המשאב העיקרי של כל ארגון הוא עובדיו. הם תורמים לצמיחה ושגשוג הייצור. בוסים מוסמכים מעריכים את עובדיהם. בין שאר הפוסטים המשמעותיים, בולט במיוחד עוזר המנהל. חובות שקשה להעריך בחשיבותם. זו יד ימין והיועצת הראשית, מארגן האירועים ורכז הפגישות. ללא עוזר טוב, יהיה קשה מאוד למנהל בכיר לנהל עסק.
תכונות ייחודיות ופרטים של העוזר
אין עמדה כזו שתהיה כל כך סתירה ועמומה מבחינת הדרישות כמו עוזר מנהל. האחריות של עובדים העוסקים בפעילות מסוג זה כוללת לא מעט נקודות. בנוסף, עוזרים אישיים מתבלבלים לרוב עם מזכירות או מנהלי משרד. למרות שהם דומים, הם סוגים שונים של פעילויות.
תפקידים תפקודיים של עוזר מנהל:
- הבטחת יום העבודה של הבוס - לוח זמנים, פגישות, חתימת מסמכים ונסיעות עסקיות;
- מתן מקום עבודה נוח למנהל בכיר - דואג למיקרו אקלים, ניקיון ונוחות החדר;
- לעבוד עם מסמכי ראש, בפרט עם מכתבים ושיחות נכנסות;
- הבטחת נוחות פסיכולוגית של הממונים;
- משא ומתן ראשוני;
- תרגום;
- אספקת נייר מכתבים למנהיגות וכו '.
רשימה זו רחבה בהרבה מתפקידי מזכירות ומינהל. עם זאת, הפרטים האישיים העומדים בפני העובד בתפקיד "עוזר אישי לראש", האחריות והניואנסים של הפעילות יהיו שונים עבור מעסיקים שונים.
זה קורה שמדובר בעיקר בעבודות מזכירות. או שהעוזר עוסק בלעדית בהבטחת הנוחות והסדר של הבוס. חלק מהעוזרים הם סגנים מן המניין ויש להם פקודים של עובדיהם.
פניות מקצועיות של המעביד לגבי המועמד לתפקיד "עוזר מנהל", חובות ודרישות לחינוך
הדרישות לחינוך בסיסי וניסיון בעבודה ישתנו, בהתאם לתפיסות ההנהלה. לרוב, משרה זו נחשבת לקריירת התחלה. עם זאת, מנהל רציני רציני יחפש את עצמו כעוזרים לאדם עם ניסיון מקצועי וחיים מסוים.
הדרישה המינימלית הינה חינוך תיכוני הקשור למינהל או תורת המשפט. בנוסף, המעסיקים מצפים מהפונים לתכונות המקצועיות הבאות:
- יכולת לעבוד בכל התוכניות המשרדיות;
- הדפסה במהירות גבוהה;
- אוריינות;
- ידע בשפה זרה אחת לפחות, לרוב אנגלית;
- הכרת יסודות התכנות ותוכנות מחשב לא סטנדרטיות;
- יכולת ניהול ניירת והתכתבות בהתאם לדרישות הרגולציה;
- הכרת יסודות החקיקה הנוכחית;
- נאום מוסמך ונשא.
זה הדרישות המינימליות עבור המבקש לתפקיד "עוזר אישי לראש". ניתן גם להוסיף אחריות, בהתאם להיקף הארגון. בחלק מהמפעלים תנאי קבלה לעבודה מסוג זה הוא פרופיל או השכלה קשורה. בנוסף, חינוך עסקי נוסף או השתלמויות נחשבים ליתרון גדול.
תכונות אישיות עוזרות
בנוסף למקצוען, מוצגות מספר דרישות אישיות בפני עוזרי המנהלים.הפרטים של תפקיד "עוזר מנהל", תפקידים ותכונות עבודה דורשים מחסן תווים מיוחד.
קודם כל זה:
- התנגדות ללחץ - אחרי הכל, לעיתים קרובות עוזר נאלץ קודם כל לקחת את הכעס של הבוסים שלו ולהקשיב למורת רוחם של פקודיהם;
- ריבוי משימות - היכולת לבצע מספר משימות בו זמנית היא האיכות החשובה ביותר של עוזר טוב;
- חשיבה חיובית - ללא תכונת אופי זו, עוזר המנהל לא יתמודד עם אחריות נוספת, מכיוון שפעילותו לרוב חורגת מהיקף שיתוף הפעולה העסקי הסטנדרטי;
- יכולת למידה גבוהה - הרצון ללמוד דברים חדשים ולקבל הבנה טובה של זרימת העבודה צריך להיות נוכח בכל עוזר טוב.
