איסוף ועיבוד המידע הדרוש להנהלה הבכירה.
- קבלת מסמכים מעובדים לצורך העברתם לממונים עליהם לחתימה והכרות.
- הכנת הישיבות והפרוטוקולים שלהן.
- רכש של מוצרים משרדיים ומוצרים אחרים הנחוצים להבטיח פעילויות תקינות.
- ארגון קבלת הפנים של עובדים ומבקרים אחרים.
- מילוי מספר הוראות.
דרישות ידע
תחומי האחריות של העובד עשויים להשתנות מעט בהתאם להתמחות הליבה שלו. עם זאת, ללא קשר לכך, הידע בתחומים הבאים לתפקיד זה יהיה מיותר ושימושי מאוד:
- יסודות משפט העבודה והמינהל.
- אתיקה כללית ו נימוס עסקי.
- יסודות ניירת.
- אמצעי בטיחות.
- כללים לעבודה עם מחשוב וקבלה ומשא ומתן, כמו גם ציוד משרדי.
- הגנה על עבודה.
- דרישות לניהול התכתבויות עסקיות.
בין היתר, אי אפשר לבצע כראוי את תפקידו של המזכירה ללא ידיעה על יסודותיו הפנימיים של המיזם, שגרת הפעילות, מסמכי הרגולציה ועוד ועוד.
אחריות עוזרת
תפקידי מזכיר המנהל אינם שונים בהרבה מהדרישות הכלליות שניתנו לעיל. הוא גם מקבל ומעביר התכתבויות, עוסק בהעתקה וארכוב של מסמכים, שולט במסירת הזמנות ראש לגורמים אחראיים, מבצע את הניירת הדרושה, מבטיח רכישת סחורות עדיפות. בין היתר, מומחה כזה אמור להיות מסוגל להתמודד עם:
- מתן פעילויות ניהוליות כמו גם מנהליות;
- איסוף ועיבוד ואז מסירת מידע לפי בקשת רמה גבוהה יותר;
- ארגון שיחות טלפוניות ואישיות;
- כתיבת מכתבים עסקיים;
- יצירת תנאים להגברת האפקטיביות של המנהיג ורבים אחרים.
ככלל, תפקידים רשמיים שכאלו של מזכיר הראשי יכולים להתבצע על ידי אנשים בעלי השכלה מקצועית גבוהה ותיכונית. במקרה האחרון יתרון משמעותי הוא נוכחות ניסיון בעבודה במקצוע של שנתיים.
זכויות המזכירה
יש לזכור שלא רק תפקידו הרשמי של המזכירה קובע את עבודתו, לעובד יש כמובן גם זכויות מסוימות. לכן הם כוללים את ההזדמנות להתוודע לפרויקטים עובדים ואת הזכות להציע הצעות רציונאליות כחלק מתיאור התפקיד שלהם.בנוסף, כאשר הוא מזהה ליקויים במסגרת יכולתו, למזכירה הזכות להפנות את תשומת ליבו של הראש להיבטים אלה.
דרישות לפעילות הפקידה
תפקידו של פקיד המזכירה, ככלל, שונה מעט מאלו שתוארו לעיל. במקרה זה, על העוזר למנהל לספק פעילויות ניהול ישיר, בעוד שהפקיד מתמקד ברובו בעבודות נייר. ההוראות לעבודותיו חייבות לכלול היבטים כמו:
- מעבד דואר נכנס, אוסף ושליחת תשובות.
- פיקוח על ביצוע הוראות והוראות.
- בדיקת נכונות העיצוב של תיעוד פנימי.
- רישום, חשבונאות, אחסון מסמכים.
דרישות לפעילות פקיד בית המשפט
שינויים משמעותיים בהרבה כוללים את תפקידו הרשמי של פקיד בית המשפט. ככלל, מומחים אלה מעורבים ישירות בקיום ותיקוני מושבי בתי המשפט. בנוסף, הם מכינים מכתבים, בירורים ומסמכים אחרים, רשאים להתקשר לאנשים המשתתפים בדיון השיפוטי. עבודה פעילה כזו יכולה להתבצע על ידי אדם בעל השכלה גבוהה גבוהה וגם לא שלמה, ללא ניסיון בעבודה רלוונטי. ככלל, עמדה זו נבחרת על ידי צעירים ונערות שרוצים לצבור ניסיון בתחום השיפוטי ולהמשיך את הקריירה שלהם בתחום המשפט.
לחלקם נראה כי משרה כזו אינה דורשת ידע ומיומנויות מיוחדים, כך שהיא תתאים לרבים, אך זה לא לגמרי נכון. מה עוד עושה פקיד בית המשפט? תפקידו כולל:
- ציות לחוקה, לחוקים פדרליים ולכל מעשה והוראות פקודה רגולטוריות אחרות.
- ביצוע הוראות של שופט או מורשים אחרים.
- אינטראקציה עם חברים אחרים במבנה השיפוטי בכדי לפתור סוגיות הנמצאות בסמכותו של הפקיד.
מידע כללי
רשמית תפקידים של הפקיד, עוזר ראשי וצוות בית המשפט מוסדרים על ידי מסמך מיוחד הנקרא תיאור תפקיד. נוכחותה בכל חברה היא חובה, מכיוון שדווקא על פי רשימת הכללים שצוינה, עובד מבין אילו פעולות עליו לבצע ואילו לא. מסמך כזה מפותח ומנוסח בהשתתפות צוות הניהול וללא כשל מכיל סעיפים קטנים כמו הוראות כלליות, זכויות וחובות, תחום אחריות, יחסי עובדים בחברה וכן יישומים נחוצים.