אלה רק תכונות האופי הבסיסיות והבסיסיות הדרושות לכל עוזר מנהל לקריירה מקצועית מצליחה. אך הדרישה האישית החשובה ביותר - טמפרמנט והתנהגותם של הבוס והעוזר לא צריכים להפיץ דיסונציה, אלא להשלים זה את זה באופן אידיאלי.
אחריות כללית
העוזר עובד ישירות עם הנהלת הארגון, ומבצע הן משימות אישיות והן תפקידים מקצועיים. בדרך כלל הם כוללים:
- ביצוע עבודות משרדיות של הראש, ובמקרים מסוימים של הארגון כולו. במפעלים בודדים עוזרים מנהלים את מזכירות הארגון;
- תיאום ניהולי. קבע פגישות עסקיות, הזכר לממונים על אירועים ופעילויות מסוגים שונים;
- ניהול התכתבויות מטעם הארגון;
- קבלה והפצה מחודשת של שיחות טלפון נכנסות;
- לספק לראש המידע את כל המידע הדרוש לפי בקשה.
אחריות נוספת של העוזר לראש הארגון
עוזר אישי לראש עם אחריות ותפקידים נוספים הוא הפנוי השכיח ביותר לתחום פעילות זה. לרוב ההנהלה מחפשת עובד מגוון למדי, המסוגל להרחיב את האחריות.
האחריות הנוספת הנפוצה ביותר היא:
- תרגום משפה זרה, כולל במהלך משא ומתן. לא תמיד ההנהלה יכולה לסמוך באופן מלא על עובדים מחוץ, וידע לפחות באנגלית יהיה מועיל כאן;
- ארגון טיולי הראש וליווי בטיולים. פעילות כזו מניחה שהעוזר ידאג לכל רגעי הבית: מעבר דירה, הזמנת מונית ומלון, קייטרינג וניירת;
- ליווי ממונים לאירועי פרוטוקול;
- שירותים ביתיים.
רשימה זו רחוקה מלהיות שלמה. לרוב די קשה לענות באופן חד משמעי על השאלה מהי אחריותו של עוזר מנהל? פעילות זו מגוונת מאוד. כל בוס מציב דרישות משלו, העיקר להבטיח שכולם יהיו תחת החוק.
מצב עוזר אישי
אחד המאפיינים העיקריים של פעילות זו הוא התלות של שעות העבודה של העובד בניהול. כמובן, יום עבודה של שמונה שעות נקבע באופן נורמטיבי. למעשה, העוזרים משווים את המשטר שלהם עם הבוסים.
ה"טשטוש "הזה של זמן העבודה והצורך לשמור תמיד על קשר עם ההנהלה, מפחיד לעתים קרובות את בוגרי המשרות הפנויות הללו. למעשה, אתה צריך לעבוד לא יותר מאשר בכל מקום אחר. זה פשוט שזמן המנוחה והעבודה הופכים לא יציבים.
מנהל תיאור תפקיד עוזר
יש לפרט את מבנה התפקיד "עוזר מנהל", תפקידים, דרישות לחינוך וניסיון בעבודה בתיאור התפקיד. זהו מסמך המספק שקיפות של דרישות הניהול ושליטה קלה על ביצוע חובות העובדים.
תיאור התפקיד הוא נורמטיבי ומחייב.מסמך זה מפרט את כל הדקויות של עבודתו של עוזר מנהל. זהו למעשה מדריך לפעולה. המסמך כולל לא רק חובות, אלא גם זכויות, אחריות ותכונות לפתרון סכסוכי עבודה.
בקשר לפרטי הפעילות של מנהל העוזר, יש להתייחס להכנת תיאור תפקידו בקפידה מיוחדת. הקפידו לרשום את תכונות העבודה, את הדקויות של ארגון זמן העבודה והמנוחה, פיצוי על העיבוד.
יש להבדיל את תיאור התפקיד של העוזר מאותו מסמך לתפקיד “עוזר מנהל פרויקט. " תפקידם של האחרונים הוא לרוב זמני, וכך גם העבודה עצמה.
בנוסף, תיאור התפקיד אמור לציין בבירור את שם המשרה. לרוב מציינים "מזכירה", "מזכירה-מפנה", "מנהל כיוון". ודא בזהירות כי ערך זה תואם את התקנות הנוכחיות ומעודכן.
מה לציין בקורות החיים של העוזר המנהל
תפקידו של העוזר האישי הוא התחלה מצוינת לקריירת בוגרים. כך תוכלו לקבל את העבודה הראשונה ולקבל ניסיון מקצועי שאין דומה לו. עם זאת, עבור מחפשי עבודה עם ניסיון משרה זו עשויה להיראות מעניינת. במיוחד אם אתם מתכננים לשנות את היקף הפעילות.
בידיעת האחריות העיקרית של מנהל עוזר, זה לא קשה לכתוב קורות חיים. מסמך זה מניח שקראת את החלק התיאורטי של השאלה והיית מוכן להתחיל בעבודה. בחן בזהירות את הדרישות למבקש והתחל לכתוב את הטקסט.
נתונים שצריך לציין בקורות החיים עבור "עוזר" הפנוי או "עוזר אישי לראש":
- השם המלא של שם המשפחה והפטרטוניום, בקורות החיים של חברה זרה, רק השניים הראשונים מותרים.
- מצב משפחתי. זוהי נקודת חובה - תפקיד העוזר מניח לעיתים קרובות שעות עבודה לא סדירות. יש להיות בטוחים כי לוח זמנים כזה לא ישפיע לרעה על אחריות המשפחה.
- חינוך מצוין לפי סדר כרונולוגי. אם אתה עדיין לומד, הקפד לבדוק כמה זמן ייקח להשלמתו. לעתים קרובות, מעסיקים לוקחים כעוזרים אחרונים סטודנטים של הקורסים האחרונים, ואחריהם קידום הקריירה. כאן מציינים גם את הידע של שפה זרה ואת רמת הבקיאות בה.
- ניסיון בעבודה. ציין מהאחרון. אם עדיין לא, ציין את הפרויקטים המתנדבים שלך, השתתפות בפעילויות קהילתיות או ארגונים מקצועיים, תרגילי הכשרה ופעילויות מתאימות אחרות. אם אינך יכול לספק כלום, קח אפיון במחלקת התארים וכתב שאתה מוכן לספק אותו.
- מאפיינים אישיים. תן לעצמך את ההערכה הכי אמיתית. תאר את הדמות מבחינת הפסיכולוגיה הקלאסית והקפד לציין את נקודות החוזק והחולשה שלך.
- מידע נוסף. כאן עליכם לכתוב מדוע על המעסיק לבחור בכם מבין מועמדים אחרים. בנוסף, הקפידו לציין מיומנויות נוספות, כגון בעל רישיון נהיגה. גם בשלב זה יהיה מועיל לכתוב על הזמינות של השכלה נוספת, קורסי השתלמות, חינוך עסקי.
- אנשי קשר השאירו כמה שיותר דרכים ליצור איתך קשר: טלפון סלולרי וטלפון ביתי, כתובת דוא"ל, סקייפ, קישור לדף ברשת חברתית. ציין רק נתונים עדכניים.
המעביד לא יבחין בקורות חיים שהורכבו כראוי.
האחריות של עוזר ראש היחידה
בדרך כלל מחפשי עבודה מחפשים עבודה כעוזר מנהל. אבל קל יותר להתחיל בקידום בגומחה זו בקריירה, בתפקיד "עוזר מנהל מחלקת מכירות. " חובותיו של עובד זה אינן כה נרחבות, אך הניסיון והסיכויים גדולים בהרבה.
ההבדל העיקרי בין עוזרי מנהלי מחלקות בפעילותם הספציפית יותר והממוקדת יותר. הם מבצעים עבודות הקשורות לתחום ייצור או ניהול ספציפי. ניסיון זה לא יסולא בפז בהמשך לקידום הקריירה.
תפקידיו של העוזר לראש היחידה כוללים את כולם כמו אלה של ראש המפעל. אבל יש ספציפיות מיוחדת:
- הצורך להכיר היטב את מהות תהליך הייצור, הניהול או המסחר של היחידה;
- קשר עם עוזרים ממחלקות אחרות ועוזר למנכ"ל;
- שמור תיעוד ספציפי של היחידה.
סיכויי קריירה של עוזר אישי
צעירים רואים את הפוסט הזה כהתחלה בקריירה. עם זאת, עליכם להבחין באיזה סוג קידום אתם רוצים. אופקי או אנכי? בארגון זה, או שזה רק קו הזינוק בקורות חיים עתידיים? האסטרטגיה לפעולות נוספות תלויה בתשובות לשאלות אלה.
ההנהלה מעריכה עוזרים טובים וזה, למרבה הצער, רע לצמיחת הקריירה שלהם. הבוס לא רוצה להרפות מהעובד האידיאלי, מסכים להעלות את שכרו ומעניק הטבות נוספות - זו אופציה לקריירה אופקית. הנפוצה ביותר בקרב עוזרים אישיים.
הדרך הקלה ביותר היא לעלות בסולם הקריירה בארגון מסוים מתפקיד עוזר ראש היחידה. לעיתים קרובות נלקחות עמדות כאלה מתוך סיכוי להכיר טוב יותר את העובד ולהכשר אותו. אם אתה רוצה קריירה אנכית, זו הדרך שלך.
תפקידו של עוזר מנהל אינו גלוי לעין החיצונית, אך משמעותי מאוד עבור הארגון. עוזר מוסמך מסוגל לשפר את היעילות של הבוסים ובכך לספק רווח רב יותר לארגון.
